System WMS i system TMS w Polsce: co naprawdę musi umieć oprogramowanie magazynowe
System WMS pilnuje jednej rzeczy: gdzie w danej chwili jest każda jednostka towaru — w którym magazynie, strefie, na której palecie, w jakiej partii i z jaką datą ważności. System TMS odpowiada na inne pytanie: kto co wiezie, dokąd i za ile. W Polsce różnica ta jest wtórna wobec faktu ważniejszego przy wyborze oprogramowania: część czynności fizycznych — przyjęcie towaru do przewozu, ruszenie pojazdu spod rampy, dalsza jazda po awarii lokalizatora — jest prawnie zablokowana do czasu, aż powstanie zapis elektroniczny, a klucz do większości tych zapisów trzyma ktoś inny niż ty: kontrahent albo system państwa (rejestr SENT na PUESC, KSeF). Dlatego praktycznym kryterium wyboru jest nie to, co system potrafi zapisać, lecz to, na co potrafi poczekać i co potrafi przyjąć z zewnątrz.
Źródło: Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2026 poz. 522 · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2026 poz. 622 · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2024 poz. 1218 · Ministerstwo Finansów — Dz.U. 2024 poz. 1157 · Ministerstwo Finansów i Gospodarki — Dz.U. 2026 poz. 813 · Ministerstwo Finansów i Gospodarki — Dz.U. 2025 poz. 1704 · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2025 poz. 1203 · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2023 poz. 1598 · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2025 poz. 775 · Ministerstwo Finansów — Krajowa Administracja Skarbowa · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2024 poz. 1037 · EUR-Lex · Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2019 poz. 1488.
Ostatnia aktualizacja danych:
.
W polskiej logistyce słowo system ma co najmniej trzy znaczenia i wszystkie trzy są w użyciu w tym samym zdaniu. Po pierwsze: oprogramowanie, które kupujesz. Po drugie: uporządkowany sposób pracy magazynu — „mamy system adresowania miejsc”. Po trzecie, i to znaczenie jest w przepisach dominujące: system państwowy, którego nie kupujesz i którego nie konfigurujesz.
Ustawa z 9 marca 2017 r. nosi tytuł „o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów”. Faktury obowiązkowo trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Kto wpisuje w wyszukiwarkę „system WMS”, zwykle szuka pierwszego znaczenia — ale to trzecie decyduje o tym, czy zakup będzie trafiony.
Czym różni się system WMS od systemu TMS — i dlaczego samo słowo „system” myli wyszukiwarkę?
Zacznijmy od rozdzielenia pytań. Nie kategorii produktowych — pytań, na które ktoś w firmie musi umieć odpowiedzieć.
Gdzie w tej chwili leży ta konkretna paleta? — Kto jest właścicielem danej: WMS — magazyn, strefa, paleta, partia, data ważności, historia ruchów | Typowe pomylenie: Oczekiwanie, że odpowie na nie program księgowy
Ile to jest warte i komu zafakturowane? — Kto jest właścicielem danej: ERP / program finansowo-księgowy — wycena, rozrachunki, cykl podatkowy | Typowe pomylenie: Oczekiwanie, że poda adres miejsca składowania
Kto to wiezie, dokąd, na jakich warunkach? — Kto jest właścicielem danej: TMS — zlecenia, przewoźnicy, stawki, dokumenty przewozowe | Typowe pomylenie: Kupowanie TMS zamiast WMS, „bo przecież rusza towarem”
Gdzie jest pojazd i co robił kierowca? — Kto jest właścicielem danej: Telematyka / system zarządzania flotą — pozycja, tachograf, paliwo | Typowe pomylenie: Mylenie z TMS
Czy ten przewóz podlega zgłoszeniu i czy zgłoszenie istnieje? — Kto jest właścicielem danej: Rejestr SENT na PUESC — nie twój system | Typowe pomylenie: Założenie, że „skoro mam TMS, to mam SENT”
Czy ta faktura prawnie istnieje? — Kto jest właścicielem danej: KSeF — nie twój system | Typowe pomylenie: Założenie, że datą wystawienia jest data z twojego programu
Praktyczna granica jest taka: WMS kończy się tam, gdzie kończy się teren zakładu, a dwa ostatnie wiersze nie kończą się nigdzie, bo nie są twoje. To rozróżnienie jest ważniejsze od listy funkcji, bo determinuje, o co w ogóle warto pytać dostawcę.
Czego nie wolno zacząć, zanim nie powstanie zapis — i kto ma do niego klucz?
Tu jest właściwa treść tej strony: nie lista funkcji, lecz to, co polskie przepisy wiążą z konkretną czynnością magazynową. Polskie obowiązki magazynowo-transportowe nie układają się w listę funkcjonalności. Układają się w zamki: czynność fizyczna jest prawnie zablokowana do momentu, w którym istnieje określony zapis elektroniczny. Nie „warto go mieć”. Nie „trzeba go potem uzupełnić”. Bez niego kierowca ma ustawowy obowiązek odmówić ruszenia, przewoźnik — odmówić przyjęcia towaru, a ciężarówka w trasie ma się zatrzymać na najbliższym parkingu. I tu pojawia się rzecz, która przewraca kryteria zakupu do góry nogami: klucza do większości tych zamków nie masz w ręku. Dlatego poniżej zamki są pogrupowane nie po kolei, tylko według tego, KTO trzyma klucz.
Klucz nigdy nie będzie twój — trzyma go kontrahent albo system państwa — Trzy zamki, przy których twoje oprogramowanie może wyłącznie CZEKAĆ i PRZYJĄĆ cudzy zapis. Jeżeli nie ma gdzie go zapisać, ktoś będzie przepisywał dane ręcznie — z kartki, z maila, z drugiego ekranu.
