Belegerkennung per KI: Quittungen und Rechnungen auslesen

Eine KI-Belegerkennung liest aus einem fotografierten oder gescannten Beleg strukturierte Felder aus: Händler, USt-IdNr. des Händlers, Belegnummer, Datum, Währung, Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz sowie Positionen. Sie rät nicht — nicht lesbare Felder bleiben leer und werden ausdrücklich als unlesbar gemeldet; Währungen werden nicht umgerechnet und gedruckte Summen nicht nachgerechnet. Ob der Beleg den Vorsteuerabzug trägt, entscheidet nicht das Werkzeug, sondern § 15 UStG in Verbindung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG bzw. § 33 UStDV.

Eine Tour endet, und im Ordner liegt ein Stapel Thermopapier: Diesel in Nürnberg, Maut in Villach, Fähre in Triest, ein Parkschein aus Ungarn, eine Reifenrechnung von der Autobahn. Jeder dieser Zettel beantwortet zwei verschiedene Fragen. Die erste ist eine Kostenfrage — wohin ist das Geld geflossen, auf welches Fahrzeug, auf welche Tour. Die zweite ist eine Belegfrage — trägt dieses Papier den Vorsteuerabzug, wie lange muss es aufbewahrt werden, darf es nach dem Scannen weg.
Eine Belegerkennung löst die erste Frage in Sekunden. Die zweite löst sie nicht — sie liefert aber genau die Felder, die man dafür braucht. Der Rest dieser Seite behandelt die zweite Frage.

Was muss auf dem Beleg stehen, damit der Vorsteuerabzug hält?

§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG formuliert die Hürde formal: Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Nicht "bezahlt hat", nicht "belegen kann" — besitzt.

§ 14 Abs. 4 UStG zählt dann die Pflichtangaben auf. Zehn Positionen, und die erste ist die, an der Belege von der Tankstelle regelmäßig scheitern:
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bzw. der Vereinnahmung bei Anzahlungen)
nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers in den Fällen des § 14b
die Angabe "Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger abrechnet

Das Ventil dafür ist § 33 UStDV: Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz. Der Name des Empfängers wird hier gerade nicht verlangt.
bis 250 Euro — Erforderlicher Inhalt: § 33 UStDV — Name/Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art, Entgelt und Steuer in einer Summe, Steuersatz
über 250 Euro — Erforderlicher Inhalt: § 14 Abs. 4 UStG — zehn Pflichtangaben, einschließlich Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Fahrausweise — Erforderlicher Inhalt: § 34 UStDV — Name/Anschrift des Beförderungsunternehmers, Datum, Entgelt und Steuer in einer Summe, Steuersatz; bei grenzüberschreitender Beförderung zusätzlich eine Bescheinigung des Beförderers über den Inlandsanteil

Daraus folgt die einzige Regel, die jeder Fahrer kennen muss: Über 250 Euro gehört der Firmenname mit vollständiger Anschrift auf den Beleg. Das ist der Mangel, der sich im Nachhinein am schwersten heilen lässt.

Darf der Papierbeleg nach dem Scannen vernichtet werden?

§ 147 Abs. 2 AO erlaubt es, aufbewahrungspflichtige Unterlagen "auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern" aufzubewahren — vorausgesetzt, die Wiedergabe stimmt mit dem Original bildlich und inhaltlich überein und die Daten sind während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar. Das ist die gesetzliche Grundlage für das ersetzende Scannen.
Entscheidend ist die Formulierung "bildlich und inhaltlich". Eine Extraktion ist keine bildliche Wiedergabe: Wer nur die ausgelesenen Felder speichert und das Bild wegwirft, hat den Beleg nicht ersetzt, sondern verloren. Wer das Papier vernichten will, muss das Bild behalten — nicht nur die Zahlen daraus.

Die Fristen sind gestaffelt und seit der Verkürzung für Buchungsbelege nicht mehr einheitlich:
10 Jahre — Unterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | Grundlage: § 147 Abs. 3 AO
8 Jahre — Unterlagen: Buchungsbelege | Grundlage: § 147 Abs. 3 AO
8 Jahre — Unterlagen: Rechnungskopien und erhaltene Rechnungen; Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | Grundlage: § 14b UStG
6 Jahre — Unterlagen: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | Grundlage: § 147 Abs. 3 AO

