Escanear tickets y facturas con IA: IVA, gasóleo y dietas

Escanear un ticket o una factura con IA es extraer el comercio, su NIF, el número y la fecha del documento, la moneda, el total y la base, la cuota y el tipo de IVA, las cantidades y las líneas — sin adivinar nada: un campo ilegible queda vacío y se señala, y los totales no se recalculan. Pero en España el IVA solo se deduce con factura, y un ticket simplificado necesita el NIF y el domicilio de su empresa y la cuota desglosada; la devolución del gasóleo profesional depende además de pagar con tarjeta-gasóleo profesional. En Logistivo, el ticket que escanea el conductor se convierte al cambio de su fecha, se vincula al camión del día, se aprueba y se incluye en la cuenta del conductor.

Un camión sale de Valencia hacia Lyon y Milán y vuelve a los cinco días. En la guantera quedan un ticket de gasolinera francés, el ticket de una autopista de peaje catalana con un código QR, la cuenta de un restaurante de carretera en Italia, un ticket de aparcamiento y el comprobante de una tarjeta de combustible. Con eso hay que hacer dos cosas distintas: saber cuánto costó el viaje por camión y por cliente, y saber qué parte de ese papel sirve ante Hacienda — para deducir IVA, para justificar una dieta o para no perder la devolución del gasóleo profesional.
La herramienta de esta página resuelve lo primero con una foto: lee los campos impresos en el ticket o la factura. Lo segundo depende de normas españolas muy concretas, y en algunos casos ni siquiera del papel: la devolución del gasóleo profesional, por ejemplo, la decide el medio de pago, no el ticket. Esta página recorre esas normas una por una.

¿Sirve un ticket para deducir el IVA?

Por lo general, no. El artículo 97 de la Ley del IVA solo admite como documento justificativo del derecho a deducir la factura original expedida por quien realiza la entrega o presta el servicio, con los requisitos que fija el reglamento. Los documentos que no cumplan todos y cada uno de esos requisitos no justifican la deducción, salvo que se rectifiquen. Y el apartado Tres añade una regla que afecta de lleno a los tickets: en ningún caso se puede deducir más que la cuota expresa y separadamente consignada en el documento.
Un ticket que solo dice «IVA incluido», sin la cuota desglosada y sin los datos de su empresa, no cumple ese estándar. Puede ser un buen justificante del gasto; no es un documento que abra la deducción del IVA.

Factura completa, simplificada o simplificada con sus datos: ¿qué necesita cada una?

Factura completa, simplificada o simplificada con sus datos: ¿qué necesita cada una? — El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) distingue tres situaciones que un conductor encuentra a diario:
Factura completa — Cuándo se puede emitir: Siempre | Qué contiene: Todos los datos del artículo 6, incluidos el NIF y el domicilio del destinatario | ¿Permite deducir?: Sí
Factura simplificada — Cuándo se puede emitir: Hasta 400 euros, IVA incluido; hasta 3.000 euros en ciertos sectores (hostelería y restauración, aparcamiento, autopistas de peaje, transporte de personas, ventas al por menor) | Qué contiene: Número, fecha, NIF y nombre del emisor, tipo de bienes o servicios, tipo impositivo («IVA incluido» opcional) y contraprestación total | ¿Permite deducir?: No, si no lleva los datos del destinatario y la cuota desglosada
Factura simplificada con los datos del artículo 7.2 — Cuándo se puede emitir: Cuando el destinatario es empresario y lo exige | Qué contiene: Además: NIF y domicilio del destinatario y cuota repercutida consignada por separado | ¿Permite deducir?: Sí, a efectos del artículo 97 de la Ley del IVA
Ticket de tarjeta bancaria — Cuándo se puede emitir: — | Qué contiene: Datos del pago, sin desglose fiscal | ¿Permite deducir?: No

El gesto que lo cambia todo: pedir que añadan el NIF

El artículo 7.2 del reglamento es la clave práctica: cuando el destinatario es un empresario y así lo exige, el emisor de la factura simplificada debe hacer constar el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida por separado. Es decir, en la gasolinera, en el peaje o en el restaurante, el conductor puede pedir que el ticket salga con los datos de la empresa — y si no lo pide en el momento, lo que se lleva es un justificante de gasto, no una factura para deducir.
Conviene que la consigna esté escrita y sea corta: llevar el NIF de la empresa en el móvil o en una tarjeta, pedir factura con datos en cada repostaje, peaje o comida, y guardar el ticket de la tarjeta bancaria junto a la factura, nunca en su lugar. La herramienta de esta página no ayuda a verificar este punto: lee el NIF del emisor, pero no tiene un campo para los datos del destinatario, así que no le dirá si el documento está a nombre de su empresa.

