Bonnetjes scannen met AI: kassabon, factuureisen en btw terug

Een AI-bonscanner zet een foto of pdf van een kassabon of factuur om in velden: leverancier, btw-id, bonnummer, datum, valuta, bedrag inclusief en exclusief btw, btw-tarief en -bedrag, hoeveelheid, eenheidsprijs en regels; wat onleesbaar is, blijft leeg en wordt genoemd. Of die bon ook btw-aftrek draagt, bepalen de factuureisen: in Nederland mag een vereenvoudigde factuur tot € 100 inclusief btw, en bij een tankbon boven € 100 moet de betaling naar u herleidbaar zijn, bijvoorbeeld via pinpas, creditcard of tankpas. Btw uit een ander EU-land vraagt een Nederlandse vervoerder terug via de Belastingdienst, vóór 1 oktober van het jaar erna.

• Een trailer vertrekt op maandag uit Rotterdam naar Barcelona en staat vrijdag weer in Moerdijk. In de map van de chauffeur zitten dan een kassabon van een tankstation bij Antwerpen, een péageticket uit Frankrijk, een parkeerbon van een truckparking bij Lyon, een Spaanse factura simplificada voor een wasbeurt, drie tankpasslips en één los pinbonnetje zonder enige btw-regel.
• Op kantoor moet die stapel twee dingen worden. Kostengegevens: wat kostte deze rit, per voertuig. En btw-bewijs: op welke bonnen kan de btw terug, en wat moet bewaard blijven. Een bonscanner lost het eerste snel op. Het tweede lost hij niet op — maar hij haalt wel de velden eruit die u daarvoor nodig hebt. Over dat tweede gaat deze pagina.

Is een kassabon genoeg om de btw af te trekken?

• De Belastingdienst is daar kort over: u kunt alleen btw aftrekken over zakelijke uitgaven waarvoor u een juiste factuur ontvangt. Vraag aan de kassa dus om een factuur op naam van het bedrijf, of zorg dat de bon zelf de gegevens draagt die de wet vraagt.
• Voor kleine bedragen bestaat een lichtere vorm. Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, dan mag de leverancier een vereenvoudigde factuur uitreiken met in elk geval de datum van uitreiking, zijn naam en adresgegevens, welke goederen of diensten hij leverde, en de btw of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend. Uw naam hoeft er dan niet op. Of een kassabon als vereenvoudigde factuur kan dienen, hangt dus af van wat erop staat — niet van hoe het papiertje heet.
• Boven € 100 geldt de volledige lijst: naam en adres van leverancier én afnemer, het btw-identificatienummer van de leverancier, zijn KVK-nummer als hij is ingeschreven, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, wat en hoeveel er is geleverd, de leverdatum, het bedrag exclusief btw (per tarief, met eenheidsprijs waar dat van toepassing is), het tarief en het btw-bedrag. Het algemene tarief is in Nederland 21%, het verlaagde 9%.

Welke factuurgegevens leest de tool uit — en welke niet?

