Scanare bon fiscal cu AI: bon cu CIF, RO e-Factura și TVA din UE

Un scaner de bonuri cu AI transformă fotografia sau PDF-ul unui bon fiscal ori al unei facturi în câmpuri: comerciant, cod de TVA, număr de document, dată, monedă, total cu și fără TVA, cota și suma TVA, cantitate, preț unitar și linii; ce nu se poate citi rămâne gol și este numit. Dacă documentul dă drept de deducere decide Codul fiscal: bonul de cel mult 100 de euro care îndeplinește condițiile facturii simplificate justifică deducerea doar dacă are tipărit codul de TVA al cumpărătorului, iar un astfel de bon nu se transmite în RO e-Factura. TVA plătită în alt stat UE se recuperează cu formularul 318, depus prin portalul ANAF până la 30 septembrie a anului următor.

• Un camion pleacă din Arad spre Torino și se întoarce prin Austria. La sfârșitul cursei, șoferul predă la birou un plic: un bon fiscal de la o benzinărie din Nădlac, cu CIF-ul firmei, un Kassenbon austriac de la o spălătorie, un tichet de parcare din Italia, o factură de la un service din Verona pentru o anvelopă, trei slipuri de la terminalul cardului de combustibil și un bon de restaurant de pe autostradă cu două cote de TVA.
• Facturile complete de la furnizorii români vin deja ca fișiere prin RO e-Factura. Restul — bonurile, documentele din străinătate, hârtiile de pe traseu — trebuie citit, înregistrat și apărat la un control sau într-o cerere de rambursare. Despre acest rest este pagina de față: ce trebuie să scrie pe document, ce câmpuri se pot extrage și ce nu decide niciun scaner în locul vostru.

Când este bonul fiscal o factură?

• Codul fiscal permite emiterea de facturi simplificate atunci când valoarea facturii, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 de euro, la cursul prevăzut la art. 290 (art. 319 alin. (12) lit. a)). O factură simplificată trebuie să conțină cel puțin data emiterii, identificarea furnizorului, tipul bunurilor sau serviciilor, suma taxei sau informațiile necesare pentru calcularea ei și — dacă beneficiarul este persoană impozabilă — codul său de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală (alin. (21)).
• Pentru deducere, normele metodologice la art. 299 sunt mai stricte decât pare: facturile simplificate constituie documente justificative pentru deducerea taxei numai dacă au înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. Iar la achizițiile pe bază de bonuri fiscale, deducerea poate fi justificată cu bonurile care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, dacă furnizorul a menționat pe bon, cu aparatul de marcat electronic fiscal, codul de TVA al beneficiarului. Codul se cere la casă, înainte de emiterea bonului — nu se scrie de mână după.
• Peste 100 de euro aveți nevoie de factura completă din art. 319 alin. (20): număr de ordine unic, data emiterii, denumirea, adresa și codul de TVA ale furnizorului, denumirea, adresa și codul beneficiarului, denumirea și cantitatea bunurilor, baza de impozitare pe fiecare cotă, prețul unitar fără taxă, cota aplicată și suma taxei. Sumele de pe factură pot fi în orice monedă, dar TVA trebuie exprimată în lei. Semnătura și ștampila nu sunt elemente obligatorii.

Ce citește instrumentul dintr-un bon cu CIF — și ce nu?

• Ce citește instrumentul dintr-un bon cu CIF — și ce nu? — Lista minimă a facturii simplificate vine din art. 319 alin. (21); rândurile de jos sunt cerute la factura completă. Ultima coloană spune ce returnează cititorul de pe această pagină — ce lipsește de acolo verificați cu ochiul liber pe original.
• Data emiterii — Unde e cerută: Factură simplificată și completă | Ce returnează instrumentul: Da, ca AAAA-LL-ZZ; dacă anul nu e tipărit, data rămâne goală
• Identificarea furnizorului — Unde e cerută: Factură simplificată și completă | Ce returnează instrumentul: Denumirea și codul de TVA/CIF, plus codul țării dacă e tipărit; adresa nu
• Tipul bunurilor sau serviciilor — Unde e cerută: Factură simplificată și completă | Ce returnează instrumentul: Liniile, cu descriere și sumă, plus o cantitate cu unitate (litru, kg, bucată, km, oră) și prețul unitar
• Suma TVA sau datele pentru calcul — Unde e cerută: Factură simplificată și completă | Ce returnează instrumentul: Suma TVA și o singură cotă; la două cote verificați defalcarea pe bon
• Codul de TVA/CIF al beneficiarului — Unde e cerută: Factură simplificată, dacă beneficiarul e persoană impozabilă — și condiție a deducerii | Ce returnează instrumentul: Nu: instrumentul nu are câmp pentru cumpărător; verificați dacă pe bon e tipărit codul firmei
• Număr de ordine — Unde e cerută: Factură completă | Ce returnează instrumentul: Da — numărul bonului sau al facturii
• Baza de impozitare pe fiecare cotă — Unde e cerută: Factură completă | Ce returnează instrumentul: Un singur total fără TVA
• Denumirea și adresa beneficiarului — Unde e cerută: Factură completă | Ce returnează instrumentul: Nu

Bonul cu CIF intră în RO e-Factura?