¿Qué documento pedir en cada parada?

¿Qué documento pedir en cada parada? — La misma regla aplicada a los gastos de ruta más habituales de un camión con base en España:
Gasóleo en España — Documento que conviene pedir: Factura simplificada con NIF, domicilio y cuota desglosada, o factura completa; pago con tarjeta-gasóleo profesional | Ojo con: Sin tarjeta-gasóleo profesional no hay devolución, aunque la factura sea perfecta
Gasóleo en otro país de la UE — Documento que conviene pedir: La factura que exijan las normas de ese país | Ojo con: Su IVA no va en la declaración española: se reclama con el modelo 360
Autopista de peaje y aparcamiento — Documento que conviene pedir: Factura simplificada (hasta 3.000 euros) con los datos del artículo 7.2 | Ojo con: El código QR no sustituye el NIF del destinatario ni la cuota desglosada
Restaurante — Documento que conviene pedir: Factura simplificada con los datos de la empresa | Ojo con: El IVA de restauración solo se deduce si el gasto es deducible (art. 96 de la Ley del IVA)
Hotel — Documento que conviene pedir: Factura a nombre de la empresa | Ojo con: Sin justificar, la estancia de un conductor de mercancías solo está exenta hasta 15 o 25 euros diarios
Reparación o neumáticos en ruta — Documento que conviene pedir: Factura completa si supera 400 euros | Ojo con: Por encima de ese importe, fuera de los sectores del artículo 4.2, no cabe la simplificada
Multa — Documento que conviene pedir: Boletín de denuncia o notificación | Ojo con: No es gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades (art. 15 c) de la Ley 27/2014)

Gasóleo profesional: la devolución depende de la tarjeta, no del ticket

La devolución parcial del Impuesto sobre Hidrocarburos por gasóleo profesional es de 49 euros por cada 1.000 litros desde el 1 de enero de 2019, con un máximo equivalente a 50.000 litros por vehículo y año. Tienen derecho los titulares de vehículos de motor o conjuntos acoplados destinados exclusivamente al transporte de mercancías por carretera, por cuenta ajena o propia, con un peso máximo autorizado igual o superior a 7,5 toneladas (además de autobuses de las categorías M2 y M3 y taxis). Para fijar ideas: un tractor que agote el tope anual de 50.000 litros recupera 50 × 49 = 2.450 euros.
Lo decisivo es el procedimiento. El titular debe inscribirse, con carácter previo a los consumos, en el censo de beneficiarios y de vehículos. En las gasolineras de venta al por menor, el gasóleo debe pagarse con tarjetas-gasóleo profesional: su uso tiene la consideración de declaración tributaria por la que se solicita la devolución, y las entidades emisoras comunican los suministros a la Agencia Tributaria en el plazo de una semana. Al final de cada mes natural, la Agencia acuerda la devolución, que se paga por transferencia. En las instalaciones de consumo propio, el titular debe estar inscrito en el registro territorial y remitir la relación de suministros.
La consecuencia operativa es tajante: un repostaje pagado en efectivo o con una tarjeta que no sea de gasóleo profesional no entra en la devolución, por legible que sea el ticket. Para una flota española, el campo que indica el medio de pago — efectivo, tarjeta, tarjeta de combustible o factura — vale tanto como el importe.

Verifactu y TicketBAI: ¿qué es el código QR del ticket?

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023), conocido informalmente como Verifactu, obliga a que los programas de facturación generen, al expedir cada factura, un registro de facturación con medidas de seguridad — la huella de sus datos, el encadenamiento con el registro anterior y, en su caso, la firma del emisor — y a que incluyan en la factura un código QR. Leído con el móvil, ese código permite a quien recibe la factura remitir fácilmente algunos de sus datos a la Agencia Tributaria para su posible verificación.
El calendario se aplazó con el Real Decreto-ley 15/2025: las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. El reglamento no se aplica a quienes tributan con normativa foral: en Gipuzkoa, Bizkaia y Álava rige el sistema TicketBAI, de contenido similar, y en Navarra se aplican sus propias normas.
Para quien recibe tickets, el QR es un canal de verificación con Hacienda, no un sustituto del NIF del destinatario ni de la cuota desglosada. La herramienta de esta página no lee ni comprueba esos códigos y no se conecta con la Agencia Tributaria: extrae los datos impresos.

