Software di gestione flotta e localizzazione veicoli in Italia: quali obblighi scattano, e che cosa li fa scattare

Name: Logistivo
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In Italia un software di gestione flotta che registra la posizione dei veicoli guidati da dipendenti ricade nell'art. 4, comma 1, della legge 300/1970: può essere installato solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale, e solo previo accordo con RSA/RSU oppure — «in mancanza di accordo» — previa autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro, che per la localizzazione satellitare pubblica un modulo dedicato (INL 1.2). L'obbligo scatta sulla semplice possibilità di controllo a distanza, anche «accidentale e/o indiretta e/o potenziale», quindi non si estingue con una policy interna che vieta di guardare la mappa. Si aggiungono la valutazione d'impatto obbligatoria (Garante, provv. 467/2018, All. 1, punto 5), le prescrizioni del provvedimento del Garante n. 370 del 4 ottobre 2011 (niente monitoraggio continuativo, vetrofania a bordo, tempi di conservazione commisurati) e l'informativa dell'art. 4, comma 3, che resta dovuta anche quando si invoca l'eccezione del comma 2.

Fonte: Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri · Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) · Garante per la protezione dei dati personali · Unione europea — Ufficio delle pubblicazioni (testo recuperato da publications.europa.eu/resource/celex/32010R0581) · Unione europea — Ufficio delle pubblicazioni (testo recuperato da publications.europa.eu/resource/celex/32014R0165). Ultimo aggiornamento dei dati: 18 agosto 2026.

In Italia l'ordine delle decisioni su un software di gestione flotta con localizzazione dei veicoli è rovesciato rispetto a quello che suggerisce il ciclo d'acquisto. La scelta del fornitore non è la prima. Prima ci sono atti che il responsabile di flotta non firma da solo, e che devono esistere prima che venga salvato il primo punto di posizione.
Il motivo sta nel testo della norma. L'art. 4, comma 1, della legge 20 maggio 1970, n. 300 — nella versione riscritta dall'art. 23 del D.Lgs. 151/2015 — riguarda «gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori». Non «gli strumenti usati per controllare». Il modulo con cui l'Ispettorato nazionale del lavoro raccoglie le istanze per la localizzazione satellitare è ancora più esplicito: chiede di dichiarare che dalle esigenze indicate «può derivare, in via accidentale e/o indiretta e/o potenziale, la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori» (modulo INL 1.2, punto 2).
Questa pagina è costruita intorno a quella distinzione, estesa a tutti gli obblighi che una flotta italiana incontra su questo terreno. La domanda che organizza il materiale non è che cosa impone l'obbligo, ma di che natura è il fatto che lo fa scattare: una possibilità, un atto, una data, o una caratteristica oggettiva del veicolo. Da quella natura dipende come l'obbligo si spegne — con la firma di un terzo, con un tuo atto interno, o con un calendario — e quindi quale parte del lavoro un software può effettivamente portare al posto tuo.

Perché la domanda giuridica non è «che cosa farete con i dati»?

Perché il comma 1 dell'art. 4 non descrive un comportamento, descrive una proprietà dell'impianto. Il presupposto è che dallo strumento «derivi anche la possibilità» di controllo a distanza dell'attività: la parola anche colloca il controllo fra gli effetti collaterali ammessi, non fra gli scopi richiesti.
La conseguenza pratica è che una promessa di comportamento non è un rimedio. Un'azienda che installa localizzatori e adotta internamente la regola «la mappa si guarda solo in caso di furto» non ha ridotto la possibilità di controllo: ha ridotto l'uso. Il presupposto normativo resta integro, e resta integra la necessità del titolo.
Lo stesso presupposto compare, quasi con le stesse parole, in un atto di un'autorità diversa. Nell'elenco delle tipologie di trattamento da sottoporre obbligatoriamente a valutazione d'impatto, il Garante per la protezione dei dati personali indica al punto 5 i «trattamenti effettuati nell'ambito del rapporto di lavoro mediante sistemi tecnologici (anche con riguardo ai sistemi di videosorveglianza e di geolocalizzazione) dai quali derivi la possibilità di effettuare un controllo a distanza dell'attività dei dipendenti» (provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018, Allegato 1, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 269 del 19 novembre 2018).
Due autorità distinte, due procedimenti distinti, lo stesso tipo di fatto scatenante.

Quali obblighi scattano, e che cosa li fa scattare?