• Nu. OUG nr. 120/2021 obligă emitentul să transmită factura prin RO e-Factura în relația B2B dintre persoane impozabile stabilite în România, dar exceptează bonurile fiscale emise conform OUG nr. 28/1999 care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate potrivit art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Codul fiscal. Aceeași excepție există la obligația de transmitere în relația B2C, aplicabilă de la 1 ianuarie 2025.
• De la 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, obligația s-a extins la facturile emise către persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România — tot cu excepția bonurilor care îndeplinesc condițiile facturii simplificate. Termenul de transmitere a devenit 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
• Pentru un transportator român, asta împarte documentele în două. Facturile complete de la furnizorii români sunt deja date structurate în RO e-Factura — nu are sens să le fotografiați. Bonurile cu CIF și tot ce vine din străinătate rămân pe hârtie. Pentru această a doua grupă este cititorul.

Ce s-a schimbat la cote și de ce contează pe bon?

• Codul fiscal în forma actuală prevede o cotă standard de 21% și o cotă redusă de 11% (art. 291); schimbarea a venit prin Legea nr. 141/2025, aplicabilă de la 1 august 2025. Un bon din primăvara lui 2025 are deci alte cote decât unul de azi.
• Pe un bon de restaurant pot apărea două cote: serviciile de restaurant și de catering intră la cota redusă, cu excepția băuturilor alcoolice și a băuturilor nealcoolice de la codul NC 2202, care rămân la cota standard. Totalul TVA de pe bon este suma ambelor rânduri.
• Instrumentul raportează cota tipărită pe document și nu o deduce din dată: un bon vechi cu 19% rămâne cu 19% în rezultat. Are însă un singur câmp de cotă, așa că la două cote defalcarea o verificați pe bon.

Cum recuperez TVA plătită în altă țară din UE?

• Persoana impozabilă stabilită în România care a plătit TVA în alt stat membru — pe motorină, taxe de drum sau cazare — o poate recupera cu formularul 318, „Cerere de rambursare a taxei pe valoarea adăugată pentru persoanele impozabile stabilite în România”, aprobat prin Ordinul președintelui ANAF nr. 2810/2016. Formularul se descarcă din secțiunea „Servicii online / Rambursare TVA din UE” a portalului ANAF, se completează, se validează, se semnează electronic și se transmite tot prin portal.
• Termenul este 30 septembrie a anului calendaristic care urmează perioadei de rambursare. Perioada de rambursare are minimum 3 luni și maximum un an calendaristic (poate fi mai scurtă dacă e restul anului). Pentru o perioadă sub un an, dar de peste 3 luni, TVA solicitată nu poate fi sub 400 de euro; pentru un an întreg sau pentru restul anului, nu sub 50 de euro.
• Înainte de a trimite cererea mai departe, ANAF verifică automat dacă în perioada de rambursare solicitantul a fost înregistrat în scopuri de TVA și dacă documentele din listă au fost emise cât timp codul de TVA era valabil. Numai atunci cererea primește un număr de referință și pleacă, cu documentele atașate, spre statul de rambursare. Statul de rambursare comunică decizia în termen de patru luni; contestațiile se depun la autoritățile lui, după regulile lui.
• Pro rata contează: dacă firma are în România și operațiuni fără drept de deducere, statul de rambursare poate restitui doar partea din TVA care corespunde operațiunilor cu drept de deducere.

Ce cod primește fiecare bon în cererea de rambursare?