Dietas del conductor: ¿hace falta justificar cada comida?

Dietas del conductor: ¿hace falta justificar cada comida? — No siempre. El artículo 9 del Reglamento del IRPF fija las asignaciones exentas por gastos de manutención y estancia, y tiene una regla propia para los conductores de transporte de mercancías por carretera:
Manutención, con pernocta — Desplazamiento en España: 53,34 euros diarios | Desplazamiento al extranjero: 91,35 euros diarios
Manutención, sin pernocta — Desplazamiento en España: 26,67 euros diarios | Desplazamiento al extranjero: 48,08 euros diarios
Estancia (alojamiento), régimen general — Desplazamiento en España: Los importes que se justifiquen | Desplazamiento al extranjero: Los importes que se justifiquen
Estancia de conductores de transporte de mercancías — Desplazamiento en España: Sin justificar el importe hasta 15 euros diarios | Desplazamiento al extranjero: Sin justificar el importe hasta 25 euros diarios

La dieta exenta resuelve la cuestión del IRPF del conductor, pero no la del IVA de la empresa. El artículo 96 de la Ley del IVA excluye de la deducción los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que su importe sea gasto fiscalmente deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Por eso el ticket del restaurante vuelve a importar en dos momentos: cuando la empresa quiere deducir su IVA, y cuando el alojamiento supera lo que se puede asignar sin justificar.

¿Se puede tirar el ticket después de escanearlo?

Solo con digitalización certificada. La Orden EHA/962/2007 (artículo 7) permite prescindir de los originales en papel cuando se obtiene una imagen digital fiel e íntegra del documento mediante un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, con un formato y una resolución admitidos y firma electrónica; la homologación la piden los desarrolladores al Departamento de Informática Tributaria. Una foto tomada con una aplicación no homologada sirve para gestionar el gasto, pero no sustituye al papel.
Los plazos de conservación se solapan. El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento (artículo 30); la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a liquidar (artículo 66). La herramienta de esta página no conserva nada — el archivo no se guarda — y los campos que extrae son datos, no una copia del documento.

IVA pagado en Francia, Italia o Portugal: ¿cómo se recupera desde España?

Un empresario establecido en el territorio de aplicación del impuesto solicita el IVA soportado en otros Estados miembros con el modelo 360, por vía electrónica. La solicitud puede referirse a un periodo de entre tres meses y un año natural (o a lo que resta del año), con un mínimo de 400 euros de cuotas para periodos inferiores al año y de 50 euros para el año completo. El plazo empieza el día siguiente al final del periodo y termina el 30 de septiembre del año siguiente a aquel en que se soportaron las cuotas. Las facturas que no se incluyeron en una solicitud deben ir a una nueva solicitud anual.
La trampa habitual: si un ticket extranjero da derecho a devolución lo decide la ley del país que cobró el IVA, no la española. Un ticket francés debe cumplir las reglas francesas de factura; uno alemán, las alemanas. Antes de llenar el expediente, compruebe qué exige el país de que se trate.

¿Y quien no está establecido en la Unión Europea?

¿Y quien no está establecido en la Unión Europea? — Un transportista marroquí, turco o británico que soporta IVA en España sigue otro camino: el artículo 119 bis de la Ley del IVA le exige nombrar previamente un representante residente en España, que responde solidariamente, y estar establecido en un Estado con reciprocidad de trato reconocida por resolución de la Dirección General de Tributos.
Formulario — Empresa española — IVA de otro Estado miembro: Modelo 360, por vía electrónica | Empresa de fuera de la UE — IVA español: Modelo 361
Requisitos previos — Empresa española — IVA de otro Estado miembro: Estar establecido en el territorio de aplicación del impuesto | Empresa de fuera de la UE — IVA español: Representante residente en España y reciprocidad de trato reconocida
Documentación — Empresa española — IVA de otro Estado miembro: Según las preferencias del Estado de devolución | Empresa de fuera de la UE — IVA español: Certificado de ser empresario en el país de sede durante el periodo, poder de representación en la primera solicitud y facturas
Periodo y mínimos — Empresa española — IVA de otro Estado miembro: De tres meses a un año; 400 euros o 50 euros | Empresa de fuera de la UE — IVA español: Las condiciones del artículo 119, sin más especialidades que las del artículo 119 bis
Plazo — Empresa española — IVA de otro Estado miembro: 30 de septiembre del año siguiente | Empresa de fuera de la UE — IVA español: 30 de septiembre del año siguiente

Tarjetas de combustible: ¿qué documento hay que contabilizar?