• Welke factuurgegevens leest de tool uit — en welke niet? — De tabel legt de verplichte factuurgegevens van de Belastingdienst naast wat de lezer op deze pagina teruggeeft. Lees de derde kolom als werklijst: wat de tool niet uitleest, controleert u zelf op het origineel.
• Naam leverancier — Verplicht op: Volledige én vereenvoudigde factuur | Wat de tool teruggeeft: Ja — de naam zoals gedrukt, niet vertaald
• Adres leverancier — Verplicht op: Volledige én vereenvoudigde factuur | Wat de tool teruggeeft: Nee — wel een landcode, als die op de bon staat
• Naam en adres afnemer — Verplicht op: Alleen de volledige factuur | Wat de tool teruggeeft: Nee — er is geen veld voor de afnemer; kijk zelf of uw bedrijfsnaam erop staat
• Btw-id leverancier — Verplicht op: Volledige factuur | Wat de tool teruggeeft: Ja, als het nummer leesbaar is
• KVK-nummer — Verplicht op: Volledige factuur van een ingeschreven leverancier | Wat de tool teruggeeft: Nee
• Factuurdatum — Verplicht op: Beide | Wat de tool teruggeeft: Ja, als JJJJ-MM-DD; staat het jaar er niet op, dan blijft de datum leeg
• Factuurnummer — Verplicht op: Volledige factuur | Wat de tool teruggeeft: Ja — bon- of factuurnummer
• Wat en hoeveel geleverd — Verplicht op: Beide (hoeveelheid bij de volledige factuur) | Wat de tool teruggeeft: Ja — regels met omschrijving en bedrag, plus één hoeveelheid met eenheid (liter, kg, stuk, km of uur) en de eenheidsprijs
• Leverdatum — Verplicht op: Volledige factuur | Wat de tool teruggeeft: Nee — alleen de datum van uitreiking
• Bedrag exclusief btw — Verplicht op: Volledige factuur, per tarief | Wat de tool teruggeeft: Ja — één nettobedrag
• Btw-tarief en btw-bedrag — Verplicht op: Beide; bij de vereenvoudigde factuur mag de btw berekenbaar zijn | Wat de tool teruggeeft: Ja — één tarief plus het btw-bedrag; staan er twee tarieven op de bon, controleer de uitsplitsing dan zelf

Tankbon boven € 100 zonder uw naam: kan de btw dan nog terug?

• Voor brandstof voor landvoertuigen heeft de Belastingdienst een eigen regel. De pomphouder hoeft uw naam en adres niet op de bon te zetten. Wilt u de btw aftrekken, dan moet wel vaststaan dat u de afnemer bent. Tot en met € 100 volstaat het om dat aannemelijk te maken. Boven € 100 moet de betaling naar u herleidbaar zijn — bijvoorbeeld omdat met uw betaalpas, uw creditcard of een tankpas is betaald.
• Daarmee is contant tanken boven de € 100 een riskante gewoonte: de bon is in orde, het bedrag klopt, maar het bewijs dat het bedrijf de afnemer was, kan ontbreken. De tool geeft per bon een betaalaanwijzing terug: contant, pinpas/creditcard, tankpas, op factuur of onbekend. Gebruik dat veld als filter, niet als oordeel. Een gewone kaartbon zegt niet wiens kaart het was — die van het bedrijf of die van de chauffeur.
• Let op het bereik. Deze regel staat in de Nederlandse uitleg en gaat over Nederlandse btw. Een Belgische of Franse tankbon valt onder de factuurregels van dat land, en in een teruggaafverzoek beoordeelt dat land hem.

Welke gegevens van een ontvangen factuur moet u vastleggen?

• Wie btw aftrekt, moet kunnen aantonen hoeveel btw de leveranciers in rekening hebben gebracht. De Belastingdienst noemt wat u per ontvangen factuur vastlegt: de datum en het nummer van de factuur, naam en adres van de leverancier, zijn btw-identificatienummer (alleen bij handel met andere EU-landen en de diensten die daarmee samenhangen), een duidelijke omschrijving van wat geleverd is, de prijs exclusief btw uitgesplitst naar tarief, en het btw-bedrag uitgesplitst naar tarief.
• Er is een vereenvoudigde variant: per factuur alleen het bedrag van de vergoeding en het bedrag van de btw. Dat mag, mits u bij de boeking een nummer of ander kenmerk opneemt waarmee de factuur bij de boeking — en de boeking bij de factuur — makkelijk terug te vinden is. En de facturen zelf moeten nog steeds alle verplichte gegevens bevatten.
• Precies daar past een uitgelezen bon: bonnummer, datum, leverancier, netto en btw zijn de velden die u boekt. Wat de tool niet levert, is die koppeling zelf; die maakt u in uw administratie. En een uitgelezen record vervangt de bon niet: het is een samenvatting, geen kopie.