Gli obblighi che riguardano la localizzazione dei veicoli aziendali non si distinguono per materia — privacy da una parte, circolazione dall'altra — ma per la natura del fatto che li fa scattare: una possibilità, un atto, una data, una caratteristica del veicolo. Ogni riga indica quel fatto e ciò che spegne l'obbligo.
Accordo sindacale o autorizzazione prima dell'installazione — Fatto che lo fa scattare: L'impianto può consentire il controllo a distanza dell'attività, anche in via accidentale, indiretta o potenziale — Natura del fatto: POSSIBILITÀ — Che cosa lo spegne: FIRMA DI UN TERZO — RSU/RSA (o le associazioni comparativamente più rappresentative) oppure il provvedimento dell'Ispettorato. Nessuna decisione interna lo sostituisce — Fonte: Art. 4, co. 1, L. 300/1970; modulo INL 1.2, punto 2
Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) — Fatto che lo fa scattare: Il trattamento avviene nel rapporto di lavoro con sistemi tecnologici da cui derivi la possibilità di controllo a distanza — Natura del fatto: POSSIBILITÀ — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — la valutazione, redatta e documentata. Nessuna autorità la approva né la rilascia — Fonte: Garante, provv. n. 467/2018, All. 1, punto 5
Avviso visibile a bordo del veicolo — Fatto che lo fa scattare: L'impiego di sistemi di localizzazione su veicoli usati per la prestazione lavorativa — Natura del fatto: POSSIBILITÀ — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — l'apposizione materiale della vetrofania «VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE» o di avviso equivalente — Fonte: Garante, provv. n. 370 del 4.10.2011, punto 4
Informativa adeguata al lavoratore — Fatto che lo fa scattare: L'uso dello strumento — vale sia nel caso del comma 1 sia in quello del comma 2 — Natura del fatto: POSSIBILITÀ — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — l'informazione su «modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli» — Fonte: Art. 4, co. 3, L. 300/1970
Utilizzabilità delle informazioni «a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro» — Fatto che lo fa scattare: L'atto di usare l'informazione: contestazione disciplinare, calcolo della retribuzione, prova in giudizio — Natura del fatto: ATTO — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — l'informativa già resa, più il rispetto della disciplina sui dati personali — Fonte: Art. 4, co. 3, L. 300/1970
Divieto, di regola, di monitoraggio continuativo — Fatto che lo fa scattare: L'atto di monitorare la posizione — Natura del fatto: ATTO — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — limitare la consultazione ai casi in cui è necessaria per la finalità dichiarata — Fonte: Garante, provv. n. 370/2011, dispositivo, lett. a
Designazione del fornitore che eroga il servizio di localizzazione — Fatto che lo fa scattare: L'atto di affidare a un terzo la localizzazione e la trasmissione della posizione — Natura del fatto: ATTO — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — l'atto di designazione con istruzioni su finalità, tipologie di dati, modalità e tempi di conservazione — Fonte: Garante, provv. n. 370/2011, dispositivo, lett. c (oggi art. 28 GDPR)
Nuova istanza per impianto già autorizzato — Fatto che lo fa scattare: L'atto di integrare o modificare l'impianto rispetto a quanto autorizzato — Natura del fatto: ATTO — Che cosa lo spegne: FIRMA DI UN TERZO — una nuova istanza all'Ispettorato: il modulo INL 1.2 ha una casella dedicata, con estremi del provvedimento precedente — Fonte: Modulo INL 1.2, punto 6
Scaricamento dei dati dalla carta del conducente — Fatto che lo fa scattare: Il decorrere del termine — Natura del fatto: DATA — 28 giorni — Che cosa lo spegne: CALENDARIO — lo scaricamento, atto interno con scadenza — Fonte: Reg. (UE) n. 581/2010, art. 1, par. 3, lett. b)
Scaricamento della massa dati dall'unità elettronica di bordo — Fatto che lo fa scattare: Il decorrere del termine — Natura del fatto: DATA — 90 giorni — Che cosa lo spegne: CALENDARIO — lo scaricamento, atto interno con scadenza — Fonte: Reg. (UE) n. 581/2010, art. 1, par. 3, lett. a)
Ispezione periodica del tachigrafo presso officina autorizzata — Fatto che lo fa scattare: Il decorrere del termine — Natura del fatto: DATA — almeno ogni 2 anni — Che cosa lo spegne: CALENDARIO + FIRMA DI UN TERZO — l'ispezione presso officina autorizzata — Fonte: Reg. (UE) n. 165/2014, art. 23, par. 1
Revisione del veicolo — Fatto che lo fa scattare: Il decorrere del termine, ma il termine dipende dal veicolo — Natura del fatto: CARATTERISTICA DEL VEICOLO + DATA — Che cosa lo spegne: CALENDARIO + FIRMA DI UN TERZO — la revisione presso centro autorizzato — Fonte: Art. 80, co. 3 e 4, D.Lgs. 285/1992
Divieto di affidare la guida a chi non ha il titolo — Fatto che lo fa scattare: L'atto di affidare il veicolo o consentirne la guida — Natura del fatto: ATTO — Che cosa lo spegne: ATTO INTERNO — la verifica del titolo prima dell'affidamento — Fonte: Art. 116, co. 14, D.Lgs. 285/1992
Lo spegnimento ha due sole forme: ATTO INTERNO, quando basta qualcosa che decidi e documenti tu, e FIRMA DI UN TERZO, quando serve la sottoscrizione o il provvedimento di qualcun altro. L'etichetta CALENDARIO non è una terza forma ma un attributo: dice quando l'atto va compiuto, non chi lo compie. Le due colonne non sono indipendenti: ogni riga della classe DATA finisce, senza eccezione, su una scadenza di calendario, e presentarle come un incrocio a due dimensioni sarebbe vendere una tabella che non esiste. L'incrocio è informativo nella classe POSSIBILITÀ, dove una sola riga pretende la firma di un terzo — ed è quella che sta prima dell'accensione dell'impianto.

