Voorraadbeheer software en WMS in Nederland: wat je voorraadadministratie moet kunnen bewijzen
In Nederland is de voorraadadministratie geen bedrijfseconomische luxe maar een fiscaal basisgegeven: de Belastingdienst noemt "de voorraadadministratie" met zoveel woorden in het rijtje gegevens dat je áltijd zeven jaar moet bewaren, en de wettelijke grondslag staat in artikel 52 AWR. Het onderscheidende Nederlandse gevolg zit niet in een boete maar in de bewijslast. Als je administratie zulke gebreken vertoont dat zij niet aan artikel 52, eerste lid, AWR voldoet, en de inspecteur dat vastlegt in een informatiebeschikking die onherroepelijk wordt, dan draait artikel 27e AWR de bewijslast om én verzwaart die: de rechtbank verklaart het beroep ongegrond "tenzij is gebleken dat en in hoeverre de uitspraak op het bezwaar onjuist is" — jij moet dan overtuigend aantonen dat de aanslag niet klopt, aannemelijk maken volstaat niet. De Hoge Raad heeft dit toegepast in een zaak waarin precies één ding ontbrak: een sluitende inkoop- en voorraadadministratie (HR 31 mei 2013, ECLI:NL:HR:2013:BX7184). Praktisch betekent dit dat je bij het kiezen van voorraadbeheer software of een WMS niet in de eerste plaats moet vragen wát het systeem kan vastleggen, maar of het jaren later nog kan reconstrueren wat er stond, waar dat cijfer vandaan komt, en of het die gegevens digitaal kan afgeven aan wie ernaar vraagt.
Bron: Overheid.nl / wetten.nl · Belastingdienst · Hoge Raad / Rechtspraak.nl · EUR-Lex / Publicatieblad van de EU · Douane Nederland · Nationale Helpdesk Douane (NHD) · Douane Nederland — Kennisbank · Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer (ODB), Belastingdienst.
Gegevens laatst bijgewerkt:
.
Wie in Nederland zoekt op voorraadbeheer software of WMS software krijgt vrijwel meteen functielijsten: barcodescanning, pickroutes, koppelingen, dashboards. Die lijsten beantwoorden de vraag „wat kan het systeem vandaag voor mij doen“. Ze beantwoorden niet de vraag die in Nederland uiteindelijk de rekening bepaalt: wat kan dit systeem over vijf jaar nog bewijzen, tegenover iemand die er niet bij was?
Dat is geen retorische wending. In het Nederlandse belastingrecht bestaat een mechanisme dat voor de keuze van voorraadsoftware zwaarder weegt dan welke functielijst ook: als je administratie tekortschiet, verandert niet alleen de kwaliteit van je dossier — dan verandert wie er moet bewijzen en hoe zwaar dat bewijs moet zijn. En het gebrek dat de omslag veroorzaakt, hoeft niets te maken te hebben met het onderwerp waarover je daarna moet bewijzen. Een gat in de voorraadadministratie kan de bewijslast omdraaien over je omzet van zeven jaar.
Wie verliest er als de voorraad niet meer te reconstrueren is?
Een bewijslast is in de kern één ding: de regel die bepaalt wie verliest wanneer de waarheid niet meer vast te stellen is. Zolang de administratie staat, ligt die last bij de partij die iets van je wil. Op één aanwijsbaar moment kan hij naar jou verschuiven — en dan verandert bovendien de maatstaf. Het eigenaardige aan het Nederlandse stelsel is dat de omslag niet lokaal is: het gebrek zit op de magazijnvloer, de bewijslast draait om over iets heel anders. Dit is geen lijst van dingen die je niet mág — het is een register van momenten waarop twijfel van eigenaar wisselt. De volgorde is geen rangorde en geen chronologie.
Het gat zit in je voorraad, de bewijslast draait om je omzet — Het gebrek: geen sluitende vastlegging van ingekochte hoeveelheden, betaalde prijzen en de voorraad zelf — wél registreren wat er de deur in komt, niet bijhouden op welke data en in welke hoeveelheden is ingekocht en wat er nog ligt (magazijn / inkoop — Waarover je ineens moet bewijzen: niet die ene partij, maar de hoogte van je omzet en winst over de hele controleperiode — het onderwerp van het geschil verspringt van artikelen naar jaartotalen (inkomsten- en omzetbelasting — Het omslagmoment: het onherroepelijk worden van een informatiebeschikking (art. 52a, eerste lid, jo. art. 27e, eerste lid, AWR). De inspecteur stelt bij voor bezwaar vatbare beschikking vast dat niet of niet volledig aan artikel 52 is voldaan; daartegen kun je bezwaar en beroep instellen. Los daarvan geldt hetzelfde als „de vereiste aangifte niet is gedaan“; daarvoor is geen informatiebeschikking nodig — Wat er daarna van je wordt gevraagd: artikel 27e, eerste lid, AWR: de rechtbank „verklaart het beroep ongegrond, tenzij is gebleken dat en in hoeverre de uitspraak op het bezwaar onjuist is“. In de bezwaarfase staat de spiegelbepaling in artikel 25, derde lid. „Is gebleken“ is de zware maatstaf: overtuigend aantonen. De Belastingdienst vat het zo samen: „ú [moet] overtuigend aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Aannemelijk maken is dan niet meer voldoende.“ — Welk bewijs zijn waarde verliest: losse pakbonnen, facturen en inkoopbevestigingen die vóór de omslag een correctie op één post konden weerleggen, weerleggen daarna geen schatting meer die op een branchenorm rust. In HR 31 mei 2013, ECLI:NL:HR:2013:BX7184 baseerde de inspecteur zijn correcties op een normrapport; de Hoge Raad oordeelde dat het hof „ermee [kon] volstaan de aan het BOOM-rapport ontleende gegevens te accepteren als basis voor de redelijke schatting“ en dat het op de weg van belanghebbende lag om tegenbewijs te leveren op de in artikel 27e AWR bedoelde wijze. Het enige administratieve gebrek dat het hof aanwees was het ontbreken van een afdoende inkoop- én voorraadadministratie. Dat „het in de branche niet gebruikelijk zou zijn“ zo'n administratie te voeren, deed volgens de Hoge Raad niet ter zake. — Let op de tijdlijn van dat arrest: de zaak speelde over 2003 en 2006 en werd beslist onder de destijds geldende tekst van artikel 27e (aanhef en letter b) AWR. De informatiebeschikking van artikel 52a bestaat pas sinds 1 juli 2011 en is sindsdien het verplichte voorportaal wanneer de omkering op artikel 52 wordt gebaseerd. Het inhoudelijke oordeel is niet achterhaald; de route ernaartoe is wél veranderd.
Het gat zit in het systeem van je logistiek dienstverlener, de bewijslast is nog steeds die van jou — Het gebrek: je goederen liggen bij een expediteur, 3PL of fulfilmentpartij, en de voorraadadministratie draait in hun systeem. Er is niets vastgelegd over beschikbaarheid, exportformaat of wat er gebeurt bij einde contract (systeem van een derde — Waarover je ineens moet bewijzen: je eigen belastingpositie. De Belastingdienst is hier ondubbelzinnig: in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (uitgave juli 2026) staat dat gegevens bij derden ook onder jóuw fiscale bewaarplicht vallen, met als een van de vier expliciete voorbeelden „de voorraadadministratie bij een expediteur“ (je eigen belastingpositie — Het omslagmoment: juridisch hetzelfde als bij het eerste omslagpunt. Feitelijk is de trigger echter iets waar je niet over gaat: een contractwissel, een migratie bij de dienstverlener, een faillissement, of simpelweg een dataretentiebeleid van drie jaar bij een partij die niet weet dat jouw termijn zeven is — Wat er daarna van je wordt gevraagd: identiek — overtuigend aantonen — Welk bewijs zijn waarde verliest: de zin „die gegevens zitten bij mijn logistiek dienstverlener“ is geen verweer, maar een beschrijving van het probleem. De brochure adviseert afspraken over beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht vast te leggen, bijvoorbeeld in een Service Level Agreement. Wie deze rij serieus neemt, stelt bij de leverancierskeuze één extra vraag: niet alleen „kan ik erbij“, maar „kan ik er over zeven jaar nog bij, ook als wij dan geen klant meer van u zijn“.
