Lagerverwaltungssoftware in Deutschland: Welchen Zählverzicht Sie sich mit welchem Nachweis erkaufen

Bei Lagerverwaltungssoftware entscheidet in Deutschland weniger der Funktionsumfang als die Frage, welchen gesetzlichen Zählverzicht Sie in Anspruch nehmen wollen und welchen Ersatznachweis Ihr System dafür dauerhaft führen muss. Der Grundfall steht in § 240 Abs. 2 HGB: für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar. Jede Abweichung davon — Festwert (§ 240 Abs. 3 HGB), Gruppenbewertung (§ 240 Abs. 4 HGB), Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB), permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 HGB) und verlegte Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB, Zähltag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Geschäftsjahresende) — ist eine im Gesetz benannte Erleichterung, die nur so lange trägt, wie der dort ebenfalls benannte Ersatznachweis vorliegt. Geprüft wird das Jahre später, und die Rückfallebene — eine körperliche Bestandsaufnahme zu genau jenem Stichtag — ist dann nicht mehr herstellbar; trägt der Nachweis nicht, greifen § 158 und § 162 AO.

Quelle: Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) · EUR-Lex, Amt für Veröffentlichungen der EU (ABl. L, 2025/40, 22.1.2025) · Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR). Daten zuletzt aktualisiert: 18 August 2026.

• Wer in Deutschland „Lagerverwaltungssoftware" oder „WMS" sucht, sucht meistens zwei verschiedene Dinge gleichzeitig: ein Werkzeug, das sagt, wo eine Palette steht — und einen Nachweis, dass die Zahl, die am Jahresende in der Bilanz landet, belegbar ist. Das erste ist eine Bedienfrage. Das zweite ist eine Rechtsfrage, und sie entscheidet, welche Software überhaupt in Frage kommt.
• Diese Seite behandelt das Zweite. Sie nennt zu jeder Aussage die Norm, das Datum und, wo eine Quelle nicht erreichbar war, den Umstand, dass sie nicht erreichbar war.

Was macht eine Lagerverwaltungssoftware — und welche Zahlen im Lager sind gesetzlich gebundene Zahlen?

• Ein Lagerverwaltungssystem (WMS) beantwortet die Frage nach dem Ort: welcher Artikel, in welcher Menge, in welchem Bereich, auf welchem Stellplatz, in welcher Charge, mit welchem Haltbarkeitsdatum, bewegt von wem. Ein ERP oder eine Warenwirtschaft beantwortet die Frage nach dem Wert und dem Beleg. Ein TMS beantwortet die Frage nach dem Transport. Die Grenzen verschieben sich je nach Anbieter, und genau deshalb ist die Kategorienfrage („brauche ich ein WMS oder reicht die Warenwirtschaft?") selten die erste, die man klären sollte.

• Die erste ist: welche der Zahlen, die im Lager entstehen, sind rechtlich gebunden? Nach heutigem Stand mindestens diese:
• die Menge je Vermögensgegenstand zum Abschlussstichtag — Grundlage des Inventars (§ 240 HGB) und, steuerlich, der jährlichen Bestandsaufnahme (§ 141 Abs. 1 AO);
• der Wert, mit dem diese Menge angesetzt wird (§§ 253, 256 HGB; § 6 Abs. 1 EStG);
• die Bewegung selbst als Aufzeichnung, die „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorzunehmen ist (§ 146 Abs. 1 AO) und die nachträglich nicht so verändert werden darf, „dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist" (§ 146 Abs. 4 AO);
• das Prüfergebnis an der Lagereinrichtung selbst — mit Name und Unterschrift der prüfenden Person (§ 14 BetrSichV);
• die Verpackungsmenge in Kilogramm, die aus dem Lager heraus erstmals bereitgestellt wurde (Meldepflichten im Verpackungsregister LUCID).

• Die Maßstäbe dieser Zahlen sind nicht ineinander umrechenbar. Ein Lagerbestand von „412 Stück" beantwortet keine der Fragen nach Wert, nach Verpackungsgewicht und nach Prüftermin. Wer eine Software nur an der ersten Zahl misst, kauft vier Lücken mit.
• Der Rahmen für alles Weitere steht in einem einzigen Satz des HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, „daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann" (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). Der sachverständige Dritte ist nicht Ihr Lagerleiter. Er kennt Ihre Feldnamen nicht.

Woran hängt die Pflicht — und woran hängt Ihr System sie?