Quale via devi seguire, e quali date hai davanti

Il calcolatore risponde a due domande distinte. La prima riguarda il titolo per installare l'impianto: se nasce da un accordo con le rappresentanze sindacali o da un'autorizzazione dell'Ispettorato, e in quest'ultimo caso a quale ufficio va presentata l'istanza. La seconda riguarda le scadenze che corrono sul veicolo e sul tachigrafo indipendentemente da qualsiasi software. Tutti i valori usati nel calcolo sono elencati sotto, con la fonte. Lascia vuoti i campi data che non ti riguardano: la voce corrispondente non verrà calcolata.
Valori e regole usati nel calcolo, con la fonte — Ogni numero, soglia e intervallo impiegato dal calcolatore è elencato qui con il proprio fondamento. Nessun valore vive solo nel codice. Dove una fonte primaria non fissa un valore, il calcolatore non ne inventa uno e lo dichiara.
Presupposto dell'obbligo di titolo — Strumenti dai quali derivi «anche la possibilità» di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori; impiego ammesso esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro, tutela del patrimonio aziendale — Art. 4, comma 1, L. 20 maggio 1970, n. 300, come sostituito dall'art. 23 del D.Lgs. 151/2015. Il modulo INL 1.2, punto 2, precisa: possibilità di controllo «in via accidentale e/o indiretta e/o potenziale».
Via dell'accordo — Accordo collettivo con RSU o RSA; per imprese con unità produttive in province diverse della stessa regione o in più regioni, in alternativa con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Se l'accordo esiste, NON si presenta istanza — Art. 4, comma 1, L. 300/1970; modulo INL 1.2, caselle 4.1 e 4.2.
Via dell'autorizzazione — Ammessa solo «in mancanza di accordo», cioè quando non esistono rappresentanze sindacali oppure quando l'accordo non è stato raggiunto — Art. 4, comma 1, L. 300/1970, terzo periodo: «In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro».
Ufficio competente — una unità o più unità nella stessa provincia — Ispettorato territoriale del lavoro competente per territorio — INL, pagina di servizio «Autorizzazione per impianti di videosorveglianza, localizzazione satellitare, altri strumenti di controllo»; modulo INL 1.2, casella 4.1.
Ufficio competente — almeno due unità in province diverse — Sede centrale dell'Ispettorato nazionale del lavoro, con trasmissione all'indirizzo PEC pubblicato sulla pagina di servizio (DcServiziutenza@pec.ispettorato.gov.it) — INL, pagina di servizio; modulo INL 1.2, casella 4.2; art. 4, comma 1, L. 300/1970 per le imprese con unità dislocate negli ambiti di più sedi territoriali.
Prova del mancato accordo — Obbligatoria quando esistono RSU/RSA ma l'accordo non è stato raggiunto: va allegata copia della documentazione che attesta il mancato accordo — Modulo INL 1.2, casella 4 e nota 2; INL, pagina di servizio.
Imposta di bollo — ?? 32,00 complessivi = 2 marche da € 16,00 (una per l'istanza, una per il rilascio del provvedimento). Importo identico nelle due modalità di presentazione — Modulo INL 1.2, punto 8. In modalità telematica va allegata la dichiarazione sostitutiva per marca da bollo (modulo INL 1.4); in caso di consegna a mano o raccomandata le due marche sono apposte materialmente.
Contenuto obbligatorio della relazione allegata — Sette elementi: esigenze poste a fondamento; eventuale visualizzazione in tempo reale dei dati GPS e registrazione degli accessi; conoscibilità e disattivazione da parte del lavoratore; fascia oraria di attivazione; modalità di funzionamento dell'immagazzinamento; modalità e tempi di conservazione; modalità e motivazioni di accesso — Modulo INL 1.2, punto 7.
Valutazione d'impatto (DPIA) — Obbligatoria per i trattamenti nel rapporto di lavoro con sistemi tecnologici, geolocalizzazione inclusa, da cui derivi la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei dipendenti. Nessuna autorità la rilascia o la approva: è un documento interno da redigere e conservare — Garante, provv. n. 467 dell'11 ottobre 2018 (doc. web n. 9058979), Allegato 1 (doc. web n. 9059358), punto 5; pubblicato in G.U. n. 269 del 19 novembre 2018.
Revisione — regime generale — Entro 4 anni dalla data di prima immatricolazione, e successivamente ogni 2 anni — Art. 80, comma 3, D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285.
Revisione — regime annuale — Ogni anno per: veicoli per trasporto di persone con più di 9 posti compreso il conducente; autoveicoli con massa complessiva a pieno carico superiore a 3,5 t; rimorchi con massa complessiva superiore a 3,5 t; taxi; autoambulanze; veicoli adibiti a noleggio con conducente; veicoli atipici — Art. 80, comma 4, D.Lgs. 285/1992.
Ispezione periodica del tachigrafo — Almeno ogni 2 anni, presso officina autorizzata. Le relazioni di ispezione sono conservate almeno per i 2 anni successivi alla stesura — Regolamento (UE) n. 165/2014, art. 23, par. 1 e par. 4.
Scaricamento della carta del conducente — Al massimo 28 giorni — Regolamento (UE) n. 581/2010, art. 1, par. 3, lett. b).
Scaricamento della massa dati dall'unità elettronica di bordo — Al massimo 90 giorni — Regolamento (UE) n. 581/2010, art. 1, par. 3, lett. a).
Base di conteggio dei termini di scaricamento — Il calcolatore conta giorni di calendario. Il considerando 3 del regolamento afferma che per determinare i periodi massimi «è opportuno considerare soltanto i giorni in cui è stata registrata un'attività»: il conteggio a calendario è quindi più stringente, mai più permissivo — Regolamento (UE) n. 581/2010, considerando 3; art. 1, par. 3 (che non riproduce la precisazione). L'art. 1, par. 4 impone inoltre che il trasferimento avvenga «in modo da evitare qualsiasi perdita» dei dati.
Tempi di conservazione dei dati di posizione — Nessun valore fisso: il calcolatore non ne propone alcuno. Il criterio è che i tempi siano «commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite». Determinate la durata sul vostro caso e verificatela con un professionista prima di dichiararla nell'istanza — Garante, provv. n. 370 del 4 ottobre 2011 (doc. web n. 1850581), dispositivo lett. b. Riferimenti offerti nella motivazione: 5 anni per i dati necessari al libro unico del lavoro, limitatamente alle informazioni da annotarvi; cancellazione o anonimizzazione a esecuzione conclusa se i dati servono solo a rendere una determinata prestazione contrattuale. Modulo INL 1.2, nota 4: più il periodo è lungo, più deve essere argomentata la necessità.
Sanzione per installazione senza titolo — Arresto da 15 giorni a un anno oppure ammenda; nei casi più gravi le due pene sono applicate congiuntamente; l'ammenda può essere aumentata fino al quintuplo se l'importo risulterebbe inefficace in ragione delle condizioni economiche del responsabile. L'importo in euro attualmente applicabile NON è stato verificato: confermatelo presso fonte ufficiale. Il calcolatore non lo espone — Art. 171, D.Lgs. 196/2003 (testo vigente dal 19 settembre 2018), che rinvia alle sanzioni dell'art. 38, L. 300/1970. Il testo dell'art. 38 su Normattiva è espresso in lire.
Affidamento del veicolo a persona priva del titolo — Sanzione amministrativa da € 397 a € 1.592 a carico di chi ha la materiale disponibilità del veicolo e ne affida o consente la guida a chi non ha conseguito la corrispondente patente o altra abilitazione prescritta — Art. 116, comma 14, D.Lgs. 285/1992. Chi guida senza aver conseguito la patente, o con patente revocata o non rinnovata per difetto dei requisiti fisici e psichici, risponde ai sensi del comma 15 (ammenda da € 2.257 a € 9.032).
Situazione della rappresentanza sindacale nelle unità interessate · Dove si trovano le unità produttive interessate dall'impianto · Come intendi presentare l'istanza · Categoria del veicolo di riferimento · Data dell'ultima revisione — oppure, se il veicolo non è mai stato revisionato, data di prima immatricolazione · Data dell'ultima ispezione periodica del tachigrafo presso officina autorizzata · Data dell'ultimo scaricamento della carta del conducente · Data dell'ultimo scaricamento della massa dati dall'unità elettronica di bordo
Via da seguire per l'art. 4 (Indica se il titolo per installare nasce da un accordo collettivo o da un'autorizzazione amministrativa.) · A chi va presentata l'istanza (Compilato solo quando la via è quella dell'autorizzazione.) · Che cosa deve contenere il fascicolo (Elenco dei documenti richiesti dal modulo INL 1.2 nella situazione indicata.) · Imposta di bollo (Importo complessivo e forma in cui va assolto secondo la modalità di presentazione scelta.) · Valutazione d'impatto (DPIA) (Esito della verifica rispetto all'elenco nazionale dei trattamenti soggetti a valutazione obbligatoria.) · Prossima revisione del veicolo (Data e regime applicato (annuale oppure quattro anni e poi biennale).) · Prossima ispezione periodica del tachigrafo (Data limite calcolata sull'intervallo minimo previsto dal regolamento.) · Prossimo scaricamento della carta del conducente (Data limite e segnalazione di termine già scaduto.) · Prossimo scaricamento della massa dati (Data limite e segnalazione di termine già scaduto.) · Regole applicate a questo risultato (Elenco delle regole che hanno prodotto ciascun esito, in modo che il calcolo sia ricontrollabile sulle fonti.)
Questo calcolatore riproduce regole pubblicate e le applica ai dati che inserisci. Non è consulenza legale e non sostituisce la verifica del caso concreto. In particolare: la questione se un determinato sistema GPS rientri nell'eccezione dell'art. 4, comma 2, non è decisa dal calcolatore e va valutata prima dell'installazione; i tempi di conservazione dei dati di posizione non sono fissati da alcuna fonte primaria e non vengono proposti; l'importo in euro dell'ammenda dell'art. 38 della legge 300/1970 non è stato verificato e non viene mostrato. Verifica sempre presso l'Ispettorato territoriale competente e, per il trattamento dei dati, presso un professionista.