Het gat zit in de administratie, de bewijslast draait om de oorzaak van een faillissement — Het gebrek: de administratie voldoet niet aan artikel 2:10 BW — „op zodanige wijze [...] dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend“ — of de jaarrekening is niet tijdig gedeponeerd (art. 2:394 BW) (administratie / deponering — Waarover je ineens moet bewijzen: of onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Dat is een vraag over causaliteit en over de hele bedrijfsvoering, niet over voorraad (bestuurdersaansprakelijkheid — Het omslagmoment: de faillietverklaring zelf. Er is hier géén voorportaal zoals de informatiebeschikking. Artikel 2:248, tweede lid, BW: „Indien het bestuur niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen uit de artikelen 10 of 394, heeft het zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt vermoed dat onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement.“ Voor de NV staat dezelfde regel in artikel 2:138, tweede lid — Wat er daarna van je wordt gevraagd: het vermoeden weerleggen. En daarnaast, per bestuurder, artikel 2:248, derde lid: niet aansprakelijk is de bestuurder „die bewijst dat de onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden“ — Welk bewijs zijn waarde verliest: een reconstructie achteraf. De verplichting is dat de rechten en verplichtingen „te allen tijde“ kenbaar waren — dus ook op een willekeurige dag drie jaar geleden, niet alleen nu.
Het gat zit in de entrepotadministratie, de bewijslast draait om het bestaan van een douaneschuld — Het gebrek: de voorraadadministratie van een douane-entrepot sluit niet aan op de aangiften; goederen zijn niet terug te vinden of hun status is niet meer vast te stellen (entrepotadministratie — Waarover je ineens moet bewijzen: of er een douaneschuld is ontstaan, en wie schuldenaar is. Artikel 79 DWU laat een douaneschuld ontstaan door niet-naleving van verplichtingen betreffende onder meer de opslag en de tijdelijke opslag van niet-Uniegoederen, en wijst als schuldenaar aan „eenieder die de betrokken verplichtingen diende na te komen“ (douaneschuld — Het omslagmoment: artikel 79, tweede lid, sub a DWU — „het ogenblik waarop niet of niet langer wordt voldaan aan de verplichting“. Dat moment wordt met terugwerkende kracht vastgesteld, soms jaren later, aan de hand van de administratie zelf — Wat er daarna van je wordt gevraagd: de administratie ís het bewijsmiddel. Artikel 214, eerste lid, DWU: aan de hand van de informatie en de gegevens in die administratie „moeten de douaneautoriteiten in staat zijn toezicht uit te oefenen op de regeling, met name wat de identificatie, de douanestatus en het overbrengen van de onder de regeling geplaatste goederen betreft“ — Welk bewijs zijn waarde verliest: het fysieke bewijs, want de goederen zijn juist weg. Alleen artikel 178, eerste lid, GVo. DWU-gegevens — het MRN van de plaatsingsaangifte en de informatie over de aanzuivering (sub b), de documenten die van belang zijn voor de aanzuivering (sub c), de plaats van de goederen en informatie over iedere overbrenging (sub e) — kunnen aantonen dat de regeling rechtmatig is geëindigd.
Het gat is een onverklaard tekort in een AGP, de bewijslast draait om de vraag of het een verlies of een uitslag was — Het gebrek: de telling in een accijnsgoederenplaats komt niet uit en er is geen onderbouwing per partij (telling in de AGP — Waarover je ineens moet bewijzen: of er sprake was van vernietiging of onherstelbaar verlies (geen accijns), of van uitslag tot verbruik (wel accijns) (accijnsheffing — Het omslagmoment: het constateren van het tekort. Artikel 2, vijfde lid, Wet op de accijns haalt de algehele vernietiging of het onherstelbare verlies „door niet te voorziene omstandigheden of overmacht“ uit de definitie van uitslag tot verbruik — Wat er daarna van je wordt gevraagd: artikel 2, zesde lid, Wet op de accijns: die vernietiging of dat verlies „wordt aangetoond ten genoegen van de inspecteur“. De bewijsrichting staat dus al in de wettekst — jij toont aan, niet hij — Welk bewijs zijn waarde verliest: een sluitende maandelijkse totaaltelling. Een totaal verklaart geen tekort; alleen partijniveau met een gebeurtenis erachter doet dat.
Het gat zit in de traceerbaarheid, en dan draait niet de bewijslast maar de omvang — Het gebrek: bij levensmiddelen of diervoeders kun je een partij niet één stap terug en één stap vooruit herleiden (traceerbaarheid — Waarover je ineens moet bewijzen: niet of je fout zat, maar hoeveel je moet terughalen. Artikel 18 van Verordening (EG) nr. 178/2002 verplicht exploitanten te beschikken over „systemen en procedures“ waarmee zij kunnen nagaan wie geleverd heeft (lid 2) en aan welke bedrijven zij hebben geleverd (lid 3). Artikel 19 verplicht tot onmiddellijk uit de handel nemen zodra je „redenen heeft om aan te nemen“ dat een levensmiddel niet aan de voedselveiligheidsvoorschriften voldoet (omvang van de terugroepactie — Het omslagmoment: het moment waarop die reden ontstaat — Wat er daarna van je wordt gevraagd: wat je niet kunt herleiden, kun je niet uitsluiten — en wat je niet kunt uitsluiten valt binnen de actie — Welk bewijs zijn waarde verliest: aantallen per artikel. Zonder partij- of lotnummer en houdbaarheidsdatum is de terugroepgrens de hele voorraad van dat artikel. — BELANGRIJKE NUANCERING: dit is geen wettelijke omkering van de bewijslast zoals in artikel 27e AWR, en zo noemen wij het hier ook niet. Het is dezelfde structuur met een andere prijs: de onbeslisbaarheid wordt niet in geld afgerekend maar in volume.
Waar het níet omslaat — Dit register heeft een buitenkant, en die is met even harde bepalingen afgebakend. Wie een leverancier hoort zeggen dat „je zonder dit systeem meteen de bewijslast omkeert“, hoort een halve waarheid. Vijf tegenwichten, alle vijf uit de wet of uit vaste rechtspraak — geen zevende ingang, maar de begrenzing van de zes hierboven:
Een onbelangrijk verzuim telt niet mee. Artikel 2:248, tweede lid, BW sluit af met één zin: „Een onbelangrijk verzuim wordt niet in aanmerking genomen.“ In het fiscale spoor is het equivalent dat het gebrek de administratie als geheel moet raken; in HR 31 mei 2013 ging het om het volledig ontbreken van de vastlegging van hoeveelheden, prijzen én voorraad, niet om een slordigheid.
De rechter geeft je een nieuwe termijn als herstel nog kan. Artikel 27e, tweede lid, AWR: verklaart de rechtbank het beroep tegen de informatiebeschikking ongegrond, dan „stelt de rechtbank een nieuwe termijn voor het voldoen aan de in die beschikking bedoelde verplichtingen, in situaties waarin daar nog gevolg aan kan worden gegeven, tenzij sprake is van kennelijk onredelijk gebruik van procesrecht“.
De inspecteur mag niet vooruitlopen. Artikel 52a, derde lid, AWR: legt de inspecteur de aanslag op vóórdat de informatiebeschikking onherroepelijk is, dan vervalt de informatiebeschikking.
Omkering is geen blanco cheque. Ook ná de omslag moet de schatting redelijk zijn. De Hoge Raad in dezelfde uitspraak van 31 mei 2013: „Het vereiste van een redelijke schatting strekt, in de context van de omkering en de verzwaring van de bewijslast, ertoe te voorkomen dat een aanslag naar willekeur wordt vastgesteld.“ De rechter beoordeelt dan eerst of de schatting willekeurig is, en pas daarna of is gebleken dat en in hoeverre de uitspraak op bezwaar onjuist is (HR 27 januari 2006, ECLI:NL:HR:2006:AV0401).
Boetes vallen erbuiten. Artikel 25, derde lid, tweede volzin en artikel 27e, derde lid, AWR: de omkering vindt geen toepassing voor zover het bezwaar of beroep is gericht tegen een vergrijpboete.