• Fast jede Enttäuschung bei Lagersoftware hat dieselbe Form, und sie ist keine Frage fehlender Funktionen. Eine Pflicht hängt immer an einem bestimmten Trägerobjekt: an einer einzelnen Bewegungszeile, an einem Stellplatz, an einem Zugang mit Datum und Preis, an einem ganzen Kalenderjahr. Ein System bietet ebenfalls Objekte an — nur nicht immer dieselben. Stimmen die beiden nicht überein, hilft kein zusätzliches Feld: Man kann einer Artikelstammzeile kein Datum geben, das sie zu einem Zugang macht. Die folgende Aufstellung vergleicht Zeile für Zeile, woran die Norm die Pflicht knüpft und welches Objekt eine Lagersoftware üblicherweise dafür anbietet; die letzte Angabe sagt, ob der Unterschied durch ein Feld zu schließen ist oder ob er strukturell ist.
• Inventar — § 240 Abs. 2 HGB; § 241 Abs. 2 HGB verlangt die Feststellung „für diesen Zeitpunkt” — Woran die Norm sie knüpft: der gesamte Bestand in einem einzigen Augenblick — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: der Bestand jetzt — Durch ein Feld zu schließen?: Nein, strukturell — für einen vergangenen Augenblick existiert im System gar kein Trägerobjekt — Der 31. Dezember lässt sich nicht nachzählen. Die Erleichterung, die man gewählt hat, trägt rückwirkend nicht.
• Unveränderbarkeit — § 146 Abs. 4 AO — Woran die Norm sie knüpft: die einzelne Bewegungszeile, deren ursprünglicher Inhalt feststellbar bleiben muss — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: ein fortgeschriebener Bestand, der überschrieben wird — Durch ein Feld zu schließen?: Nein, strukturell — ein überschriebener Saldo hat keinen „ursprünglichen Inhalt” mehr, den man aufbewahren könnte — Es gibt nichts vorzulegen — nicht weil der Bericht fehlt, sondern weil das Objekt fehlt.
• Bewertung — § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG, § 253 Abs. 4 HGB — Woran die Norm sie knüpft: der Zugang als Träger von Datum, Menge und Preis — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: der Artikelstamm, oft ohne Preis und ohne Zugangsdatum — Durch ein Feld zu schließen?: Nein, strukturell — Lifo und Niederstwert setzen unterscheidbare Zugänge voraus; ein Artikel ist kein Zugang — Der Bilanzwert entsteht außerhalb des Systems, in einer Tabelle, die niemand prüfen kann.
• Aufbewahrung — § 257 Abs. 5 HGB, Fristen 10 / 8 / 6 Jahre, Art. 97 § 19a EGAO — Woran die Norm sie knüpft: das Kalenderjahr als Kohorte, deren Frist am Jahresende zu laufen beginnt — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: der einzelne Datensatz mit eigenem Zeitstempel — Durch ein Feld zu schließen?: Ja, mit einem Feld — wenn es das Jahr als eigene Größe führt und nicht aus dem Datum rechnet — Gelöscht wird zu früh oder nie; beides fällt erst bei der Prüfung auf.
• Regalprüfung — § 14 Abs. 7 BetrSichV; das Intervall legt der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 6 BetrSichV selbst fest — Woran die Norm sie knüpft: der Stellplatz als Arbeitsmittel, zusammen mit einer namentlich benannten Person und deren Bestätigung — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: Regalstammdaten mit Kapazität und Bezeichnung — Durch ein Feld zu schließen?: Ja, mit Feldern — aber niemals über den Artikel: geprüft wird das Regal, nicht die Ware, die zufällig darin liegt — Die Prüfung findet statt und wird auf Papier dokumentiert, also außerhalb des Systems, das den Termin kennt.
• Mengenmeldung Verpackungen — Registrierungs- und Meldepflicht — Woran die Norm sie knüpft: Kilogramm je Materialart, auf drei Nachkommastellen — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: Stückzahl und Bruttogewicht je Artikel — Durch ein Feld zu schließen?: Ja, mit Feldern — sofern die Materialart je Verpackungsbestandteil geführt wird, nicht je Artikel — Gemeldet wird geschätzt; die Korrektur ist teurer als die Erfassung gewesen wäre.
• Zusammenlagerung von Gefahrstoffen — § 8 Abs. 7 und § 20 GefStoffV, konkretisiert über die TRGS — Woran die Norm sie knüpft: das Paar aus zwei Stoffen: verboten ist nicht ein Stoff, sondern eine Kombination — Was ein Lagersystem üblicherweise anbietet: ein Kennzeichen Gefahrstoff ja/nein am Artikel, dazu Freitext — Durch ein Feld zu schließen?: Nein, strukturell — eine Eigenschaft am einzelnen Artikel kann eine Aussage über zwei Artikel nicht tragen — Die Regel lebt im Kopf des Lagerleiters und in einem Aushang — und sie gilt trotzdem.
• Drei Dinge, die diese Gegenüberstellung sichtbar macht und eine Funktionsliste nicht. Erstens: „Wir können ein Feld ergänzen” ist bei vier dieser sieben Zeilen keine Antwort. Wo die Arität nicht passt — ein Objekt gegen ein Paar, ein Zustand gegen einen Augenblick — ändert ein zusätzliches Feld nichts; das ist kein Mangel des Anbieters, sondern eine Eigenschaft der Norm. Zweitens: Die drei schließbaren Zeilen kosten Vorlaufzeit, nicht Geld. Materialart je Verpackungsbestandteil, Prüftermin je Stellplatz, Jahr als Kohorte: alles drei sind Stammdatenarbeiten, die vor dem produktiven Start erledigt sein müssen, weil sie rückwirkend nicht befüllbar sind. Drittens: Die strukturellen Zeilen entscheiden nicht über die Software, sondern über die Arbeitsteilung. Wenn das System das Trägerobjekt nicht kennt, muss ein anderes System oder ein benanntes Verfahren es führen — und diese Entscheidung gehört vor die Auswahl, nicht danach.

Wer muss überhaupt ein Inventar aufstellen — und wo steht das?

• Handelsrechtlich: jeder Kaufmann, „zu Beginn seines Handelsgewerbes" und danach „für den Schluß eines jeden Geschäftsjahrs" (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten. Für die Aufstellung selbst nennt das Gesetz keine Tagesfrist, sondern einen Maßstab: „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" (§ 240 Abs. 2 Satz 3 HGB).
• Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss nicht überschreiten; sie brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a HGB). Bei Neugründung genügt, dass die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden.
• Steuerlich gilt eine eigene Schwelle: gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr sind verpflichtet, „Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen" (§ 141 Abs. 1 AO). Die Pflicht beginnt allerdings erst, nachdem die Finanzbehörde auf ihren Beginn hingewiesen hat.
• Praktische Folge für die Softwareauswahl: Wenn Sie unterhalb beider Schwellen liegen, kaufen Sie ein Lagersystem aus operativen Gründen, nicht aus Nachweisgründen — und dann sind die folgenden Abschnitte für Sie eine Vorbereitung auf später, keine Anforderungsliste für heute.

Welchen Zählverzicht erkaufen Sie sich mit welchem Ersatznachweis?

• Diese Seite behandelt die Nachweisschicht der Entscheidung; die Bedienschicht — Wareneingang, Kommissionierung, Scanner — behandeln wir weiter unten nur kurz und bewusst nicht in der Tiefe.

• Der Grundfall ist unbequem: körperliche Bestandsaufnahme, nach Art, Menge und Wert, zum Abschlussstichtag. Alles, was daran bequemer ist, ist eine im Gesetz namentlich genannte Erleichterung — und jede dieser Erleichterungen wird gegen etwas eingetauscht, das das System dauerhaft leisten muss. Fällt der Ersatznachweis aus, fällt die Erleichterung mit; und die Rückfallebene ist zu diesem Zeitpunkt physisch nicht mehr herstellbar, weil man einen 31. Dezember nicht nachzählen kann.
• Kein Verzicht — körperliche Bestandsaufnahme zum Stichtag — Norm: § 240 Abs. 1, 2 HGB | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Aufnahmelisten nach Art, Menge und Wert | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: Geschäftsjahr ≤ 12 Monate; Aufstellung „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" | Was danach nicht mehr nachholbar ist: —
• Jährliches Zählen entfällt für bestimmte Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Festwert) — Norm: § 240 Abs. 3 HGB | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Beleg dafür, dass die Güter regelmäßig ersetzt werden, ihr Gesamtwert nachrangig ist und Größe, Wert und Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegen | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: „in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme" | Was danach nicht mehr nachholbar ist: Die Drei-Jahres-Aufnahme für ein vergangenes Jahr
• Einzelbewertung entfällt (Gruppenbewertung) — Norm: § 240 Abs. 4 HGB, über § 256 Satz 2 HGB auch im Jahresabschluss | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Nachweis der Gleichartigkeit bzw. annähernden Gleichwertigkeit und die Rechnung zum gewogenen Durchschnittswert | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: Nur Vorratsvermögen bzw. andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Gegenstände und Schulden | Was danach nicht mehr nachholbar ist: Die Zusammensetzung der Gruppe zum damaligen Zeitpunkt
• Vollerhebung entfällt (Stichprobeninventur) — Norm: § 241 Abs. 1 HGB | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Dokumentiertes Verfahren nach „anerkannten mathematisch-statistischen Methoden", das Art, Menge und Wert ermittelt | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: Anerkanntes Verfahren — nicht irgendeine Auswahl | Was danach nicht mehr nachholbar ist: Die Stichprobe selbst; die Grundgesamtheit existiert nicht mehr
• Bestandsaufnahme zum Stichtag entfällt vollständig (permanente Inventur) — Norm: § 241 Abs. 2 HGB | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Ein den GoB entsprechendes anderes Verfahren, das sichert, dass der Bestand „nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann" — praktisch: eine lückenlose Lagerbuchführung | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: Die Sicherung muss für diesen Zeitpunkt gelten, nicht ungefähr | Was danach nicht mehr nachholbar ist: Jede Bewegung, die nie erfasst wurde
• Zähltag wird verschoben (verlegte Inventur) — Norm: § 241 Abs. 3 HGB | Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss: Ein besonderes Inventar nach Art, Menge und Wert für den Zähltag plus ein GoB-konformes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren auf den Stichtag | Bedingung, die im Gesetz selbst steht: Zähltag „innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluß des Geschäftsjahrs" | Was danach nicht mehr nachholbar ist: Das Zeitfenster; es schließt sich Ende Februar