Lo spegnimento ha due sole forme in questo registro, e vale la pena chiuderle: ATTO INTERNO, quando basta qualcosa che decidi e documenti tu, e FIRMA DI UN TERZO, quando serve la sottoscrizione o il provvedimento di qualcun altro. Le scadenze che ricorrono a data fissa portano in più l'etichetta CALENDARIO, che non è una terza forma ma un attributo: dice quando l'atto va compiuto, non chi lo compie. Due righe portano entrambe le etichette — ispezione del tachigrafo e revisione — perché hanno una scadenza e pretendono un'officina o un centro autorizzato.
Una cosa va detta invece di essere nascosta dietro la tabella: le due colonne non sono indipendenti. Ogni riga della classe DATA finisce, senza eccezione, su una scadenza di calendario. Su quel ramo la classificazione per natura del fatto e la classificazione per spegnimento dicono la stessa cosa, e presentarle come un incrocio a due dimensioni sarebbe vendere una tabella che non esiste. L'incrocio è informativo altrove: nella classe POSSIBILITÀ, dove tre righe si spengono con un atto interno e una sola pretende la firma di un terzo — ed è quella che sta prima dell'accensione dell'impianto.
Da qui discende l'ordine del lavoro, non un elenco di funzionalità: le righe che pretendono la firma di un terzo hanno un tempo di attesa che non dipende da voi, e vanno avviate per prime.

Il GPS rientra nell'eccezione del comma 2 sugli strumenti «per rendere la prestazione lavorativa»?

Il comma 2 dell'art. 4 dispone: «La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze». È l'unica porta di uscita dal procedimento autorizzatorio prevista dal testo, e il suo perimetro è anche il punto su cui questa pagina non ha trovato una nota interpretativa pubblicata dell'Ispettorato: si legge quindi restrittivamente.
Su questo punto conviene distinguere ciò che è verificabile da ciò che non lo è.
Ciò che risulta dalle fonti consultate. L'Ispettorato nazionale del lavoro pubblica, fra i servizi per il datore di lavoro, l'«Autorizzazione per impianti di videosorveglianza, localizzazione satellitare, altri strumenti di controllo», e vi associa tre moduli distinti: INL 1 per gli impianti audiovisivi, INL 1.1 per gli altri sistemi di controllo e INL 1.2 specificamente per la localizzazione satellitare GPS. L'esistenza di un modulo dedicato non è un'interpretazione: è la forma in cui l'amministrazione ha organizzato il proprio procedimento, e presuppone che le istanze di autorizzazione per la localizzazione satellitare siano una categoria ordinaria, non eccezionale. Sul versante della protezione dei dati, il Garante ha affermato che la localizzazione dei veicoli «può comportare una forma di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori» e che perciò «deve altresì essere rispettata la disciplina dettata dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300» (provv. n. 370/2011, punto 2.2).
Ciò che non è stato possibile verificare. Non siamo riusciti a recuperare dalle fonti ufficiali consultate un documento dell'INL che si pronunci espressamente sul perimetro del comma 2 applicato al GPS, né l'elenco dei casi in cui la localizzazione sarebbe da considerare strumento di lavoro. Se il vostro caso si colloca vicino al confine — ad esempio trasporto di valori, soccorso, servizi in cui il dispatch dipende dalla posizione — la questione va posta a un professionista e, se del caso, all'Ispettorato territoriale prima dell'installazione.
Il punto che l'eccezione non risolve. Anche ammesso di rientrare nel comma 2, il comma 3 non si sposta. Il suo incipit è: «Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli». L'eccezione toglie il passaggio davanti al sindacato o all'Ispettorato; non tocca l'obbligo informativo, né il rispetto della disciplina sui dati personali che lo stesso comma 3 richiama.

Chi firma il permesso: la rappresentanza sindacale o l'Ispettorato — e chi sceglie?

Non lo sceglie il datore di lavoro. La via è determinata da due fatti che il datore di lavoro non controlla: la presenza o l'assenza di rappresentanze sindacali e la geografia delle unità produttive.
La regola di base del comma 1 è l'accordo collettivo con la rappresentanza sindacale unitaria o con le rappresentanze sindacali aziendali. Per le imprese con unità produttive in province diverse della stessa regione o in più regioni, l'accordo può in alternativa essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Solo dopo viene l'amministrazione: «In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro» — con competenza della sede centrale quando le unità produttive ricadono negli ambiti di più sedi territoriali.

L'organizzazione del procedimento presso l'INL ricalca esattamente questa struttura:
Una sola unità produttiva, o più unità nella stessa provincia — → Ispettorato territoriale del lavoro competente per territorio.
Almeno due unità produttive in province diverse — → sede centrale dell'Ispettorato nazionale del lavoro, con trasmissione all'indirizzo PEC pubblicato sulla pagina di servizio (DcServiziutenza@pec.ispettorato.gov.it).

C'è una conseguenza poco intuitiva. La via amministrativa non è un'alternativa liberamente disponibile: si apre solo se manca l'accordo, e il modulo INL 1.2 chiede di dichiarare quale delle due situazioni ricorre — «non è presente alcuna rappresentanza sindacale» oppure «non è stato raggiunto l'accordo» — imponendo in questo secondo caso di allegare «copia della documentazione attestante il mancato accordo». In altri termini: se avete una RSU e volete evitarla, dovete prima averla interpellata e aver documentato l'esito negativo. Il fascicolo deve contenere la prova di un fatto negativo.
Da segnalare, perché indica quale sia la realtà del procedimento: il primo campo del modulo chiede di barrare se l'impresa abbia già «ricevuto visita ispettiva con prescrizione per la violazione dell'art. 4 legge n. 300/70», con numero e data del verbale. La regolarizzazione dopo l'accertamento è una casella prestampata.

Che cosa deve contenere la relazione tecnica allegata all'istanza?

