Skanowanie paragonów AI: paragon z NIP, KSeF i zwrot VAT z UE

Skaner paragonów AI zamienia zdjęcie albo PDF paragonu lub faktury na pola: sprzedawca, jego numer VAT, numer dokumentu, data, waluta, kwota brutto i netto, stawka i kwota VAT, ilość, cena jednostkowa i pozycje; czego nie da się odczytać, zostaje puste i jest wymienione z nazwy. O prawie do odliczenia decydują przepisy: w Polsce paragon do 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną, ale tylko do 31 grudnia 2026 r. — od 2027 r. paragony z NIP przestają być fakturami. VAT zapłacony w innym kraju UE polski przewoźnik odzyskuje wnioskiem VAT-REF złożonym do 30 września roku następnego.

• Ciągnik z Poznania jedzie do Lyonu i wraca przez Włochy. Po tygodniu kierowca oddaje w biurze kopertę: paragon ze stacji pod Świeckiem z NIP-em firmy, niemiecki Kassenbon z myjni, bilet z francuskiego péage, włoskie scontrino z parkingu, trzy wydruki z terminala karty paliwowej i fakturę z warsztatu w Weronie za wymianę opony.
• Polskie faktury od 2026 r. przychodzą do firmy przez KSeF jako dane. Wszystko inne — paragony, dokumenty z zagranicy, wydruki z trasy — wciąż jest papierem, który ktoś musi przepisać, zaksięgować i obronić przy kontroli albo we wniosku o zwrot VAT. Ta strona jest o tej drugiej części: co musi być na dokumencie, które pola da się z niego odczytać i czego żaden skaner za Ciebie nie rozstrzygnie.

Czy paragon z NIP to faktura?

• Tak — do określonej kwoty. Paragon fiskalny do 450 zł brutto (albo 100 euro) zawierający NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną w rozumieniu art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Ministerstwo Finansów pisze wprost, że traktuje się ją jak zwykłą fakturę z pełnymi danymi nabywcy: daje prawo do odliczenia podatku naliczonego i pozwala zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Do takiego paragonu nie wystawia się już drugiej, „normalnej” faktury.
• Warunek jest jeden i nie da się go nadrobić: NIP trzeba podać przed zakończeniem sprzedaży na kasie. Od 1 stycznia 2020 r. fakturę do sprzedaży zarejestrowanej na kasie i potwierdzonej paragonem wystawia się wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP. Kierowca, który nie poda NIP-u przy kasie, kupuje w oczach przepisów jako konsument — sprzedawca może mu potem wystawić fakturę, ale bez NIP nabywcy.
• Powyżej 450 zł paragon z NIP nie jest fakturą, tylko podstawą, by poprosić sprzedawcę o fakturę. Z formy uproszczonej nie korzysta się też między innymi przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i przy sprzedaży, w której na fakturze nie podaje się NIP-u.

Co musi być na paragonie z NIP — i co z tego odczyta narzędzie?