Wat bedoelen Nederlandse ondernemers eigenlijk met „voorraadbeheer software“ — en waarom is dat niet hetzelfde als een WMS?
Het woord voorraadadministratie wordt in Nederland door vier verschillende partijen gebruikt, met vier verschillende inhoudseisen. Wie een pakket kiest zonder te weten welke van de vier voor hem geldt, koopt het verkeerde ding — of koopt het goede ding en ontdekt achteraf dat er een vijfde export bij moest.
Logistieke voorraad — waar ligt welke pallet, in welke zone, met welke partij en THT — Wie de eisen stelt: Niemand van buiten; je eigen operatie | Wat er dan minimaal in moet: Wat je zelf nodig hebt om te picken en te tellen | Bewaartermijn: Geen wettelijke termijn als zodanig
Fiscale voorraadadministratie — basisgegeven in de zin van de bewaarplicht — Wie de eisen stelt: Belastingdienst, op grond van artikel 52 AWR | Wat er dan minimaal in moet: Zoveel dat „te allen tijde [je] rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken“ (art. 52, lid 1) | Bewaartermijn: 7 jaar (art. 52, lid 4 AWR)
Douane-voorraadadministratie — administratie bij een bijzondere regeling, bijvoorbeeld douane-entrepot — Wie de eisen stelt: Douane, op grond van artikel 214 DWU en artikel 178 GVo. DWU | Wat er dan minimaal in moet: Achttien met name genoemde gegevenscategorieën (a t/m r), waaronder MRN, plaats van de goederen, iedere overbrenging en de douanestatus | Bewaartermijn: Volgt de vergunning en de fiscale bewaarplicht
AGP-administratie — accijnsgoederenplaats — Wie de eisen stelt: Inspecteur, op grond van artikel 41 Wet op de accijns | Wat er dan minimaal in moet: Bij AMvB gestelde regels over „de administratie en de administratieve organisatie“, plus de individuele vergunningvoorwaarden | Bewaartermijn: Volgt de vergunning en de fiscale bewaarplicht
Een WMS is per definitie gebouwd voor de eerste rij. Een boekhoudpakket dekt meestal een deel van de tweede. De derde en vierde rij vragen om gegevens die zulke software zelden als eersteklas eigenschap kent — douanestatus per eenheid en verwijzing naar de plaatsingsaangifte — en dat is niet erg, zolang je weet dat ze bestaan en wie ze dan wél gaat leveren. De praktische grens: een WMS eindigt waar het terrein eindigt. De douane-voorraadadministratie en de AGP-administratie eindigen nergens, want zij zijn niet van jou — zij zijn de reden dat je een vergunning hebt.
Staat „voorraadadministratie“ echt in de wet — en hoe lang moet je die bewaren, 7 of 10 jaar?
Artikel 52, eerste lid, AWR somt niets op. Het is bewust open geformuleerd: administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf „naar de eisen van dat bedrijf“ zodanig een administratie te voeren en te bewaren „dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken“. „Naar de eisen van dat bedrijf“ doet het werk. De Belastingdienst maakt het expliciet: op de pagina Hoelang moet u gegevens bewaren? staat de lijst van basisgegevens — het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden. Over andere gegevens kun je afspraken maken over een kortere termijn en over detailniveau; over basisgegevens niet: die „moet u altijd 7 jaar bewaren“. De voorraadadministratie is daarmee de enige logistieke datastroom die zonder discussie zeven jaar de deur uit moet kunnen komen. En dan de twee getallen die allebei juist zijn, maar over verschillende dingen gaan:
Hoofdregel: zeven jaar. Artikel 52, vierde lid, AWR: „Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren.“
Onroerende zaken: tien jaar in de communicatie, negen jaar in de wettekst. De Belastingdienst schrijft „Gegevens onroerende zaken — 10 jaar“. Artikel 34a Wet op de omzetbelasting 1968 formuleert het anders: bewaren „gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken“. Negen jaren ná het gebruiksjaar is, het gebruiksjaar meegeteld, tien kalenderjaren. Er is geen tegenspraak, maar wel een verschil in telwijze — relevant zodra het pand zelf, een verbouwing of een investering in de opslaginrichting in beeld komt.
One Stop Shop: tien jaar. Voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem.
Elektronische interfaces (platformen): tien jaar. Artikel 34, zevende lid, Wet OB 1968: de boekhouding van gefaciliteerde leveringen „wordt bewaard gedurende tien jaren na afloop van het jaar waarin de handeling is verricht“.
Vennootschapsrechtelijk: zeven jaar, apart van de fiscus. Artikel 2:10, derde lid, BW verplicht het bestuur de boeken, bescheiden en gegevensdragers „gedurende zeven jaren te bewaren“. Voor ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid geldt via artikel 3:15i BW hetzelfde regime.
Wanneer begint de termijn te lopen? Niet bij de boeking. De Belastingdienst hanteert de actualiteitswaarde: „Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.“ Het voorbeeld dat de Belastingdienst zelf geeft is een leasecontract van vier jaar: pas na die vier jaar begint de zeven jaar. Toegepast op een magazijn heeft dat een onprettige consequentie voor lange opslag: een artikel dat vijf jaar op voorraad ligt, is vijf jaar lang actueel, en de zeven jaar begint pas te lopen als de laatste eenheid weg is. Een systeem dat „we bewaren zeven jaar historie“ belooft, belooft dus mogelijk te weinig. En de straf? Artikel 68, eerste lid, AWR maakt drie dingen strafbaar: het niet voeren van een administratie overeenkomstig de gestelde eisen (onderdeel d), het niet bewaren van boeken, bescheiden of andere gegevensdragers (onderdeel e), en het niet verlenen van de medewerking bedoeld in artikel 52, zesde lid (onderdeel f). Straf: hechtenis van ten hoogste zes maanden of een geldboete van de derde categorie — per 1 januari 2026 € 11.000 (artikel 23, vierde lid, Wetboek van Strafrecht). Opzettelijk en strekkend tot te weinig geheven belasting is het artikel 69, eerste lid, AWR: gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren of een geldboete van de vierde categorie (€ 27.500 per 1 januari 2026) „of, indien dit bedrag hoger is, ten hoogste eenmaal het bedrag van de te weinig geheven belasting“. Bij veroordeling van een rechtspersoon kan de rechter één categorie hoger gaan (art. 23, zevende lid, Sr).
Wat vraagt de Belastingdienst technisch van een geautomatiseerde voorraadadministratie?
De brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (Belastingdienst, uitgave juli 2026) is het document dat een softwarekeuze het meest direct raakt, en het staat niet in de productbrochure. Vijf punten daaruit raken een voorraadsysteem rechtstreeks.
De historische stand van je stamgegevens telt, niet alleen de huidige — De brochure onderscheidt stamgegevens (prijzentabellen, artikeltabellen, debiteuren- en crediteurengegevens) van mutatiegegevens, en schrijft onomwonden: „Wij controleren achteraf. En voor ons is ook de vroegere stand van zaken van belang. Deze moet u dus ook bewaren.“ Voor een voorraadsysteem is dat de zwaarste van alle eisen, omdat de meeste pakketten stamdata overschrijven. Verandert een artikel van eenheid, van verpakkingsgrootte of van standaardkostprijs, dan klopt de historische voorraadwaarde niet meer als het systeem alleen de laatste waarde kent. De brochure noemt drie werkwijzen die wél voldoen: ingangs- en einddatum in de stamgegevensbestanden; de geldende stamgegevens per transactie meeschrijven in de mutatie; of een automatisch was/wordt-bestand per wijzigingsdatum.
Elk afgeleid getal moet terug te leiden zijn naar zijn bron — De brochure noemt dit het controlespoor of de audit trail: „het controlespoor door uw administratie waarbij u altijd terug kunt naar het brondocument of de primaire vastlegging en daarmee na kunt gaan waar een administratieve vastlegging vandaan komt. Bijvoorbeeld hoe een totaal is opgebouwd, of uit welke transacties en omgekeerd hoe de transactie is opgenomen in het totaal.“ Vertaald naar de demo die je krijgt: klik in het voorraadstandenscherm op één getal en vraag of het systeem de reeks mutaties toont die dat getal opbouwen, en van elke mutatie het bronstuk. Kan dat niet, dan heb je een rapportagelaag zonder controlespoor.