Il modulo INL 1.2 richiede, oltre ai dati dell'impresa e alla scelta fra le tre finalità ammesse, una relazione firmata dal legale rappresentante che illustri:
le esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale poste a fondamento dell'istanza;
l'eventuale possibilità di visualizzazione in tempo reale dei dati GPS e il sistema di registrazione degli accessi;
la possibilità di conoscibilità e disattivazione da parte del lavoratore;
la fascia oraria di attivazione del sistema;
le modalità di funzionamento del dispositivo di immagazzinamento dei dati;
modalità e tempi di conservazione dei dati e loro gestione;
modalità e motivazioni di accesso ai dati.

Da questa elencazione discende una caratteristica del titolo che vale la pena mettere per iscritto prima di firmare un contratto con un fornitore: il provvedimento viene rilasciato su una configurazione descritta. Due imprese che usano lo stesso identico prodotto possono trovarsi in posizioni diverse, perché hanno descritto due sistemi diversi. E il modulo, al punto 6, prevede espressamente l'istanza di «integrazione/modifica ad un impianto di localizzazione satellitare già autorizzato», da presentare indicando gli estremi del provvedimento precedente.
Sul costo del procedimento il modulo è preciso: due marche da bollo da € 16,00 ciascuna — una per l'istanza e una per il rilascio del provvedimento — sia in caso di presentazione telematica (con l'apposita dichiarazione sostitutiva, modulo INL 1.4) sia in caso di consegna a mano o per raccomandata. La differenza fra le due modalità riguarda il documento da allegare, non l'importo.
Il modulo richiede infine due dichiarazioni, rese ai sensi del D.P.R. 445/2000: che si provvederà a informare tutti i lavoratori nelle forme del comma 3, e che saranno rispettate le disposizioni sulla protezione dei dati personali e i provvedimenti del Garante.

Che cosa ha già prescritto il Garante a chi geolocalizza veicoli aziendali?

Il provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011 (doc. web n. 1850581) è l'atto in cui il Garante ha individuato «in termini generali» le condizioni di liceità della localizzazione dei veicoli nel rapporto di lavoro. Contiene due parti che vanno lette insieme.
La base giuridica è condizionata. Il Garante ammette il trattamento senza consenso dell'interessato applicando il bilanciamento di interessi, ma — testualmente — «a condizione che sia data attuazione alla previsione di cui all'art. 4, l. n. 300/1970, con il previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, con l'autorizzazione» dell'organo competente. Il consenso individuale del lavoratore non è la strada: non è richiesto e non sostituisce l'accordo o l'autorizzazione.

Le prescrizioni. Ai sensi di quello che era l'art. 154 del Codice, il Garante ha prescritto ai datori di lavoro pubblici e privati che si avvalgono di sistemi di localizzazione:
che «la posizione del veicolo non sia di regola monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite»;
che «i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati siano commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite»;
la designazione degli operatori che forniscono il servizio di localizzazione e di trasmissione della posizione, con istruzioni sull'utilizzo legittimo dei dati per le sole finalità dell'accordo di fornitura, e con determinazione delle tipologie di dati, delle modalità e dei tempi di conservazione;
di «collocare all'interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo».

Due avvertenze di lettura. Il provvedimento è del 2011: rinvia al Codice nella formulazione anteriore al GDPR — la designazione «responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 29» corrisponde oggi all'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 — e rinvia all'art. 4 nella numerazione anteriore al D.Lgs. 151/2015, per cui il riferimento al «comma 2» del 2011 corrisponde all'attuale comma 1. La sostanza delle prescrizioni non ne risulta modificata, ma le citazioni interne vanno riallineate.

Quanto si possono conservare le posizioni?

Nessuna delle fonti primarie consultate fissa un numero di giorni per i dati di localizzazione.

Il Garante indica un criterio, non una durata: i tempi «devono essere commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite». Nel motivare, offre due estremi utili come ancoraggi:
se il sistema è usato anche per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, il titolare «potrà conservare per cinque anni i dati personali necessari, limitatamente alle informazioni che nello stesso devono essere annotate» — presenze, tempi di lavoro anche straordinario, riposi;
se invece «i dati di localizzazione sono utilizzati al solo scopo di rendere una determinata prestazione contrattuale, gli stessi devono essere cancellati o resi anonimi una volta che alla stessa è stata data esecuzione».

L'INL, dal canto suo, rimanda l'onere argomentativo a chi presenta l'istanza. La nota 4 del modulo 1.2 è esplicita: «Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto tanto più argomentata deve essere l'analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione».
Chi arriva a questa pagina cercando un numero da inserire in un campo di configurazione non lo troverà, e non lo troverà nemmeno nei testi. Troverà invece che la durata scelta è un elemento della relazione firmata, e che dichiararne una e praticarne un'altra è una divergenza dal contenuto del provvedimento.

Serve una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati?

Sì, e in Italia la risposta non richiede di ricostruirla dai criteri generali dell'art. 35 del GDPR: è scritta in un elenco nazionale pubblicato.
Il provvedimento del Garante n. 467 dell'11 ottobre 2018, doc. web n. 9058979, adotta l'«Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione d'impatto» (Allegato 1, doc. web n. 9059358), pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 269 del 19 novembre 2018. Il punto 5 dell'elenco — riportato qui dalla versione pubblicata, senza che il PDF dell'Allegato 1 sia stato aperto in fase di redazione — recita:
> «Trattamenti effettuati nell'ambito del rapporto di lavoro mediante sistemi tecnologici (anche con riguardo ai sistemi di videosorveglianza e di geolocalizzazione) dai quali derivi la possibilità di effettuare un controllo a distanza dell'attività dei dipendenti».
Da notare tre cose. La prima: la geolocalizzazione è nominata, non dedotta. La seconda: il presupposto è di nuovo la possibilità di controllo a distanza, coerentemente con l'art. 4. La terza: la valutazione d'impatto non è un permesso. Nessuno la rilascia, nessuno la timbra; è un documento che l'impresa redige e conserva, e che diventa rilevante quando qualcuno lo chiede. È l'unico obbligo dell'elenco di questa pagina che si estingue interamente con un atto interno.
L'Allegato 1 precisa che l'elenco non è esaustivo e che la valutazione resta dovuta ogniqualvolta ricorrano i criteri del documento WP 248 rev. 01, anche in casi non elencati.

Che cosa succede se l'impianto è già acceso senza titolo?