• Vier Beobachtungen, die aus dieser Aufstellung folgen und die man in einer Funktionsliste nicht sieht:
• Erstens: Sie wählen die Erleichterung vor dem Stichtag, bewiesen wird sie danach. Die Entscheidung „wir machen permanente Inventur" fällt im laufenden Jahr, oft in der Buchhaltung, oft ohne dass jemand im Lager davon erfährt. Der Ersatznachweis muss aber vom ersten Tag an mitlaufen. Eine Software, die im November eingeführt wird, kann die Erleichterung für dieses Geschäftsjahr nicht mehr tragen.
• Zweitens: Der Ersatznachweis ist eine Eigenschaft der Aufzeichnung, nicht ein Bericht. § 241 Abs. 2 HGB verlangt kein Dokument, sondern ein Verfahren, das etwas sichert. Ein System, das Bestände überschreiben kann, sichert nichts — unabhängig davon, welche Auswertungen es druckt.
• Drittens: Zwei der Erleichterungen sind zeitlich verschlossen. Der Festwert verlangt die körperliche Aufnahme „in der Regel alle drei Jahre"; die verlegte Inventur verlangt einen Zähltag im Fenster von drei Monaten davor bis zwei Monaten danach. Beide Türen kann man nicht rückwirkend öffnen.
• Viertens: Die Erleichterungen sind kombinierbar, die Nachweise addieren sich. Wer Gruppenbewertung und verlegte Inventur nutzt, muss beides belegen können — die Gleichartigkeit der Gruppe und die Fortschreibung auf den Stichtag.

Was muss ein System leisten, damit die permanente Inventur trägt?

• § 241 Abs. 2 HGB formuliert kein Pflichtenheft, sondern ein Ergebnis: Der Bestand muss „nach Art, Menge und Wert" für den Abschlussstichtag feststellbar sein, ohne dass an diesem Tag gezählt wird. Wer das aus einem System heraus behaupten will, braucht mindestens:
• eine Bewegung als kleinste Einheit — nicht einen Bestand, der fortgeschrieben wird, sondern eine Zeile je Zu- und Abgang, aus der der Bestand abgeleitet wird;
• Unveränderbarkeit dieser Zeilen im Sinne von § 146 Abs. 4 AO: Korrektur nur durch Gegenbuchung, nicht durch Überschreiben;
• die Zuordnung zur Person und zum Zeitpunkt, damit die Aufzeichnung „zeitgerecht" im Sinne von § 146 Abs. 1 AO überhaupt beurteilbar ist;
• Lesbarkeit für den sachverständigen Dritten (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB) — was in der Praxis bedeutet: Feldnamen, Bewegungsarten und Vorzeichenlogik müssen ohne Ihr Hausvokabular verständlich sein;
• und einen Ort für die Zählung, denn die permanente Inventur ersetzt nicht das Zählen, sondern nur das Zählen am Stichtag. Irgendwann im Jahr wird jede Position aufgenommen, und das Ergebnis muss als Ereignis im System stehen, nicht als korrigierter Bestand.

• Der letzte Punkt ist der, den das Gesetz ausdrücklich verlangt und der beim Einkauf leicht untergeht: Ein System muss unterscheiden zwischen „hier wurde gezählt und das Ergebnis war identisch" und „hier wurde nichts getan". Für die permanente Inventur ist das ein Unterschied ums Ganze.

Wie weit darf der Zähltag vom Abschlussstichtag entfernt liegen?

• § 241 Abs. 3 HGB nennt das Fenster ausdrücklich: die letzten drei Monate vor oder die ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs. Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, heißt das: ein Zähltag zwischen dem 1. Oktober und dem 28./29. Februar.

• Zwei Bedingungen stehen daneben und werden regelmäßig übersehen:
• Für den Zähltag muss ein besonderes Inventar vorliegen — nach Art, Menge und Wert, erstellt aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder eines nach § 241 Abs. 2 HGB zulässigen anderen Verfahrens. Eine Zählliste ohne Wertangabe erfüllt den Wortlaut nicht.
• Auf den Stichtag muss ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren führen, das den GoB entspricht — die Bewegungen zwischen Zähltag und Stichtag müssen also vollständig vorliegen, mit Richtung und Menge.

• Für die Software heißt das: Der Zähltag ist kein Filter auf einem Bestandsbericht, sondern ein eigenes, datiertes Ereignis, das später zusammen mit allen Bewegungen bis zum Stichtag rekonstruierbar sein muss.
• Ob und für welche Warengruppen die verlegte oder die permanente Inventur zusätzlich ausgeschlossen ist — in der Praxis wird häufig auf Güter mit unkontrollierbarem Schwund und auf besonders wertvolle Güter verwiesen —, ergibt sich nicht aus dem HGB-Wortlaut, sondern aus den Einkommensteuer-Richtlinien und der dazu ergangenen Verwaltungsauffassung. Diese Quelle war für diese Seite nicht abrufbar; bitte im Original bestätigen lassen.

Warum weicht der Wert in der Bilanz von dem ab, was im Regal liegt?