Zum Vergleich, weil internationale Flotten beides brauchen: In Großbritannien verlangt HMRC eine Aufbewahrung von mindestens 6 Jahren und akzeptiert ausdrücklich das Bild anstelle des Originals, sofern das Bild alle für Umsatzsteuerzwecke erforderlichen Angaben enthält — mit der ausdrücklichen Gegenausnahme, dass das Original zu behalten ist, wenn nur ausgewählte Daten manuell in eine Software übernommen wurden.
Die verwaltungsseitigen Anforderungen an das Verfahren selbst (Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung) regelt das BMF-Schreiben zu den GoBD. Dieses Schreiben ließ sich hier nicht aus der Primärquelle abrufen; die konkreten Randziffern und Fristen bitte am aktuellen BMF-Text prüfen, bevor Papier vernichtet wird.

Wie hole ich im EU-Ausland gezahlte Vorsteuer zurück?

Das Vorsteuervergütungsverfahren für in Deutschland ansässige Unternehmer läuft nicht über die ausländische Behörde, sondern über das BZStOnline-Portal (BOP). Papieranträge sind nicht zulässig.
Die Eckdaten laut Bundeszentralamt für Steuern: Der Antrag ist "binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist, zu stellen, also bis zum 30. September". Die Mindestbeträge liegen bei 400 Euro im Regelfall und bei 50 Euro, wenn der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder dessen letzten Zeitraum umfasst. Ein praktischer Hinweis für große Flotten: Das BOP-Formular ist auf 1.000 Anlagepositionen begrenzt; darüber hinaus steht die Massendatenschnittstelle ELMA5 zur Verfügung.
Spiegelbildlich gilt für EU-Unternehmer, die deutsche Vorsteuer zurückholen: Antrag bis spätestens 30. September des Folgejahres, Vergütungszeitraum mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate in einem Kalenderjahr (die Restzeit eines Jahres darf kürzer sein), Mindestbeträge 400 bzw. 50 Euro. Rechnungskopien sind elektronisch beizufügen ab 1.000 Euro — bei Kraftstoffrechnungen aber schon ab 250 Euro Entgelt ohne Umsatzsteuer.
Dieser eine abweichende Schwellenwert sagt mehr über die Praxis als jede Erklärung: Kraftstoffbelege werden im Vergütungsverfahren genauer angesehen als alles andere.

Was gilt für Unternehmer aus Drittstaaten?

Für Antragsteller ohne Sitz in der EU — türkische, serbische, schweizerische, britische Frachtführer — gilt ein deutlich strengeres Regime, und ein deutscher Auftraggeber sollte es kennen, wenn er mit solchen Subunternehmern arbeitet.
Nach Angaben des BZSt ist der Antrag innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, in dem der Anspruch entstanden ist; diese Frist ist nicht verlängerbar. Die Mindestbeträge liegen bei 1.000 Euro für Zeiträume ab drei Monaten und bei 500 Euro für das volle Kalenderjahr oder dessen letzten Zeitraum. Erforderlich ist eine behördliche Unternehmerbescheinigung des Ansässigkeitsstaates, die ein Jahr ab Ausstellung gültig ist; ein Antrag, der später als ein Jahr nach Ausstellung eingereicht wird, braucht eine neue Bescheinigung. Seit dem 1. Januar 2026 sind Rechnungen und Einfuhrbelege über 250 Euro in das Online-Portal hochzuladen.

Die eigentliche Hürde steht davor: § 18 Abs. 9 UStG verlangt Gegenseitigkeit. Der Ansässigkeitsstaat muss deutschen Unternehmern seinerseits Umsatzsteuer vergüten oder gar keine erheben; welche Staaten das erfüllen, listet ein BMF-Schreiben. Vor dem Aufwand einer Antragsvorbereitung gehört ein Blick in die aktuelle Liste.
Frist (deutsche Vorsteuer) — EU-Unternehmer: 30. September des Folgejahres | Drittstaaten-Unternehmer: 6 Monate nach Jahresende, nicht verlängerbar
Mindestbetrag — EU-Unternehmer: 400 € / 50 € bei Jahresantrag | Drittstaaten-Unternehmer: 1.000 € / 500 € bei Jahresantrag
Mindestzeitraum — EU-Unternehmer: 3 aufeinanderfolgende Monate | Drittstaaten-Unternehmer: 3 aufeinanderfolgende Monate
Unternehmerbescheinigung — EU-Unternehmer: nicht erforderlich | Drittstaaten-Unternehmer: erforderlich, 1 Jahr gültig
Rechnungsbelege — EU-Unternehmer: elektronisch ab 1.000 € / 250 € Kraftstoff | Drittstaaten-Unternehmer: Upload ab 250 € (seit 1.1.2026)
Gegenseitigkeit — EU-Unternehmer: – | Drittstaaten-Unternehmer: ja, § 18 Abs. 9 UStG

Tankkarte: Wer stellt eigentlich die Rechnung?