Verdichten mag, converteren mag onder vijf voorwaarden — Verdichten mag „zolang u de onderliggende detailgegevens bewaart“ en die binnen redelijke tijd in te zien zijn. Conversie en migratie mogen ook, onder vijf cumulatieve voorwaarden: je zet álle gegevens over; je zet ze inhoudelijk juist over; de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar; je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken; en een controle kan binnen redelijke termijn plaatsvinden. Voldoe je daaraan, dan hoef je het origineel na conversie niet te bewaren. Dit is de bepaling die een WMS-migratie tot een fiscale gebeurtenis maakt, niet alleen een IT-gebeurtenis. Uitzondering: de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten mag je niet converteren.
Uitprinten telt niet als bewaren — „Levert u de gegevens aan op een manier waardoor wij de controle niet binnen een redelijke termijn kunnen uitvoeren? Dan voldoet u niet aan de bewaarplicht. Bijvoorbeeld wanneer u uw geautomatiseerde administratie print en alleen op papier bewaart.“ Het uitgangspunt bij een boekenonderzoek is dat „gedigitaliseerde gegevens ook digitaal“ worden aangeleverd. Een systeem waaruit je alleen pdf's kunt halen, voldoet daar in beginsel niet aan.
Er is een standaard-dataset voor voorraad — en die alleen bewaren is niet genoeg — Bij een boekenonderzoek wordt vaak om een auditfile gevraagd. De brochure somt op: financiële transacties, salaris, voorraad, boardcomputer taxi, ritregistratiesysteem en afrekensystemen. Direct daarna staat de zin die vaak wordt overgeslagen: „Het is nooit voldoende om uitsluitend de auditfile te bewaren.“ Let op waar die voorraad-auditfile vandaan komt: het ondersteuningsportaal voor softwareontwikkelaars van de Belastingdienst publiceert XAF (financieel), XAA (afrekensystemen), XAB (boordcomputer taxi), XAK (kansspelen op afstand), XAR (rittenregistratie) en XAS (salaris) — de voorraad zit daar níet bij. De Douane AuditFile Voorraad wordt uitgegeven door de Nationale Helpdesk Douane, in versie 1.12 met publicatiedatum 19 maart 2025.
Wat komt er bovenop als je goederen onder douanetoezicht of in een AGP liggen?
Artikel 214, eerste lid, DWU verplicht de vergunninghouder, de houder van de regeling én „eenieder die activiteiten uitoefent in verband met hetzij de opslag, bewerking of verwerking van de goederen, hetzij de koop of verkoop van goederen in een vrije zone“ tot „een passende administratie in een door de douaneautoriteiten goedgekeurde vorm“. De inhoud van die administratie is niet aan jou: artikel 178, eerste lid, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 somt achttien categorieën op (a t/m r).
De categorieën die een voorraadsysteem daadwerkelijk moet dragen — (a) de verwijzing naar de vergunning; (b) het MRN — of een ander identificerend nummer — van de aangifte waarmee de goederen onder de regeling zijn geplaatst, plus informatie over de wijze van aanzuivering; (d) merktekens, nummers, aantal en soort colli, de hoeveelheid en de gebruikelijke handelsomschrijving of technische beschrijving; (e) plaats van de goederen en informatie over iedere overbrenging; (f) de douanestatus van de goederen; (g) gegevens over gebruikelijke behandelingen, en de eventuele nieuwe tariefindeling die daaruit voortvloeit; (m) bij gescheiden boekhouding: soort goederen, douanestatus en, in voorkomend geval, oorsprong; (q) als de administratie geen deel uitmaakt van de hoofdboekhouding voor douanedoeleinden: een verwijzing naar die hoofdboekhouding.
Rij (f) is het punt waar een gewoon WMS het opgeeft — Een WMS kent locaties en aantallen; het kent zelden douanestatus als eerste-klas eigenschap van een eenheid. Toch is dat precies wat artikel 177 GVo. DWU vraagt bij gezamenlijke opslag: liggen Uniegoederen en niet-Uniegoederen in dezelfde ruimte en is identificatie onmogelijk of alleen tegen buitensporige kosten mogelijk, dan bepaalt de vergunning dat „een gescheiden boekhouding wordt gevoerd voor elk soort goederen, de douanestatus en, in voorkomend geval, de oorsprong van de goederen“. De Nederlandse Douane werkt dat verder uit: niet-Uniegoederen moeten „in de administratie zó specifiek worden geregistreerd dat duidelijk is wanneer welke goederen onder welke vorm van opslag (tijdelijke opslag of douane-entrepot) zijn opgeslagen“, onder meer door vermelding van specifieke kenmerken, eventueel aangevuld met stickers, barcodes en andere fysieke identificatiemiddelen.
Drie termijnen die een systeem moet kunnen bewaken — Tijdelijke opslag: maximaal 90 dagen, genoemd in de algemene voorwaarden bij de vergunning douane-entrepot. Overbrenging onder de regeling douane-entrepot: eindigt binnen 30 dagen nadat de goederen uit het entrepot zijn uitgeslagen; op verzoek verlengbaar (art. 179, derde lid, GVo. DWU). Overbrenging naar het douanekantoor van uitgang: informatie over de uitgang binnen 100 dagen na uitslag in de administratie (art. 179, vierde lid, GVo. DWU), eveneens verlengbaar. Dit zijn geen rapportagewensen maar aftellende klokken waarvan het aflopen tot een douaneschuld kan leiden.
Wie de administratie voert, kan bepalen wie de vergunning krijgt — Het Handboek Douane, onderdeel Douane-entrepots, bijlage 2, koppelt de administratie direct aan het begrip beheer. Sluit iemand met de eigenaar of huurder van de opslaglocatie een overeenkomst waarin staat dat hij toegang heeft tot de goederen, ze kan verplaatsen, bepaalt hoe en waar ze worden opgeslagen, de volledige douaneafhandeling verzorgt „en een passende administratie voert“, dan wordt hij aangemerkt als iemand die de fysieke beschikkingsmacht heeft. Maar: „Als een persoon een dergelijke overeenkomst sluit, maar in de praktijk blijkt dat hetgeen in de overeenkomst is vermeld niet het geval is of niet zo wordt uitgevoerd, dan heeft deze persoon niet de daadwerkelijke fysieke beschikkingsmacht.“
De AuditFile Voorraad: voor wie hij verplicht is — Geen algemene verplichting voor iedereen met voorraad. Volgens de Nationale Helpdesk Douane is hij „een verplichting voor IIAA-bedrijven die overgaan naar DMS en kiezen voor scenario 3, de ketenregeling“; IIAA-bedrijven zijn bedrijven met een vergunning Inschrijving in de administratie van de aangever. De vergunningtekst is concreter over het ritme: „Wanneer u gebruik maakt van de ketenregeling, bent u verplicht om een auditfile voorraad in te dienen bij de Douane. De auditfile voorraad wordt maandelijks aangeleverd tenzij andere afspraken zijn gemaakt.“ Voor wie in die situatie zit is dit de scherpste selectievraag die er bestaat, omdat het antwoord binair en toetsbaar is: genereert dit pakket de Douane AuditFile Voorraad in de actuele versie, of niet? De specificaties staan op het Douane Supportcentrum voor Softwareontwikkelaars van de NHD; de gepubliceerde versie is 1.12, publicatiedatum 19 maart 2025. Voor wie in die situatie zit, is dit de scherpste selectievraag die er bestaat.
Accijnsgoederen — Een plaats mag alleen als accijnsgoederenplaats worden gebruikt als daarvoor een vergunning is verstrekt door de inspecteur (art. 39 Wet op de accijns). Artikel 41 bepaalt dat bij algemene maatregel van bestuur, „ter verzekering van de heffing“, regels kunnen worden gesteld waaraan een AGP moet voldoen ten aanzien van de administratie en de administratieve organisatie, de locatie en de inrichting, en het stelsel van toezicht. Wat er concreet in jouw AGP-administratie moet, staat dus deels in de AMvB en deels in de individuele voorwaarden van jouw vergunning — een softwareleverancier kan dat niet in het algemeen beloven.
Verandert de artikel 23-vergunning iets aan je voorraadsysteem?