• Co musi być na paragonie z NIP — i co z tego odczyta narzędzie? — biznes.gov.pl wymienia elementy faktury uproszczonej. Obok: co zwraca czytnik na tej stronie. Ostatnia kolumna to lista rzeczy, które sprawdzasz własnym okiem na oryginale.
• Data wystawienia i data sprzedaży — Co zwraca narzędzie: Jedną datę — datę wystawienia — w formacie RRRR-MM-DD; gdy na dokumencie nie ma roku, pole zostaje puste | Co sprawdzić samemu: Czy data sprzedaży różni się od daty wydruku
• Kolejny numer — Co zwraca narzędzie: Numer dokumentu: numer paragonu lub faktury | Co sprawdzić samemu: Czy numer jest kompletny, a nie ucięty na krawędzi zdjęcia
• Dane sprzedawcy i jego NIP — Co zwraca narzędzie: Nazwę sprzedawcy i jego numer VAT/NIP, a także kod kraju, jeśli jest wydrukowany | Co sprawdzić samemu: Adres sprzedawcy — narzędzie go nie zwraca
• NIP nabywcy — Co zwraca narzędzie: Nie — narzędzie nie ma pola dla nabywcy | Co sprawdzić samemu: Czy na paragonie jest NIP Twojej firmy; bez niego to nie jest faktura uproszczona
• Nazwa towaru lub usługi — Co zwraca narzędzie: Pozycje z opisem i kwotą, do tego jedną ilość z jednostką (litr, kg, sztuka, km, godzina) i cenę jednostkową | Co sprawdzić samemu: Czy opis odpowiada temu, co kupiono
• Kwota ewentualnego rabatu — Co zwraca narzędzie: Brak osobnego pola; rabat widać tylko jako pozycję, jeśli tak go wydrukowano | Co sprawdzić samemu: Rabat wliczony w cenę nie zostanie wydzielony
• Kwota należności ogółem — Co zwraca narzędzie: Kwotę brutto, a jeśli są wydrukowane — także netto, kwotę VAT i stawkę | Co sprawdzić samemu: Przy kilku stawkach rozbicie sprawdź na dokumencie: narzędzie ma jedno pole stawki

Co zmienia KSeF, a co 1 stycznia 2027 r.?

• Co zmienia KSeF, a co 1 stycznia 2027 r.? — Daty pochodzą z serwisu KSeF Ministerstwa Finansów i z biznes.gov.pl. Trzecia kolumna tłumaczy je na język koperty z dokumentami, którą kierowca przywozi z trasy.
• 1 lutego 2026 r. — Co się zmienia: Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od tego dnia wszyscy odbierają faktury przez KSeF | Co to znaczy dla dokumentów z trasy: Polska faktura za paliwo, serwis czy myjnię przychodzi do firmy jako dane strukturalne — nie trzeba jej skanować
• 1 kwietnia 2026 r. — Co się zmienia: Obowiązek dla pozostałych podatników. Kto ma sprzedaż fakturowaną do 10 000 zł brutto miesięcznie, może do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF | Co to znaczy dla dokumentów z trasy: Mały warsztat może jeszcze wręczyć fakturę papierową albo PDF
• do 31 grudnia 2026 r. — Co się zmienia: Kasy rejestrujące mogą wystawiać faktury, a paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną poza KSeF | Co to znaczy dla dokumentów z trasy: Ostatnie miesiące, w których paragon z NIP z krajowej stacji zastępuje fakturę
• 1 stycznia 2027 r. — Co się zmienia: Paragony z NIP nie są już fakturami, kasą nie wystawia się faktur, zaczynają obowiązywać sankcje za naruszenia przepisów o KSeF, a czynni podatnicy VAT płacący sobie nawzajem podają w przelewie numer KSeF | Co to znaczy dla dokumentów z trasy: Za tankowanie w Polsce firma potrzebuje faktury z KSeF; sam paragon, nawet z NIP-em, nie będzie fakturą

Skoro faktury są w KSeF, co jeszcze trzeba skanować?

• KSeF zamienia polską fakturę w dane. Faktura ustrukturyzowana ma sprzedawcę, NIP, pozycje i stawki w polach, więc odczytywanie jej ze zdjęcia nie ma sensu. Od 1 lutego 2026 r. dostawcy paliw — obok dostawców mediów i usług telekomunikacyjnych — których faktury mają złożone dane o cenie jednostkowej, mierze i ilości, mogą przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem; nie jest to obowiązkowe.
• Poza KSeF zostaje jednak spora część kosztów trasy. Po pierwsze paragony — do końca 2026 r. także te z NIP, które są fakturami uproszczonymi. Po drugie wszystko, co kierowca przywozi z zagranicy: sprzedawca, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie ma obowiązku wystawiać faktur w KSeF, a niemiecka myjnia czy włoski warsztat w ogóle do niego nie należą. Po trzecie faktury od polskich sprzedawców, którzy do końca 2026 r. mogą jeszcze wystawiać je poza systemem.
• Do tych trzech grup jest ten czytnik. Najwięcej pracy daje zwykle druga: zagraniczne paragony i faktury, na których stoi VAT do odzyskania.

