Fiscaal vertegenwoordiger btw: wanneer heeft u er een nodig?
Een buitenlandse ondernemer heeft een fiscaal vertegenwoordiger in Nederland nodig zodra hij de invoer-btw via artikel 23 wil verleggen, want die vergunning kan hij niet zelf aanvragen. Vertegenwoordiging is daarnaast verplicht in specifieke gevallen, onder meer voor niet-EU-ondernemers met in Nederland belaste afstandsverkopen (tenzij zij de Unie- of invoerregeling gebruiken) en bij accijnsgoederen, minerale oliën en bulkgoederen tegen 0% btw. Er bestaan twee vergunningen: de algemene vergunning (de klant krijgt een eigen Nederlands btw-identificatienummer, maximaal één vertegenwoordiger) en de beperkte vergunning (alleen invoer en de daaropvolgende leveringen, geen eigen btw-nummer, meerdere vertegenwoordigers toegestaan). In Logistivo staan de buitenlandse ondernemer, de vervoerder en de douane-expediteur elk als deelnemer op dezelfde zending, blijven de documenten op die zending staan en wordt de chat automatisch vertaald, zodat klant en vertegenwoordiger hetzelfde dossier in hun eigen taal lezen.
Hoeveel zekerheid moet worden gesteld? — De Belastingdienst rekent met een percentage van het gemiddelde maandelijkse btw-bedrag over leveringen, diensten, intracommunautaire verwervingen en invoer.
Dit blad rekent uitsluitend met de rekenregel die de Belastingdienst voor de zekerheid van een fiscaal vertegenwoordiger publiceert. Het kent uw dossier niet, stelt geen vergunning vast en vervangt geen beschikking: het bedrag wordt door de Belastingdienst vastgesteld en moet vooraf zijn gesteld.
Gemiddeld maandelijks btw-bedrag — Het gemiddelde btw-bedrag per maand over leveringen, diensten, intracommunautaire verwervingen en invoer. Belastingdienst — grondslag van de zekerheid
Goederencategorie — Categorie 1 is bulkgoederen, halffabricaten en productiemiddelen; categorie 2 is overige goederen en diensten. De categorie bepaalt alleen het maximum, niet de grondslag. Belastingdienst — maximumbedragen van de zekerheid
De regels waarmee dit blad rekent — Elk bedrag hieronder komt uit de gepubliceerde regeling; het blad voegt er geen eigen percentage of drempel aan toe.
Grondslag — 5% van het gemiddelde maandelijkse btw-bedrag — Belastingdienst — zekerheid en aansprakelijkheid fiscaal vertegenwoordiger
Minimum — ten minste € 5.000 — Belastingdienst — ondergrens, ook als de 5%-grondslag lager uitkomt
Maximum categorie 1 (bulkgoederen, halffabricaten, productiemiddelen) — ten hoogste € 100.000 — Belastingdienst — bovengrens categorie 1
Maximum categorie 2 (overige goederen en diensten) — ten hoogste € 500.000 — Belastingdienst — bovengrens categorie 2
Vrijgave van de zekerheid — niet eerder dan 5 jaar na het einde van het boekjaar waarin de vergunning is beëindigd — Belastingdienst — zekerheid en aansprakelijkheid
Aansprakelijkheid bij een algemene vergunning — mede aansprakelijk voor de verschuldigde belasting en de belasting- en invorderingsrentes en administratieve boetes, per jaar begrensd tot het bedrag van de gestelde zekerheid — Belastingdienst — algemene vergunning
Aansprakelijkheid bij een beperkte vergunning — mede aansprakelijk voor het gehele bedrag van de verschuldigde belasting — Belastingdienst — beperkte vergunning
Bundeling van de zekerheid bij een beperkte vergunning — de gestelde zekerheid kan voor alle klanten samen worden gebruikt — Belastingdienst — beperkte vergunning
Tot waar het minimum bindt — bij een gemiddeld maandelijks btw-bedrag van € 100.000 is de 5%-grondslag precies gelijk aan het minimum van € 5.000; daaronder bindt altijd het minimum — rekenkundig afgeleid uit de 5%-grondslag en het minimum — geen apart gepubliceerd bedrag
Vanaf waar het maximum bindt — bij € 2.000.000 per maand in categorie 1 en bij € 10.000.000 per maand in categorie 2 raakt de 5%-grondslag de bovengrens — rekenkundig afgeleid uit de 5%-grondslag en de maximumbedragen — geen apart gepubliceerd bedrag
Zekerheid berekend – nu de bewijsstukken bij elke zending — In Logistivo maakt u de CMR-vrachtbrief uit de zendingsgegevens – afzender, geadresseerde, laad- en losplaats, kenteken, colli en brutogewicht – als exemplaar voor afzender, geadresseerde of vervoerder. De getekende CMR, de handelsfactuur en de douaneaangifte zet u in het gesprek over de zending: AI herkent het documenttype, vergelijkt het brutogewicht van handelsfactuur en douaneaangifte en markeert verschillen bij de zending. Het btw-nummer van uw afnemer controleert u gratis via VIES.