Der Slip an der Zapfsäule und die Monatsrechnung von DKV, UTA, Eurowag oder Shell sind nicht dasselbe Dokument, und die Verwechslung kostet zweimal.
Der Slip belegt, dass getankt wurde: welche Station, wie viele Liter, oft Kennzeichen und Kilometerstand. Er ist aber in der Regel nicht auf den Firmennamen ausgestellt, und die Leistungskette läuft über den Kartenanbieter. Gebucht wird die Abrechnung des Anbieters; der Slip ist der Nachweis hinter deren Positionen.
Formal deckt sich das mit § 15 UStG: Ohne eine nach §§ 14/14a ausgestellte Rechnung kein Abzug. Ein Slip über 250 Euro ohne Name und Anschrift des Leistungsempfängers ist keine solche Rechnung.
Betriebswirtschaftlich ist die Folge noch wichtiger: Mit der Tankkarte bezahltes Geld hat die Fahrerkasse nie verlassen. Wer diese Beträge dem Fahrerkonto gutschreibt, bezahlt dem Fahrer eine Auslage, die er nie hatte. Barzahlung und die private Karte des Fahrers werden erstattet, Tankkartenumsätze nicht.
Und: Aus keinem Beleg geht hervor, wem die Karte gehört. Ein gewöhnlicher VISA- oder Girocard-Slip kann die Firmenkarte oder die private Karte sein. Diese Unsicherheit offen zu lassen und nachzufragen ist billiger, als sie zu raten — eine zu niedrig gebuchte Erstattung reklamiert der Fahrer, eine zu hohe nicht.

Welcher Aufwand wird mit welchem Beleg nachgewiesen?

Diesel / AdBlue — Erwarteter Beleg: Tankbeleg oder Rechnung; bei Tankkarte die Abrechnung des Anbieters | Achtung: Liter und Literpreis gehören mit ausgelesen — die Verbrauchsauswertung hängt daran
Maut, Brücke, Tunnel — Erwarteter Beleg: Mautbeleg, Vignette, elektronische Abrechnung | Achtung: Umsatzsteuerliche Behandlung variiert je Land; vor dem Vergütungsantrag prüfen
Fähre / RoRo — Erwarteter Beleg: Ticket oder Rechnung des Beförderers | Achtung: Trägt das Ticket die Angaben des § 34 UStDV, gilt es als Rechnung
Parken / Autohof — Erwarteter Beleg: Beleg, meist Kleinbetrag | Achtung: Unter 250 Euro ohne Empfängernamen ausreichend (§ 33 UStDV)
Übernachtung — Erwarteter Beleg: Hotelrechnung auf den Firmennamen | Achtung: Für Berufskraftfahrer teils durch Pauschale ersetzt (siehe unten)
Verpflegung — Erwarteter Beleg: Beleg | Achtung: Wird durch Pauschbeträge verdrängt — Belege sammeln bringt hier nichts
Bußgeld — Erwarteter Beleg: Bescheid | Achtung: Nicht abziehbar, auch nicht die Vorsteuer
Reifen / Pannenhilfe — Erwarteter Beleg: Werkstattrechnung | Achtung: Kennzeichen und Kilometerstand auf dem Beleg erleichtern die Fahrzeugzuordnung

Verpflegungspauschale statt Belegen — was gilt für Berufskraftfahrer?

Ein erheblicher Teil des Fahreraufwands wird in Deutschland gar nicht über Belege abgerechnet, sondern über Pauschbeträge. Das ändert, welche Zettel überhaupt eingesammelt werden müssen.
§ 9 Abs. 4a EStG setzt für Auswärtstätigkeiten im Inland 28 Euro je Kalendertag bei ganztägiger Abwesenheit von 24 Stunden an sowie jeweils 14 Euro für An- und Abreisetag; 14 Euro gelten auch für einen Kalendertag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Für Auslandstätigkeiten treten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge an diese Stelle.
Für Fahrer, die im Fahrzeug übernachten, kommt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG hinzu: eine Pauschale von 9 Euro je Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann und in einer Schlafkabine des vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeugs übernachtet.
Die Gegenrichtung steht in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG: Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen mindern den Gewinn grundsätzlich nicht, außer in den von § 9 geregelten Fällen. Verpflegungsbelege zu scannen ersetzt also keine Pauschale — es dupliziert sie im schlechtesten Fall.