• Weil das Gesetz die Abweichung nicht nur duldet, sondern in Teilen vorschreibt — und weil Handels- und Steuerbilanz dabei unterschiedlich weit gehen.
• Verbrauchsfolge. § 256 Satz 1 HGB erlaubt für gleichartige Vorräte die Annahme, „daß die zuerst oder daß die zuletzt angeschafften oder hergestellten Vermögensgegenstände zuerst verbraucht oder veräußert worden sind" — also Fifo oder Lifo, soweit es den GoB entspricht. Steuerlich ist die Auswahl kleiner: § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG lässt nur die Annahme zu, „dass die zuletzt angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter zuerst verbraucht oder veräußert worden sind" — Lifo. Welche Palette tatsächlich das Tor verlassen hat, ist für beide Regeln unerheblich.
• Abwertung. § 253 Abs. 4 HGB ist im Umlaufvermögen zwingend formuliert: Abschreibungen „sind vorzunehmen", um mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich aus einem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt; fehlt ein solcher Preis und übersteigen die Kosten den beizulegenden Wert, ist auf diesen niedrigeren Wert abzuschreiben. Steuerlich ist es ein Wahlrecht und an eine zusätzliche Bedingung geknüpft: Der Teilwert „kann" angesetzt werden, wenn er „auf Grund einer voraussichtlich dauernden Wertminderung niedriger" ist (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Und fällt der Grund später weg, darf der niedrigere Wertansatz handelsrechtlich nicht beibehalten werden (§ 253 Abs. 5 Satz 1 HGB).
• Daraus folgt für die Auswahl ein nüchterner Satz: Eine Software, die genau einen Bestandswert kennt, kann diese Vorschriften nicht abbilden. Sie kann Mengen führen — die Bewertung findet dann außerhalb statt, und die Schnittstelle dorthin ist der eigentliche Prüfpunkt. Fragen Sie deshalb nicht, ob ein System „Lifo kann", sondern, welche Daten es einer Bewertung überhaupt übergeben kann: Zugangsdatum, Zugangsmenge, Zugangspreis je Charge und die Zuordnung der Abgänge dazu.

Was passiert, wenn der Ersatznachweis in der Prüfung nicht trägt?

• Dann verschiebt sich der Ausgangspunkt der Besteuerung. § 158 Abs. 1 AO stellt zunächst fest: „Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen." Absatz 2 nimmt davon Fälle aus — unter anderem, wenn Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, und wenn elektronische Daten nicht nach den vorgegebenen Standards bereitgestellt werden.
• Greift diese Ausnahme, ist der Weg zu § 162 AO offen: „Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen." Absatz 2 nennt ausdrücklich den Fall, dass die Buchführung „nach § 158 Absatz 2 nicht der Besteuerung zugrunde gelegt" wird.
• Der praktische Punkt ist nicht die Höhe einer möglichen Schätzung, sondern der Zeitpunkt: Diese Prüfung findet Jahre nach dem betroffenen Stichtag statt. Die Erleichterung, die Sie damals gewählt haben, kann dann nicht mehr durch Zählen ersetzt werden. Es bleibt nur, was das System damals aufgezeichnet hat.

Wie lange müssen Lagerunterlagen aufbewahrt werden — und was hat sich 2025 geändert?

• Beide Regelwerke kennen drei Stufen. Handelsrechtlich (§ 257 Abs. 4 HGB) und steuerlich (§ 147 Abs. 3 AO):
• 10 Jahre — Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen;
• 8 Jahre — Buchungsbelege;
• 6 Jahre — die übrigen Unterlagen, etwa empfangene und abgesandte Handelsbriefe.

• Die Frist für Buchungsbelege lag früher bei zehn Jahren. Die verkürzte Fassung gilt seit dem 1. Januar 2025, und zwar rückwirkend weit: Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung „erstmals für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung in der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist". Wer also Belege aus den Jahren davor noch vorhält, profitiert von der Verkürzung.
• Eine Ausnahme gibt es: Für Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG, für Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und für Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO); § 257 Abs. 4 HGB nennt für diese Gruppen ebenfalls zehn Jahre.
• Der Fristbeginn ist in beiden Gesetzen gleich gebaut: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB).
• Für das Lager ist dabei die erste Stufe die entscheidende und die am häufigsten unterschätzte: Das Inventar ist ausdrücklich in der Zehn-Jahres-Gruppe. Nicht die Zählliste im Papierordner allein, sondern das Inventar als Aufstellung. Wer die Bestände nur als aktuellen Systemzustand hält, hält es nicht auf.

In welcher Form muss das System die Daten herausgeben?

• § 147 Abs. 6 AO nennt drei Formen des Datenzugriffs, die die Finanzbehörde verlangen kann:
• Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen;
• verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden;
• verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden.

• Die Regelung gilt entsprechend, wenn die Daten bei einem Dritten liegen — also auch bei einem Cloud-Anbieter. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
• Die dritte Form ist die, an der Lagersysteme am häufigsten scheitern: Eine Auswertung am Bildschirm ist keine Übergabe, und ein PDF-Bericht ist kein maschinell auswertbares Format. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob das System den Bewegungsbestand — nicht nur den Momentanbestand — überhaupt exportieren kann und mit welchen Feldern.
• In der Verwaltungspraxis werden diese drei Zugriffsarten als Z1, Z2 und Z3 bezeichnet; die zugehörigen Randziffern stehen im GoBD-Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Der Originaltext dieses Schreibens war für diese Seite nicht abrufbar; die Bezeichnungen sind hier deshalb nur als gebräuchliche Kurznamen genannt, die Rechtsgrundlage ist § 147 Abs. 6 AO.

Welche Lagerpflichten haben mit der Buchhaltung nichts zu tun — und trotzdem einen Termin und eine Unterschrift?

• Die Lagereinrichtung selbst. Regale sind Arbeitsmittel, und für Arbeitsmittel gilt die Betriebssicherheitsverordnung.
• § 3 Abs. 6 BetrSichV verlagert die Terminfrage an den Arbeitgeber: Er hat „Art und Umfang erforderlicher Prüfungen von Arbeitsmitteln sowie die Fristen von wiederkehrenden Prüfungen" zu ermitteln und festzulegen, und zwar so, dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann. Er legt außerdem fest, welche Qualifikation die prüfende Person haben muss. Für Lagereinrichtungen nennt die Verordnung keine Zahl: § 3 Abs. 6 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, Art, Umfang und Fristen selbst zu ermitteln und festzulegen — unter Beachtung der Höchstfristen in Anhang 2 und 3, die allerdings andere Arbeitsmittelklassen betreffen (unter anderem überwachungsbedürftige Anlagen), nicht Regale.
• Was dagegen sehr konkret vorgeschrieben ist, ist der Inhalt der Aufzeichnung (§ 14 BetrSichV): Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Diese Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren; sie dürfen elektronisch geführt werden. Werden Arbeitsmittel an wechselnden Einsatzorten verwendet, muss der Nachweis der letzten Prüfung am Einsatzort vorliegen.
• Für die Softwareauswahl folgt daraus etwas Unerwartetes: Der Stellplatz ist nicht nur eine Lageradresse, sondern auch ein Prüfobjekt mit eigenem Termin, eigenem Prüfer und eigener Unterschrift — und der Prüfer ist typischerweise nicht die Person, die Ware bucht. Ein Lagersystem, dessen Stammdaten für Stellplätze nur Kapazität und Bezeichnung kennen, kann diesen zweiten Lebenslauf des Regals nicht führen. Er landet dann in einer Excel-Datei neben dem System, und die Sperrung eines beschädigten Feldes erreicht die Einlagerungslogik nicht.
• Die praxisüblichen Intervalle für Regalprüfungen werden meist aus DIN EN 15635 und der DGUV Regel 108-007 abgeleitet. Beide Dokumente waren für diese Seite nicht im Original abrufbar; die dort genannten Häufigkeiten sind hier deshalb bewusst nicht wiedergegeben. Die Rechtsgrundlage der Pflicht ist die BetrSichV; die konkreten Intervalle bitte aus den Originalfassungen bestätigen.