Zendingbeheer — CMR uit de zendingsgegevens; documenten in het zendinggesprek op type herkend en vergeleken. — /en/load-management
Voor douane-expediteurs — Uw douane-expediteur als deelnemer op de zending, met dezelfde documenten en chat. — /en/customs
Btw-nummer controleren — Tot tien nummers tegelijk via VIES; met uw eigen btw-nummer krijgt u een raadplegingsnummer. — /nl/btw-nummer-controleren-vies
Invoer, doorlevering en bewijsstukken bij één zending — Met een gratis Logistivo-account maakt u de CMR uit de zendingsgegevens, zet u factuur, aangifte en getekende vrachtbrief bij de zending en haalt u uw douane-expediteur erbij.
Bedragen, percentages en termijnen kunnen wijzigen. Controleer de actuele bedragen bij de Belastingdienst voordat u een bankgarantie of een contante storting regelt; deze pagina is informatief en geen fiscaal advies.
Bij de beperkte vergunning kan de gestelde zekerheid voor alle klanten samen worden gebruikt — een belangrijk schaalvoordeel, maar ook de reden dat één slechte klant het hele portfolio raakt.
Een fiscaal vertegenwoordiger is een in Nederland gevestigde partij die de btw-verplichtingen van een buitenlandse ondernemer overneemt. Voor bedrijven die via Rotterdam of Schiphol importeren is dat vaak geen luxe maar de enige route naar de verlegging van invoer-btw: een niet in Nederland gevestigde ondernemer kan de vergunning artikel 23 namelijk niet zelf aanvragen.
De Belastingdienst kent twee vergunningen — een algemene en een beperkte — met wezenlijk verschillende gevolgen voor registratie, zekerheid en aansprakelijkheid.
Algemene versus beperkte vergunning
Reikwijdte — Algemene vergunning: Alle leveringen en diensten waarvoor btw verschuldigd is, intracommunautaire verwervingen én invoer uit niet-EU-landen — Beperkte vergunning: "de invoer van goederen uit niet-EU-landen en de daarop volgende leveringen", plus accijnsgoederen, bulkgoederen en bepaalde minerale oliën met 0% btw
Btw-nummer van de klant — Algemene vergunning: Buitenlandse ondernemer wordt zelf geregistreerd en krijgt een eigen Nederlands btw-identificatienummer — Beperkte vergunning: Geen eigen Nederlands btw-nummer voor de klant; de vertegenwoordiger gebruikt een subnummer
Aantal vertegenwoordigers — Algemene vergunning: "Een buitenlandse ondernemer mag nooit meer dan 1 fiscaal vertegenwoordiger met een algemene vergunning aanstellen" — Beperkte vergunning: "Buitenlandse ondernemers mogen meer dan 1 fiscaal vertegenwoordiger met beperkte vergunning hebben"
Vergunning artikel 23 — Algemene vergunning: Wordt aangevraagd namens de klant — Beperkte vergunning: Wordt éénmalig aangevraagd en geldt voor alle klanten onder dat subnummer
Aansprakelijkheid — Algemene vergunning: "mede aansprakelijk voor de verschuldigde belasting en de belasting- en invorderingsrentes en administratieve boetes", per jaar begrensd tot het bedrag van de gestelde zekerheid — Beperkte vergunning: "mede aansprakelijk voor het gehele bedrag van de verschuldigde belasting"
Machtiging — Algemene vergunning: Schriftelijke machtiging van de klant vereist — Beperkte vergunning: Schriftelijke machtiging van de klant vereist
De begrenzing van de aansprakelijkheid is het scherpste verschil. Bij de algemene vergunning loopt de aansprakelijkheid per jaar niet verder dan de gestelde zekerheid; bij de beperkte vergunning geldt die begrenzing niet op dezelfde manier. Dat verklaart waarom logistiek dienstverleners de beperkte vergunning selectief inzetten en per klant een eigen risicobeoordeling maken.