Ja, maar op een andere manier dan de omslagpunten hierboven — en dat verschil is de moeite waard om vast te houden. De verleggingsregeling bij invoer staat in artikel 23 Wet OB 1968: in afwijking van artikel 22 wordt de btw bij invoer geheven van „aangewezen ondernemers en lichamen“. Je hoeft de invoer-btw dan niet aan de grens voor te schieten maar geeft hem aan in je aangifte. Voor de meeste goederen vraag je die aanwijzing aan bij de inspecteur (art. 18, eerste lid, Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968).
De voorwaarde die hier telt is artikel 18, tweede lid, onderdeel c: het verzoek wordt slechts ingewilligd als de belanghebbende „een bedrijfsadministratie voert welke naar het oordeel van de inspecteur zodanig is ingericht dat daarin op overzichtelijke wijze zijn opgenomen de door de inspecteur nodig geoordeelde gegevens omtrent de ingevoerde goederen, en dat aan de hand daarvan op eenvoudige wijze de ter zake van de invoer van die goederen verschuldigde omzetbelasting kan worden vastgesteld“. Daarbovenop, tenzij de inspecteur anders bepaalt (art. 18, vijfde lid): van de invoer wordt afzonderlijk aantekening gehouden op de voet van artikel 31 Uitvoeringsbeschikking OB — dat artikel eist onder meer aantekening van „het betrekken van voor hem bestemde ingevoerde goederen“ en van „het verzenden of afleveren van door hem voor uitvoer uit de Unie of opslag in een entrepot bestemde goederen“, op zodanige wijze dat de over een belastingtijdvak verschuldigde belasting kan worden vastgesteld (art. 31, vijfde lid).
En het gevolg bij het niet naleven daarvan is geen omkering van de bewijslast, maar intrekking. Artikel 18, zesde lid: handelt de belanghebbende in strijd met de gestelde voorwaarden, of is er sprake van misbruik — „waaronder wordt begrepen misbruik door de vervoerder van de goederen“ — dan kan de inspecteur de aanwijzing intrekken en een nieuwe aanwijzing weigeren, bij voor bezwaar vatbare beschikking. Twee dingen zijn hier het onthouden waard. Ten eerste: dit is een ander type gevolg dan de omslagpunten — daar verschoof de bewijslast, hier verdwijnt een faciliteit, met een direct kaseffect omdat de invoer-btw weer aan de grens moet. Ten tweede: het misbruik van je vervoerder kan die faciliteit raken.
Een aangrenzende registerplicht die veel Nederlandse magazijnen wél raakt: artikel 34, tweede lid, onderdelen c en d, Wet OB 1968 verplicht tot het bijhouden van een register van goederen die worden verzonden of vervoerd in het kader van de regeling voorraad op afroep (art. 3b), respectievelijk van de goederen die in dat kader aan je zijn geleverd — en wel zo dat dat register „de inspecteur in staat stelt de correcte toepassing van dat artikel te controleren“. Call-off stock is in Nederland een veelgebruikte constructie; een voorraadsysteem dat consignatievoorraad niet apart van eigen voorraad kan houden, kan dat register niet leveren.
Welke eisen komen uit het jaarrekeningenrecht — en waarom raakt dat je magazijnsoftware?
De administratieplicht zelf. Artikel 2:10, eerste lid, BW verplicht het bestuur tot een administratie waaruit „te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend“. Het tweede lid verplicht tot het jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, op papier stellen van de balans en de staat van baten en lasten. Het vierde lid staat conversie naar een andere gegevensdrager toe — met dezelfde eisen als in de AWR — behalve voor de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten.
De waarderingsgrondslag. Artikel 2:384, eerste lid, BW: als grondslag komen in aanmerking de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en de actuele waarde. Het tweede lid schrijft voorzichtigheid voor. Voor voorraden — vlottende activa — bepaalt artikel 2:387, tweede lid: die „worden gewaardeerd tegen actuele waarde, indien deze op de balansdatum lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs“. Dat is de Nederlandse formulering van lower of cost or market, en zij vraagt van je systeem iets wat een puur logistiek WMS niet doet: het moet naast de aantallen ook een waarde per eenheid kennen, per balansdatum.
Wat er in die kostprijs zit. Artikel 2:388, eerste lid, BW: „De verkrijgingsprijs waartegen een actief wordt gewaardeerd, omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.“ Voor geïmporteerde voorraad zijn die bijkomende kosten niet triviaal: vracht, invoerrechten, handling, verzekering. Een systeem dat alleen de factuurprijs van de leverancier bij het artikel zet, geeft structureel een te lage voorraadwaarde. De vervaardigingsprijs (tweede lid) omvat de aanschaffingskosten van grond- en hulpstoffen plus de rechtstreeks toerekenbare kosten, en mag een redelijk deel van de indirecte kosten en rente bevatten — mits de toelichting vermeldt dat die rente is geactiveerd.
Stelselwijziging is een verplichte mededeling. Artikel 2:384, zesde lid: alleen „wegens gegronde redenen“ mag je op andere grondslagen waarderen dan het voorafgaande boekjaar; de reden wordt in de toelichting uiteengezet en er wordt inzicht gegeven in de betekenis voor vermogen en resultaat, aan de hand van aangepaste cijfers. Wisselt je nieuwe voorraadpakket stilzwijgend van FIFO naar voortschrijdend gemiddelde omdat dat de standaardinstelling is, dan is dat een stelselwijziging waar de jaarrekening iets over moet zeggen.
En dan de aansluiting. De Belastingdienst vraagt daar expliciet naar: „Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. Wij zullen u daarnaar vragen.“ De brochure rekent tussentijds gemaakte controleberekeningen en zelfs kladaantekeningen uitdrukkelijk tot de administratie. Praktisch gevolg voor de systeemkeuze: de aansluiting tussen het voorraadsysteem en het grootboek is zelf een bewaarplichtig stuk. Als die aansluiting alleen bestaat als een spreadsheet op de laptop van de controller, bestaat zij fiscaal wel — maar niet op een plek waar iemand haar over zes jaar terugvindt.
Als je met levensmiddelen werkt: wat moet je systeem kunnen wat een gewoon voorraadsysteem niet kan?
Artikel 18 van Verordening (EG) nr. 178/2002 geldt sinds 1 januari 2005 (art. 65 van diezelfde verordening). De kern is bekend als one step back, one step forward: exploitanten moeten kunnen nagaan wie hun levensmiddelen, diervoeders of ingrediënten heeft geleverd (lid 2), en moeten beschikken over systemen en procedures waarmee kan worden vastgesteld aan welke bedrijven zij hun producten hebben geleverd (lid 3). Beide informatiestromen worden „op verzoek aan de bevoegde autoriteiten verstrekt“. Wat een gewoon voorraadsysteem meestal mist, is dat dit een verplichting is over partijen, niet over artikelen. Voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong gaat Uitvoeringsverordening (EU) nr. 931/2011 verder: artikel 3, eerste lid, verplicht tot het verstrekken van acht gegevens aan de afnemer en, op verzoek, aan de bevoegde autoriteit.
(a) een nauwkeurige beschrijving van de levensmiddelen;
(b) het volume of de hoeveelheid;
(c) naam en adres van de exploitant van wie de levensmiddelen zijn verzonden;
(d) naam en adres van de verzender (eigenaar), indien verschillend van (c);
(e) naam en adres van de exploitant naar wie wordt verzonden;
(f) naam en adres van de ontvanger (eigenaar), indien verschillend van (e);
(g) een referentie ter identificatie van de partij of zending, naargelang het geval;
(h) de datum van verzending.
Twee bepalingen daarbij bepalen het datamodel. Ten eerste onderscheidt de lijst de exploitant van de eigenaar — bij opslag door een derde zijn dat verschillende partijen, en beide moeten erin. Ten tweede zegt het derde lid: die informatie „wordt dagelijks bijgewerkt en wordt ten minste beschikbaar gehouden totdat redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de levensmiddelen zijn geconsumeerd“, en wordt op verzoek van de bevoegde autoriteit „onverwijld“ verstrekt. Een systeem dat de traceerbaarheidsgegevens 's nachts in batch verwerkt, of dat de partijhistorie na een jaar opschoont, voldoet daar niet aan. Verordening 931/2011 is van toepassing sinds 1 juli 2012 (art. 4).