Mag de papieren bon weg nadat hij is gescand?

• De bewaarplicht is in Nederland 7 jaar; gegevens over onroerende zaken bewaart u 10 jaar. De termijn begint pas te lopen als een gegeven zijn actuele waarde verliest: een leasecontract van 4 jaar hoort die 4 jaar bij de administratie, en daarna begint de 7 jaar.
• U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen, over de vorm waarin u bewaart (digitaal of op papier) en over het detailniveau. De basisgegevens — debiteuren en crediteuren, in- en verkoopadministratie, grootboek — bewaart u altijd 7 jaar. Zulke afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
• Wie de papieren bon door een scan wil vervangen, regelt dat dus vooraf met de eigen adviseur of in zo’n afspraak. Bewaar in elk geval het beeld van de bon, niet alleen de uitgelezen velden. En reken op thermisch papier dat in een warme cabine snel vervaagt: een bon die vandaag nog leesbaar is, is dat bij een controle over drie jaar misschien niet meer.

Hoe vraagt een Nederlandse vervoerder btw terug uit een ander EU-land?

• Doet u in dat land btw-aangifte, dan neemt u de btw in die aangifte mee. Zo niet, dan loopt het verzoek via de Belastingdienst. U vraagt eerst inloggegevens aan voor de website Teruggaaf van btw uit andere EU-landen — dat kan tot 4 weken duren — en dient daar het verzoek in. De Belastingdienst stuurt het door naar het land waar u de btw betaalde.
• Het verzoek moet binnen zijn vóór 1 oktober van het jaar na het jaar waarover u terugvraagt; btw uit 2026 dus vóór 1 oktober 2027. Na afloop van het kalenderjaar moet het bedrag minimaal € 50 zijn, bij een verzoek in de loop van het jaar minimaal € 400. U hoort binnen 4 maanden van het land van teruggaaf — niet van de Nederlandse Belastingdienst — en een toegekend bedrag staat binnen 10 werkdagen na die termijn op uw rekening.
• De procedure verhuist naar Mijn Belastingdienst Zakelijk: inloggen met DigiD of eHerkenning, dan ‘Btw’ en ‘VAT refund’. De ingangsdatum maakt de Belastingdienst nog bekend. Vanaf dat moment kan er niets meer op papier en loopt alle communicatie via dat portaal. Laat u het door een adviseur doen, dan heeft die een aparte machtiging voor teruggaaf nodig; de machtiging voor btw-aangifte geldt daar niet voor.
• Achter de procedure zit Richtlijn 2008/9/EG. Artikel 10 staat het land van teruggaaf toe om bij het verzoek een elektronisch afschrift te vragen van facturen met een maatstaf van heffing vanaf 1 000 EUR, en bij brandstof al vanaf 250 EUR. Een leesbare scan van elke tankbon is dus geen luxe.

Welke code krijgt welke bon in het teruggaafverzoek?