Jak odzyskać VAT zapłacony w Niemczech, Francji czy we Włoszech?

• O zwrot może wystąpić czynny podatnik VAT, który nie ma w kraju zakupu siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie wykonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej. Zwrotu nie dostanie też firma korzystająca ze zwolnienia podmiotowego z powodu obrotów nieprzekraczających 240 tys. zł rocznie.
• Wniosek VAT-REF składa się wyłącznie elektronicznie, przez system e-Deklaracje na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów, i podpisuje podpisem kwalifikowanym. Adresatem jest urząd skarbowy właściwy dla firmy, który przekazuje wniosek do państwa zwrotu. Termin: 30 września roku następującego po roku, którego wniosek dotyczy — i jest nieprzekraczalny. Okres zwrotu nie może być krótszy niż trzy miesiące ani dłuższy niż rok kalendarzowy.
• Dyrektywa 2008/9/WE ustala minima: za okres krótszy niż rok kwota VAT we wniosku nie może być niższa niż 400 euro, a za rok kalendarzowy lub jego końcówkę — niż 50 euro. Każdy zakup trzeba udokumentować fakturą lub dokumentem importowym. Jeśli państwo zwrotu tego wymaga, kopie dołącza się elektronicznie, jako pliki PDF, TIFF lub JPEG; art. 10 dyrektywy pozwala ich żądać przy podstawie opodatkowania od 1 000 euro, a przy paliwie już od 250 euro.
• Państwo zwrotu ma 4 miesiące na decyzję. Gdy prosi o dodatkowe informacje, termin wydłuża się — nie mniej niż do 6 miesięcy od otrzymania wniosku, a przy kolejnych żądaniach do 8 miesięcy. Pieniądze przelewa najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od upływu tych terminów.

Jaki kod wspólnotowy dostaje który paragon?

• Jaki kod wspólnotowy dostaje który paragon? — Każdy zakup we wniosku dostaje kod z art. 9 dyrektywy 2008/9/WE — to te same kategorie, które biznes.gov.pl wymienia przy VAT-REF. Kategoria zwracana przez narzędzie nie jest kodem, ale często do niego prowadzi. Tam, gdzie przypisanie nie jest oczywiste, decydujesz Ty, a ostatecznie państwo zwrotu.
• 1 — Opis w dyrektywie: Paliwo | Kategoria w narzędziu: paliwo | Uwaga: Przy karcie paliwowej VAT stoi zwykle na zbiorczej fakturze wystawcy karty, nie na wydruku ze stacji
• 2 — Opis w dyrektywie: Wynajem środków transportu | Kategoria w narzędziu: — (wraca jako inne) | Uwaga: Np. wynajęty ciągnik na zastępstwo
• 3 — Opis w dyrektywie: Wydatki związane ze środkami transportu (inne niż w kodach 1 i 2) | Kategoria w narzędziu: naprawa; zwykle też parking | Uwaga: Opony, naprawa, myjnia; parking sprawdź w wymogach państwa zwrotu
• 4 — Opis w dyrektywie: Opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg | Kategoria w narzędziu: opłata drogowa | Uwaga: Nie każda opłata drogowa zawiera VAT — zależy od kraju
• 5 — Opis w dyrektywie: Koszty podróży, np. taksówki i transport publiczny | Kategoria w narzędziu: — (wraca jako inne) | Uwaga: Dojazd samego kierowcy, np. na przejęcie zestawu
• 6 — Opis w dyrektywie: Zakwaterowanie | Kategoria w narzędziu: nocleg | Uwaga: Faktura hotelowa najlepiej na firmę
• 7 — Opis w dyrektywie: Żywność, napoje i usługi restauracyjne | Kategoria w narzędziu: posiłek | Uwaga: Część państw ogranicza odliczenie przy posiłkach
• 8 — Opis w dyrektywie: Opłaty za wstęp na targi i wystawy | Kategoria w narzędziu: — | Uwaga: Rzadko przy kursie
• 9 — Opis w dyrektywie: Wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne | Kategoria w narzędziu: — | Uwaga: Często wyłączone z odliczenia
• 10 — Opis w dyrektywie: Inne — z opisem rodzaju towarów i usług | Kategoria w narzędziu: prom, opłata celna, inne | Uwaga: Gdzie trafia prom albo opłata celna, zależy od tego, co dokładnie zafakturowano