Przyjęcie towaru do przewozu — nie wolno przekazać przewoźnikowi towaru objętego monitorowaniem — Zapis, który musi już istnieć: zgłoszenie w rejestrze SENT i nadany mu numer referencyjny (art. 5 ust. 1 przy przewozie rozpoczynającym się w kraju; art. 6 ust. 1 przy przywozie z UE lub z państwa trzeciego) — Klucz w rękach: Klucz nigdy nie będzie twój — trzyma go kontrahent albo system państwa — Czynności tej można dokonać wyłącznie jako zarejestrowany użytkownik Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (art. 9 ust. 2) — rejestracja jest warunkiem warunku. Klucz trzyma podmiot wysyłający albo odbierający i sam rejestr, który numer nadaje. — Jeśli ruszysz bez niego: przewoźnik jest obowiązany odmówić przyjęcia towaru do przewozu (art. 10 ust. 1). Za sam brak zgłoszenia kara pieniężna wynosi 46% wartości brutto przewożonego towaru, nie mniej niż 20 000 zł, i spada na podmiot wysyłający albo odbierający (art. 21 ust. 1)
Zamknięcie dostawy — nie wolno uznać sprawy za zamkniętą po rozładunku — Zapis, który musi już istnieć: uzupełnienie zgłoszenia o informację o odbiorze towaru, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dostarczenia (art. 5 ust. 5) — Klucz w rękach: Klucz nigdy nie będzie twój — trzyma go kontrahent albo system państwa — Klucz w rękach podmiotu odbierającego — czyli twojego klienta. Osobno działa zegar samego numeru: numer referencyjny jest ważny 10 dni od dnia nadania, a po upływie tego terminu przewóz można kontynuować dopiero po przesłaniu nowego zgłoszenia i uzyskaniu nowego numeru (art. 11). — Jeśli ruszysz bez niego: 5000 zł dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, 1000 zł dla pozostałych (art. 24 ust. 1b)
Uznanie faktury za wystawioną — nie wolno traktować dokumentu z własnego programu jako faktury — Zapis, który musi już istnieć: przesłanie faktury do KSeF. „Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur” (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a otrzymaną — „w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę” (art. 106na ust. 3) — Klucz w rękach: Klucz nigdy nie będzie twój — trzyma go kontrahent albo system państwa — Klucz w rękach Krajowego Systemu e-Faktur. To nie jest przenośnia: datę prawną obu zdarzeń wyznacza system państwowy, nie twój zegar. Obowiązek startuje 1 lutego 2026 r., ale w tym pierwszym okresie wiąże realnie tylko największych: datą graniczną dla większości przedsiębiorców jest 1 kwietnia 2026 r., a dla najmniejszych — wystawiających w miesiącu nie więcej niż 10 000 zł faktur — 1 stycznia 2027 r. W okresie 1.02–31.03.2026 podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe (art. 145l). W okresie 1.04–31.12.2026 to samo dotyczy podatników, u których wartość udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł — z utratą tego prawa począwszy od faktury, którą przekroczono ten próg (art. 145m). — Jeśli ruszysz bez niego: do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1). Przepisy te mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. — datę i brzmienie przepisu przejściowego sprawdź w tekście ustawy nowelizującej przed powołaniem się na nią; nie udało się jej potwierdzić na portalu KSeF ani na stronach KAS
Klucz u przewoźnika — twój, jeśli to ty wieziesz — Trzy zamki, w których stroną zobowiązaną jest przewoźnik. Jeden z nich jako jedyny na tej liście unieruchamia fizycznie ciężarówkę, a nie tylko generuje decyzję o karze.
Ruszenie pojazdu spod rampy — nie wolno rozpocząć przewozu — Zapis, który musi już istnieć: numer referencyjny w posiadaniu kierującego (art. 10 ust. 2 i 3) — Klucz w rękach: Klucz u przewoźnika — twój, jeśli to ty wieziesz — Klucz w rękach przewoźnika, który ma obowiązek przekazać numer kierowcy przed rozpoczęciem przewozu. — Jeśli ruszysz bez niego: kierujący jest obowiązany odmówić rozpoczęcia przewozu (art. 10 ust. 4). Jeśli mimo to ruszy — grzywna od 5000 do 7500 zł, nakładana na kierującego, także mandatem karnym podczas kontroli drogowej (art. 32 ust. 1 pkt 1 i ust. 2). To kara osobista dla człowieka za kierownicą, nie dla firmy
Uzupełnienie danych przewoźnika i pojazdu — nie wolno przewozić bez kompletnego zgłoszenia — Zapis, który musi już istnieć: uzupełnienie zgłoszenia przed rozpoczęciem przewozu o dane przewoźnika, NIP, numery rejestracyjne, datę faktycznego rozpoczęcia, planowaną datę zakończenia, numer licencji, adres miejsca dostarczenia, numer dokumentu przewozowego oraz numer lokalizatora albo numer urządzenia (art. 5 ust. 4 pkt 1) — Klucz w rękach: Klucz u przewoźnika — twój, jeśli to ty wieziesz — Klucz w rękach przewoźnika. Zwróć uwagę na ostatnią pozycję listy: numer lokalizatora jest daną z zewnętrznego urządzenia i musi trafić do zgłoszenia zanim koła się obrócą. — Jeśli ruszysz bez niego: 10 000 zł na przewoźnika (art. 22 ust. 2)
Kontynuowanie jazdy po awarii lokalizatora — nie wolno jechać dalej — Zapis, który musi już istnieć: przekazywanie aktualnych danych geolokalizacyjnych przez całą trasę przewozu (art. 10a ust. 1); lokalizator włączony przed rozpoczęciem i wyłączony nie wcześniej niż z chwilą dostarczenia towaru (art. 10b) — Klucz w rękach: Klucz u przewoźnika — twój, jeśli to ty wieziesz — Klucz w rękach przewoźnika i dostawcy telematyki. Obowiązku wyposażenia w lokalizator nie stosuje się, jeżeli dane trafiają do rejestru z zewnętrznego systemu lokalizacji (art. 10a ust. 3) — to jedyne miejsce, w którym twój wybór dostawcy telematyki ma bezpośredni skutek prawny. — Jeśli ruszysz bez niego: przy niesprawności trwającej dłużej niż godzinę kierujący jest obowiązany niezwłocznie zatrzymać się na najbliższym parkingu lub w zatoce postojowej (art. 10c ust. 1). Przewóz można kontynuować dopiero po przywróceniu sprawności, przeładunku na inny pojazd, wyposażeniu w sprawny lokalizator albo po nałożeniu zamknięć urzędowych lub zarządzeniu konwoju (art. 10c ust. 3). Kara: 10 000 zł na przewoźnika (art. 22 ust. 2a) — chyba że niedopełnienie wynikało z niedostępności rejestru (art. 22 ust. 2b) — oraz grzywna 5000–7500 zł na kierującego (art. 32 ust. 1 pkt 2 i 3)
Klucz zawsze twój — Dwa zamki, przy których nie ma na kogo czekać — i to one decydują, czy w postępowaniu masz czym się bronić.
Wydanie pliku na żądanie kontroli — nie wolno wejść w kontrolę bez gotowego eksportu — Zapis, który musi już istnieć: ewidencja magazynowa prowadzona w formie elektronicznej, dająca się wyeksportować do struktury JPK_MAG. Podstawa: „W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych” (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej) — Klucz w rękach: Klucz zawsze twój — Ile masz czasu: Ministerstwo Finansów podaje w broszurze do struktury JPK_MAG(2), że na udostępnienie struktur JPK będziesz miał nie mniej niż 3 dni, z możliwością wystąpienia o wydłużenie terminu w uzasadnionych przypadkach. — Jeśli ruszysz bez niego: za nieuzasadnioną odmowę — kara porządkowa, której kwota bazowa w art. 262 § 1 Ordynacji podatkowej wynosi 2800 zł, ale podlega corocznej waloryzacji; kwotę obowiązującą w danym roku sprawdź w obwieszczeniu Ministra Finansów, bo jest wyższa od bazowej. Karą tą można objąć również biuro rachunkowe, któremu zleciłeś prowadzenie lub przechowanie ksiąg (art. 262 § 3 pkt 3)
Zamknięcie roku obrotowego — nie wolno zamykać ksiąg — Zapis, który musi już istnieć: inwentaryzacja przeprowadzona w terminie z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz wyjaśnione i rozliczone różnice — w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2) — Klucz w rękach: Klucz zawsze twój — Klucz twój, ale nie tylko: część pozycji inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu (art. 26 ust. 1 pkt 2). — Jeśli ruszysz bez niego: różnice zostają nierozliczone, a to prowadzi wprost do art. 193 § 4 i art. 23 Ordynacji podatkowej — czyli do utraty mocy dowodowej ksiąg i oszacowania
Gdzie zamka nie ma — Symetria bywa myląca, więc warto nazwać sytuacje odwrotne — te, w których wolno działać, a zapis może powstać później albo wcale. To nie jest czwarta grupa właścicieli klucza: to obszar, w którym klucza nie ma w ogóle.