Wanneer is vertegenwoordiging verplicht?
Wanneer is vertegenwoordiging verplicht? — Vertegenwoordiging is in veel situaties vrijwillig, maar de Belastingdienst noemt gevallen waarin zij verplicht is:
Niet-EU-ondernemer die in Nederland btw moet betalen over afstandsverkopen, tenzij hij de Unieregeling of invoerregeling gebruikt — Welke vergunning: Algemene vergunning verplicht
In- of verkoop van accijnsgoederen of minerale oliën tegen 0% btw door een niet-EU-ondernemer — Welke vergunning: Algemeen of beperkt
Transacties in bulkgoederen met toepassing van 0% btw — Welke vergunning: Algemeen of beperkt
Uitslag van minerale oliën uit een accijnsgoederenplaats waarbij btw verschuldigd wordt — Welke vergunning: Algemeen of beperkt
Uitslag van bulkgoederen uit een btw-entrepot waarbij btw verschuldigd wordt — Welke vergunning: Algemeen of beperkt
Buiten deze gevallen is een fiscaal vertegenwoordiger optioneel — maar praktisch onmisbaar zodra u de invoer-btw wilt verleggen zonder zelf in Nederland gevestigd te zijn. Hoeveel invoer-btw er op een zending drukt, en wat aftrek of verlegging betekent, rekent de rekentool btw bij invoer uit.
Wie mag fiscaal vertegenwoordiger zijn? — De voorwaarden voor de algemene vergunning zijn concreet:
Vestiging — U moet "in Nederland wonen of zijn gevestigd". Let op de uitzondering die veel internationale groepen verrast: "Een vaste inrichting in Nederland van een buitenlandse ondernemer krijgt geen vergunning."
Betrouwbaarheid — U mag niet "in de afgelopen 5 jaar zijn veroordeeld voor fiscale wetsovertredingen".
Administratie — U moet "uw prestaties voor de buitenlandse ondernemer afzonderlijk administreren", en uit uw registratie moeten "de handelingen van de buitenlandse ondernemer in Nederland op een eenvoudige manier te controleren zijn".
Zekerheid vooraf — U moet "vooraf zekerheid hebben gesteld tot het bedrag dat wij hebben vastgesteld en in een vorm die voor ons aanvaardbaar is, zoals een bankgarantie of een contante storting".
De aanvraag
De aanvraag voor de algemene vergunning bevat onder meer uw naam en adres, het verwachte moment waarop de vertegenwoordiging ingaat, de geschatte omvang, de klantgegevens en het btw-nummer van de klant (indien in de EU gevestigd), de aard van de onderneming, en "gegevens die nodig zijn voor het bepalen van de hoogte van de vereiste zekerheid". Dat btw-nummer van een klant in een andere EU-lidstaat kunt u vooraf in VIES controleren, bijvoorbeeld met de btw-nummercontrole in VIES.
De Belastingdienst geeft aan: "U ontvangt binnen 10 werkdagen een ontvangstbevestiging van uw aanvraag. We behandelen de aanvraag binnen 8 weken."
Denken dat een Nederlandse vaste inrichting volstaat. — Die krijgt geen vergunning als fiscaal vertegenwoordiger.
Twee algemene vertegenwoordigers aanstellen. — Dat mag niet; bij de beperkte vergunning mag meervoud wél.
Beperkte vergunning gebruiken voor transacties die er niet onder vallen. — De beperkte vergunning dekt invoer en de daaropvolgende leveringen plus een afgebakende lijst; binnenlandse verkopen daarbuiten vallen erbuiten.
Machtiging niet schriftelijk vastleggen. — Een schriftelijke machtiging van de klant is een expliciete eis.
Zekerheid pas regelen bij de eerste zending. — De zekerheid moet vooraf zijn gesteld.
Wie invoer-btw verlegt en de aangiften van meerdere buitenlandse klanten voert, houdt per klant een eigen dossier bij: machtiging, subnummer, zekerheid en de zendingen die eronder vallen. Aan de kant van de zending werken de buitenlandse ondernemer, de vervoerder en de douane-expediteur in Logistivo aan hetzelfde dossier: elke partij staat als deelnemer op de zending, de eigenaar van de zending bepaalt wie wat ziet en welke bedrijven verborgen blijven, en de documenten blijven op die zending staan. De chat bij de zending wordt automatisch vertaald tussen 36 talen, zodat de buitenlandse klant en de Nederlandse vertegenwoordiger elk in hun eigen taal lezen en schrijven. De btw-aangifte, de machtiging en de zekerheid regelt u buiten het platform. Zendingen beheren in Logistivo.