Paragon z zagranicznej stacji: czyje przepisy decydują?

• Paragon z zagranicznej stacji: czyje przepisy decydują? — We wniosku o zwrot dokument ocenia państwo zwrotu według własnych przepisów o fakturach, a progi dla dokumentów uproszczonych różnią się między krajami. Trzy przykłady z tras polskich przewoźników — nie zastępują wymogów publikowanych przez samo państwo zwrotu.
• Niemcy — Dokument uproszczony: Rachunek do 250 euro (§ 33 UStDV): pełna nazwa i adres sprzedawcy, data wystawienia, ilość i rodzaj towaru lub usługi, kwota z podatkiem w jednej sumie i stawka | Na co uważać: Nazwa nabywcy nie jest potrzebna; powyżej 250 euro obowiązuje pełna faktura
• Holandia — Dokument uproszczony: Faktura uproszczona do 100 euro z VAT: data, nazwa i adres sprzedawcy, co dostarczono, VAT albo dane do jego wyliczenia | Na co uważać: Przy paliwie powyżej 100 euro płatność musi dać się powiązać z nabywcą — np. kartą płatniczą, kredytową lub paliwową
• Rumunia — Dokument uproszczony: Faktura uproszczona do 100 euro; paragon fiskalny (bon fiscal), który spełnia jej warunki | Na co uważać: Według rumuńskich przepisów odliczenie na podstawie paragonu wymaga, by kasa wydrukowała numer VAT nabywcy

Co powiedzieć kierowcy, zanim wyjedzie w trasę?

• Co powiedzieć kierowcy, zanim wyjedzie w trasę? — Większości błędów w dokumentach nie da się naprawić w biurze — powstają przy kasie. Sześć zasad, które wynikają wprost z przepisów opisanych wyżej:
• NIP przed zamknięciem paragonu — W Polsce NIP firmy trzeba podać, zanim kasjer zakończy sprzedaż. Później paragonu z NIP-em już nie będzie, a do 450 zł to on jest fakturą — do końca 2026 r.
• Powyżej progu: rachunek na firmę — W Niemczech powyżej 250 euro, w Holandii powyżej 100 euro potrzebna jest pełna faktura z danymi nabywcy. Poproś o nią przy kasie, a nie po powrocie.
• Paliwo w Holandii nie za gotówkę — Powyżej 100 euro płatność musi dać się powiązać z firmą. Karta paliwowa albo firmowa karta płatnicza załatwia to sama; gotówka — nie.
• Zdjęcie od razu, jeden dokument na zdjęcie — Papier termiczny blaknie w kabinie. Każdy paragon fotografuj osobno, na płasko, z całą krawędzią — czytnik traktuje jedno zdjęcie jako jeden dokument.
• Wydruk z karty paliwowej zachowaj — To nie on jest dokumentem do odliczenia, ale uzasadnia pozycję na zbiorczej fakturze wystawcy karty — i pokazuje, że kierowca nic z własnej kieszeni nie zapłacił.
• Brak paragonu to też informacja — Lepiej zgłosić wydatek bez paragonu jako taki, niż dopasować do niego cudzy dokument. Taki wpis jest uczciwy i da się go później ocenić.