In welk formaat komt de inkoopfactuur binnen — en kan je systeem dat lezen?
Deze vraag ligt direct naast de bewaarplicht en wordt bij een voorraadproject bijna nooit gesteld, terwijl de factuur de tegenhanger is van elke ontvangstboeking. Nederland kent op dit moment geen algemene verplichting om B2B-facturen in een gestructureerd formaat uit te wisselen; naar de overheid toe geldt e-facturering wel. De praktische druk komt daarom niet uit Nederlands recht maar van uw leveranciers: in Duitsland moet iedere binnenlandse onderneming sinds 1 januari 2025 structurele B2B-e-facturen kunnen ontvangen, en Italië, Polen en Spanje kennen elk hun eigen verplichte kanaal.
Wat dat betekent voor de keuze van voorraadsoftware, in één zin: uw systeem hoeft geen e-facturen te versturen, maar het moet een binnenkomend gestructureerd bestand kunnen uitlezen en aan een ontvangst kunnen koppelen — niet alleen als PDF tonen. Vraag de leverancier om één echte XML-factuur in het testsysteem in te lezen en te laten zien welk veld op welke regel van de ontvangst terechtkomt. Voor de bewaarplicht geldt daarbij hetzelfde als voor de rest van deze pagina: het gestructureerde bestand is het origineel, een afdruk ervan is dat niet.
Welke vragen stel je een leverancier — en welke antwoorden zijn controleerbaar?
Deze vragen spiegelen niet één-op-één de omslagpunten hierboven. Ze zijn geordend naar wat ze toetsen, want een demo laat zien wat een systeem vandaag kan, terwijl de eisen in Nederland vrijwel allemaal gaan over wat het later nog kan.
Cluster A — kan het systeem het verleden reconstrueren? — 1. Toon de voorraadstand van 31 december van twee jaar geleden, per locatie en per partij. Niet een rapport dat vandaag wordt berekend uit de huidige stamdata, maar de stand zoals die toen gold — dit toetst de eis over de „vroegere stand van zaken“ van stamgegevens. 2. Klik op één getal en laat het controlespoor zien tot aan het brondocument: van totaal naar transacties én terug. 3. Wat gebeurt er als iemand een artikel hernoemt, van eenheid verandert of de standaardkostprijs aanpast — verandert dan de historische voorraadwaarde mee? Bij „ja“ is de historie niet betrouwbaar; vraag dan welke van de drie door de Belastingdienst genoemde werkwijzen het systeem toepast. 4. Kan een geboekte mutatie worden gewijzigd of verwijderd, en zo ja door wie en met welke sporen? Een systeem waarin correcties tegenboekingen zijn, is eenvoudiger uit te leggen.
Cluster B — overleeft de administratie een systeemwissel? — 5. In welk formaat krijg ik zeven jaar historie mee als ik opzeg, en wie draagt de kosten van die export? Zet het antwoord naast de vijf conversievoorwaarden. 6. Als ik na de wissel geen klant meer ben, hoe lang blijft mijn data dan benaderbaar? Vergelijk dat met het startpunt van jouw termijn — die begint pas als de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. 7. Kan ik de administratie digitaal aanleveren, of alleen als pdf/print? De brochure noemt „print en alleen op papier bewaren“ expliciet als een geval waarin je niet aan de bewaarplicht voldoet. 8. Bij opslag door een derde: wat legt de SLA vast over beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht?
Cluster C — kan het leveren aan wie het opvraagt? — 9. Kan het pakket de Douane AuditFile Voorraad genereren, in de op de NHD gepubliceerde versie? Alleen relevant als je onder de ketenregeling valt, maar dan binair toetsbaar — vraag naar de versie en naar het ritme (maandelijks, tenzij anders afgesproken). 10. Kent het systeem douanestatus als eigenschap van een eenheid, of alleen locatie en aantal? 11. Kan het per eenheid een partij-/lotnummer én een houdbaarheidsdatum dragen, en die bij zowel ontvangst als uitgifte vasthouden? 12. Kan het consignatie-/call-off-voorraad apart houden van eigen voorraad? Nodig voor het register van artikel 34, tweede lid, onderdelen c en d, Wet OB 1968.
Twee antwoorden zijn geen antwoord. „Dat kunnen we maatwerk maken“ is een antwoord over de toekomst, niet over het product. Vraag dan door: bestaat het vandaag bij een andere klant, en kan ik het zien? En „onze klanten hebben dat nog nooit gevraagd“ is in dit domein geen geruststelling — de Hoge Raad heeft in de zaak over de ontbrekende voorraadadministratie uitdrukkelijk overwogen dat het niet ter zake doet „dat het in de branche niet gebruikelijk zou zijn een inkoop- en voorraadadministratie te voeren“.
Wat doet Logistivo hier wel, en wat uitdrukkelijk niet?
Logistivo is een logistiek platform voor transport- en expeditiebedrijven en voor ladingeigenaren, met daarin een voorraad- en magazijnlaag. Hieronder staat wat daarvan feitelijk in het product zit en wat er niet in zit; het onderscheid is voor deze pagina belangrijker dan het aanbod.
Een mutatiedagboek zonder wijzig- of verwijder-eindpunt — De voorraadstanden worden afgeleid uit een grootboek van mutaties met vier typen: inbound, outbound, transfer en adjustment. Elke regel legt richting, hoeveelheid, eenheid, magazijn, zone, eventuele pallet en het tijdstip vast, plus een momentopname van het saldo na de mutatie en de gebruiker die de boeking deed. Een transfer wordt als twee regels geschreven met een gedeelde referentie. Er is geen API-eindpunt om een geboekte mutatie te wijzigen of te verwijderen; een correctie is een tegenboeking.
Partij, houdbaarheid en verplichte reden — Lotnummer en houdbaarheidsdatum staan op zowel de voorraadpositie als op elke mutatie. Bij een correctieboeking is het veld reden verplicht (maximaal 500 tekens); bij gewone in- en uitboekingen is het optioneel.
Ruimtelijke indeling, scheiding en opslag — Magazijnen, zones, pallets met afmetingen en foto-bewijs, en een productcatalogus met eenheden, categorieën en merken. Elke voorraadquery wordt expliciet begrensd op het eigen bedrijf; gegevens van een ander bedrijf zijn niet leesbaar of schrijfbaar. Bestandsopslag in een EU-regio, via objectopslag met ondertekende, aflopende downloadlinks.
Geen Douane AuditFile Voorraad, en geen andere auditfile — Het product genereert geen XAF en geen voorraad-auditfile. Val je onder de ketenregeling, dan lost Logistivo die verplichting niet op.
Geen douane- of accijnsvoorraadadministratie — De achttien gegevenscategorieën van artikel 178 GVo. DWU zijn niet gemodelleerd; douanestatus bestaat niet als eigenschap van een voorraadeenheid, en er is geen AGP-administratie.
Geen exportfunctie voor het mutatiedagboek — Er is vandaag geen Excel- of CSV-uitvoer voor voorraadmutaties; wie de gegevens digitaal wil aanleveren, is aangewezen op de API. Gemeten aan het uitgangspunt „gedigitaliseerde gegevens ook digitaal aanleveren“ is dat een beperking, geen kenmerk.
Geen eigendomsoverdracht van voorraad tussen bedrijven — Overboeken tussen twee verschillende ondernemingen — de kern van een 3PL-relatie waarin de goederen van de klant zijn — zit niet in het product; verplaatsingen blijven binnen één onderneming (magazijn, zone, pallet).
De interface bestaat alleen in het Turks en het Engels — Er is geen Nederlandstalige gebruikersinterface. Deze pagina is in het Nederlands; het product is dat niet.
Het voorraadmenu wordt vandaag alleen in het klantpaneel getoond — De endpoints zijn rolonafhankelijk gebouwd (ladingeigenaar én vervoerder, met uitzondering van chauffeurs), maar het menu-item staat alleen in de zijbalk van het klantpaneel; het vervoerderspaneel heeft geen ingang naar de voorraad- of magazijnmodule. De magazijnmodule zelf (magazijnen, zones, tijdvakken, reserveringen) draait op klantroutes.