Was muss das System über Gefahrstoffe wissen — und was kann es grundsätzlich nicht wissen?

• Die Gefahrstoffverordnung stellt drei Anforderungen an die Lagerung, die für ein WMS unterschiedlich gut greifbar sind (§ 8 GefStoffV):
• Absatz 5: Gefahrstoffe sind so aufzubewahren oder zu lagern, dass sie „weder die menschliche Gesundheit noch die Umwelt gefährden".
• Absatz 6: Nicht mehr benötigte Gefahrstoffe und entleerte Behälter mit möglichen Resten sind sicher zu handhaben, vom Arbeitsplatz zu entfernen und sachgerecht zu lagern oder zu entsorgen.
• Absatz 7: Stoffe und Gemische, die als akut toxisch Kategorie 1, 2 oder 3 eingestuft sind, sind „unter Verschluss oder so aufzubewahren oder zu lagern, dass nur zuverlässige Personen Zugang haben".

• Absatz 7 ist der interessante Fall. Er ist keine Bestandsregel, sondern eine Zugangsregel — und ein Zugangsrecht auf einen physischen Raum ist kein Feld am Artikel. Ein Lagersystem kann festhalten, dass ein Artikel dieser Einstufung unterliegt und in welchem Bereich er liegt; es kann nicht feststellen, wer den Schlüssel hat.
• Die technischen Einzelheiten der Lagerung — insbesondere die Einteilung in Lagerklassen und die Frage, welche Stoffe zusammengelagert werden dürfen — stehen nicht in der Verordnung, sondern in den Technischen Regeln für Gefahrstoffe. Den Rechtsweg dorthin beschreibt § 20 GefStoffV: Beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales wird ein Ausschuss für Gefahrstoffe gebildet, und das Ministerium kann die von ihm ermittelten Regeln und Erkenntnisse „im Gemeinsamen Ministerialblatt bekannt geben" (§ 20 Abs. 4 GefStoffV). Die einschlägige Regel für die Lagerung in ortsbeweglichen Behältern ist die TRGS 510. Ihr Volltext war für diese Seite nicht abrufbar; Lagerklassen, Zusammenlagerungstabellen und Mengenschwellen sind hier deshalb nicht wiedergegeben und sollten aus der amtlichen Fassung bestätigt werden.
• Was man ohne diese Details sagen kann, ist eine Strukturaussage: Ob zwei Güter zusammen stehen dürfen, ist eine Eigenschaft des Paares, nicht des einzelnen Artikels. Kein Feld in einem Artikelstamm kann sie tragen. Wenn Ihr Lager Gefahrstoffe führt, ist das eine echte Auswahlfrage — und eine, bei der ein allgemeines Lagersystem ehrlicherweise passen muss.

Was ändert sich für Lagerdaten, seit die EU-Verpackungsverordnung gilt?

• Die Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle wurde am 22. Januar 2025 im Amtsblatt veröffentlicht, trat am 11. Februar 2025 in Kraft und ist seit dem 12. August 2026 anwendbar. Deutschland hat dazu ein Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz (VerpackDG) erlassen; es ist in vier Teilen mit 68 Paragrafen und zwei Anlagen aufgebaut.

• Für den Lagerbetrieb sind vor allem die Mengenmeldungen relevant, weil ihre Datengrundlage aus dem Warenausgang stammt. Die Zentrale Stelle Verpackungsregister nennt dafür folgende Regeln:
• Die Mengen werden in Kilogramm mit drei Nachkommastellen je Materialart gemeldet.
• Eine initiale Planmenge für das Folgejahr kann nur bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres abgegeben werden.
• Die Jahresabschlussmengenmeldung für das Vorjahr (Ist-Mengen) ist nur bis zum 1. Juni möglich.
• Für Hersteller, die im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 10 Tonnen systembeteiligungspflichtiger Verpackungen erstmals bereitgestellt haben, gilt eine vereinfachte Meldepflicht: eine einmalige Jahresabschlussmengenmeldung bis zum 1. Juni des Folgejahres.

• Oberhalb bestimmter Mengen kommt die Vollständigkeitserklärung hinzu — eine schriftliche, wahrheitsgemäße Erklärung über die in einem Jahr in Deutschland in Verkehr gebrachten Verpackungsmengen, die geprüft werden muss. Die Schwellen liegen laut Zentraler Stelle bei 80 Tonnen Glas, 50 Tonnen Papier, Pappe und Karton sowie 30 Tonnen für Eisenmetalle, Aluminium, Kunststoffe, Getränkekartonverpackungen und sonstige Verbundverpackungen zusammen. Abgabefrist ist jährlich der 15. Mai für das vorangegangene Kalenderjahr; fällt er auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Prüfen dürfen nur in LUCID registrierte Sachverständige, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder vereidigte Buchprüfer.
• Die Folge für die Software ist konkret und wird selten mitgedacht: Die Meldung ist eine Gewichtsangabe über Verpackung, nicht über Ware. Ein Lagersystem, das je Artikel nur Stück und Bruttogewicht kennt, kann sie nicht liefern. Wer die Schwellen erreicht, braucht je Artikel das Verpackungsgewicht je Materialart — erfasst im Wareneingang, weil es später niemand mehr rekonstruiert.

Und die Bedienschicht — Wareneingang, Scanner, Schnittstellen?

• Diese Seite behandelt bewusst die Nachweisschicht, weil sie darüber entscheidet, welche Software überhaupt in Frage kommt. Die Bedienschicht entscheidet danach, welche davon man gern benutzt. Der Vollständigkeit halber die Achsen, an denen sich Angebote dort unterscheiden — ohne Bewertung, weil wir dafür keine belastbare Marktbeobachtung haben:
• Ablauf im Wareneingang: — ob gegen Bestellung, gegen Lieferschein oder blind vereinnahmt wird, und ob eine Abweichung den Vorgang stoppt oder protokolliert.
• Kommissionierung: — Einzel-, Sammel- oder Mehrstufenkommissionierung, und ob die Wegstrategie fest hinterlegt oder frei konfigurierbar ist.
• Erfassung: — Handscanner, MDE-Geräte, Staplerterminal oder Smartphone; ob Offline-Betrieb im Funkloch vorgesehen ist und wie synchronisiert wird.
• Schnittstellen: — zum Buchhaltungs- oder ERP-System, zum Shop, zu Versanddienstleistern. Die praktisch wichtigste Frage ist nicht, ob es eine Schnittstelle gibt, sondern was passiert, wenn sie einen Tag steht.
• Betriebsmodell: — Cloud oder eigener Server — und im Cloud-Fall die Frage aus dem Abschnitt zur Datenherausgabe: in welchem Land Datenbank, Dateiablage und Sicherungen jeweils liegen.