Karta paliwowa: czyja faktura, czyj dług?

• To najczęstsze nieporozumienie w kosztach floty i nie ma nic wspólnego z odczytem. Gdy kierowca płaci kartą DKV, UTA, Eurowag czy podobną, wydruk z terminala potwierdza, że tankowanie się odbyło: stacja, litry, czasem numer rejestracyjny i stan licznika. Ale ten wydruk zwykle nie jest wystawiony na firmę, a łańcuch handlowy biegnie przez wystawcę karty. Księguje się okresową fakturę wystawcy karty; wydruki są tylko uzasadnieniem jej pozycji.
• Czy na tej fakturze jest VAT do odliczenia, zależy od konstrukcji umowy. W sprawie Vega International (C-235/18, wyrok z 15 maja 2019 r.) Trybunał Sprawiedliwości UE uznał jeden z modeli kart paliwowych nie za dostawę towarów, lecz za zwolnioną usługę udzielania kredytu w rozumieniu art. 135 ust. 1 lit. b) dyrektywy VAT — a wtedy na fakturze wystawcy nie ma podatku naliczonego w ogóle. Zanim założysz odliczenie, niech doradca oceni Twoją umowę.
• Jest też strona pieniędzy kierowcy i to tu zaczynają się spory. Kwota zapłacona kartą paliwową nigdy nie wyszła z kieszeni kierowcy. Kto mu ją zwraca, płaci mu za koszt, który firma i tak dostała na fakturze od wystawcy karty. Gotówkę i wydatki z prywatnej karty kierowcy się rozlicza; wydatków z karty paliwowej — nie. Dlatego Logistivo nie wlicza pozycji z karty paliwowej do salda kierowcy.

Gdzie odczyt maszynowy myli się na paragonach?

• Gdzie odczyt maszynowy myli się na paragonach? — Błędy nie są przypadkowe. Skupiają się w kilku miejscach i każde z nich da się sprawdzić.
• Litery stawek i „PTU” — Na polskim paragonie stawki oznacza się literami, a podatek w podsumowaniu opisuje się zwykle jako PTU. Narzędzie zwraca jedną stawkę i łączną kwotę VAT; przy kilku literach rozbicie sprawdź na paragonie.
• NIP nabywcy na dole wydruku — Narzędzie odczytuje NIP sprzedawcy z nagłówka, ale nie ma pola na NIP nabywcy. To, czy kasa wydrukowała NIP Twojej firmy, decyduje o fakturze uproszczonej — sprawdzasz to sam.
• Potwierdzenie z terminala to nie paragon — Wydruk z terminala płatniczego potwierdza płatność kartą, nie sprzedaż: nie ma na nim VAT ani pozycji. Narzędzie zostawi wtedy pola VAT puste i wymieni je jako nieczytelne.
• Przecinki, spacje i kropki — 1 234,56 zł to tysiąc dwieście trzydzieści cztery złote i pięćdziesiąt sześć groszy; na brytyjskim paragonie kropka jest separatorem dziesiętnym, a ceny w forintach drukuje się zwykle bez części ułamkowej. Narzędzie zwraca kwoty jako zwykłe liczby z kropką dziesiętną.
• Data bez roku — Jeśli na dokumencie są tylko dzień i miesiąc, data zostaje pusta — narzędzie nie dopisuje roku. Na paragonach z Niemiec i Włoch dzień stoi przed miesiącem.
• Suma nie zgadza się z pozycjami — Wtedy narzędzie podaje obie wartości i zaznacza to w uwagach. Nie „poprawia” rachunku po cichu — po cichu poprawionej kwoty nikt już nie zauważy.
• Wyblakły papier termiczny — Paragon z nagrzanej kabiny po kilku tygodniach bywa w połowie pusty. Puste pole oznaczone jako nieczytelne jest lepsze niż wiarygodnie wyglądająca zła liczba: puste pole widać, złej liczby nie.