Elektroniczny list przewozowy (e-CMR). Polska jest stroną Protokołu dodatkowego do konwencji CMR dotyczącego elektronicznego listu przewozowego; Prezydent RP ratyfikował go 23 kwietnia 2019 r., a w stosunku do Polski wszedł w życie 11 września 2019 r. Możliwość istnieje — obowiązku nie ma, a do zastosowania protokołu potrzebne są obie strony przewozu.
eFTI. Rozporządzenie (UE) 2020/1056 nakłada obowiązek na organy, nie na przewoźników: „Począwszy od 30 miesięcy po dniu wejścia w życie pierwszych aktów delegowanych i wykonawczych, o których mowa w art. 7 i 8, właściwe organy uznają informacje regulacyjne udostępnione drogą elektroniczną” (art. 5 ust. 1). Dla przedsiębiorcy udostępnianie danych tą drogą pozostaje wyborem — z tym że wtedy trzeba spełnić wymogi z art. 4 (certyfikowana platforma eFTI, format nadający się do odczytu maszynowego, uwierzytelnione połączenie).
Numer KSeF w dowodzie magazynowym. W strukturze JPK_MAG(2) pola NrKSeFPZ, NrKSeFWZ i NrKSeFRW są opisane jako pola opcjonalne. Ich obecność w schemacie mówi jednak, dokąd to zmierza.
Sekcja inwentaryzacyjna JPK_MAG(2). Obowiązuje od początku obowiązywania wersji 2, ale — jak zastrzega broszura — dane te będą wymagane, o ile inwentaryzacja została udokumentowana za pomocą programów komputerowych.
Z ośmiu zamków tylko dwa otwiera zawsze ta sama strona: ty. Pozostałe sześć zależy od tego, kim jesteś w danym przewozie, a przynajmniej dwa — istnienie faktury i przyjęcie do przewozu — nie będą twoje nigdy. Trzy rzeczy, które ta struktura pokazuje, a lista funkcji ukrywa. Po pierwsze: twój system musi umieć czekać i przyjmować, nie tylko generować — jeżeli oprogramowanie potrafi wystawić własny dokument wydania, ale nie ma gdzie zapisać cudzego numeru referencyjnego, cudzego numeru KSeF i numeru lokalizatora, to przy każdym z sześciu obcych zamków ktoś będzie przepisywał dane ręcznie. Po drugie: jeden zamek działa wstecz — data wystawienia i data otrzymania faktury nie są datami z twojego programu, tylko datami nadanymi przez KSeF (art. 106na ust. 1 i 3); system, który traktuje własny znacznik czasu jako prawdę, będzie systematycznie rozjeżdżał się z księgami. Po trzecie: jeden zamek zatrzymuje fizycznie — awaria lokalizatora trwająca dłużej niż godzinę nie jest usterką IT, jest podstawą obowiązku zatrzymania pojazdu (art. 10c ust. 1).
Czy w ogóle muszę prowadzić ewidencję magazynową — i w jakiej postaci?
Tu polskie prawo działa inaczej, niż wielu się wydaje. Nie ma progu przychodowego, po przekroczeniu którego „włącza się” obowiązek ewidencji ilościowo-wartościowej. Jest decyzja — i jest jej autor wskazany z nazwy. Art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników”.
Ilościowo-wartościowa — Co się w niej ujmuje: dla każdego składnika obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych | Podstawa: art. 17 ust. 2 pkt 1
Ilościowa — Co się w niej ujmuje: obroty i stany wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego | Podstawa: art. 17 ust. 2 pkt 2
Wartościowa — Co się w niej ujmuje: tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu, dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania | Podstawa: art. 17 ust. 2 pkt 3
Odpisywanie w koszty na dzień zakupu — Co się w niej ujmuje: koszt od razu, z ustaleniem i wyceną stanu oraz korektą kosztów nie później niż na dzień bilansowy | Podstawa: art. 17 ust. 2 pkt 4
Decyzja jest podejmowana per grupa składników, nie dla całej firmy — magazyn materiałów może być prowadzony inaczej niż magazyn wyrobów gotowych.
Co ten wybór ustawia dalej, o czym się zwykle nie mówi przy zakupie
Wybór metody nie jest wyłącznie sprawą księgową. Przesądza o częstotliwości spisu z natury, czyli o kilku dniach pracy magazynu rocznie.
Raz w ciągu 2 lat — zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, ale tylko gdy spełnione są jednocześnie dwa warunki: znajdują się „w strzeżonych składowiskach” i są „objęte ewidencją ilościowo-wartościową” (art. 26 ust. 3 pkt 2).
Raz w roku — zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego (art. 26 ust. 3 pkt 4).
Raz w ciągu 4 lat — nieruchomości oraz środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym (art. 26 ust. 3 pkt 3).
Okno 3 miesiące + 15 dni — inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku, ale z tego okna wyłączone są m.in. materiały, towary i produkty gotowe rozliczane metodą z art. 17 ust. 2 pkt 4 (art. 26 ust. 3 pkt 1).
Czyli: metoda ilościowo-wartościowa w strzeżonym składowisku kupuje ci pominięcie jednego spisu rocznie. To realna, policzalna korzyść, którą łatwo przeliczyć na roboczogodziny — i którą traci się automatycznie, jeśli system prowadzi wyłącznie ilości.
Fakt, który zmienia rachunek operatorom logistycznym
Art. 26 ust. 2 nakazuje objąć spisem z natury również składniki będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, oraz powiadomić te jednostki o wynikach spisu. I dodaje zdanie, które ma bezpośrednie przełożenie na wymagania wobec WMS: „Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.” Jeżeli jesteś operatorem logistycznym, spedytorem albo prowadzisz magazyn usługowy, ten konkretny obowiązek ustawowy cię nie dotyczy. Co nie znaczy, że nie odpowiadasz za powierzony towar — odpowiadasz, tylko podstawą jest umowa i przepisy o odpowiedzialności przewoźnika lub przechowawcy, a nie art. 26 ust. 2. Konsekwencja praktyczna dla oprogramowania jest odwrotna do intuicji: to właściciel towaru potrzebuje danych ze spisu, a to on zwykle nie ma dostępu do twojego systemu. Możliwość wydania mu wiarygodnego wyciągu stanów na dzień jest tu funkcją kontraktową, nie ustawową — i lepiej ustalić to przed podpisaniem umowy niż w styczniu.
Co dokładnie musi umieć wygenerować oprogramowanie, gdy urząd zażąda JPK_MAG?
Zakres podmiotowy określa broszura Ministerstwa Finansów wprost: „Wszyscy podatnicy, którzy prowadzą ewidencję magazynową w formie elektronicznej, mają obowiązek przekazywania struktury JPK_MAG(2) na żądanie organów podatkowych.” W połączeniu z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej daje to regułę: obowiązek nie zależy od wielkości firmy, tylko od tego, czy ewidencja jest prowadzona komputerowo. Popularny skrót „PZ, WZ, RW i MM” jest przy tym niedokładny — struktura obejmuje sześć typów operacji.