• Zu Preisen nennen wir hier bewusst keine Spanne: eine belastbare, primär belegte Marktübersicht für den deutschen Markt liegt uns nicht vor. Die Kostenachsen stehen weiter unten.

Welche Fragen bringen einen Anbieter ins Schwitzen?

• Nicht Funktionsfragen, sondern Fragen, deren Antwort man am System überprüfen kann.
• „Zeigen Sie mir, wie eine falsche Buchung korrigiert wird." — Wenn die alte Zeile danach anders aussieht oder verschwunden ist, ist § 146 Abs. 4 AO verletzt. Überprüfbar in einer Minute.
• „Zeigen Sie mir den Bestand von Artikel X zum 31.12. des Vorjahres, 23:59 Uhr." — Nicht den heutigen Bestand mit Datumsfilter — den damaligen, abgeleitet aus den Bewegungen. Wenn das nicht geht, trägt die permanente Inventur nicht.
• „Wie unterscheidet das System eine Zählung ohne Differenz von einem Tag, an dem nicht gezählt wurde?" — Für § 241 Abs. 2 HGB ist das der Unterschied zwischen Nachweis und Lücke.
• „Welches Feld hält den Zähltag der verlegten Inventur, und wie kommt das System von dort auf den Stichtag?" — Die Antwort muss ein Verfahren beschreiben, keinen Bericht.
• „Exportieren Sie mir alle Bewegungen eines Jahres in ein maschinell auswertbares Format." — Das ist die dritte Zugriffsform aus § 147 Abs. 6 AO. Ein PDF genügt nicht.
• „Welche Daten übergeben Sie an die Bewertung — je Charge Zugangsdatum, Menge und Preis?" — Ohne diese drei ist weder Lifo noch Fifo noch eine Abwertung nach § 253 Abs. 4 HGB nachvollziehbar.
• „Wo im Stellplatzstamm steht die letzte Prüfung der Lagereinrichtung, mit Namen und Unterschrift?" — § 14 Abs. 7 BetrSichV verlangt genau diese Felder. Ein „Nein" ist eine akzeptable Antwort — aber sie sollte ausgesprochen werden.
• „Welche Verpackungsgewichte je Materialart hält das System je Artikel?" — Für die LUCID-Meldung und, oberhalb der Schwellen, für die Vollständigkeitserklärung.
• „Wer kann Bestände und Stammdaten ändern, und wo steht das protokolliert?" — § 8 Abs. 7 GefStoffV hat ein physisches Gegenstück; im System ist die Frage genauso berechtigt.
• „Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?" — Die Aufbewahrungsfristen aus § 257 HGB und § 147 AO laufen weiter — bis zu zehn Jahre für das Inventar.

Woran scheitert der Preisvergleich bei Lagerverwaltungssoftware?

• An der Bezugsgröße. Angebote werden je Nutzer, je Lagerort, je Stellplatz, je Transaktion oder als Paket kalkuliert, und diese Größen verhalten sich in einem wachsenden Lager völlig unterschiedlich. Zwei Angebote mit demselben Monatspreis können sich nach zwei Jahren um ein Vielfaches unterscheiden, ohne dass sich am Funktionsumfang etwas geändert hat.
• Dazu kommen drei Positionen, die selten im Preisblatt stehen: die Datenübernahme aus dem Altsystem, die Schnittstelle zur Buchhaltung (ohne sie bleibt die Bewertung außen vor) und die Zeit der eigenen Leute während der Einführung. Wer die Einführung in ein Quartal legt, in dem ohnehin Inventur ansteht, zahlt die dritte Position doppelt.
• Eine belastbare Bandbreite für den deutschen Markt wird hier nicht genannt, weil dafür keine überprüfbare Quelle vorlag. Der einzige Preis, den diese Seite mit Gewissheit nennen kann, ist der eigene — im nächsten Abschnitt.

Wo steht Logistivo in diesem Bild — und wo ausdrücklich nicht?

• Logistivo ist eine Logistikplattform mit einem Bestandsmodul. Es ist kein Lagerverwaltungssystem im engeren Sinn und keine Buchhaltung. Was es tut, lässt sich am Datenmodell nachlesen; was es nicht tut, ebenso.

• Was vorhanden ist:
• Ein unveränderliches Bewegungsbuch (stock_movements) als einzige Wahrheitsquelle. Bewegungsarten sind Zugang, Abgang, Umlagerung und Korrektur; die Menge ist immer positiv, die Richtung steht in einem eigenen Feld. Jede Zeile hält den Bestand des Stellplatzes nach der Buchung, die Charge, das Verfallsdatum, den Grund, die buchende Person und den Zeitpunkt. Es gibt über die API keinen Änderungs- und keinen Löschweg — eine Korrektur ist eine Gegenbuchung. Genau gesagt: Unter common/stock existieren nur Lesen, Buchen und Korrekturbuchung; ein Lösch- oder Änderungsendpunkt fehlt. Auf ORM-Ebene trägt das Modell allerdings ein Soft-Delete-Feld, der Datensatz ist dort also technisch entfernbar. Für einen Nachweis nach § 146 Abs. 4 AO ist das der Unterschied zwischen „nicht vorgesehen" und „nicht möglich", und wir stellen ihn nicht als Zweites dar. Eine Umlagerung entsteht als zwei Zeilen in einer Transaktion mit gemeinsamer Referenz.
• Der aktuelle Bestand (stock_items) wird je Stellplatz aus diesem Buch abgeleitet, in derselben Transaktion und unter Sperre. Ein Stellplatz ist die Kombination aus Artikel, Lager, Bereich, Palette, Charge und Verfallsdatum.
• Eine Zählkorrektur kann als Zielmenge („so viel liegt tatsächlich da") oder als Differenz gebucht werden; das System berechnet die Differenz und schreibt sie mit Begründung ins Bewegungsbuch.
• Chargen- und Verfallsdatenführung ist je Artikel zuschaltbar.
• Paletten haben eine Messhistorie mit Länge, Breite, Höhe, Gewicht und abgeleitetem Volumen; als Messquelle sind manuelle Eingabe und LiDAR vorgesehen, mit Konfidenzwert, Rohdaten des Geräts, erfassender Person und Messzeitpunkt.
• Anwendung und Datenbank laufen auf Servern in Deutschland; die Dateiablage liegt in einem weiteren EU-Land. Ob das für Ihre Aufzeichnungen ausreicht, ist eine Frage nach § 146 AO und gehört zu Ihrem Steuerberater, nicht in eine Produktbeschreibung.