• Welke code krijgt welke bon in het teruggaafverzoek? — Iedere aankoop in het verzoek krijgt een code uit artikel 9 van de richtlijn. De categorie die de tool teruggeeft, is géén code, maar ligt er soms dichtbij. Waar de koppeling niet vanzelf spreekt, beslist u — en uiteindelijk het land van teruggaaf.
• 1 — Omschrijving in de richtlijn: Brandstof | Categorie in de tool: brandstof | Let op: Bij een tankpas staat de btw meestal op de verzamelfactuur van de uitgever, niet op de slip
• 2 — Omschrijving in de richtlijn: Verhuur van vervoermiddelen | Categorie in de tool: — (komt terug als overig) | Let op: Bijvoorbeeld een gehuurde trekker
• 3 — Omschrijving in de richtlijn: Uitgaven in verband met vervoermiddelen, andere dan codes 1 en 2 | Categorie in de tool: reparatie; meestal ook parkeren | Let op: Banden, reparatie, wasbeurt; controleer de landentoelichting voor parkeren
• 4 — Omschrijving in de richtlijn: Wegentol en andere heffingen voor het gebruik van de weginfrastructuur | Categorie in de tool: tol | Let op: Niet op elke tol zit btw; dat verschilt per land
• 5 — Omschrijving in de richtlijn: Reiskosten, zoals taxi en openbaar vervoer | Categorie in de tool: — (komt terug als overig) | Let op: Reizen van de chauffeur zelf, bijvoorbeeld naar een overname
• 6 — Omschrijving in de richtlijn: Logies | Categorie in de tool: overnachting | Let op: Hotelfactuur bij voorkeur op naam van het bedrijf
• 7 — Omschrijving in de richtlijn: Spijzen, drank en restauratie | Categorie in de tool: maaltijd | Let op: Sommige landen beperken de aftrek op maaltijden
• 8 — Omschrijving in de richtlijn: Toegang tot beurzen en tentoonstellingen | Categorie in de tool: — | Let op: Zelden relevant voor een rit
• 9 — Omschrijving in de richtlijn: Weelde-uitgaven, ontspanning en representatie | Categorie in de tool: — | Let op: Vaak beperkt of uitgesloten
• 10 — Omschrijving in de richtlijn: Andere — de aard van de aankoop moet u omschrijven | Categorie in de tool: veerboot, douanekosten, overig | Let op: Waar een veerticket of douanekosten thuishoren, hangt af van wat er precies is gefactureerd

En andersom: hoe krijgt een buitenlandse vervoerder Nederlandse btw terug?

• En andersom: hoe krijgt een buitenlandse vervoerder Nederlandse btw terug? — Belgische, Duitse of Poolse vervoerders gaan via hun eigen belastingdienst. Vervoerders uit Turkije, het Verenigd Koninkrijk, Servië of Oekraïne — buiten de EU — gebruiken een Nederlands formulier. De verschillen zijn groot genoeg om ze naast elkaar te zetten.
• Waar indienen — Gevestigd in een ander EU-land: Digitaal bij de belastingdienst van het eigen land, die het doorstuurt | Gevestigd buiten de EU: Formulier ‘Verzoek teruggaaf btw voor ondernemers gevestigd in niet-EU-landen’
• Uiterste datum — Gevestigd in een ander EU-land: Vóór 1 oktober van het jaar erna; later kan het in sommige landen niet meer | Gevestigd buiten de EU: Vóór 1 juli van het jaar erna
• Eerst nodig — Gevestigd in een ander EU-land: Toegang tot het portaal van het eigen land | Gevestigd buiten de EU: Een registratienummer via ‘Aanmelding onderneming buitenland’ (zonder facturen)
• Bewijsstukken — Gevestigd in een ander EU-land: Sinds 1 april 2026: afschrift van facturen of invoerdocumenten vanaf € 1.000 exclusief btw, bij brandstof vanaf € 250 exclusief btw | Gevestigd buiten de EU: Verklaring van ondernemerschap (niet ouder dan 1 jaar) en kopieën van facturen — geen originelen, u krijgt ze niet terug
• Hoe ver terug — Gevestigd in een ander EU-land: Over de afgelopen 5 jaar | Gevestigd buiten de EU: Tot 5 jaar; maar een te laat verzoek betekent geen bezwaar of beroep meer
• Beslissing en betaling — Gevestigd in een ander EU-land: Beschikking binnen 4 maanden, betaling binnen 10 werkdagen daarna | Gevestigd buiten de EU: Overstap naar Mijn Belastingdienst Zakelijk aangekondigd; datum volgt

Vrachtwagenheffing sinds 1 juli 2026: waar is de tolbon gebleven?