Sind Bußgelder abziehbar?

Nein, und zwar doppelt nicht.
§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG schließt "Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder, die von einem Gericht oder einer Behörde" festgesetzt werden, vom Betriebsausgabenabzug aus. Auf der Umsatzsteuerseite lohnt ein genauer Blick: § 15 Abs. 1a UStG versagt den Vorsteuerabzug nur für Aufwendungen, die unter § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, Nr. 7 oder § 12 Nr. 1 EStG fallen — Nr. 8, wo die Geldbußen stehen, ist davon nicht erfasst. Bei einer Geldbuße entsteht ohnehin keine abziehbare Vorsteuer, weil sie kein Entgelt für eine Leistung ist; entscheidend ist die Natur der Zahlung, nicht der Verweis.
§ 4 Abs. 7 EStG verlangt zusätzlich, dass die in Absatz 5 genannten Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das ist ein direkter Hinweis für die Belegerfassung: Eine eigene Kategorie für Bußgelder ist nicht Komfort, sondern Aufzeichnungspflicht.
Zum Vergleich: In Großbritannien wird dasselbe Ergebnis über die Rechtsprechung erreicht (CIR v Alexander von Glehn Ltd, McKnight v Sheppard) — der Strafcharakter schließt den Abzug aus, weil die gesetzgeberische Politik sonst verwässert würde.

Ab wann ist ein Fahrzeug mautpflichtig?

§ 1 BFStrMG erfasst Fahrzeuge mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse von mehr als 3,5 Tonnen, die für den Güterkraftverkehr bestimmt oder verwendet werden. Ausgenommen sind unter anderem Kraftomnibusse, Fahrzeuge von Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten, Straßenunterhaltungs- und Winterdienstfahrzeuge, Fahrzeuge humanitärer Hilfsorganisationen, land- und forstwirtschaftliche Fahrzeuge, emissionsfreie schwere Nutzfahrzeuge bis zum 30.6.2031 sowie Handwerkerfahrzeuge unter 7,5 Tonnen im nicht-gewerblichen Güterverkehr. Einzelne grenznahe Autobahnabschnitte (auf der A 5 und der A 6) sind mautfrei.
Ob auf die deutsche Lkw-Maut Umsatzsteuer entfällt, konnte für diese Seite nicht aus der Primärquelle bestätigt werden — vor der Aufnahme von Mautbelegen in einen Vergütungsantrag bitte gesondert prüfen.

Wo irrt die maschinelle Erkennung?

Fehler beim Belegauslesen sind nicht zufällig verteilt. Sie sammeln sich an fünf Stellen, und alle fünf sind prüfbar.
Dezimaltrennzeichen — 1.234,56 und 1 234,56 sind dieselbe Zahl: 1234,56. Punkt und Leerzeichen sind Tausendertrennzeichen. Zwei Ziffern nach dem letzten Trennzeichen sind immer der Dezimalteil — 412,55 ist nie 41255.
Währungen ohne Nachkommastellen — 45 600 Ft ist 45600, nicht 456,00.
Datumsreihenfolge — Auf europäischen Routen ist 03.04.2026 tagesführend. Sind Tag und Monat beide kleiner als 13 und gibt es keinen weiteren Hinweis, ist leer die richtige Antwort, nicht eine Vermutung. Fehlt die Jahreszahl, wird sie nicht erfunden.
Mehrere Steuersätze — Weist ein Beleg zwei Sätze aus, ist der Steuerbetrag die Summe beider Zeilen. Nur eine zu lesen kürzt den Vorsteuerabzug.
Summe gegen Positionen — Widersprechen sich gedruckte Endsumme und Positionssumme, ist die richtige Reaktion, beides zu melden — nicht die Rechnung stillschweigend zu korrigieren.

Dazu kommt die Belegqualität: Thermodruck verblasst, knickt, wird am Rand abgeschnitten und schräg fotografiert. Ein leer gelassenes und als unlesbar markiertes Feld ist immer besser als ein plausibel gefülltes falsches — das leere Feld sieht man, das falsche nicht.