• Was ausdrücklich fehlt:
• Keine Bewertung. Der Artikelstamm hat kein Preis- und kein Wertfeld. Damit gibt es weder Lifo noch Fifo noch eine Abwertung nach § 253 Abs. 4 HGB. Alles, was in diesem Text über die Bewertung steht, findet außerhalb von Logistivo statt.
• Kein Inventurprozess. Es gibt die Zählkorrektur als Buchung, aber kein Inventurobjekt: keine Verfahrenswahl nach §§ 240, 241 HGB, keinen Stichprobenplan, keine Fortschreibung oder Rückrechnung auf einen Stichtag, kein besonderes Inventar für einen verlegten Zähltag.
• Kein Export des Bewegungsbuchs. Es gibt keine Schnittstelle, die Bestände oder Bewegungen in einem maschinell auswertbaren Format herausgibt. Für die dritte Zugriffsform aus § 147 Abs. 6 AO ist das die entscheidende Lücke.
• Keine Verfahrensdokumentation und keine Unterstützung bei deren Erstellung.
• Keine Gefahrstofflogik. Am Lagerort gibt es ein Ja/Nein-Feld für den Umgang mit Gefahrstoffen und ein Freitextfeld dazu — keine Lagerklassen, keine Zusammenlagerungsregeln, keine Mengenschwellen.
• Keine Prüftermine für Lagereinrichtungen. Die Ausstattung eines Lagers wird als Typ, Bezeichnung, Spezifikation und Anzahl geführt — ohne Prüfdatum, ohne nächste Fälligkeit, ohne prüfende Person, ohne Unterschrift. Eine Fristenüberwachung für ablaufende Dokumente existiert, sie betrifft aber Fahrzeuge und Fahrer, nicht Regale. Das vorhandene Modul zur Schadensdokumentation bezieht sich auf Auflieger und Zugmaschinen, nicht auf Lagereinrichtungen.
• Keine Verpackungsdaten. Es gibt keine Materialarten und keine Verpackungsgewichte je Artikel; LUCID-Meldungen und Vollständigkeitserklärung werden nicht unterstützt.
• Keine deutsche Oberfläche. Die Anwendung liegt in Türkisch und Englisch vor. Diese Seite ist auf Deutsch geschrieben, das Produkt ist es nicht.
• Die Buchhaltung der Plattform ist auf den türkischen Einheitskontenrahmen aufgebaut. Die XRechnung-Erzeugung ist unvollständig: Die Kennung wird gesetzt, eine Prüfung gegen die nationalen Schematron-Regeln findet nicht statt. Das Zolltarif-Modul ist auf die Türkei ausgerichtet.

• Zur Rolle und zum Preis: Lagerstandorte, Bereiche, Zeitfenster und Rampenreservierungen lassen sich heute nur im Kundenpanel anlegen — also von Verladern, Herstellern und Händlern. Für Speditionen und Transportunternehmen ist die Öffnung geplant, aber nicht umgesetzt. Die Bestands-, Artikel- und Palettenfunktionen sind serverseitig rollenunabhängig; der Menüeintrag dafür erscheint jedoch nur im Kundenpanel. Die im Kundenpanel angebotenen Pakete beginnen bei 9 € pro Monat; die Pakete der Spediteur- und Zollberater-Panels beginnen bei 99 €. Wer sich als Spedition registriert, sieht also andere Preise als ein Verlader — und aktuell kein Lagermenü.

Quellen und Vorbehalt

• Alle Normstellen wurden für diese Seite aus den amtlichen Fassungen abgerufen; die Liste steht am Ende. Diese Seite ist keine Rechts-, Steuer- oder Arbeitsschutzberatung, und sie ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

• Was hier bewusst nicht steht, weil es nicht aus einer Primärquelle bestätigt werden konnte:
• die aktuelle Fassung der TRGS 510 sowie ihre Lagerklassen, Zusammenlagerungstabellen und Mengenschwellen (Server der herausgebenden Stelle nicht erreichbar);
• die konkreten Prüfintervalle für Lagereinrichtungen nach DIN EN 15635 und DGUV Regel 108-007;
• die Randziffern des GoBD-Schreibens zur Verfahrensdokumentation und die dort verwendeten Kurzbezeichnungen Z1, Z2 und Z3;
• die Einschränkungen der verlegten und der permanenten Inventur für Güter mit unkontrollierbarem Schwund und für besonders wertvolle Güter, die aus den Einkommensteuer-Richtlinien folgen;
• die Bußgeldhöhen des Verpackungsrechts sowie der genaue Übergang vom Verpackungsgesetz zum Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz.

• Diese Punkte bitte aus den Originalfassungen bestätigen lassen.

Quelle

• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 240 HGB — Inventar — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__240.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 241 HGB — Inventurvereinfachungsverfahren — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 241a HGB — Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 238 HGB — Buchführungspflicht — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 253 HGB — Zugangs- und Folgebewertung — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__253.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 256 HGB — Bewertungsvereinfachungsverfahren — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__256.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 6 EStG — Bewertung (Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 2a) — https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 141 AO — Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__141.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Abs. 3 und Abs. 6) — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — Art. 97 § 19a EGAO — Aufbewahrungsfristen (Übergangsvorschrift) — https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__19a.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 158 AO — Beweiskraft der Buchführung — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__158.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 162 AO — Schätzung von Besteuerungsgrundlagen — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 3 BetrSichV — Gefährdungsbeurteilung (Abs. 6: Prüfungen und Prüffristen) — https://www.gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__3.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 14 BetrSichV — Prüfung von Arbeitsmitteln — https://www.gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__14.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 8 GefStoffV — Allgemeine Schutzmaßnahmen (Abs. 5 bis 8) — https://www.gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__8.html
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — § 20 GefStoffV — Ausschuss für Gefahrstoffe — https://www.gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__20.html
• EUR-Lex, Amt für Veröffentlichungen der EU (ABl. L, 2025/40, 22.1.2025) — Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle — Rechtsakt-Metadaten (Inkrafttreten 11.02.2025, Geltung ab 12.08.2026) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX%3A32025R0040
• Bundesministerium der Justiz / juris (gesetze-im-internet.de) — Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz (VerpackDG) — Gesetz zur Durchführung der Verordnung (EU) 2025/40 betreffend Verpackungen — https://www.gesetze-im-internet.de/verpackdg/index.html
• Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR) — Datenmeldung — Einheiten, Planmengen- und Jahresabschlussmengenmeldung, vereinfachte Meldepflicht unter 10 Tonnen — https://www.verpackungsregister.org/systembeteiligung-und-datenmeldung/datenmeldung
• Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR) — Vollständigkeitserklärung — Mengenschwellen, Frist 15. Mai, zugelassene Prüfer — https://www.verpackungsregister.org/systembeteiligung-und-datenmeldung/vollstaendigkeitserklaerung

Häufig gestellte Fragen

Muss ich zum 31. Dezember körperlich zählen?