Con una tarjeta DKV, UTA o una tarjeta de petrolera, el ticket del surtidor acredita una transacción — la estación, los litros, a veces la matrícula y los kilómetros —, pero la relación comercial pasa por el emisor de la tarjeta, que factura periódicamente a la empresa. El documento que se contabiliza es esa factura periódica; los tickets son su detalle. En España, además, ciertas tarjetas tienen un papel fiscal propio: las tarjetas-gasóleo profesional son el canal por el que la Agencia Tributaria conoce los suministros con derecho a devolución.
Según cómo esté construido el contrato, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea llegó a considerar (sentencia Vega International, asunto C-235/18, de 15 de mayo de 2019) que un sistema de tarjetas de combustible podía ser no una entrega de carburante sino una operación de financiación exenta, en cuyo caso la factura del emisor no lleva IVA deducible. Conviene revisar el contrato antes de dar por hecha la deducción.
Del lado del conductor, la consecuencia es más simple y se olvida con frecuencia: un repostaje pagado con la tarjeta de combustible nunca salió de su bolsillo. Reembolsárselo es pagarle un gasto que la empresa ya paga al emisor. El efectivo y la tarjeta personal se reembolsan; la tarjeta de combustible, no. Y el ticket no siempre dice qué tarjeta pagó: un comprobante de tarjeta de débito puede ser de la tarjeta de empresa o de la del conductor.

¿Dónde se equivoca la lectura automática de un ticket español?

¿Dónde se equivoca la lectura automática de un ticket español? — Los errores no son aleatorios: se concentran en unos pocos puntos, todos comprobables en segundos.
«IVA incluido» sin desglose — Si el ticket solo indica el tipo y el total, el importe de IVA puede quedar vacío y figurar entre los campos ilegibles. No es un fallo de lectura: es lo que dice el papel, y es justo el ticket que no permite deducir.
Varios tipos en un mismo ticket — Una estación de servicio vende carburante al 21 % y comida a tipos reducidos. La herramienta devuelve un solo campo de tipo: compare la cuota leída con el desglose por tipos impreso al pie.
NIF del emisor, no del cliente — Se lee el NIF del comercio. Si el documento lleva el NIF de su empresa como destinatario hay que comprobarlo a simple vista.
Coma decimal y miles — «1.234,56» lleva punto de miles y coma decimal; el resultado se normaliza a 1234.56. «412,55» nunca se convierte en 41255.
Fecha sin año — Si el año no está impreso, la fecha queda vacía y se marca como ilegible; nunca se adivina.
Total frente a líneas — Si el total impreso no coincide con la suma de líneas, la herramienta informa de ambos y lo indica en las notas, sin corregir la aritmética.

Qué hace exactamente la herramienta de esta página

Acepta un documento por ejecución — una imagen o un PDF de hasta 8 MB, en JPEG, PNG, WebP, HEIC o PDF — y devuelve: tipo de documento (ticket, factura, ticket de peaje, ticket de carburante, otro), nombre del comercio, país si está impreso, NIF del comercio, número del documento, fecha, moneda, total, base imponible, cuota y tipo de IVA, una categoría, cantidad y unidad, precio unitario, una indicación del medio de pago (efectivo, tarjeta, tarjeta de combustible, factura o desconocido), las líneas del documento, un índice de confianza, la lista explícita de campos ilegibles, notas y un breve resumen en español.
El resultado se muestra completo: no se recorta nada para empujar al registro, y la petición de cuenta llega después de la respuesta. Cada visitante dispone de 2 ejecuciones gratuitas en total, compartidas entre todas las herramientas de IA gratuitas de Logistivo; solo cuenta una ejecución que termina con resultado, y una solicitud rechazada o fallida no consume nada. Después, una cuenta gratuita permite seguir analizando. El archivo subido nunca se escribe en disco: se procesa, vuelve el resultado y el archivo se descarta.

Qué no hace

No lee los datos del destinatario: no indica si el ticket o la factura están a nombre de su empresa.
No decide si un documento es una factura válida, si el IVA es deducible o devolvible, ni si el gasto es deducible.
No convierte monedas, no recalcula totales y no corrige una aritmética dudosa: informa de lo que está impreso.
No lee ni verifica códigos QR de Verifactu o TicketBAI y no se conecta con la Agencia Tributaria ni con las haciendas forales.
No presenta modelos 360 o 361 ni gestiona la devolución del gasóleo profesional.
No es digitalización certificada: el archivo no se conserva.
Diez tickets en una misma foto siguen siendo, para ella, un solo documento: el resultado no será fiable.