• Sinds 1 juli 2026 betalen vrachtwagens in de voertuigcategorieën N2 en N3 — technische maximummassa boven 3.500 kg, Nederlands of buitenlands, leeg of beladen — vrachtwagenheffing per gereden kilometer, op bijna alle snelwegen en op een deel van de provinciale en gemeentelijke wegen. De wet op de belasting zware motorrijtuigen is tegelijk vervallen: in Nederland is geen Eurovignet meer nodig, in Luxemburg en Zweden nog wel.
• Voor de chauffeur verandert daarmee iets wezenlijks: er is geen tolbon. Betalen gaat via een contract met een aanbieder en een tolkastje in de cabine; een tolkastje van Toll Collect of Satellic werkt in Nederland niet. De kosten komen op het overzicht of de factuur van de aanbieder — vaak de partij die ook de tankpas levert — en niet in de map van de chauffeur.
• Voor uw bonnenstroom betekent dat: een scan van de chauffeur dekt deze post niet. De factuur van de aanbieder kunt u wel door de lezer halen, één document per run. Over de vraag of en hoe btw op die heffing van toepassing is, zegt de lezer niets; dat staat op de factuur van de aanbieder, of het is een vraag voor uw adviseur.

Tankpas: wiens factuur draagt eigenlijk de btw?

• Dit is het meest voorkomende misverstand in de onkosten van een wagenpark, en het is geen leesprobleem. Betaalt de chauffeur met een DKV-, UTA-, Eurowag- of vergelijkbare kaart, dan legt de slip uit de terminal vast dát er getankt is: welk station, hoeveel liter, soms het kenteken en de kilometerstand. Maar die slip staat meestal niet op naam van uw bedrijf, en de handelsketen loopt via de kaartuitgever. Wat u boekt, is de periodieke factuur van de uitgever; de slips zijn de onderbouwing van de regels daarop.
• Of die factuur aftrekbare btw draagt, hangt af van hoe uw kaartcontract in elkaar zit. In Vega International (C-235/18, 15 mei 2019) behandelde het Hof van Justitie een tankkaartconstructie niet als levering van goederen maar als vrijgestelde kredietverlening in de zin van artikel 135, lid 1, onder b, van de btw-richtlijn — en in die opzet staat er op de factuur van de uitgever helemaal geen voorbelasting. Laat uw eigen contract beoordelen voordat u van aftrek uitgaat.
• Er is ook een loonkant, en daar ontstaan de discussies. Geld dat met een tankpas is betaald, is nooit uit de zak van de chauffeur gegaan. Wie het hem vergoedt, betaalt hem voor kosten die het bedrijf al rechtstreeks gefactureerd kreeg. Contant en met een eigen kaart betaalde kosten worden vergoed; tankpasuitgaven niet. Daarom houdt Logistivo tankpasregels buiten het saldo van de chauffeur.

Waar gaat machinaal lezen mis bij bonnen uit de cabine?

• Waar gaat machinaal lezen mis bij bonnen uit de cabine? — Fouten zijn niet willekeurig. Ze clusteren op een handvol plekken, en elk daarvan is te controleren.
• Pinbon in plaats van kassabon — Het bonnetje van de betaalterminal bewijst dat er betaald is, niet wat er gekocht is: geen btw-regel, geen omschrijving. Staat er geen btw op, dan blijft het btw-veld leeg en wordt het als onleesbaar genoemd. Zoek dan de kassabon of de factuur erbij.
• Komma’s en punten — € 1.234,56 is twaalfhonderdvierendertig euro en zesenvijftig cent; op een Britse bon is de punt juist het decimaalteken. De tool geeft bedragen terug als gewone getallen met een punt als decimaalteken. Vergelijk bij twijfel met het origineel.
• Twee tarieven op één bon — Een wegrestaurant rekent 9% over het eten en 21% over alcohol. Het btw-totaal is de som van beide regels. De tool heeft één tariefveld; de uitsplitsing per tarief controleert u op de bon zelf.
• Datum zonder jaar — Staan alleen dag en maand op de bon, dan blijft de datum leeg: de tool vult geen jaar in. Op Nederlandse en Belgische bonnen staat de dag vóór de maand; houd daar rekening mee bij het nakijken.
• Totaal en regels spreken elkaar tegen — Dan meldt de tool beide en zegt dat in de notities. Hij ‘repareert’ de rekensom niet stilzwijgend — een stil gecorrigeerd bedrag ziet niemand meer.
• Vervaagd thermisch papier — Een bon uit een hete cabine is na een paar weken soms half leeg. Een leeg veld dat als onleesbaar is gemarkeerd, is beter dan een plausibel verkeerd getal: een leeg veld ziet u, een verkeerd getal niet.