• Ce cod primește fiecare bon în cererea de rambursare? — Fiecare achiziție din cerere primește un cod din art. 9 al Directivei 2008/9/CE. Categoria returnată de instrument nu este un cod, dar adesea duce la el. Acolo unde legătura nu e evidentă, decideți voi — și, în final, statul de rambursare.
• 1 — Descriere în directivă: Combustibil | Categoria din instrument: combustibil | De reținut: La cardul de combustibil, TVA stă de obicei pe factura centralizată a emitentului, nu pe slip
• 2 — Descriere în directivă: Închiriere de mijloace de transport | Categoria din instrument: — (apare ca altele) | De reținut: De exemplu un cap tractor închiriat
• 3 — Descriere în directivă: Cheltuieli legate de mijloace de transport (altele decât codurile 1 și 2) | Categoria din instrument: reparație; de obicei și parcare | De reținut: Anvelope, reparații, spălătorie; pentru parcare urmați instrucțiunile statului de rambursare
• 4 — Descriere în directivă: Taxe rutiere de acces și taxa de utilizare a drumurilor | Categoria din instrument: taxă de drum | De reținut: Nu orice taxă de drum conține TVA — depinde de țară
• 5 — Descriere în directivă: Cheltuieli de deplasare, de exemplu taxi sau transport public | Categoria din instrument: — (apare ca altele) | De reținut: Deplasarea șoferului însuși, de pildă la preluarea unui camion
• 6 — Descriere în directivă: Cazare | Categoria din instrument: cazare | De reținut: Factura hotelului, de preferat pe numele firmei
• 7 — Descriere în directivă: Servicii de catering și restaurant | Categoria din instrument: masă | De reținut: Unele state limitează deducerea la masă
• 8 — Descriere în directivă: Acces la târguri și expoziții | Categoria din instrument: — | De reținut: Rar într-o cursă
• 9 — Descriere în directivă: Cheltuieli pentru produse de lux, divertisment și spectacole | Categoria din instrument: — | De reținut: Adesea limitate sau excluse
• 10 — Descriere în directivă: Altele — cu precizarea naturii bunurilor și serviciilor | Categoria din instrument: feribot, taxă vamală, altele | De reținut: Unde intră un bilet de feribot sau un comision vamal depinde de ce s-a facturat exact

Ce mai cer statele de rambursare, pe lângă formular?

• Directiva lasă fiecărui stat de rambursare dreptul să ceară, odată cu cererea, o copie electronică a facturii sau a documentului de import atunci când baza de impozitare este de cel puțin 1 000 EUR — iar pentru combustibil de cel puțin 250 EUR (art. 10). Olanda, de exemplu, aplică exact aceste praguri: de la 1 aprilie 2026, la o cerere de rambursare a TVA olandeze trebuie atașată copia facturilor de cel puțin 1.000 de euro fără TVA, iar la combustibil de cel puțin 250 de euro fără TVA.
• Al doilea filtru este forma documentului, judecată după regulile statului unde a fost emis. În Germania, o factură de cel mult 250 de euro poate fi simplificată (§ 33 UStDV): numele complet și adresa furnizorului, data emiterii, cantitatea și felul bunurilor, prețul și taxa într-o singură sumă, plus cota — fără numele cumpărătorului. În Olanda pragul facturii simplificate este de 100 de euro cu TVA, iar la combustibil peste 100 de euro plata trebuie să poată fi legată de cumpărător, de exemplu prin card bancar, card de credit sau card de combustibil.
• Concluzia practică pentru șofer: peste aceste praguri, cereți factura pe numele firmei încă de la casă, iar motorina din Olanda nu o plătiți cash.

Cât timp păstrați bonurile și cum le puteți arhiva?

• Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite — inclusiv statele de salarii.
• Codul fiscal permite stocarea facturilor pe hârtie sau în format electronic, indiferent de forma în care au fost primite, inclusiv după conversia din hârtie în format electronic (art. 319 alin. (35)). Condiția este ca autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea să fie garantate de la emitere până la sfârșitul perioadei de stocare (alin. (25)). Persoana impozabilă cu sediul activității economice în România stochează pe teritoriul României facturile emise și primite, altele decât cele electronice la care garantează organelor fiscale acces online (alin. (33)).
• Practic: hârtia termică dintr-o cabină încinsă se decolorează repede, iar „lizibil până la sfârșitul perioadei de stocare” e greu de garantat pentru un bon care la control, peste trei ani, poate fi alb. Păstrați imaginea completă a bonului, nu doar câmpurile extrase: câmpurile sunt un rezumat, nu o copie.

Cardul de combustibil: factura cui, datoria cui?