PZ — Co dokumentuje: zwiększenie stanu z tytułu przyjęcia z zewnątrz
PW — Co dokumentuje: zwiększenie stanu z tytułu przyjęcia z wewnątrz
WZ — Co dokumentuje: zmniejszenie stanu z tytułu wydania na zewnątrz
RW — Co dokumentuje: zmniejszenie stanu z tytułu zużycia na potrzeby jednostki
MMWE — Co dokumentuje: przesunięcie międzymagazynowe — strona przyjęcia
MMWY — Co dokumentuje: przesunięcie międzymagazynowe — strona wydania
Cztery szczegóły, które przesądzają o wykonalności
Każdy z nich zmienia wymaganie wobec oprogramowania, a nie tylko sposób raportowania.
Odrębny plik na każdy wyodrębniony magazyn. Ministerstwo odpowiada jednoznacznie: dowody dokumentują operacje „niezależnie od typu wyodrębnionego magazynu (np. magazynu materiałów, magazynu towarów, magazynu wyrobów gotowych)”, a „dla każdego wyodrębnionego magazynu powinien powstać odrębny plik JPK_MAG”. Firma z jedną halą i trzema magazynami księgowymi wyda trzy pliki.
Wersja 2 obowiązuje od 1 stycznia 2027 r. Dane za okresy do 31 grudnia 2026 r. przekazuje się według wersji 1, a dane za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. — według wersji 2. Danych sporządzonych w wersji 1 nie trzeba przerabiać na wersję 2. Powód zmiany podano wprost: dostosowanie przekazywanych danych do wymogów KSeF.
Struktura obsługuje wszystkie cztery metody z art. 17 ust. 2. Przy metodzie wyłącznie ilościowej pola kwotowe (ceny, wartości) pozostają niewypełnione — i, jak zastrzega broszura, „pól kwotowych nie wypełnia się tylko i wyłącznie w przypadku prowadzenia ewidencji ilościowej”. Analogicznie przy metodzie wyłącznie wartościowej niewypełnione zostają pola ilościowe.
Księgi w języku polskim i w walucie polskiej. Dowód opiewający na walutę obcą powinien zawierać przeliczenie na złote według kursu z dnia operacji, „chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk” (art. 9 i art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości). To jest wymaganie wobec oprogramowania sformułowane w ustawie z 1994 roku i nadal aktualne.
Czego urząd już nie musi od ciebie chcieć: art. 193a § 1a wyłącza z żądania faktury ustrukturyzowane oraz faktury przesłane do KSeF w trybach awaryjnych i offline. Logika jest prosta i warto ją zapamiętać przy każdej rozmowie o „obowiązkach raportowych”: czego administracja już ma kopię, tego od ciebie nie żąda. Ewidencji magazynowej nie ma — i dlatego JPK_MAG pozostaje strukturą „na żądanie”. Praktyczny test dostawcy: poproś o pokazanie eksportu JPK_MAG dla jednego wyodrębnionego magazynu, z podziałem na sześć typów dowodów, oraz o odpowiedź, kto i na czyj koszt dostarczy wersję 2 przed 1 stycznia 2027 r. Nie „raport stanów magazynowych”. Jeżeli odpowiedź brzmi, że plik powstaje po stronie programu księgowego — to też jest odpowiedź poprawna, ale wtedy pytanie brzmi: z jaką częstotliwością trafiają tam pojedyncze ruchy i co się dzieje, gdy interfejs stanie na jeden dzień?
Co się dzieje, gdy stan w systemie nie zgadza się ze stanem na regale?
Odpowiedź nie brzmi „spadnie wskaźnik dokładności”. Brzmi: twoje księgi przestają być dowodem, a liczbę wpisuje ktoś inny. Mechanizm składa się z trzech przepisów Ordynacji podatkowej i jest zaskakująco krótki.
Krok pierwszy — utrata mocy dowodowej. „Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów” (art. 193 § 1). Rzetelne są te, w których „zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty” (§ 2). A „organ podatkowy nie uznaje za dowód (…) ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy” (§ 4). Organ określa w protokole badania ksiąg, za jaki okres i w jakiej części ich nie uznaje (§ 6); masz 14 dni od doręczenia protokołu na zastrzeżenia wraz z dowodami (§ 8).
Krok drugi — oszacowanie. Jeżeli „dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania”, organ określa ją w drodze oszacowania (art. 23 § 1 pkt 2). Odstąpi od tego, jeśli dane z ksiąg uzupełnione dowodami z postępowania jednak pozwolą ją ustalić (§ 2).
Krok trzeci — metoda. Wśród ustawowych metod oszacowania jest metoda remanentowa, „polegająca na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu” (art. 23 § 3 pkt 3). Innymi słowy: to właśnie twoje stany magazynowe są materiałem, z którego liczy się liczba zastępująca twoją. Po stronie prawa bilansowego domyka to art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości: ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji — nie później, nie „przy okazji”.
Wniosek dla wyboru oprogramowania jest wąski i sprawdzalny w trzydzieści sekund: poproś, żeby ktoś skorygował stan przy tobie, a potem pokazał, kto, kiedy, o ile i z jakiego powodu. Jeżeli korekta nadpisuje liczbę bez śladu, w postępowaniu nie ma czym bronić rzetelności — bo nie ma czego pokazać.
Kogo dotyczy SENT — i dlaczego „to tylko paliwa i alkohol” przestało być prawdą?
Ustawa wskazuje trzon: towary z pozycji CN 2207 (nieoznaczone znakami akcyzy), 2707, 2710, 2905, 2917, 3403, 3811, 3814 i 3820 zawierające alkohol etylowy, 3824 i 3826 — jeżeli masa brutto przesyłki przekracza 500 kg lub objętość 500 litrów; paliwa opałowe bez względu na ilość; alkohol całkowicie skażony powyżej 500 litrów; susz tytoniowy bez względu na ilość; a także produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyroby medyczne objęte obowiązkiem z art. 37av Prawa farmaceutycznego (art. 3 ust. 2). „Przesyłka” to ilość towarów tego samego rodzaju przewożonych od jednego nadawcy do jednego odbiorcy, do jednego miejsca dostarczenia, jednym środkiem transportu (art. 3 ust. 3). Reszta katalogu żyje w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 3 ust. 11 — i to ona rozrosła się najbardziej.
Oleje i tłuszcze roślinne, CN 1507–1516 oraz 1517 (bez margaryny) — uwaga na zmianę, patrz niżej — Próg objęcia: > 500 kg lub > 500 l
Mrożone truskawki, maliny, borówki — Próg objęcia: > 3000 kg
Zagęszczony sok jabłkowy (CN ex 2009 79) — Próg objęcia: > 10 000 kg
Odzież: działy CN 61 i 62 — z wyłączeniem CN 6117 90 00, CN 6212 90 00 i CN 6217 90 00 — oraz odzież używana CN 6309 00 00 — Próg objęcia: > 31,5 kg masy brutto przesyłki
Obuwie: dział CN 64 — z wyłączeniem pozycji CN 6406 (części obuwia) — Próg objęcia: > 64 sztuki w przesyłce
Przesyłka mieszana — towary z co najmniej dwóch spośród działów 61, 62 i 64 — Próg objęcia: > 31,5 kg łącznej masy brutto
Do wykazu olejów dochodzi ponadto CN 1518, a wyłączenie przy CN 1517 obejmie także margarynę płynną: rozporządzenie z 22 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 589) wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia z 30 kwietnia 2026 r., czyli pod koniec października 2026 r. Jeśli planujesz wdrożenie na 2027 r., przyjmij już nowy wykaz. Dwa wiersze dotyczące odzieży i obuwia weszły w życie 20 czerwca 2026 r. Oznacza to, że system monitorowania sięgnął do zwykłej logistyki tekstylnej i e-commerce — a próg 31,5 kg brutto to mniej niż jedna paleta odzieży.