Jak długo przechowywać paragony i faktury?

• Co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury wystawione w KSeF system przechowuje przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono — faktury z 2026 r. będą tam dostępne do końca 2036 r. Jeśli przedawnienie trwa dłużej, dostęp do starszych faktur trzeba zapewnić we własnym zakresie.
• Paragony i dokumenty z zagranicy przechowujesz sam od pierwszego dnia. Papier termiczny w nagrzanej kabinie blaknie szybko, więc obraz warto zapisać od razu, a nie przy kontroli za trzy lata. I pamiętaj, że pola wyciągnięte przez czytnik nie zastępują dokumentu: to streszczenie, nie kopia.

Co dokładnie robi narzędzie na tej stronie?

• Czytnik jest publicznym narzędziem Logistivo i działa bez konta. Przyjmuje jeden obraz albo PDF na jedno uruchomienie — JPEG, PNG, WebP, HEIC lub PDF, do 8 MB — i zwraca: rodzaj dokumentu, nazwę sprzedawcy, kod kraju, numer VAT sprzedawcy, numer dokumentu, datę, walutę, kwotę brutto, kwotę netto, kwotę i stawkę VAT, kategorię (paliwo, opłata drogowa, prom, parking, naprawa, posiłek, nocleg, opłata celna albo inne), ilość z jednostką, cenę jednostkową, wskazówkę o sposobie płatności, pozycje, ocenę pewności, listę nieczytelnych pól, uwagi i krótkie podsumowanie po polsku.
• Wynik pokazywany jest w całości — nic nie jest ucinane, żeby wymusić rejestrację. Liczba darmowych uruchomień na odwiedzającego jest ograniczona i obejmuje łącznie wszystkie darmowe narzędzia AI Logistivo; liczy się tylko udany wynik — odrzucone lub nieudane żądanie nie zużywa uruchomienia. Licznik przy przycisku pokazuje, ile zostało, a potem serwis proponuje darmowe konto. Plik nie jest zapisywany na dysku: zostaje przetworzony, wynik wraca, a plik przepada. Na potrzeby limitu zostaje tylko nieodwracalny wpis licznika.
• Jeśli wgrany obraz nie jest dokumentem handlowym — to zdjęcie palety albo prawa jazdy — wszystkie pola zostają puste, a podsumowanie opisuje, co faktycznie widać na obrazie.

Czego narzędzie nie robi

• Czego narzędzie nie robi — Te granice są instrukcją obsługi wyniku; dotyczą produktu w dzisiejszej postaci.
• Nie ocenia, czy dokument jest prawidłową fakturą, czy VAT podlega odliczeniu ani czy wydatek jest kosztem.
• Nie składa wniosku VAT-REF ani żadnego innego wniosku o zwrot i nie łączy się z żadnym urzędem.
• Nie przelicza walut i nie przelicza sum; gdy dokument sam sobie przeczy, podaje obie kwoty.
• Nie odczytuje NIP-u ani nazwy nabywcy — czy na dokumencie jest Twoja firma, sprawdzasz sam.
• Nie wie, czyja to była karta. Zwykły wydruk z płatności kartą zostaje jako card, a nie „karta kierowcy”.
• Jeden dokument na uruchomienie. Dziesięć paragonów na jednym zdjęciu to dla czytnika jeden dokument, a wynik nie będzie wiarygodny.
• Nie zgaduje. Pole nieczytelne albo nieobecne na dokumencie zostaje puste i trafia na listę nieczytelnych pól.

Co Logistivo robi z paragonem kierowcy?