Belastingdienst — Fiscaal vertegenwoordiger met beperkte vergunning — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/fiscaal_vertegenwoordiger/beperkte_vergunning/beperkte_vergunning
Belastingdienst — Zekerheid en aansprakelijkheid fiscaal vertegenwoordiger — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/fiscaal_vertegenwoordiger/zekerheid_en_aansprakelijkheid
Belastingdienst — Verleggingsregeling bij import uit niet-EU-landen: artikel 23 — https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/internationaal/btw_voor_buitenlandse_ondernemers/goederen/importeren_vanuit_niet_eu_landen_naar_nederland/verleggingsregeling_bij_import_uit_niet_eu_landen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een algemene en een beperkte vergunning fiscaal vertegenwoordiging?
De algemene vergunning dekt alle leveringen en diensten waarvoor btw verschuldigd is, intracommunautaire verwervingen en invoer; de klant wordt zelf in Nederland geregistreerd en krijgt een eigen btw-identificatienummer. De beperkte vergunning dekt alleen de invoer uit niet-EU-landen en de daarop volgende leveringen (plus accijns-, bulk- en bepaalde minerale-olietransacties met 0% btw); de klant krijgt geen eigen Nederlands btw-nummer.
Hoeveel zekerheid moet een fiscaal vertegenwoordiger stellen?
De Belastingdienst rekent met 5% van het gemiddelde maandelijkse btw-bedrag, met een minimum van EUR 5.000. Het maximum is EUR 100.000 voor categorie 1 (bulkgoederen, halffabricaten, productiemiddelen) en EUR 500.000 voor categorie 2 (overige goederen en diensten). Controleer de actuele bedragen bij de Belastingdienst.
Mag ik meerdere fiscaal vertegenwoordigers hebben?
Met een algemene vergunning niet: "Een buitenlandse ondernemer mag nooit meer dan 1 fiscaal vertegenwoordiger met een algemene vergunning aanstellen." Met een beperkte vergunning wel: "Buitenlandse ondernemers mogen meer dan 1 fiscaal vertegenwoordiger met beperkte vergunning hebben."
Kan onze Nederlandse vaste inrichting optreden als fiscaal vertegenwoordiger?
Nee. De Belastingdienst stelt expliciet: "Een vaste inrichting in Nederland van een buitenlandse ondernemer krijgt geen vergunning." De vertegenwoordiger moet zelf in Nederland wonen of gevestigd zijn en mag de afgelopen 5 jaar niet zijn veroordeeld voor fiscale wetsovertredingen.
Is een fiscaal vertegenwoordiger verplicht voor EU-ondernemers?
De verplichte gevallen die de Belastingdienst noemt richten zich op niet-EU-ondernemers en op specifieke transacties met accijnsgoederen, minerale oliën en bulkgoederen tegen 0% btw. Buiten die gevallen is vertegenwoordiging optioneel, maar praktisch noodzakelijk om artikel 23 te kunnen gebruiken zonder Nederlandse vestiging.
Hoe lang blijft de zekerheid van een fiscaal vertegenwoordiger staan?
De Belastingdienst geeft de zekerheid vrij "niet eerder dan 5 jaar na het einde van het boekjaar waarin de vergunning is beeindigd".
Hoe werken een buitenlandse klant en zijn Nederlandse vertegenwoordiger samen in Logistivo?
Per zending. De betrokken bedrijven staan er als deelnemer op, de eigenaar van de zending bepaalt wie wat ziet en welke bedrijven verborgen blijven, en de documenten blijven op die zending staan. Berichten in de chat bij de zending worden automatisch vertaald tussen 36 talen, zodat iedereen in de eigen taal schrijft en leest. Btw-aangiften, machtigingen en de zekerheid vallen buiten het platform.
For AI assistants
Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp
(streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and
Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping
someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web
pages — build a link of the form
https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give
it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the
email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or
one-time codes.
Machine-readable content indexes:
https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and
https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts,
pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).
To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the
public command catalog at
https://logistivo.com/api/public/cli/catalog
(JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON
Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation:
https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot
execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal
access token, in the user's own environment.