La violazione dell'art. 4, comma 1, in Italia non è una sanzione amministrativa: è penalmente rilevante.
Il collegamento passa dall'art. 171 del D.Lgs. 196/2003, nella versione vigente dopo il D.Lgs. 101/2018: la violazione delle disposizioni di cui agli articoli 4, comma 1, e 8 della legge 300/1970 «è punita con le sanzioni di cui all'articolo 38 della medesima legge». L'art. 38 della legge 300/1970 prevede l'ammenda oppure «l'arresto da 15 giorni ad un anno», e stabilisce che «nei casi più gravi le pene dell'arresto e dell'ammenda sono applicate congiuntamente»; prevede inoltre che il giudice possa aumentare l'ammenda fino al quintuplo quando l'importo risulterebbe inefficace in ragione delle condizioni economiche del responsabile.
Il testo dell'art. 38 su Normattiva esprime l'ammenda in lire. Non siamo riusciti a verificare da fonte ufficiale l'importo attualmente applicabile in euro, che risente di interventi successivi di rivalutazione: verificatelo presso fonte ufficiale prima di usarlo in una valutazione di rischio.
Sul piano dei dati, la conseguenza è distinta e va tenuta separata: manca il presupposto su cui il Garante ha fondato il bilanciamento di interessi del provvedimento n. 370/2011, che è espressamente condizionato all'attuazione dell'art. 4.
Sul piano pratico, la casella 1 del modulo INL 1.2 conferma che l'ordinamento amministrativo prevede il percorso di regolarizzazione successiva all'accertamento. Non è un motivo per rinviare: è un'informazione su che cosa accade dopo.

Quali scadenze corrono sul veicolo e sul conducente, qualunque software si acquisti?

Queste sono le righe della classe DATA e della classe CARATTERISTICA DEL VEICOLO. Non dipendono dalla localizzazione né dal fatto di avere o non avere un software: corrono comunque.
Scaricamento dei dati del tachigrafo digitale. Avvertenza: nella sessione di redazione né EUR-Lex né Normattiva hanno restituito il testo consolidato; i valori che seguono sono quelli comunemente riportati e vanno riscontrati sulla fonte ufficiale prima di farne una scadenza operativa. Il Regolamento (UE) n. 581/2010 fissa all'art. 1, par. 3 i periodi massimi: 90 giorni per i dati trasferiti dall'unità elettronica di bordo, 28 giorni per i dati trasferiti dalla carta del conducente. I «dati pertinenti» sono definiti come «tutti i dati registrati dal tachigrafo digitale oltre ai dati dettagliati relativi alla velocità», e il par. 4 impone che il trasferimento avvenga «in modo da evitare qualsiasi perdita». Un'avvertenza utile per chi costruisce promemoria automatici: il considerando 3 del regolamento afferma che per determinare i periodi massimi «è opportuno considerare soltanto i giorni in cui è stata registrata un'attività». Un conteggio a calendario è quindi più stringente del criterio del considerando, non più permissivo — il che, ai fini di un promemoria, è la direzione sicura.
Ispezione periodica del tachigrafo. Il Regolamento (UE) n. 165/2014, art. 23, par. 1: «I tachigrafi sono sottoposti a ispezioni periodiche da parte delle officine autorizzate. Ispezioni periodiche sono condotte almeno ogni due anni». Il par. 2 elenca che cosa verificano — corretta installazione e idoneità al veicolo, funzionamento, marchio di omologazione, targhetta di montaggio, integrità ed efficacia dei sigilli, assenza di dispositivi di manipolazione, dimensioni e circonferenza effettiva dei pneumatici. Le relazioni sono conservate almeno per i due anni successivi (par. 4).
Revisione del veicolo. L'art. 80 del Codice della Strada (D.Lgs. 285/1992) distingue due regimi. La regola generale del comma 3: la revisione «deve essere disposta entro quattro anni dalla data di prima immatricolazione e successivamente ogni due anni». Il comma 4 impone invece la revisione annuale ai veicoli per il trasporto di persone con più di nove posti compreso il conducente, agli autoveicoli con massa complessiva a pieno carico superiore a 3,5 t, ai rimorchi con massa complessiva superiore a 3,5 t, ai taxi, alle autoambulanze, ai veicoli adibiti a noleggio con conducente e ai veicoli atipici. Per una flotta di trasporto merci pesante, la periodicità di riferimento è quindi annuale.
Affidamento del veicolo. L'art. 116, comma 14, del Codice della Strada sanziona con una somma di denaro — nel testo consolidato da € 397 a € 1.592, importo base che l'art. 195, comma 3, fa aggiornare ogni due anni con decreto ministeriale, sicché la cifra applicabile nel biennio in corso va verificata — chiunque, «avendo la materiale disponibilità di un veicolo, lo affida o ne consente la guida a persona che non abbia conseguito la corrispondente patente di guida, o altra abilitazione prevista ai commi 8, 10, 11 e 12, se prescritta». Chi guida senza aver conseguito la patente risponde ai sensi del comma 15. Attenzione alla qualificazione: quella fattispecie è stata interessata dalla depenalizzazione operata dal D.Lgs. 15 gennaio 2016, n. 8, che l'ha trasformata in illecito amministrativo, con rilevanza penale residua nei soli casi di recidiva previsti dal testo. Verificate natura e importo attualmente applicabili presso fonte ufficiale prima di usarli in una valutazione di rischio.
Vale la pena rileggere il comma 14 attraverso la classificazione di questa pagina. Il fatto che fa scattare la responsabilità è l'atto di affidare, non lo stato del titolo. Un archivio di scadenze aiuta perché rende visibile lo stato al momento dell'atto, ma non lo sostituisce: l'obbligo si estingue con una verifica collocata prima dell'affidamento, non con un elenco consultato dopo.

Che cosa cambia, in pratica, se sbagliate l'ordine?

Le tre classi non chiedono lo stesso tipo di lavoro, e soprattutto non hanno lo stesso tempo di attesa. È questa la ragione per cui l'ordine conta più della quantità.
Le righe che si spengono con la firma di un terzo hanno un tempo che non dipende da voi: la convocazione di una rappresentanza sindacale, l'istruttoria dell'Ispettorato, la disponibilità di un'officina autorizzata. Cominciarle per ultime significa tenere fermo tutto il resto. Due di queste stanno per definizione prima dell'accensione dell'impianto: avviarle dopo l'installazione non le rimette in ordine, perché la condizione era anteriore.
Le righe che si spengono con un atto interno non hanno attesa esterna, ma hanno un punto nel flusso in cui devono trovarsi. L'informativa non produce effetto se arriva dopo l'uso del dato; la vetrofania non produce effetto se il veicolo è già in strada; la verifica del titolo di guida non produce effetto se l'affidamento è già avvenuto. Il costo di sbagliare qui non è un ritardo, è un atto che resta scoperto.
Le righe con etichetta calendario sono le sole in cui una data precedente e una regola fissa determinano da sole la prossima scadenza. Sono anche le uniche che si possono verificare a posteriori senza ricostruire un contesto: c'è una data, o non c'è.
Una sola avvertenza sul rapporto tra questa pagina e un fornitore: la relazione tecnica che accompagna l'istanza all'Ispettorato — con i suoi sette punti su visualizzazione in tempo reale, registrazione degli accessi, conoscibilità e disattivazione, fascia oraria, immagazzinamento, tempi di conservazione, modalità e motivazioni di accesso — descrive il sistema, non la vostra organizzazione. Chi ve lo fornisce è l'unico che può descriverlo con precisione, e quella descrizione è ciò su cui il provvedimento viene rilasciato.