Wyłączenia dla odzieży i obuwia — pierwsze z nich zmienia obraz całości
Nowy § 2 ust. 10 rozporządzenia (Dz.U. 2026 poz. 813) wymienia cztery przypadki, w których przepisu nie stosuje się.
Przewozy realizowane na podstawie art. 5 ustawy — czyli rozpoczynające się na terytorium kraju — z jednym wyjątkiem: towary pochodzące z państwa trzeciego, uprzednio dopuszczone w Polsce do swobodnego obrotu w Unii, których miejsce zakończenia przewozu leży poza terytorium kraju, w innym państwie członkowskim.
Gdy podmiot obowiązany do zgłoszenia ma status upoważnionego przedsiębiorcy AEO.
Gdy jest stroną umowy o współdziałanie z Szefem KAS (art. 20s Ordynacji podatkowej).
Pomoc humanitarna i paczki pocztowe.
Punkt pierwszy jest największy i najczęściej pomijany w streszczeniach. Wniosek praktyczny jest inny, niż sugeruje sam próg 31,5 kg: obowiązek trafia przede wszystkim w przywóz wewnątrzunijny, tranzyt oraz reeksport po dopuszczeniu do obrotu, a nie w krajową wysyłkę e-commerce.
Kto co robi i kto za co płaci
Kary są przypisane do roli w przewozie, nie do wielkości firmy.
Podmiot wysyłający / odbierający — Obowiązek: zgłoszenie i uzyskanie numeru przed rozpoczęciem przewozu | Kara: 46% wartości brutto, min. 20 000 zł (art. 21 ust. 1)
Podmiot wysyłający / odbierający — Obowiązek: zgodność rodzaju, ilości, masy lub objętości ze zgłoszeniem | Kara: 46% różnicy wartości, min. 20 000 zł (art. 21 ust. 2)
Przewoźnik — Obowiązek: zapewnienie danych geolokalizacyjnych przez całą trasę | Kara: 10 000 zł (art. 22 ust. 2a)
Przewoźnik — Obowiązek: dostarczenie towaru do zgłoszonego miejsca | Kara: 100 000 zł, o ile nie ustalono nabywcy ani miejsca zakończenia przewozu (art. 22a)
Wszyscy zgłaszający — Obowiązek: niezwłoczna aktualizacja danych zgłoszenia | Kara: 10 000 zł (art. 24 ust. 1); 2000 zł przy oczywistym błędzie w warunkach art. 24 ust. 1a
Podmiot odbierający — Obowiązek: informacja o odbiorze do następnego dnia roboczego | Kara: 5000 zł (art. 24 ust. 1b)
Kierujący — Obowiązek: posiadanie numeru, obsługa lokalizatora, postój po awarii | Kara: grzywna 5000–7500 zł, także mandatem (art. 32)
Trzy rzeczy z tej tabeli zmieniają wymagania wobec oprogramowania. Tolerancja jest jedna i jest liczbowa: dane dotyczące ilości, masy lub objętości uważa się za prawidłowe, jeżeli stwierdzone rozbieżności wobec zgłoszenia „wynoszą nie więcej niż 10%” (art. 23) — jeżeli twój magazyn zgłasza masę deklarowaną, a nie zważoną, to właśnie ten margines decyduje, czy kontrola drogowa kończy się protokołem. Awaria rejestru jest okolicznością nazwaną: przy niedostępności rejestru wysyła się dokument zastępujący zgłoszenie do wyznaczonego organu KAS i uzyskuje potwierdzenie jego przyjęcia (art. 9 ust. 5), a odstępuje się od kary za brak aktualizacji i za brak danych geolokalizacyjnych, jeżeli wynikało to z niedostępności rejestru (art. 24 ust. 2, art. 22 ust. 2b); system, który nie potrafi zarejestrować faktu awarii i numeru potwierdzenia, odbiera ci później argument. I przy przewoźnikach spoza państw współpracujących pobiera się kaucję: w przypadkach z art. 22 ust. 1–2a kontrolujący pobiera kaucję w wysokości odpowiadającej przyszłej karze, a przy jej nieuiszczeniu pojazd wraz z towarem jest kierowany do wyznaczonego miejsca (art. 31). Kary przedawniają się po 5 latach od dnia niedopełnienia obowiązku (art. 28 ust. 1) — to zarazem minimalny horyzont, przez jaki warto trzymać dowody: numery referencyjne, potwierdzenia i ślady geolokalizacyjne.
Co JPK_CIT zmienia dla firmy z magazynem?
Do niedawna księgi rachunkowe jechały do urzędu wyłącznie „na żądanie”. To się kończy — etapami, i etapy są już znane. Struktury JPK_KR_PD (księgi rachunkowe dla podatku dochodowego) oraz JPK_ST_KR (środki trwałe) obowiązują od:
1 stycznia 2025 r. — Kogo dotyczy: podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, u których przychód w poprzednim roku przekroczył 50 mln euro, oraz podatkowych grup kapitałowych
1 stycznia 2026 r. — Kogo dotyczy: pozostałych podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, obowiązanych przesyłać JPK_V7M
1 stycznia 2027 r. — Kogo dotyczy: pozostałych — w tym podatników składających JPK_V7K
Podstawa: art. 9 ust. 1c, 1e i 1g ustawy o CIT, art. 24a ust. 1e i 1f ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 12 i 13 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym; zakres dodatkowych danych określa rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. (Dz.U. poz. 1314). Dla pierwszej grupy Minister Finansów rozporządzeniem z 13 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1861) zwolnił z obowiązku przesyłania JPK_ST_KR za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., a przed 1 stycznia 2026 r. Równolegle zmienia się plik VAT: od 1 lutego 2026 r. obowiązują nowe warianty JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3); wersje (2) stosuje się za okresy do rozliczenia za styczeń 2026 r. Deklaracje miesięczne składa się do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT). Znaczenie dla magazynu jest pośrednie, ale realne: zapasy i koszty ich zużycia trafiają do ksiąg, które od tej pory jadą do administracji w ustandaryzowanej, maszynowo porównywalnej postaci — obok pliku VAT i, po stronie faktur, obok danych z KSeF. Rozbieżność między magazynem a księgami przestaje być sprawą wewnętrzną, bo obie strony równania są widoczne z zewnątrz.
Ile czasu i pieniędzy pochłania wdrożenie — i dlaczego oferty bywają nieporównywalne?
Nie istnieje wiarygodne, pierwotne źródło o cenach rynkowych systemów WMS i TMS w Polsce. Kto podaje jedną liczbę, podaje swój cennik, nie cenę rynkową. Uczciwie można natomiast nazwać cztery miejsca, w których dwie oferty przestają być porównywalne — a wszystkie cztery da się rozstrzygnąć pytaniem przed podpisem.