• Este cea mai frecventă neînțelegere din cheltuielile unei flote și nu are legătură cu citirea documentului. Când șoferul plătește cu un card DKV, UTA, Eurowag sau similar, slipul de la terminal arată că s-a alimentat: stația, litrii, uneori numărul de înmatriculare și kilometrajul. Slipul nu e de obicei pe numele firmei, iar lanțul comercial trece prin emitentul cardului. Ce se înregistrează în contabilitate este factura periodică a emitentului; slipurile sunt doar justificarea liniilor de pe ea.
• Dacă pe acea factură există TVA deductibilă depinde de cum e construit contractul. În cauza Vega International (C-235/18, hotărârea din 15 mai 2019), Curtea de Justiție a tratat un aranjament cu carduri de combustibil nu ca livrare de bunuri, ci ca acordare de credit scutită în sensul art. 135 alin. (1) lit. (b) din Directiva TVA — caz în care pe factura emitentului nu există deloc TVA deductibilă. Cereți o evaluare a propriului contract înainte să contați pe deducere.
• Există și latura banilor șoferului, și aici încep discuțiile. Suma plătită cu cardul de combustibil nu a ieșit niciodată din buzunarul șoferului. Cine i-o decontează îl plătește pentru un cost pe care firma l-a primit deja facturat de emitentul cardului. Numerarul și cardul personal se decontează; cardul de combustibil nu. De aceea Logistivo nu include liniile plătite cu cardul de combustibil în soldul șoferului.

Unde greșește citirea automată pe bonurile de pe traseu?

• Unde greșește citirea automată pe bonurile de pe traseu? — Erorile nu sunt întâmplătoare. Se adună în câteva locuri, și fiecare se poate verifica.
• CIF-ul cui? — Pe bon apare codul comerciantului în antet și, dacă l-ați cerut la casă, codul cumpărătorului mai jos. Instrumentul returnează doar codul comerciantului; pe cel al firmei îl verificați voi.
• Două cote pe același bon — La restaurant, mâncarea intră la cota redusă, alcoolul la cota standard. Totalul TVA e suma ambelor; instrumentul are un singur câmp de cotă.
• Chitanța de la POS nu e bon fiscal — Slipul terminalului de plată confirmă plata cu cardul, nu vânzarea: fără TVA, fără produse. Câmpurile de TVA rămân goale și sunt trecute la câmpuri ilizibile.
• Virgulă, punct, spațiu — 1.234,56 lei înseamnă o mie două sute treizeci și patru de lei și 56 de bani; pe un bon britanic punctul e separator zecimal, iar forinții se tipăresc de obicei fără zecimale. Instrumentul întoarce sumele ca numere simple, cu punct zecimal.
• Data fără an — Dacă pe document apar doar ziua și luna, data rămâne goală: instrumentul nu inventează anul. Pe bonurile din Austria și Italia ziua stă înaintea lunii.
• Totalul nu se potrivește cu liniile — Atunci instrumentul raportează ambele valori și o spune în note. Nu „repară” calculul pe tăcute — o sumă corectată pe tăcute nu o mai observă nimeni.
• Hârtie termică decolorată — Un bon dintr-o cabină încinsă e uneori pe jumătate alb după câteva săptămâni. Un câmp gol marcat ilizibil e mai bun decât un număr greșit, dar plauzibil: câmpul gol se vede, numărul greșit nu.

Ce face exact instrumentul de pe această pagină?

• Cititorul este un instrument public Logistivo și funcționează fără cont. Primește o singură imagine sau un singur PDF la fiecare rulare — JPEG, PNG, WebP, HEIC sau PDF, de până la 8 MB — și returnează: tipul documentului, denumirea comerciantului, codul țării, codul de TVA al comerciantului, numărul documentului, data, moneda, totalul cu TVA, valoarea fără TVA, suma și cota TVA, o categorie (combustibil, taxă de drum, feribot, parcare, reparație, masă, cazare, taxă vamală sau altele), cantitatea cu unitatea de măsură, prețul unitar, un indiciu despre modul de plată, liniile, un scor de încredere, lista câmpurilor ilizibile, note și un scurt rezumat în limba română.
• Rezultatul se afișează integral — nimic nu e tăiat ca să vă forțeze să vă înregistrați. Numărul de rulări gratuite pe vizitator este limitat și se aplică, împreună, tuturor instrumentelor AI gratuite Logistivo; contează doar un rezultat reușit — o cerere respinsă sau eșuată nu consumă o rulare. Contorul de lângă buton arată câte v-au rămas, apoi site-ul vă propune un cont gratuit. Fișierul nu este scris pe disc: e procesat, rezultatul se întoarce, iar fișierul dispare. Pentru cotă rămâne doar un rând de contor ireversibil.
• Dacă imaginea încărcată nu este un document comercial — o fotografie a unui palet, un permis de conducere —, toate câmpurile rămân goale, iar rezumatul descrie ce se vede de fapt în imagine.