Che cosa fa Logistivo su questi punti, e che cosa non fa?

Logistivo è una piattaforma di gestione dei trasporti con app native per i conducenti. Quello che segue è ciò che è verificabile nel codice, con le limitazioni che ne derivano.
Come nasce la posizione. Non c'è una scatola telematica installata sul veicolo. La posizione arriva dall'app del conducente, che invia un punto in background a intervalli di circa 15 minuti (su iOS con il servizio di significant change, su Android con un foreground service di localizzazione). Lo stato del permesso di localizzazione concesso a livello di sistema operativo è registrato per ciascun conducente. L'invio non è condizionato alla presenza di un incarico in corso: il servizio che riceve il ping rifiuta solo i conducenti archiviati.
Che cosa vede l'azienda. Esistono un elenco delle posizioni correnti dei conducenti e uno storico interrogabile (l'endpoint applica un limite di 90 giorni e 500 punti per richiesta). Esiste inoltre una richiesta puntuale: l'azienda può sollecitare una posizione aggiornata, e questo invia al conducente una notifica push che gli comunica che l'azienda ha richiesto la sua posizione attuale. Ogni carico ha inoltre un proprio stato di tracciamento della posizione.
Conservazione. Va detto chiaramente, perché è il punto su cui le prescrizioni del Garante sono più esigenti: nel repository non esiste alcun processo periodico di cancellazione o anonimizzazione dei ping di posizione. Non c'è un parametro di conservazione configurabile per azienda. I limiti citati sopra riguardano quanto l'interfaccia restituisce, non quanto viene conservato. Chi debba dichiarare in una relazione all'Ispettorato «modalità e tempi di conservazione dei dati» deve sapere che oggi quel dato non è governato dal prodotto.
Scadenze di veicoli e conducenti. Il modulo flotta tiene i documenti dei veicoli con data di validità, e fra i tipi previsti ci sono esplicitamente vehicle-inspection (revisione) e tachograph-calibration (calibrazione del tachigrafo), oltre a libretto, assicurazioni, CMR, carta verde e ADR. Un endpoint elenca i documenti in scadenza — finestra predefinita 120 giorni — e un processo pianificato invia ogni due settimane, il lunedì mattina, un riepilogo via e-mail con allegato Excel dei documenti scaduti e in scadenza. Copre quindi due delle quattro righe della classe DATA.
Che cosa non copre. Non c'è alcuna integrazione con il tachigrafo: la calibrazione è un documento con una data, non un flusso di dati, e gli intervalli di 90 e 28 giorni per lo scaricamento non sono presidiati dal prodotto. I tipi di documento del conducente sono modellati sull'anagrafica turca — patente, passaporto, visto, permesso di soggiorno, certificato SRC, certificato psicotecnico — e la carta di qualificazione del conducente italiana non è un tipo distinto. La patente ha una data di validità che entra nel report delle scadenze, ma non abbiamo trovato nel codice un controllo che impedisca l'assegnazione di un incarico a un conducente con patente scaduta: rispetto all'art. 116, comma 14, il prodotto rende visibile lo stato, non presidia l'atto.
Nessuna funzione dedicata alla conformità italiana. Non esistono nel prodotto la gestione del fascicolo dell'istanza INL, l'informativa dell'art. 4 comma 3, né alcun supporto alla valutazione d'impatto. Sono documenti che restano fuori dalla piattaforma.
Lingua. L'interfaccia del pannello web e delle app native è disponibile solo in turco e inglese. Non esiste una versione italiana dell'interfaccia. Questa pagina è in italiano; il prodotto non lo è. Alcune notifiche di sistema, inclusa quella della richiesta di posizione descritta sopra, sono attualmente in turco.
Prezzo. Per il pannello destinato ai vettori e agli operatori di trasporto — quello pertinente a chi gestisce una flotta — i piani attivi partono da 99 € al mese, con livelli successivi a 229 € e 499 €. La fatturazione è mensile e il pagamento annuale applica uno sconto del 5%. Sono prezzi diversi da quelli del pannello destinato ai committenti di trasporto, che partono più in basso.

Che cosa questa pagina non ha potuto verificare

Per trasparenza, gli elementi lasciati fuori dal corpo del testo perché non confermati da fonte primaria:
La posizione pubblicata dall'INL sul perimetro del comma 2 applicato al GPS — Le pagine e i moduli dell'Ispettorato consultati mostrano che esiste un procedimento dedicato alla localizzazione satellitare, ma non abbiamo recuperato un documento interpretativo che delimiti l'eccezione degli strumenti di lavoro.
L'importo in euro attualmente applicabile dell'ammenda dell'art. 38 della legge 300/1970 — richiamato dall'art. 171 del D.Lgs. 196/2003. Il testo su Normattiva è espresso in lire; le rivalutazioni successive non sono state verificate.
La ricerca sui risultati di ricerca — Il budget di ricerca web di questa sessione era esaurito: non abbiamo potuto esaminare le pagine attualmente posizionate sulle query di riferimento, e per questo non formuliamo alcuna affermazione su che cosa i concorrenti trattino o non trattino.
Provvedimenti sanzionatori del Garante successivi al 2018 in materia di geolocalizzazione dei lavoratori — Il motore di ricerca del sito del Garante non ha restituito risultati per le interrogazioni effettuate; sono citati solo i due provvedimenti recuperati integralmente.

Le informazioni di questa pagina non costituiscono consulenza legale. Prima di installare un impianto di localizzazione su veicoli guidati da lavoratori subordinati, verificate la vostra situazione con un professionista e con l'Ispettorato territoriale competente.