Nicht zwingend. Der Grundfall nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB ist ein Inventar für den Schluss des Geschäftsjahrs. § 241 HGB nennt aber drei benannte Erleichterungen: die Stichprobeninventur mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden (Abs. 1), die permanente Inventur, bei der ein GoB-konformes anderes Verfahren die Feststellung nach Art, Menge und Wert für den Stichtag sichert (Abs. 2), und die verlegte Inventur mit einem Zähltag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Geschäftsjahresende (Abs. 3). Jede dieser Erleichterungen verlangt einen Ersatznachweis, den das System dauerhaft führen muss.

Wie weit darf der Zähltag vom Bilanzstichtag entfernt liegen?

Nach § 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB muss das besondere Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs aufgestellt sein. Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, ist das der Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 28. bzw. 29. Februar. Zusätzlich muss nach Nr. 2 ein GoB-konformes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren sicherstellen, dass der Bestand zum Stichtag ordnungsgemäß bewertet werden kann.

Wie lange muss ich Inventare und Lagerbelege aufbewahren?

Inventare gehören zur Zehn-Jahres-Gruppe (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die verkürzte Frist für Buchungsbelege gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für alle Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs (§ 257 Abs. 5 HGB).

Darf ich im Lager Fifo rechnen und in der Steuerbilanz Lifo?

Handelsrechtlich erlaubt § 256 Satz 1 HGB für gleichartige Vorräte sowohl die Fifo- als auch die Lifo-Annahme, soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Steuerlich lässt § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG nur die Annahme zu, dass die zuletzt angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter zuerst verbraucht oder veräußert wurden. Welche Ware physisch zuerst ausgeliefert wurde, ist für beide Regeln unerheblich. Die konkrete Zulässigkeit im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Muss der Wert im Lagersystem dem Bilanzwert entsprechen?

Nein, und das ist kein Fehler. § 253 Abs. 4 HGB verlangt im Umlaufvermögen zwingend eine Abschreibung auf einen niedrigeren Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag; steuerlich ist der niedrigere Teilwert nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG dagegen nur bei voraussichtlich dauernder Wertminderung und nur als Wahlrecht ansetzbar. Ein Lagersystem führt Mengen; die Bewertung findet außerhalb statt, und entscheidend ist, welche Daten je Charge an sie übergeben werden können.

In welcher Form muss ich Lagerdaten bei einer Prüfung herausgeben?

§ 147 Abs. 6 AO nennt drei Formen: Einsicht in die gespeicherten Daten samt Nutzung des Datenverarbeitungssystems, maschinelle Auswertung nach den Vorgaben der Finanzbehörde, und Übertragung der Daten nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format. Die Regelung gilt entsprechend, wenn die Daten bei einem Dritten liegen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Ein Bildschirmbericht oder ein PDF erfüllt die dritte Form nicht.

Wie oft müssen Regale geprüft werden?

Die Betriebssicherheitsverordnung nennt keine feste Zahl. Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV muss der Arbeitgeber Art, Umfang und Fristen wiederkehrender Prüfungen selbst ermitteln und festlegen, so dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann, und außerdem die erforderliche Qualifikation der prüfenden Person bestimmen. Vorgeschrieben ist dagegen der Inhalt der Aufzeichnung: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person (§ 14 BetrSichV). Die in der Praxis genannten Intervalle stammen aus DIN EN 15635 und DGUV Regel 108-007 und sollten aus den Originalfassungen bestätigt werden.

Was hat sich mit der EU-Verpackungsverordnung für Lagerdaten geändert?

Die Verordnung (EU) 2025/40 trat am 11. Februar 2025 in Kraft und ist seit dem 12. August 2026 anwendbar; Deutschland hat dazu ein Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz erlassen. Für den Lagerbetrieb zählt vor allem, dass Verpackungsmengen in Kilogramm mit drei Nachkommastellen je Materialart gemeldet werden: die initiale Planmenge für das Folgejahr nur bis zum 31. Dezember, die Jahresabschlussmengenmeldung für das Vorjahr nur bis zum 1. Juni. Wer im Vorjahr weniger als 10 Tonnen erstmals bereitgestellt hat, meldet vereinfacht einmal jährlich bis zum 1. Juni.

Ab welcher Menge brauche ich eine Vollständigkeitserklärung?

Die Zentrale Stelle Verpackungsregister nennt als Schwellen 80 Tonnen Glas, 50 Tonnen Papier, Pappe und Karton sowie 30 Tonnen für Eisenmetalle, Aluminium, Kunststoffe, Getränkekartonverpackungen und sonstige Verbundverpackungen zusammen. Die Erklärung ist jährlich bis zum 15. Mai für das vorangegangene Kalenderjahr abzugeben und muss von in LUCID registrierten Sachverständigen, Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern oder vereidigten Buchprüfern geprüft werden.

Kann Logistivo eine Inventur nach § 241 HGB abbilden?

Nein. Logistivo führt ein unveränderliches Bewegungsbuch mit Zugang, Abgang, Umlagerung und Korrektur, leitet daraus den Bestand je Stellplatz ab und erlaubt Zählkorrekturen als Zielmenge oder Differenz. Es gibt aber kein Inventurobjekt: keine Verfahrenswahl nach §§ 240, 241 HGB, keinen Stichprobenplan, keine Fortschreibung oder Rückrechnung auf einen Stichtag und kein besonderes Inventar für einen verlegten Zähltag. Ebenso fehlen Bewertung, Verfahrensdokumentation und ein Export des Bewegungsbuchs in ein maschinell auswertbares Format.

Gibt es Logistivo auf Deutsch?

Nein. Die Oberfläche liegt in Türkisch und Englisch vor; eine deutsche Sprachfassung existiert nicht. Auch die Buchhaltung ist auf den türkischen Einheitskontenrahmen aufgebaut, und die XRechnung-Erzeugung ist unvollständig — die Kennung wird gesetzt, eine Prüfung gegen die nationalen Schematron-Regeln findet nicht statt.

Was kostet Logistivo für einen Lagerbetrieb?

Lagerstandorte, Bereiche und Rampenreservierungen lassen sich derzeit nur im Kundenpanel anlegen — also von Verladern, Herstellern und Händlern; die im Kundenpanel angebotenen Pakete beginnen bei 9 € pro Monat. Die Pakete der Spediteur- und Zollberater-Panels beginnen bei 99 €, enthalten aber aktuell kein Lagermenü. Für Speditionen ist die Öffnung des Lagermoduls geplant, aber nicht umgesetzt.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).