Ce nu face instrumentul

• Ce nu face instrumentul — Aceste limite sunt instrucțiunile de folosire ale rezultatului; ele descriu produsul așa cum este astăzi.
• Nu decide dacă documentul e o factură valabilă, dacă TVA e deductibilă sau dacă cheltuiala e deductibilă.
• Nu depune formularul 318 și nicio altă cerere de rambursare și nu se conectează la ANAF sau la RO e-Factura.
• Nu convertește valute și nu recalculează totaluri; când documentul se contrazice, raportează ambele sume.
• Nu citește codul fiscal sau numele cumpărătorului — dacă firma voastră apare pe bon, verificați voi.
• Nu știe al cui era cardul. Un slip obișnuit de plată cu cardul rămâne card, nu „cardul șoferului”.
• Un document la o rulare. Zece bonuri într-o singură fotografie sunt pentru cititor un singur document, iar rezultatul nu va fi de încredere.
• Nu ghicește. Un câmp ilizibil sau absent de pe document rămâne gol și apare în lista câmpurilor ilizibile.

Ce face Logistivo cu bonul șoferului?

• În Logistivo, aceasta nu e un ecran separat, ci un flux de lucru. Șoferul scanează bonul cu aplicația pentru șoferi de pe telefon; rândul apare imediat, iar câmpurile se completează în fundal. AI-ul convertește suma în moneda aleasă de firmă — EUR, USD sau TRY — la cursul din data bonului și leagă cheltuiala de vehiculul atribuit șoferului în acea zi. Dacă nu se găsește un curs, sistemul nu presupune un curs de 1,0: rândul rămâne neconvertit și este afișat separat, în loc să micșoreze pe tăcute totalul.
• Managerul de flotă aprobă cheltuiala și o include în contul șoferului. Un bon plătit cu un card de combustibil precum DKV sau UTA nu este trecut ca datorie sau creanță a șoferului: acele costuri le facturează firmei emitentul cardului. Dacă șoferul nu are bon, poate declara cheltuiala fără bon — dacă firma permite acest lucru.
• Mai multe: aplicația pentru șoferi Logistivo și Logistivo pentru transportatori. Panoul este disponibil în engleză și în turcă; cititorul de pe această pagină răspunde în română.
• aplicația pentru șoferi Logistivo · Logistivo pentru transportatori

Încărcați o fotografie, primiți câmpurile

Tastarea manuală a bonurilor strânse pe traseu consumă timp și produce erori. Încărcați fotografia unui bon: comerciantul, data, suma, TVA, moneda și liniile se întorc dintr-o dată. Limba bonului nu contează.

Imaginea bonului sau a facturii

Întrebări frecvente

Pot deduce TVA de pe un bon fiscal fără CIF-ul firmei?

Nu pe baza bonului ca factură simplificată. Normele Codului fiscal permit justificarea deducerii cu bonuri care îndeplinesc condițiile facturii simplificate doar dacă furnizorul a tipărit pe bon, cu aparatul de marcat electronic fiscal, codul de TVA al beneficiarului.

Până la ce sumă e bonul cu CIF factură simplificată?

Până la 100 de euro inclusiv TVA, la cursul prevăzut la art. 290 din Codul fiscal. Peste acest prag aveți nevoie de o factură completă, cu toate informațiile din art. 319 alin. (20).

Bonurile cu CIF trebuie trimise în RO e-Factura?

Nu. Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate sunt exceptate de la transmiterea în RO e-Factura, atât în relația B2B, cât și în relația B2C.

Până când depun formularul 318 pentru TVA plătită în 2026?

Până la 30 septembrie 2027. Formularul se completează electronic, se validează, se semnează electronic și se transmite prin portalul ANAF, care îl înaintează statului de rambursare.

Care sunt pragurile minime pentru rambursarea TVA din UE?

400 de euro pentru o perioadă mai scurtă de un an calendaristic, dar de cel puțin 3 luni, și 50 de euro pentru un an calendaristic întreg sau pentru perioada rămasă din an.

Cât timp păstrez bonurile și facturile?

Potrivit Legii contabilității, registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Facturile pot fi stocate pe hârtie sau electronic, inclusiv după conversia din hârtie.

Instrumentul îmi salvează fișierul?

Nu. Fișierul nu este scris pe disc: e procesat, rezultatul se întoarce, iar fișierul dispare. Rămâne doar un rând de contor ireversibil, pentru cotă.

Logistivo separă cheltuielile cu cardul de combustibil de cele avansate de șofer?

Da. Un bon plătit cu un card de combustibil precum DKV sau UTA nu intră în soldul șoferului, pentru că acele costuri le facturează firmei emitentul cardului. Cheltuielile plătite în numerar sau cu cardul personal intră, după aprobare, în contul șoferului.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch). To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the public command catalog at https://logistivo.com/api/public/cli/catalog (JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation: https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal access token, in the user's own environment.