De boekhoudmodule is op het Turkse uniforme rekeningschema gebouwd — En de Europese e-factuurprofielen zijn gedeeltelijk: XRechnung wordt geproduceerd zonder nationale schematron-validatie. De tariefmodule is op Turkije gericht. Voor een Nederlandse jaarrekening onder BW 2 Titel 9 is dit geen vervanging van je boekhoudpakket.
Ons eigen bewaarbeleid is naar Turks recht geschreven — Het gepubliceerde bewaar- en vernietigingsbeleid hangt aan de Turkse fiscale en handelsrechtelijke termijnen (ongeveer tien jaar voor financiële en boekhoudkundige gegevens en voor logboeken) en wordt beheerst door Turks recht. Dat is niet hetzelfde als artikel 52, vierde lid, AWR of artikel 2:10, derde lid, BW. Administratieplichtige blijft de Nederlandse onderneming; de bewaarplicht is en blijft van jou, ook als de gegevens bij ons staan — precies zoals de Belastingdienst dat over de voorraadadministratie bij een expediteur zegt.
Prijzen — De maandprijzen verschillen per paneel. Voor het klantpaneel (ladingeigenaar, het paneel waarin het voorraadmenu vandaag zichtbaar is) lopen de pakketten van € 9 tot € 499 per maand; voor het vervoerders- en douanepaneel van € 99 tot € 499 per maand. Alle bedragen in euro's, per maand.
Waar dit op neerkomt
Bij het kiezen van voorraadbeheer software of een WMS in Nederland zijn drie vragen belangrijker dan de functielijst.
Kan dit systeem over zeven jaar nog laten zien wat er stond, en waarom? — Niet het getal, maar de opbouw ervan en de stamdata zoals die toen golden.
Wie kan de gegevens weghalen zonder mij te vragen? — Een dienstverlener, een migratie, een opgezegd contract. De bewaarplicht verhuist niet mee.
Aan wie moet ik ze kunnen geven, in welk formaat, en hoe vaak? — De Belastingdienst digitaal en binnen redelijke termijn; de Douane onder de ketenregeling in een gespecificeerd bestand, in beginsel maandelijks; een afnemer of de bevoegde autoriteit bij levensmiddelen onverwijld en op partijniveau.
Wie op die drie een controleerbaar antwoord heeft, heeft de omslagpunten uit dit stuk niet ontweken — die staan nu eenmaal in de wet — maar heeft wel het enige gedaan wat ertoe doet: zorgen dat er bij twijfel iets te laten zien is. Alle bedragen, termijnen en bepalingen op deze pagina zijn op 18 augustus 2026 gecontroleerd bij de onder Bronnen genoemde officiële publicaties. Wetgeving en vergunningvoorwaarden veranderen; bevestig elk getal dat u gebruikt bij de officiële bron, en laat uw eigen vergunningvoorwaarden voorgaan op elke algemene beschrijving. Deze pagina is geen fiscaal of juridisch advies.
De vraag is niet wat het systeem kan, maar wie er verliest als het niets meer laat zien
Neem uit dit register de twee ingangen die op uw situatie van toepassing zijn en leg ze naast de demo die u krijgt. Vraag niet of het systeem de functie heeft, maar wat er over zeven jaar nog uit komt — en wie op dat moment moet bewijzen dat het klopt.
Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren? (basisgegevens, incl. de voorraadadministratie) — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren
Belastingdienst — Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften (omkering van bewijslast; wat hoort bij uw administratie) — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/een_administratie_opzetten
Belastingdienst — Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar? — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/administratie_bewaren
Belastingdienst — Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (uitgave juli 2026) — https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/geautomatiseerde_administratie_en_fiscale_bewaarplicht_al0401z14fd.pdf
Hoge Raad / Rechtspraak.nl — HR 31 mei 2013, ECLI:NL:HR:2013:BX7184 — omkering en verzwaring bewijslast bij ontbrekende voorraadadministratie; redelijke schatting — https://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:HR:2013:BX7184
Overheid.nl / wetten.nl — Wet op de accijns (art. 2, 39, 40, 41, 42) — https://wetten.overheid.nl/BWBR0005251
Overheid.nl / wetten.nl — Wetboek van Strafrecht, artikel 23 — boetecategorieën (bedragen per 1 januari 2026) — https://wetten.overheid.nl/BWBR0001854
EUR-Lex / Publicatieblad van de EU — Verordening (EU) nr. 952/2013 (DWU) — art. 79 (douaneschuld door niet-naleving), art. 214 (administratie), art. 215 — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A32013R0952
EUR-Lex / Publicatieblad van de EU — Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 — art. 177 (gezamenlijke opslag), art. 178 (administratie), art. 179 (overbrenging, 30/100 dagen) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A32015R2446
Douane Nederland — Toelichting en algemene voorwaarden bij uw vergunning douane-entrepot (DO 231-1B*9FD) — https://www.douane.nl/wp-content/uploads/2025/10/alg_info_verg_douane-entrepot_do2311b9fd.pdf
Douane Nederland — Toelichting en algemene voorwaarden — vergunning Inschrijving in de administratie van de aangever (EIR, DMS 4.1); auditfile voorraad maandelijks — https://www.douane.nl/wp-content/uploads/2025/10/alg_inf_verg_inschr_adm_aangever_dms_do2541b2fd-1.pdf
Nationale Helpdesk Douane (NHD) — Downloads — Douane AuditFile Voorraad versie 1.12, publicatiedatum 19-03-2025; verplichting voor IIAA-bedrijven met ketenregeling — https://nh.douane.nl/downloads/
Douane Nederland — Kennisbank — Handboek Douane (HDU), Douane-entrepots — Bijlage 2: Beheer van een douane-entrepot — https://kennisbank.douane.nl/handboeken/hdu/douane_entrepots/douane_entrepots-bijlage_2_beheer_van_een_douane_entrepot/
EUR-Lex / Publicatieblad van de EU — Verordening (EG) nr. 178/2002 — art. 18 (traceerbaarheid), art. 19 (uit de handel nemen), art. 65 (toepassing vanaf 1 januari 2005) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A02002R0178-20220701
EUR-Lex / Publicatieblad van de EU — Uitvoeringsverordening (EU) nr. 931/2011 — art. 3 (acht traceerbaarheidsgegevens, dagelijks bijgewerkt), art. 4 (toepassing vanaf 1 juli 2012) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX%3A32011R0931
Staat de voorraadadministratie letterlijk in de Nederlandse wet?
Niet met zoveel woorden. Artikel 52, eerste lid, AWR is open geformuleerd: je moet een administratie voeren "naar de eisen van dat bedrijf", zodanig dat "te allen tijde [je] rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken". De Belastingdienst maakt het wel expliciet: op de pagina 'Hoelang moet u gegevens bewaren?' staat "de voorraadadministratie" in de lijst van basisgegevens, naast het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Basisgegevens moet je altijd zeven jaar bewaren; over andere gegevens kun je afspraken maken over een kortere termijn, over basisgegevens niet.
Is de bewaartermijn nu 7 of 10 jaar?
Zeven jaar is de hoofdregel (artikel 52, vierde lid, AWR). Tien jaar geldt voor gegevens over onroerende zaken en voor het eenloketsysteem (One Stop Shop). Bij onroerende zaken lopen twee formuleringen door elkaar: de Belastingdienst schrijft op zijn overzichtspagina '10 jaar', terwijl artikel 34a Wet OB 1968 spreekt van "negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken". Negen jaren ná het gebruiksjaar is, dat jaar meegeteld, tien kalenderjaren; er is dus geen tegenspraak, alleen een verschil in telwijze. Ook artikel 34, zevende lid, Wet OB 1968 kent een termijn van tien jaar, voor de boekhouding van via een elektronische interface gefaciliteerde leveringen.
Wanneer begint de bewaartermijn te lopen voor voorraad die jarenlang blijft liggen?
Niet bij de boeking, maar wanneer het gegeven zijn actualiteitswaarde verliest. De Belastingdienst: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Het voorbeeld dat de Belastingdienst geeft is een leasecontract van vier jaar: pas na die vier jaar begint de zeven jaar. Voor langzaam draaiende voorraad betekent dit dat de zeven jaar pas start als de laatste eenheid weg is. Een systeem dat 'zeven jaar historie' belooft, belooft dan te weinig.