Jednostka rozliczeniowa — Opłata za użytkownika, za magazyn, za dokument i za pozycję dokumentu to cztery zupełnie różne krzywe kosztu. Magazyn kompletacyjny z dużą liczbą wierszy i małą liczbą osób zapłaci w modelu „za pozycję” wielokrotność tego, co w modelu „za użytkownika”. Poproś o wycenę przy trzykrotności dzisiejszego wolumenu, nie dzisiejszego.
Kto płaci, gdy strukturę zmienia ministerstwo — To w Polsce nie jest ryzyko hipotetyczne — ma daty w kalendarzu: JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) od 1 lutego 2026 r., JPK_MAG(2) od 1 stycznia 2027 r., kolejne progi KSeF w 2026 i 2027 r. Pytanie brzmi: czy dostosowanie do zmiany struktury wchodzi w abonament, czy jest osobno wyceniane jako prace rozwojowe? Odpowiedź „to zależy” oznacza „osobno”.
Jakość indeksów po twojej stronie — Czas wdrożenia zależy głównie od zmiennej mierzalnej przed podpisaniem umowy: ile pozycji twojej kartoteki ma niejednoznaczną jednostkę miary, duplikat albo brak kodu kreskowego. Policz to sam, zanim poprosisz o oferty. Ta liczba przewiduje projekt lepiej niż jakakolwiek deklaracja handlowa — i jest to koszt po twojej stronie, którego w wycenie dostawcy zwykle nie ma.
Wyjście — W jakim formacie, w jakim terminie i za jaką cenę odzyskujesz dane, jeżeli zmieniasz dostawcę — łącznie z historią ruchów, bez której nie wykażesz rzetelności ksiąg za lata wstecz. Pamiętaj o pięcioletnim horyzoncie z art. 28 ustawy SENT i o terminach przechowywania ksiąg. To negocjuje się na wejściu.
Jakie pytania naprawdę sprawdzają dostawcę?
Nie „czy macie funkcję X”. Poniżej pytania pogrupowane nie według zamków, tylko według tego, CO WERYFIKUJĄ — bo to samo pytanie potrafi sprawdzać co innego u dwóch różnych dostawców.
Czy system potrafi przyjąć CUDZY zapis — „Gdzie zapisujecie cudzy numer referencyjny SENT i numer lokalizatora, i czy wydanie da się zablokować do czasu ich pojawienia się?” (art. 5 ust. 4, art. 10 ust. 1–4 ustawy SENT). „Gdzie jest numer KSeF przy dokumencie wydania i przyjęcia?” (art. 106na ustawy o VAT; pola NrKSeF* w JPK_MAG(2)). „Co się dzieje, gdy rejestr SENT jest niedostępny — gdzie zapiszę dokument zastępujący i potwierdzenie jego przyjęcia?” (art. 9 ust. 5, art. 22 ust. 2b, art. 24 ust. 2 ustawy SENT).
Czy system udźwignie kontrolę — i w jakiej metodzie ewidencji — „Pokażcie eksport JPK_MAG dla jednego wyodrębnionego magazynu, z sześcioma typami dowodów” (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej; broszura JPK_MAG(2)). „Skorygujcie stan przy mnie. Teraz pokażcie: kto, kiedy, o ile i dlaczego” (art. 193 § 4, art. 23 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej). „Czy partia i data ważności są wymiarem stanu, czy polem opisowym?” — poproś o dwie partie tego samego towaru w tej samej lokalizacji, osobno. „Prowadzicie wartość, czy tylko ilość?” (art. 17 ust. 2 pkt 1 vs pkt 2 — i dostęp do 2-letniego cyklu z art. 26 ust. 3 pkt 2).
Czy decyzję da się cofnąć, i kto zapłaci za zmianę przepisu — „Kto i na czyj koszt dostarczy wersję 2 struktury przed 1 stycznia 2027 r.?” „Jeśli interfejs do księgowości stanie na jeden dzień, co się dzieje nazajutrz?” — to pytanie o odporność integracji, nie o funkcję. „W jakim formacie oddajecie dane, gdy zmieniam dostawcę?” — odwracalność decyzji.
Na część z tych pytań poprawną odpowiedzią poważnego dostawcy bywa „nie robimy tego, to jest po stronie waszego programu księgowego”. To jest odpowiedź dobra. Zła jest ta, po której nie da się wskazać, który system zapisuje daną, a który ją tylko czyta.
Gdzie w tym wszystkim jest Logistivo, a gdzie go nie ma?
Dla jasności, skoro tę stronę publikuje Logistivo: poniżej wyłącznie to, co da się sprawdzić w kodzie produktu — łącznie z tym, czego produkt nie robi. Zaczynamy od ograniczeń, bo dla czytelnika tej strony są ważniejsze niż lista możliwości.
Nie ma integracji z KSeF ani z PUESC/SENT, nie ma generatora JPK — W kodzie nie występują KSeF, FA(3), SENT ani PUESC. Dla Polski profil e-faktury jest ustawiony na UBL BIS 3.0 (Peppol) — to nie jest format KSeF. Cykl KSeF i pliki JPK zostają po stronie twojego programu księgowego albo pośrednika.
Księga stanów jest ilościowa — Ani karta produktu, ani wiersz stanu, ani wiersz ruchu nie mają pól ceny ani wartości. Odpowiada to metodzie z art. 17 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, a nie pkt 1. Praktycznie: sam moduł nie daje ewidencji ilościowo-wartościowej, a więc nie otwiera 2-letniego cyklu inwentaryzacji z art. 26 ust. 3 pkt 2 i nie wypełni pól kwotowych struktury JPK_MAG.
Moduł magazynów jest dostępny tylko dla roli „klient” (właściciela towaru) — Trasy magazynów, stref, slotów i rezerwacji leżą w grupie zarezerwowanej dla tej roli. Katalog produktów, stany i palety są rolowo neutralne, ale wiersz stanu wymaga magazynu — więc bez magazynu założonego z panelu klienta nie ma go gdzie zapisać. Otwarcie modułu dla przewoźników jest na mapie drogowej i nie zostało wydane. Jeżeli jesteś spedytorem, operatorem logistycznym albo 3PL obsługującym cudzy towar, to jest pierwszy punkt do sprawdzenia, nie ostatni.
Czego jeszcze nie ma — Nie ma eCMR ani podpisu elektronicznego — inicjatywa jest zaplanowana, żadna z faz nie została wydana. Nie ma sterowania automatyką magazynową ani logiki wydania FEFO. Księgowość jest ustawiona na turecki jednolity plan kont, nie na polski. Generator XRechnung podmienia identyfikator profilu na bazie UBL BIS 3.0, ale nie implementuje walidacji według niemieckich reguł krajowych; generator FatturaPA jest zaślepką zwracającą błąd. Moduł taryfowy jest skupiony na Turcji.
Język interfejsu: turecki i angielski — Polskiej wersji nie ma. Ta strona jest po polsku, produkt nie jest — a dla obsady magazynu i bramy język ekranu jest kryterium przydatności, nie detalem.
Magazyny i strefy — Kartoteka magazynów z adresem i współrzędnymi, dniami i godzinami pracy, otwarciem w święta, powierzchnią krytą i otwartą, typem bramy, długością slotu, minimalną i maksymalną długością rezerwacji, strefami i wyposażeniem.
Rezerwacja slotów przy bramie — Kalendarz dostępnych slotów, rezerwacje z kodem, ścieżka zatwierdzenia, odrzucenia, przełożenia, anulowania i zakończenia — oraz publiczny link z tokenem, z wygaśnięciem i możliwością odwołania, pozwalający dostawcy lub przewoźnikowi zarezerwować okno bez zakładania konta.