Wie Logistivo das im Produkt löst — und was es nicht tut

Das Werkzeug auf dieser Seite ist ein öffentlich zugänglicher Leser (public-receipt-reader) und funktioniert ohne Konto. Es nimmt ein Bild oder PDF entgegen, bis 8 MB, als JPEG, PNG, WebP, HEIC oder PDF. Ausgelesen werden Belegart, Händlername, Länderkennzeichen, USt-IdNr. des Händlers, Belegnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz, Kategorie, Menge und Einheit, Einzelpreis, ein Zahlungshinweis, Positionen, ein Konfidenzwert, eine ausdrückliche Liste unlesbarer Felder, Anmerkungen und eine kurze Zusammenfassung in der Sprache des Besuchers. Das Ergebnis wird vollständig angezeigt — es wird nichts beschnitten, um zur Anmeldung zu zwingen; die Kontoschranke kommt nach dem Ergebnis. Ein kostenloser Durchlauf je Besucher, danach ist ein Konto erforderlich; die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich, bei jährlicher Zahlung mit 5 % Nachlass. Die hochgeladene Datei wird nicht auf die Festplatte geschrieben, sondern direkt an das Modell übergeben.
Im Produkt ist daraus ein Ablauf geworden statt einer Maske. Der Fahrer scannt den Beleg am Telefon (VisionKit unter iOS, ML Kit unter Android, beide mit Kantenerkennung); die Zeile erscheint sofort, die Felder füllen sich im Hintergrund. Jeder Beleg fällt in eine von 17 Kategorien — Kraftstoff, AdBlue, Maut, Fähre, Parken, Wäsche, Waage, Reifen, Pannenhilfe, Wartung, Bußgeld, Verpflegung, Übernachtung, Visa/Gebühren, Zollkosten, Versicherung, Sonstiges. Erkannte Tankkartenmarke und die letzten vier Kartenziffern werden gegen das Kartenverzeichnis des Unternehmens aufgelöst (DKV, UTA, Eurowag, E100, Shell, OMV, Aral, Petrol Ofisi, Opet); bei einem Treffer wird der Umsatz als vom Kartenanbieter an das Unternehmen fakturiert geführt und dem Fahrerkonto nicht gutgeschrieben. Beträge werden in die vom Unternehmen gewählte Währung (EUR, USD oder TRY) umgerechnet, und zwar zum Kurs des Belegdatums; lässt sich kein Kurs ermitteln, wird nicht 1,0 unterstellt — die Zeile bleibt unumgerechnet und die Auswertung weist das gesondert aus, statt still eine zu kleine Summe zu zeigen.

Was es nicht tut:
Es stellt bei keiner Behörde einen Vergütungsantrag. Kein BOP-Upload, keine Unternehmerbescheinigung, keine Gegenseitigkeitsprüfung. Die USt-IdNr. des Händlers wird für denjenigen ausgelesen, der den Antrag baut — gebaut wird er nicht.
Es entscheidet nicht, ob ein Beleg den Anforderungen der §§ 14, 33 genügt oder ob die Vorsteuer abziehbar ist.
Es kategorisiert ein Bußgeld als Bußgeld, sagt aber nichts zur Abziehbarkeit. Die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG bleibt Ihre Buchhaltung.
Es weiß nicht, wem die Karte gehört. Ein gewöhnlicher Kartenslip bleibt unbestimmt, statt dem Fahrer zugerechnet zu werden.
Es rechnet keine Währungen um, rechnet keine Summen nach und korrigiert keine Arithmetik (im öffentlichen Werkzeug; die Umrechnung im Produkt ist ein eigener, mit Kurs, Datum und Quelle nachvollziehbarer Schritt).
Ein Dokument je Durchlauf. Zehn nebeneinander gelegte Belege auf einem Foto sind für dieses Werkzeug ein Dokument.
Die Oberfläche des Panels gibt es nur auf Türkisch und Englisch; das öffentliche Werkzeug schreibt seine Zusammenfassung in neun Sprachen, darunter Deutsch.
Auf der Flottenseite werden keine Tachographendaten (.ddd) gelesen, es gibt keine Telematikbox im Fahrzeug; die Position stammt allein vom Telefon des Fahrers. Für Hauptuntersuchung und Tachographenkalibrierung wird die Gültigkeitsfrist überwacht — die Prüfung selbst führt das System nicht durch.

Die Buchhaltungsschicht ist auf den türkischen Einheitskontenrahmen aufgesetzt. Für die Buchung nach SKR03 oder SKR04 gibt es derzeit keine Exportfunktion für Fahrerbelege: die Daten stehen in der Oberfläche und über die API zur Verfügung, eine Datei für den Steuerberater erzeugt das System an dieser Stelle nicht.

