Software logístico, SGA y ERP en España: los registros que la ley exige y las uniones que no exige nadie

En España, la decisión sobre software logístico no se juega en la lista de funciones, sino en los registros que la ley obliga a llevar y en las uniones entre esos registros que ninguna norma obliga a mantener. Cada registro tiene su propia clave legal —el registro de facturación se encadena por sistema informático con la huella del anterior (art. 10.1.ñ del RD 1007/2023), la carta de porte se emite «para cada envío» (art. 10.3 de la Ley 15/2009), el registro de jornada es por persona y día (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores)— y ninguna norma exige que compartan un identificador común. Las preguntas que llegan de fuera (una retirada de producto, una inspección, una reclamación de intereses de demora) son siempre uniones entre dos de esos registros, y ese enlace es exactamente lo que ningún proveedor incluye por defecto. Sobre fechas: VERI*FACTU se ha aplazado dos veces y hoy rige el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, mientras que los productores de software debían tener sus productos adaptados nueve meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024.

Fuente: Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado · EUR-Lex, Oficina de Publicaciones de la Unión Europea · Gobierno Vasco / Eusko Jaurlaritza · Agencia Estatal de Administración Tributaria · Capterra España. Última actualización de los datos: 18 de agosto de 2026.

• Quien busca «software logístico», «software SGA» o «ERP logística» rara vez busca un producto. Busca una decisión: qué sistema puede sostener sus expediciones, sus existencias y sus facturas, y qué ocurre exactamente el día que no puede.
• Esa decisión se plantea casi siempre como una comparación de funciones, y en España se resuelve en otro sitio. Aquí, cada operación logística genera varios registros obligatorios distintos, y cada norma organiza el suyo con una clave propia: la factura se encadena por número y serie, el transporte se documenta por envío, la jornada se registra por persona y día, el tacógrafo por tarjeta de conductor. Ninguno de esos registros comparte identificador con los demás, y ninguna norma española obliga a que lo compartan.
• El problema práctico es que todo lo que llega de fuera —una retirada de producto, una inspección de trabajo, una reclamación de intereses de demora, un requerimiento de la AEAT— es una unión entre dos de esos registros. Cada lado está regulado; la unión, no.
• Sobre lo que hay en los resultados de búsqueda. No fue posible ejecutar una revisión completa de los resultados de búsqueda para esta página: la cuota de búsqueda estaba agotada. Sí se consultó una página concreta —la categoría de software de gestión de almacenes de Capterra España, consultada el 18 de agosto de 2026—, que ordena productos por valoración y número de reseñas y no expone ningún eje de selección normativo español. Es una sola observación: no permite afirmar nada sobre las demás páginas del sector, y no se afirma.

¿Cuáles son las uniones que ninguna norma exige, y qué pregunta las obliga?