Wat doet de tool op deze pagina precies?

• De lezer is een openbare tool van Logistivo en werkt zonder account. Hij neemt één afbeelding of pdf per run — JPEG, PNG, WebP, HEIC of PDF, tot 8 MB — en geeft terug: soort document, naam van de leverancier, landcode, btw-id, document- of bonnummer, datum, valuta, bedrag inclusief btw, nettobedrag, btw-bedrag en -tarief, een categorie (brandstof, tol, veerboot, parkeren, reparatie, maaltijd, overnachting, douanekosten of overig), een hoeveelheid met eenheid, de eenheidsprijs, een betaalaanwijzing, de regels, een betrouwbaarheidsscore, de lijst onleesbare velden, notities en een korte samenvatting in het Nederlands.
• Het resultaat wordt volledig getoond; er wordt niets afgekapt om u tot een account te dwingen. Het aantal gratis runs per bezoeker is beperkt en geldt voor alle gratis AI-tools van Logistivo samen; alleen een geslaagd resultaat telt, een geweigerd of mislukt verzoek kost geen run. De teller bij de knop laat zien hoeveel u er nog hebt; daarna vraagt de site om een gratis account. Het bestand wordt niet op schijf geschreven: het wordt verwerkt, het resultaat komt terug en het bestand vervalt. Voor de quota blijft alleen een onomkeerbare tellerregel over.
• Is wat u uploadt geen handelsdocument — een foto van een pallet, een rijbewijs — dan blijven alle velden leeg en beschrijft de samenvatting wat er wel op de afbeelding staat.

Wat de tool níet doet

• Wat de tool níet doet — Deze grenzen zijn de gebruiksaanwijzing van het resultaat; ze gelden voor het product zoals het vandaag is.
• Hij beoordeelt niet of een bon een geldige factuur is, of de btw aftrekbaar is en of de kosten aftrekbaar zijn.
• Hij dient geen teruggaafverzoek in bij welke belastingdienst dan ook en vraagt geen verklaring van ondernemerschap aan.
• Hij rekent geen valuta om en rekent totalen niet na; spreekt de bon zichzelf tegen, dan meldt hij beide bedragen.
• Hij leest geen naam of btw-id van de afnemer uit. Controleer zelf of uw bedrijf op de factuur staat.
• Hij ziet niet wiens kaart het was. Een gewone kaartbon blijft card, niet ‘van de chauffeur’.
• Eén document per run. Tien bonnen op één foto zijn voor de lezer één document, en dan is het resultaat niet betrouwbaar.
• Hij raadt niet. Een veld dat niet leesbaar is of niet op de bon staat, blijft leeg en komt in de lijst onleesbare velden.

Wat doet Logistivo met de bon van de chauffeur?

• In Logistivo is dit geen los scherm maar een werkstroom. De chauffeur scant de bon met de chauffeursapp op zijn telefoon; de regel verschijnt meteen en de velden vullen zich op de achtergrond. De AI zet het bedrag om naar de valuta die uw bedrijf heeft gekozen — EUR, USD of TRY — tegen de koers van de datum op de bon, en koppelt de bon aan het voertuig dat op die dag aan de chauffeur was toegewezen. Is er geen koers te vinden, dan wordt er geen koers van 1,0 aangenomen: de regel blijft onomgerekend en wordt apart getoond, in plaats van stil een te laag totaal te geven.
• De wagenparkbeheerder keurt de bon goed en neemt hem op in de chauffeursrekening. Een bon die met een tankpas als DKV of UTA is betaald, telt niet mee in wat de chauffeur terugkrijgt of verschuldigd is: die kosten factureert de kaartaanbieder aan het bedrijf. Heeft de chauffeur geen bon, dan kan hij de uitgave zonder bon opgeven — als uw bedrijf dat toestaat.
• Meer daarover: de chauffeursapp van Logistivo en Logistivo voor vervoerders. Het paneel zelf is beschikbaar in het Engels en het Turks; de lezer op deze pagina antwoordt in het Nederlands.
• de chauffeursapp van Logistivo · Logistivo voor vervoerders