Fonte

Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri — Legge 20 maggio 1970, n. 300, art. 4 — Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo (testo vigente, come sostituito dall'art. 23 del D.Lgs. 151/2015) — https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1970-05-20;300~art4
Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri — Legge 20 maggio 1970, n. 300, art. 38 — Disposizioni penali — https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1970-05-20;300~art38
Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri — D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, art. 171 — Violazione dell'art. 4, comma 1, e dell'art. 8 della legge 300/1970 (testo vigente dal 19 settembre 2018) — https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196~art171
Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri — D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285 (Codice della Strada), art. 80 — Revisioni — https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:1992-04-30;285~art80
Normattiva — Presidenza del Consiglio dei Ministri — D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285 (Codice della Strada), art. 116 — Patente e abilitazioni; affidamento del veicolo — https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:1992-04-30;285~art116
Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) — Autorizzazione per impianti di videosorveglianza, localizzazione satellitare, altri strumenti di controllo — pagina di servizio — https://www.ispettorato.gov.it/servizio/autorizzazione-per-impianti-di-videosorveglianza-localizzazione-satellitare-altri-strumenti-di-controllo/
Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) — Modulo INL 1.2 — Istanza di autorizzazione all'installazione e utilizzo di impianti e apparecchiature di localizzazione satellitare ai sensi dell'art. 4 della legge 300/1970 — https://www.ispettorato.gov.it/files/2023/01/INL-1.2-Istanza-Videosorveglianza-Installazione-GPS.pdf
Garante per la protezione dei dati personali — Sistemi di localizzazione dei veicoli nell'ambito del rapporto di lavoro — provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011 (doc. web n. 1850581) — https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1850581
Garante per la protezione dei dati personali — Provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018 — Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti al requisito di una valutazione d'impatto (doc. web n. 9058979), pubblicato in G.U. n. 269 del 19 novembre 2018 — https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9058979
Garante per la protezione dei dati personali — Allegato 1 al provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018 — elenco dei trattamenti da sottoporre a valutazione d'impatto, punto 5 (doc. web n. 9059358) — https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9059358
Unione europea — Ufficio delle pubblicazioni (testo recuperato da publications.europa.eu/resource/celex/32010R0581) — Regolamento (UE) n. 581/2010 della Commissione del 1° luglio 2010 sui periodi massimi per il trasferimento dei dati pertinenti dalle unità elettroniche di bordo e dalle carte del conducente (GU L 168 del 2.7.2010, pag. 16) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32010R0581
Unione europea — Ufficio delle pubblicazioni (testo recuperato da publications.europa.eu/resource/celex/32014R0165) — Regolamento (UE) n. 165/2014 relativo ai tachigrafi nel settore dei trasporti su strada, art. 23 — Ispezioni dei tachigrafi — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32014R0165

Domande frequenti

Serve il consenso dei conducenti per installare il GPS sui veicoli aziendali?

No, e il consenso non sostituisce il titolo richiesto. Il Garante, con il provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, ha ammesso il trattamento dei dati di ubicazione dei dipendenti in applicazione del bilanciamento di interessi e «senza che sia necessario acquisire il consenso dell'interessato», ma «a condizione che sia data attuazione alla previsione di cui all'art. 4, l. n. 300/1970», cioè previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, previa autorizzazione. Restano dovute l'informativa dell'art. 4, comma 3, e la disciplina sulla protezione dei dati.

Se non ci sono rappresentanze sindacali in azienda, posso installare direttamente?

No. L'assenza di rappresentanze non elimina il passaggio: lo sposta sull'Ispettorato nazionale del lavoro. Il modulo INL 1.2 chiede di dichiarare quale delle due situazioni ricorra — nessuna rappresentanza presente, oppure rappresentanze presenti ma accordo non raggiunto — e nel secondo caso di allegare copia della documentazione che attesta il mancato accordo. La competenza è dell'Ispettorato territoriale se le unità produttive sono una sola o più nella stessa provincia, della sede centrale se sono in province diverse.

Quanto costa presentare l'istanza di autorizzazione all'Ispettorato?

Il modulo INL 1.2 prevede due marche da bollo da € 16,00 ciascuna, una per l'istanza e una per il rilascio del provvedimento, per un totale di € 32,00. L'importo è lo stesso sia per la presentazione telematica — che richiede in allegato la dichiarazione sostitutiva per marca da bollo, modulo INL 1.4 — sia per la consegna a mano o tramite raccomandata. Il modulo non indica un termine di conclusione del procedimento.

Per quanto tempo posso conservare i dati di posizione dei veicoli?

Nessuna delle fonti primarie fissa un numero di giorni. Il Garante prescrive che i tempi «siano commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite» e indica due riferimenti: cinque anni per i dati necessari alla tenuta del libro unico del lavoro, limitatamente alle informazioni da annotarvi; cancellazione o anonimizzazione una volta eseguita la prestazione, se i dati servono solo a rendere una determinata prestazione contrattuale. Il modulo INL 1.2 aggiunge che più il periodo è lungo, più deve essere argomentata la necessità della conservazione.

La valutazione d'impatto (DPIA) è obbligatoria per la geolocalizzazione dei dipendenti in Italia?

Sì, ed è scritta in un elenco nazionale. Il punto 5 dell'Allegato 1 al provvedimento del Garante n. 467 dell'11 ottobre 2018, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 269 del 19 novembre 2018, include i «trattamenti effettuati nell'ambito del rapporto di lavoro mediante sistemi tecnologici (anche con riguardo ai sistemi di videosorveglianza e di geolocalizzazione) dai quali derivi la possibilità di effettuare un controllo a distanza dell'attività dei dipendenti». La valutazione non viene approvata da alcuna autorità: è un documento che l'impresa redige e conserva.

Ogni quanto vanno scaricati i dati del tachigrafo digitale?

Il Regolamento (UE) n. 581/2010, art. 1, par. 3, fissa periodi massimi di 90 giorni per i dati trasferiti dall'unità elettronica di bordo e di 28 giorni per i dati trasferiti dalla carta del conducente. Il par. 4 richiede che il trasferimento avvenga in modo da evitare qualsiasi perdita di dati. Separatamente, il Regolamento (UE) n. 165/2014, art. 23, par. 1, impone ispezioni periodiche del tachigrafo presso officine autorizzate almeno ogni due anni.

L'obbligo dell'art. 4 riguarda anche i sistemi che non vengono mai consultati?

Sì. Il comma 1 dell'art. 4 si riferisce agli strumenti «dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori»: il presupposto è una proprietà dell'impianto, non un comportamento del datore di lavoro. Il modulo INL 1.2 chiede di dichiarare che dalle esigenze indicate può derivare, «in via accidentale e/o indiretta e/o potenziale», la possibilità di controllo a distanza. Una regola interna che vieta di consultare le posizioni riduce l'uso, non la possibilità, e quindi non estingue l'obbligo.

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