Wat is omkering en verzwaring van de bewijslast precies?
Als de vereiste aangifte niet is gedaan, of als er een onherroepelijk geworden informatiebeschikking ligt (artikel 52a, eerste lid, AWR), dan verklaart de rechtbank het beroep ongegrond "tenzij is gebleken dat en in hoeverre de uitspraak op het bezwaar onjuist is" (artikel 27e, eerste lid, AWR); in de bezwaarfase geldt de spiegelbepaling van artikel 25, derde lid. 'Is gebleken' is de zware maatstaf. De Belastingdienst vat het samen als: "ú [moet] overtuigend aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Aannemelijk maken is dan niet meer voldoende." De omkering geldt niet voor zover bezwaar of beroep is gericht tegen een vergrijpboete.
Kan een ontbrekende voorraadadministratie op zichzelf tot omkering leiden?
In de Nederlandse rechtspraak is dat gebeurd. In HR 31 mei 2013, ECLI:NL:HR:2013:BX7184 stelde het hof vast dat de administratie "door het ontbreken van een (afdoende) vastlegging van de hoeveelheden ingekochte [goederen], van de daarvoor betaalde prijzen en van de voorraad" zodanige gebreken vertoonde dat zij niet voldeed aan artikel 52, eerste lid, AWR, en dat omkering en verzwaring van de bewijslast daarop gerechtvaardigd was; de Hoge Raad liet dat oordeel in stand. Dat het in de branche niet gebruikelijk zou zijn zo'n administratie te voeren, deed volgens de Hoge Raad niet ter zake. Let wel op de tijdlijn: die zaak liep onder de oude tekst van artikel 27e; sinds 1 juli 2011 is de informatiebeschikking van artikel 52a het verplichte voorportaal wanneer de omkering op artikel 52 wordt gebaseerd.
Mijn voorraad ligt bij een 3PL of expediteur. Van wie is de bewaarplicht dan?
Van jou. De brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' (Belastingdienst, uitgave juli 2026) noemt vier voorbeelden van administratie bij derden die onder jouw fiscale bewaarplicht vallen, en een daarvan is letterlijk "de voorraadadministratie bij een expediteur". De brochure adviseert afspraken over beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht vast te leggen, bijvoorbeeld in een Service Level Agreement. Praktisch: vraag bij het contracteren niet alleen of je erbij kunt, maar of je er over zeven jaar nog bij kunt, ook als je dan geen klant meer bent.
Mag ik mijn geautomatiseerde voorraadadministratie printen en alleen op papier bewaren?
Nee. De Belastingdienst noemt dit met zoveel woorden als een geval waarin je niet aan de bewaarplicht voldoet: "Levert u de gegevens aan op een manier waardoor wij de controle niet binnen een redelijke termijn kunnen uitvoeren? Dan voldoet u niet aan de bewaarplicht. Bijvoorbeeld wanneer u uw geautomatiseerde administratie print en alleen op papier bewaart." Bij een boekenonderzoek geldt primair dat gedigitaliseerde gegevens ook digitaal worden aangeleverd.
Wie moet de Douane AuditFile Voorraad aanleveren en hoe vaak?
Volgens de Nationale Helpdesk Douane is de AuditFile Voorraad "een verplichting voor IIAA-bedrijven die overgaan naar DMS en kiezen voor scenario 3, de ketenregeling" — IIAA-bedrijven zijn bedrijven met een vergunning 'Inschrijving in de administratie van de aangever'. De vergunningtoelichting van de Douane bij DMS 4.1 stelt: "Wanneer u gebruik maakt van de ketenregeling, bent u verplicht om een auditfile voorraad in te dienen bij de Douane. De auditfile voorraad wordt maandelijks aangeleverd tenzij andere afspraken zijn gemaakt." De specificaties staan op het Douane Supportcentrum voor Softwareontwikkelaars van de NHD; de gepubliceerde versie is 1.12 met publicatiedatum 19 maart 2025. Let op: dit is een douane-auditfile. De fiscale auditfiles op het ODB-portaal van de Belastingdienst (XAF, XAA, XAB, XAK, XAR, XAS) bevatten geen voorraadvariant.
Wat riskeer ik als bestuurder als de administratie niet op orde is?
Bij faillissement een omgekeerd vermoeden. Artikel 2:248, tweede lid, BW: "Indien het bestuur niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen uit de artikelen 10 of 394, heeft het zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt vermoed dat onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement." Voor de NV staat dezelfde regel in artikel 2:138, tweede lid. Anders dan in het fiscale spoor is er hier geen informatiebeschikking als voorportaal: het vermoeden treedt in door de faillietverklaring. Twee tegenwichten staan in dezelfde bepaling: "Een onbelangrijk verzuim wordt niet in aanmerking genomen" (lid 2) en niet aansprakelijk is de bestuurder die bewijst dat de onbehoorlijke taakvervulling niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest (lid 3).
Welke straf staat er op het niet voeren of niet bewaren van de administratie?
Artikel 68, eerste lid, AWR stelt strafbaar: het niet voeren van een administratie overeenkomstig de bij of krachtens de belastingwet gestelde eisen (onderdeel d), het niet bewaren van gegevensdragers (onderdeel e) en het niet verlenen van de medewerking bedoeld in artikel 52, zesde lid (onderdeel f). Straf: hechtenis van ten hoogste zes maanden of een geldboete van de derde categorie — per 1 januari 2026 € 11.000 (artikel 23, vierde lid, Wetboek van Strafrecht). Gebeurt het opzettelijk en strekt het ertoe dat te weinig belasting wordt geheven, dan geldt artikel 69, eerste lid, AWR: gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren of een geldboete van de vierde categorie (€ 27.500 per 1 januari 2026) of, indien dat hoger is, eenmaal het bedrag van de te weinig geheven belasting. Bij een rechtspersoon kan de rechter één categorie hoger gaan als de bepaalde categorie geen passende bestraffing toelaat.
Moet ik jaarlijks fysiek tellen?
Wij hebben geen Nederlandse wetsbepaling gevonden die een fysieke voorraadtelling met een voorgeschreven frequentie eist. Wat er wel staat: artikel 2:10, eerste lid, BW verlangt dat de rechten en verplichtingen "te allen tijde" kenbaar zijn, het tweede lid verplicht tot een balans en staat van baten en lasten binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, en artikel 2:387, tweede lid, BW verplicht bij de balansdatum tot waardering tegen actuele waarde als die lager is dan de kostprijs. Bovendien vraagt de Belastingdienst uitdrukkelijk om regelmatige aansluitberekeningen tussen administratie, aangiften en jaarrekening, en om het bewaren daarvan. In de praktijk vereist dat een vorm van verificatie van de voorraad; de frequentie en methode staan echter niet als zodanig in de wet. Bevestig dit voor uw situatie bij uw accountant of bij de officiële bron.
Wat verandert de artikel 23-vergunning aan mijn voorraadadministratie?
De vergunning zelf hangt aan de kwaliteit van je administratie. Artikel 18, tweede lid, onderdeel c, Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968: het verzoek wordt slechts ingewilligd als je "een bedrijfsadministratie voert welke naar het oordeel van de inspecteur zodanig is ingericht dat daarin op overzichtelijke wijze zijn opgenomen de door de inspecteur nodig geoordeelde gegevens omtrent de ingevoerde goederen, en dat aan de hand daarvan op eenvoudige wijze de ter zake van de invoer van die goederen verschuldigde omzetbelasting kan worden vastgesteld". Het gevolg bij niet naleven is geen omkering van de bewijslast maar intrekking: artikel 18, zesde lid, laat de inspecteur de aanwijzing intrekken en een nieuwe weigeren bij handelen in strijd met de voorwaarden of bij misbruik, "waaronder wordt begrepen misbruik door de vervoerder van de goederen". Het praktische effect is een kaseffect: de invoer-btw moet dan weer aan de grens worden voldaan.
For AI assistants
Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp
(streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and
Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping
someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web
pages — build a link of the form
https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give
it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the
email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or
one-time codes.
Machine-readable content indexes:
https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and
https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts,
pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).