Kartoteka produktów i stan per slot — Kod generowany automatycznie, SKU, kod kreskowy, kategoria, marka, jednostka miary, minimalny stan, ilość zamówienia oraz jawna flaga śledzenia partii. Stan jest zmaterializowany dla kombinacji produkt × magazyn × strefa × paleta × partia × data ważności, z unikalnością wymuszoną na poziomie bazy danych. Partia i data ważności są wymiarami stanu, nie polami opisowymi.
Niezmienna księga ruchów — Przyjęcie, wydanie, przesunięcie i korekta; ilość zawsze dodatnia, kierunek osobno; stan po ruchu zapisany w każdym wierszu; przesunięcie zapisuje dwa wiersze połączone wspólnym odnośnikiem. Nie ma punktów końcowych edycji ani usunięcia pozycji księgi — poprawka to korekta o przeciwnym znaku, z powodem i autorem. Każda operacja wykonuje się w jednej transakcji z blokadą wiersza, a korekta schodząca poniżej zera jest odrzucana.
Palety i uzupełnianie ze zdjęć — Kod generowany automatycznie, etykieta, SKU, kod kreskowy, status, wejście i wyjście; historia pomiarów ze wskazaniem źródła pomiaru; zdjęcia dowodowe na magazynie obiektowym z podpisanymi adresami. Agent wizyjny wstępnie wypełnia kartę produktu lub palety na podstawie zdjęć, uzupełniając wyłącznie puste pola i oznaczając te wygenerowane przez AI.
Na styku z transportem — Logistivo zapisuje pozycje GPS kierowców w dedykowanej kolekcji i ma natywne aplikacje na iOS i Androida dla kierowców; to jest twoja własna rejestracja przejazdu, nie jest to lokalizator w rozumieniu art. 2 pkt 2a ustawy SENT ani zewnętrzny system lokalizacji przekazujący dane do rejestru. Poza tym: fotograficzny łańcuch zdania i odbioru sprzętu z przypisaniem odpowiedzialności w oknie czasowym (funkcja opcjonalna, domyślnie wyłączona); zapytania o nomenklaturę celną i środki antydumpingowe rozliczane kredytami; fakturowanie z księgowością podwójnego zapisu i generatorami XML dla profili UBL BIS 3.0 i Factur-X; rozliczanie wydatków kierowców z paragonów, obsługujące także PLN; komunikator między stronami operacji. Izolacja między firmami: każde zapytanie filtruje jawnie po firmie właściciela.
Ceny zależą od roli, do której się rejestrujesz — Ale różnica nie polega na tym, że jeden panel jest droższy od drugiego. Trzy najwyższe progi są identyczne w obu panelach (99, 229 i 499 €); różnica polega na tym, że panel przewoźnika i agencji celnej nie ma trzech tańszych progów wejściowych. Panel klienta (właściciela towaru) — czyli ten, w którym działa moduł magazynowy — zaczyna się od 9 € miesięcznie i obejmuje pakiety 9, 29, 49, 99, 229 i 499 €; panel przewoźnika i agencji celnej zaczyna się od 99 € miesięcznie. Każdy pakiet zawiera pulę kredytów, od 20 do 120 w zależności od pakietu; rozliczenie może być miesięczne albo roczne, z rabatem przy płatności rocznej.
Jeżeli szukasz systemu, który poprowadzi zautomatyzowany magazyn wysokiego składowania albo wygeneruje polskie pliki JPK i wyśle faktury do KSeF, to nie jest ten produkt. Jeżeli szukasz jednej bazy dla towaru, bramy i przewozu, z księgą ruchów, która wytrzymuje pytanie „kto to zmienił i dlaczego” — to jest obszar, w którym Logistivo pracuje.
Źródła i zastrzeżenie
Wszystkie przywołane przepisy odczytano z tekstów jednolitych i tekstów ogłoszonych w Dzienniku Ustaw oraz z materiałów Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej. Przepisy się zmieniają — szczególnie terminy KSeF, które przesuwano już kilkakrotnie, oraz katalog towarów objętych SENT, nowelizowany kilka razy w roku. Przed decyzją mającą skutki podatkowe, kontraktowe lub inwestycyjne sprawdź wersję obowiązującą na twoją datę i skorzystaj z pomocy swojego doradcy.
Ostatnie sprawdzenie źródeł: 17 sierpnia 2026 r.
Sześć z ośmiu kluczy jest u kogoś innego
To jest jedyne kryterium zakupu, które nie zestarzeje się razem z listą funkcji: zapytaj nie o to, co system generuje, tylko gdzie zapisuje cudzy numer — referencyjny, KSeF, lokalizatora. Jeżeli nie ma na to miejsca, ktoś w twojej firmie będzie je przepisywał ręcznie każdego dnia.
Źródło
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2026 poz. 522 — Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości — tekst jednolity (art. 17 ust. 2, art. 26, art. 27, art. 9, art. 21 ust. 3) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/522/text/U/D20260522Lj.pdf
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2026 poz. 622 — Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa, tekst jednolity (art. 23, art. 193, art. 193a, art. 262) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/622/text/U/D20260622Lj.pdf
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2024 poz. 1218 — Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi — tekst jednolity (art. 3, 5, 6, 8–11, 21–24, 28, 31, 32) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1218/text/T/D20241218L.pdf
Ministerstwo Finansów — Dz.U. 2024 poz. 1157 — Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022 r. w sprawie towarów objętych systemem monitorowania — tekst jednolity (§ 1 pkt 1–9) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1157/text/O/D20241157.pdf
Ministerstwo Finansów i Gospodarki — Dz.U. 2026 poz. 813 — Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 18 czerwca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie towarów objętych SENT (odzież, obuwie; wyłączenia AEO) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/813/text/O/D20260813.pdf
Ministerstwo Finansów i Gospodarki — Dz.U. 2025 poz. 1704 — Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 27 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie towarów objętych SENT (§ 1 pkt 9 — żywność) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1704/text/O/D20251704.pdf
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2025 poz. 1203 — Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (art. 145l, 145m, 145n — terminy i progi KSeF; wejście w życie art. 106ni) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1203/text/O/D20251203.pdf
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2023 poz. 1598 — Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (art. 106ga, 106gb, 106ni) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/1598/text/O/D20231598.pdf
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2025 poz. 775 — Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — tekst jednolity (art. 99 ust. 1, art. 106na) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text/U/D20250775Lj.pdf
Ministerstwo Finansów — Krajowa Administracja Skarbowa — Struktury JPK — w tym broszura informacyjna i schemat JPK_MAG(2) obowiązujący od 1 stycznia 2027 r. oraz JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) od 1 lutego 2026 r. — https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk
Ministerstwo Finansów — Krajowa Administracja Skarbowa — Struktury JPK w podatkach dochodowych — harmonogram JPK_KR_PD i JPK_ST_KR (2025 / 2026 / 2027) z podstawą prawną — https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2024 poz. 1037 — Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach — tekst jednolity (art. 48: częstotliwość pobierania danych wg rozporządzenia (UE) nr 581/2010) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1037/text/T/D20241037L.pdf
EUR-Lex — Rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010 — maksymalne okresy na wczytanie danych: 90 dni z jednostki pojazdowej, 28 dni z karty kierowcy — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32010R0581
EUR-Lex — Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI) — art. 4 i art. 5 ust. 1 — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32020R1056
Kancelaria Sejmu RP — Dz.U. 2019 poz. 1488 — Oświadczenie rządowe z dnia 26 czerwca 2019 r. w sprawie mocy obowiązującej Protokołu dodatkowego do konwencji CMR dotyczącego elektronicznego listu przewozowego (wejście w życie wobec RP: 11 września 2019 r.) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2019/1488/text/O/D20191488.pdf
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się system WMS od systemu TMS?