Was dieses Werkzeug nicht kann

Die Grenzen eines Werkzeugs zu benennen ist kein Eingeständnis, sondern die Gebrauchsanweisung für das Ergebnis. Das Folgende gilt für den heutigen Stand des Produkts.
Ein Dokument je Durchlauf. Mehrere nebeneinander liegende Belege auf einem Foto werden als ein Dokument behandelt und liefern kein verlässliches Ergebnis.
Maximale Dateigröße 8 MB; zulässige Formate JPEG, PNG, WebP, HEIC und PDF.
Es rechnet keine Währungen um, rechnet gedruckte Summen nicht nach und korrigiert keine Arithmetik — es meldet, was gedruckt ist, und weist Abweichungen zwischen Endsumme und Positionen aus.
Es rät nicht: unlesbare Felder bleiben null und werden ausdrücklich gelistet. Fehlt die Jahreszahl, bleibt das Datum leer.
Es beurteilt nicht, ob ein Beleg den §§ 14, 14a UStG bzw. § 33 UStDV genügt, ob die Vorsteuer abziehbar oder der Aufwand als Betriebsausgabe zulässig ist.
Es stellt bei keiner Behörde einen Vergütungsantrag und beschafft keine Unternehmerbescheinigung.
Aus dem Beleg lässt sich nicht ableiten, wem die verwendete Karte gehört — zurückgegeben wird nur ein Zahlungshinweis.
Ein kostenloser Durchlauf je Besucher, danach ist ein Konto erforderlich (monatliche Abrechnung). Ist das Tageslimit erreicht, schaltet sich das Werkzeug ab und sagt das offen.

Foto hochladen, Felder erhalten

Unterwegs gesammelte Belege abzutippen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Laden Sie ein Foto hoch: Händler, Datum, Betrag, Steuer, Währung und Positionen kommen in einem Zug zurück. Die Sprache des Belegs spielt keine Rolle.

Beleg- oder Rechnungsbild

Häufig gestellte Fragen

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

§ 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmt und die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Wichtig: Nur die ausgelesenen Felder zu speichern genügt nicht — das ist keine bildliche Wiedergabe. Die verwaltungsseitigen Anforderungen an das Verfahren (GoBD, Verfahrensdokumentation) sind zusätzlich am aktuellen BMF-Schreiben zu prüfen.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen. § 14b UStG setzt für erhaltene und ausgestellte Rechnungen acht Jahre an, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bis zu welchem Betrag genügt ein Kleinbetragsbeleg?

Bis 250 Euro Gesamtbetrag. Nach § 33 UStDV reichen dann Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz. Der Name des Leistungsempfängers ist nicht erforderlich — über 250 Euro schon, dann greifen die zehn Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG.

Bis wann muss der Vorsteuervergütungsantrag gestellt sein?

Für in Deutschland ansässige Unternehmer bis zum 30. September des Folgejahres, ausschließlich elektronisch über das BZStOnline-Portal; Papieranträge sind nicht zulässig. Mindestbetrag 400 Euro, bei Anträgen über das ganze Kalenderjahr oder dessen letzten Zeitraum 50 Euro. Für Antragsteller aus Drittstaaten gilt eine nicht verlängerbare Frist von sechs Monaten nach Jahresende und Mindestbeträge von 1.000 bzw. 500 Euro.

Muss ich Verpflegungsbelege des Fahrers sammeln?

Für den Betriebsausgabenabzug in der Regel nicht: § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG schließt Verpflegungsmehraufwendungen grundsätzlich aus, geregelt wird stattdessen über die Pauschbeträge des § 9 Abs. 4a EStG — 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, je 14 Euro für An- und Abreisetag. Für Fahrer, die in der Schlafkabine übernachten, kommt nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG eine Pauschale von 9 Euro je Kalendertag hinzu.

Entscheidet das Werkzeug, ob die Vorsteuer abziehbar ist?

Nein. Es liest die auf dem Beleg gedruckten Felder aus — Händler, USt-IdNr., Datum, Beträge, Steuer, Währung, Positionen. Ob das Dokument den §§ 14, 14a bzw. § 33 UStDV genügt und ob der Abzug zusteht, ist eine Beurteilung, die Ihre Buchhaltung und Ihr Steuerberater vornehmen.

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