• W Logistivo to nie osobny ekran, tylko przepływ pracy. Kierowca skanuje paragon w aplikacji dla kierowców na telefonie; wpis pojawia się od razu, a pola wypełniają się w tle. AI przelicza kwotę na walutę wybraną przez firmę — EUR, USD albo TRY — po kursie z dnia na paragonie i przypisuje wydatek do pojazdu, który tego dnia był przydzielony kierowcy. Jeśli kursu nie da się ustalić, system nie przyjmuje kursu 1,0: pozycja zostaje nieprzeliczona i jest pokazana osobno, zamiast po cichu zaniżać sumę.
• Kierownik floty zatwierdza wydatek i włącza go do rozliczenia kierowcy. Paragon opłacony kartą paliwową, taką jak DKV czy UTA, nie jest zapisywany jako dług ani należność kierowcy — te koszty fakturuje firmie wystawca karty. Jeśli kierowca nie ma paragonu, może zgłosić wydatek bez paragonu, o ile firma na to pozwala.
• Więcej: aplikacja dla kierowców w Logistivo i Logistivo dla przewoźników. Sam panel jest dostępny po angielsku i po turecku; czytnik na tej stronie odpowiada po polsku.
• aplikacja dla kierowców w Logistivo · Logistivo dla przewoźników

Wgraj zdjęcie, odbierz pola

Ręczne przepisywanie paragonów zebranych w trasie zabiera czas i generuje błędy. Wgraj zdjęcie: sprzedawca, data, kwota, VAT, waluta i pozycje wracają za jednym razem. Język paragonu nie ma znaczenia.

Zdjęcie paragonu lub faktury

Najczęściej zadawane pytania

Czy paragon z NIP do 450 zł daje prawo do odliczenia VAT?

Tak, do 31 grudnia 2026 r. Paragon do 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną i traktuje się go jak zwykłą fakturę. Od 1 stycznia 2027 r. paragony z NIP nabywcy przestają być fakturami, a faktur nie wystawia się już przy użyciu kas rejestrujących.

Czy dostanę fakturę na firmę do paragonu bez NIP?

Nie z NIP-em firmy. Jeśli NIP nie został podany przed zakończeniem sprzedaży na kasie, przyjmuje się, że kupujesz jako konsument; sprzedawca może wystawić fakturę, ale bez NIP nabywcy.

Czy po wejściu KSeF trzeba jeszcze skanować faktury?

Polskich faktur z KSeF nie — to już dane strukturalne. Skanowanie dotyczy paragonów, dokumentów z zagranicy i faktur wystawionych poza systemem, na przykład przez sprzedawców, którzy do końca 2026 r. mogą jeszcze nie korzystać z KSeF.

Do kiedy złożyć VAT-REF za 2026 rok?

Do 30 września 2027 r. Termin jest nieprzekraczalny. Wniosek składa się elektronicznie przez e-Deklaracje i podpisuje podpisem kwalifikowanym.

Jakie są minimalne kwoty zwrotu VAT z innego kraju UE?

400 euro za okres krótszy niż rok kalendarzowy (nie krótszy jednak niż trzy miesiące) i 50 euro za cały rok kalendarzowy albo jego końcówkę.

Czy narzędzie odczyta NIP nabywcy z paragonu?

Nie. Zwraca numer VAT lub NIP sprzedawcy, ale nie ma pola dla nabywcy. To, czy na paragonie jest NIP Twojej firmy, trzeba sprawdzić na samym dokumencie.

Czy mój plik jest gdzieś zapisywany?

Nie. Plik nie jest zapisywany na dysku: zostaje przetworzony, wynik wraca, a plik przepada. Na potrzeby limitu zostaje tylko nieodwracalny wpis licznika.

Czy Logistivo odróżnia wydatki z karty paliwowej od wydatków kierowcy?

Tak. Paragon opłacony kartą paliwową, taką jak DKV czy UTA, nie wchodzi do salda kierowcy, bo te koszty fakturuje firmie wystawca karty. Wydatki zapłacone gotówką albo prywatną kartą po zatwierdzeniu trafiają do rozliczenia kierowcy.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch). To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the public command catalog at https://logistivo.com/api/public/cli/catalog (JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation: https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal access token, in the user's own environment.