En Logistivo: del ticket a la cuenta del conductor

En Logistivo el mismo trabajo se convierte en un circuito. El conductor escanea el ticket con la aplicación para conductores de Logistivo; la IA lee los campos, convierte el importe a la moneda elegida por la empresa — EUR, USD o TRY — al tipo de cambio de la fecha del ticket y vincula el gasto al vehículo asignado al conductor ese día. Si no hay tipo de cambio para esa fecha, el importe no se convierte uno a uno: la línea queda sin convertir y aparece aparte, en lugar de falsear el total en silencio.
El responsable de flota aprueba el gasto y lo incluye en la cuenta del conductor. Un gasto pagado con una tarjeta de combustible registrada en el registro de tarjetas de la empresa (DKV, UTA y otras) no se anota en la cuenta del conductor como una cantidad a reembolsarle. Y cuando no hay ticket — un aparcamiento sin máquina, una báscula pagada en efectivo —, el conductor puede declarar el gasto sin justificante, si la empresa lo permite. Aprobación, registro de tarjetas de combustible y cuenta del conductor están en el mismo panel: Logistivo para transportistas.
Para que quede claro el alcance: Logistivo no presenta modelos de devolución de IVA, no gestiona el censo del gasóleo profesional, no emite facturas Verifactu ni TicketBAI y no es un sistema de digitalización certificada. Coloca cada gasto en el camión correcto, en el conductor correcto y en la moneda correcta.
la aplicación para conductores de Logistivo · Logistivo para transportistas

Sube una foto y obtén los campos

Teclear a mano los tickets recogidos en ruta cuesta tiempo y genera errores. Sube la foto de uno: comercio, fecha, importe, IVA, moneda y líneas vuelven de una vez. El idioma del ticket da igual.

Imagen del ticket o la factura

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA de un ticket de gasolinera?

Solo si es una factura con los datos que exige el reglamento. Un ticket simplificado necesita, para deducir, el NIF y el domicilio de su empresa y la cuota de IVA consignada por separado (artículo 7.2 del Real Decreto 1619/2012); sin ellos no justifica la deducción según el artículo 97 de la Ley del IVA. Pida la factura con datos en el momento del repostaje.

¿Hasta qué importe se puede emitir una factura simplificada?

Hasta 400 euros, IVA incluido, con carácter general, y hasta 3.000 euros en ciertos sectores como hostelería y restauración, aparcamiento, autopistas de peaje, transporte de personas y ventas al por menor.

¿Cuánto se devuelve por el gasóleo profesional?

49 euros por cada 1.000 litros desde el 1 de enero de 2019, con un máximo equivalente a 50.000 litros por vehículo y año, para camiones de 7,5 toneladas o más destinados exclusivamente al transporte de mercancías. Hace falta estar inscrito en el censo antes de los consumos y pagar en gasolineras con tarjetas-gasóleo profesional.

¿Cuánto puede cobrar un conductor de dietas sin justificar?

Por manutención, 53,34 euros diarios con pernocta en España y 91,35 en el extranjero; sin pernocta, 26,67 y 48,08 euros. Por estancia, los conductores de transporte de mercancías no tienen que justificar el importe hasta 15 euros diarios en España y 25 euros en el extranjero; por encima, cuenta lo que se justifique.

¿Cuándo es obligatorio Verifactu?

Tras el Real Decreto-ley 15/2025, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. En Gipuzkoa, Bizkaia y Álava se aplica TicketBAI.

¿Puedo destruir el ticket en papel después de fotografiarlo?

Solo si lo digitaliza con un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria, según la Orden EHA/962/2007. Una foto hecha con una aplicación no homologada sirve para gestionar el gasto, pero el papel debe conservarse.

¿La herramienta comprueba que la factura está a nombre de mi empresa?

No. Lee el comercio, su NIF, los importes, el IVA y las líneas, pero no tiene un campo para el destinatario. Tampoco decide si el IVA es deducible: es una valoración de su asesor.

¿Logistivo convierte los tickets en moneda extranjera?

En el producto, sí: el importe se convierte a la moneda elegida por la empresa, EUR, USD o TRY, al tipo de cambio de la fecha del ticket, y una línea sin tipo disponible queda sin convertir en lugar de contarse uno a uno. La herramienta gratuita de esta página no convierte nada: informa de la moneda y los importes impresos.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch). To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the public command catalog at https://logistivo.com/api/public/cli/catalog (JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation: https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal access token, in the user's own environment.