Upload een foto, krijg de velden

Bonnen die onderweg zijn verzameld met de hand overtypen kost tijd en levert fouten op. Upload een foto: leverancier, datum, bedrag, btw, valuta en regels komen in één keer terug. De taal van de bon maakt niet uit.

Afbeelding van bon of factuur

Veelgestelde vragen

Is een pinbon een factuur?

Nee. Een pinbon laat zien dat er met een kaart is betaald, maar meestal niet wat er is geleverd en hoeveel btw erin zit. Voor btw-aftrek hebt u een factuur nodig; tot € 100 inclusief btw mag dat een vereenvoudigde factuur zijn met de datum, naam en adres van de leverancier, wat er is geleverd en de btw of de gegevens om die te berekenen.

Mag ik de btw van een tankbon boven € 100 aftrekken als mijn naam er niet op staat?

Voor brandstof voor landvoertuigen hoeft uw naam niet op de bon. Boven € 100 moet de betaling wel naar u herleidbaar zijn, bijvoorbeeld omdat u met uw betaalpas, creditcard of tankpas betaalde. Tot € 100 volstaat het aannemelijk te maken dat u de afnemer bent.

Hoe lang moet ik bonnen en facturen bewaren?

In Nederland 7 jaar; gegevens over onroerende zaken 10 jaar. De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Over kortere termijnen en de vorm van bewaren kunt u schriftelijke afspraken maken met de Belastingdienst, behalve voor basisgegevens zoals de in- en verkoopadministratie.

Tot wanneer kan ik btw uit een ander EU-land terugvragen?

Het verzoek moet binnen zijn vóór 1 oktober van het jaar na het jaar waarin u de btw betaalde. Na afloop van het jaar is het minimum € 50, in de loop van het jaar € 400. De beslissing komt binnen 4 maanden van het land waar u de btw betaalde.

Hoe vraagt een transportbedrijf van buiten de EU Nederlandse btw terug?

Met het formulier voor ondernemers gevestigd in niet-EU-landen, vóór 1 juli van het jaar erna, met een verklaring van ondernemerschap en kopieën van de facturen. Het bedrijf moet eerst als buitenlandse ondernemer geregistreerd zijn; dat gaat met het formulier Aanmelding onderneming buitenland.

Rekent de tool totalen na of valuta om?

Nee. Hij meldt wat er gedrukt staat. Kloppen totaal en regels niet, dan staan beide in het resultaat, met een notitie. Omrekenen gebeurt pas in het product, tegen de koers van de datum op de bon.

Wordt mijn bestand bewaard?

Nee. Het bestand wordt niet op schijf geschreven: het wordt verwerkt, het resultaat komt terug en het bestand vervalt. Alleen een onomkeerbare tellerregel voor de quota blijft over.

Kan Logistivo tankpasuitgaven scheiden van wat de chauffeur zelf voorschoot?

Ja. Een bon die met een tankpas als DKV of UTA is betaald, telt niet mee in de chauffeursrekening, omdat de kaartaanbieder die kosten aan het bedrijf factureert. Contant of met een eigen kaart betaalde uitgaven gaan na goedkeuring wel mee in de chauffeursrekening.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch). To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the public command catalog at https://logistivo.com/api/public/cli/catalog (JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation: https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal access token, in the user's own environment.