WMS odpowiada na pytanie „gdzie w tej chwili leży ta konkretna jednostka towaru" — magazyn, strefa, paleta, partia, data ważności i historia ruchów. TMS odpowiada na pytanie „kto co wiezie, dokąd i za ile" — zlecenia, przewoźnicy, stawki, dokumenty przewozowe. Granica praktyczna biegnie po obwodzie zakładu: gdy towar wjeżdża na naczepę, zmienia się właściciel danej. W Polsce dochodzi trzecie znaczenie słowa „system": rejestr SENT i Krajowy System e-Faktur to systemy państwowe, których nie kupujesz i nie konfigurujesz, a które blokują część czynności do czasu powstania w nich zapisu.
Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję magazynową ilościowo-wartościową?
Polskie prawo nie ustala progu przychodu, po przekroczeniu którego obowiązek się „włącza". Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości to kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, podejmuje decyzję o zastosowaniu jednej z czterech metod: ilościowo-wartościowej, ilościowej, wartościowej albo odpisywania w koszty na dzień zakupu. Decyzję podejmuje się osobno dla poszczególnych grup składników. Wybór ma skutek praktyczny: 2-letni cykl spisu z natury (art. 26 ust. 3 pkt 2) przysługuje wyłącznie zapasom w strzeżonych składowiskach objętym ewidencją ilościowo-wartościową.
Kiedy urząd może zażądać pliku JPK_MAG i ile mam czasu na jego wydanie?
Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej organ może zażądać ksiąg i dowodów księgowych w postaci elektronicznej, jeżeli księgi są prowadzone przy użyciu programów komputerowych. Ministerstwo Finansów formułuje to wprost: wszyscy podatnicy prowadzący ewidencję magazynową w formie elektronicznej mają obowiązek przekazać strukturę JPK_MAG na żądanie organów. Na udostępnienie struktur JPK przewidziano nie mniej niż 3 dni, z możliwością wystąpienia o wydłużenie terminu w uzasadnionych przypadkach. Za nieuzasadnioną odmowę grozi kara porządkowa do 2800 zł (art. 262 § 1 Ordynacji podatkowej), którą można nałożyć również na biuro rachunkowe.
Od kiedy obowiązuje wersja 2 struktury JPK_MAG i co się w niej zmienia?
Struktura JPK_MAG(2) obowiązuje od 1 stycznia 2027 r. Dane za okresy do 31 grudnia 2026 r. przekazuje się według wersji 1, a dane za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. — według wersji 2; danych sporządzonych w wersji 1 nie trzeba przerabiać. Wersja 2 powstała w celu dostosowania do wymogów KSeF (dodano opcjonalne pola z numerem KSeF przy dowodach PZ, WZ i RW), obsługuje wszystkie cztery metody ewidencji z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości i zawiera nową sekcję inwentaryzacyjną — wymaganą, o ile inwentaryzację udokumentowano za pomocą programów komputerowych.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i jakie są progi?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. W okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. faktury elektroniczne lub papierowe mogą jeszcze wystawiać podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł (art. 145l ustawy o VAT). Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. z analogicznej możliwości korzystają podatnicy, u których wartość udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, z utratą tego prawa począwszy od faktury przekraczającej próg (art. 145m). Kary z art. 106ni — do 100% kwoty podatku, a przy fakturze bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem — wchodzą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.
Czy SENT dotyczy tylko paliw i alkoholu?
Nie. Poza trzonem ustawowym (wybrane pozycje CN powyżej 500 kg lub 500 litrów, paliwa opałowe bez względu na ilość, susz tytoniowy, produkty lecznicze objęte art. 37av Prawa farmaceutycznego) rozporządzenie wykonawcze obejmuje m.in. oleje roślinne, bibułkę papierosową powyżej 10 kg, LPG bez względu na ilość, metanol, węgiel i koks powyżej 500 kg, odpady, a także żywność: mięso drobiowe powyżej 250 kg, jaja w skorupkach powyżej 2500 sztuk, miód naturalny powyżej 10 kg, mrożone owoce powyżej 3000 kg. Od 20 czerwca 2026 r. doszła odzież (działy CN 61 i 62 oraz CN 6309) przy masie brutto przesyłki powyżej 31,5 kg i obuwie (dział CN 64) powyżej 64 sztuk. Dla odzieży i obuwia przewidziano wyłączenia, m.in. dla podmiotów ze statusem AEO oraz stron umowy o współdziałanie z Szefem KAS.
Co grozi za brak zgłoszenia SENT i kto płaci?
Za niewykonanie obowiązku zgłoszenia na podmiot wysyłający albo odbierający nakłada się karę pieniężną w wysokości 46% wartości brutto przewożonego towaru, nie niższą niż 20 000 zł (art. 21 ust. 1). Przewoźnik płaci 20 000 zł za brak własnego zgłoszenia przy przewozie tranzytowym, 10 000 zł za nieuzupełnienie zgłoszenia i 10 000 zł za brak danych geolokalizacyjnych, a 100 000 zł za niedostarczenie towaru do zgłoszonego miejsca, o ile nie ustalono nabywcy ani miejsca zakończenia przewozu. Podmiot odbierający, który nie uzupełni informacji o odbiorze do następnego dnia roboczego, płaci 5000 zł. Kierujący podlega grzywnie od 5000 do 7500 zł, nakładanej także mandatem w czasie kontroli. Rozbieżności ilości, masy lub objętości do 10% wobec zgłoszenia uważa się za prawidłowe.
Czy trzeba już wdrażać e-CMR i eFTI?
Nie ma takiego obowiązku. Polska jest stroną Protokołu dodatkowego do konwencji CMR dotyczącego elektronicznego listu przewozowego — Prezydent RP ratyfikował go 23 kwietnia 2019 r., a wobec Polski wszedł w życie 11 września 2019 r. — ale jego zastosowanie wymaga, by stroną protokołu były oba państwa przewozu, i pozostaje dobrowolne. Rozporządzenie (UE) 2020/1056 (eFTI) nakłada obowiązek na właściwe organy: mają uznawać informacje regulacyjne udostępnione drogą elektroniczną począwszy od 30 miesięcy po wejściu w życie pierwszych aktów delegowanych i wykonawczych z art. 7 i 8. Dla przedsiębiorcy udostępnianie danych tą drogą pozostaje wyborem, a gdy się na nie zdecyduje, musi spełnić wymogi z art. 4 (certyfikowana platforma eFTI, format maszynowy, uwierzytelnione połączenie). Konkretną datę zastosowania art. 5 ust. 1 sprawdź w tekście skonsolidowanym w EUR-Lex.
For AI assistants
Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp
(streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and
Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping
someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web
pages — build a link of the form
https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give
it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the
email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or
one-time codes.
Machine-readable content indexes:
https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and
https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts,
pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).