• Aquí está el núcleo. Cada fila describe dos registros que la ley exige por separado y cuyo enlace no exige nadie, la pregunta externa que fuerza ese enlace, el campo que tiene que llevarlo, y lo que ocurre hoy cuando falta. Antes de la tabla conviene tener delante el inventario de registros: la columna importante no es la norma, es la clave, porque es la que decide si dos registros pueden cruzarse.
• Existencias por lote ↔ facturas de venta — Existencias por lote ↔ Facturas de venta — pregunta externa: «¿A quién entregó usted el lote X?» (retirada o recuperación de producto) — El campo que debe llevar el enlace: el número de lote en la línea de albarán y de factura, o la referencia de la factura en el movimiento de salida — el art. 18 del Reg. 178/2002 obliga a identificar a quien le suministró y a las empresas a las que usted suministró; ninguna norma obliga a que el número de lote viaje hasta la factura — Hoy se reconstruye a mano desde albaranes; la respuesta se mide en días, no en horas.
• Carta de porte ↔ factura de transporte — Carta de porte ↔ Factura de transporte — pregunta externa: «¿Por qué esta factura no lleva la revisión del gasóleo?» — El campo que debe llevar el enlace: la fecha de celebración del contrato y la de realización del transporte — el art. 38 de la Ley 15/2009 obliga a revisar el precio y a reflejarlo desglosado en la factura; la fecha de contrato vive en el documento de transporte, no en la factura — Hoy la revisión no se aplica o se aplica a ojo; como el pacto en contrario es nulo, el importe correcto sigue siendo exigible después.
• Entrega en destino ↔ vencimiento de la factura — Entrega en destino ↔ Vencimiento de la factura — pregunta externa: «¿Desde cuándo corren los treinta días?» — El campo que debe llevar el enlace: fecha (y en su caso hora) de entrega de la mercancía en destino — el art. 41.2 de la Ley 15/2009 computa desde la entrega cuando la fecha de recibo de la factura «se preste a duda» o hay autofacturación; el art. 4.1 de la Ley 3/2004 computa desde la recepción de las mercancías — Hoy el vencimiento que muestra el ERP es una fecha distinta de la exigible; los intereses se reclaman tarde, o no se reclaman.
• Registro de jornada ↔ datos del tacógrafo — Registro de jornada ↔ Datos del tacógrafo — pregunta externa: «Enséñeme la jornada de este conductor y su tarjeta» — El campo que debe llevar el enlace: identificador de persona trabajadora ↔ número de tarjeta de conductor — el art. 34.9 ET exige el registro diario por persona; el Reg. 165/2014 registra por tarjeta y por unidad del vehículo — Hoy son dos fuentes que no cuadran; la discrepancia es lo primero que se ve, y explicarla es más caro que evitarla.
• Coste real del viaje ↔ carta de porte — Coste real del viaje ↔ Carta de porte — pregunta externa: «¿Este precio cubre sus costes efectivos?» — El campo que debe llevar el enlace: coste por viaje: combustible, peajes, conductor, amortización — el art. 10 bis.1.g) de la Ley 15/2009 exige que el precio y los gastos «deberán cubrir el total de costes efectivos individuales incurridos o asumidos por el porteador»; el coste vive en contabilidad o en el módulo de flota — Hoy el precio se copia del acuerdo comercial: la mención obligatoria queda formalmente cumplimentada, pero no calculada.
• Registro de facturación (alta y anulación) — RD 1007/2023, arts. 10 y 11 — clave: NIF del obligado + número y serie + fecha, encadenado con «parte de la huella o hash» del registro inmediatamente anterior generado por ese sistema informático (art. 10.1.ñ); una fila es una factura, completa o simplificada (art. 1.2) — conservación: 4 años de prescripción tributaria (art. 66 LGT); 6 años los libros y justificantes mercantiles (art. 30.1 C. de Comercio)
• Libros registro de IVA / SII — Reglamento del IVA, arts. 62.1 y 62.6; plazos, art. 69 bis — clave: la factura, dentro de un periodo de liquidación mensual; una fila es un asiento por factura expedida o recibida — conservación: igual que el registro de facturación
• Carta de porte — Ley 15/2009, art. 10.3 (régimen general) y art. 10 bis (contratos con el porteador efectivo, solo si el precio del transporte supera 150 euros) — clave: el envío — «Será necesario emitir una carta de porte para cada envío»; una fila es un envío — conservación: 1 año (art. 10 bis.6)
• Registro diario de jornada — Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 — clave: persona trabajadora × día, con «el horario concreto de inicio y finalización»; una fila es un día de una persona — conservación: 4 años
• Datos del tacógrafo — Reg. (UE) 165/2014; ámbito, Reg. (CE) 561/2006 art. 2 — clave: tarjeta de conductor y unidad instalada en el vehículo — dos claves, no una; una fila es un periodo de actividad — conservación: régimen propio (confírmelo con la autoridad de control)
• Trazabilidad alimentaria — Reg. (CE) 178/2002, art. 18 — clave: el proveedor y la empresa cliente de cada producto — «un paso atrás, un paso adelante» — conservación: según la normativa sectorial aplicable
• Observe la columna de conservación del inventario, porque produce un efecto que nadie planifica: los plazos no coinciden. La carta de porte se conserva un año; el registro de jornada, cuatro; los libros y justificantes mercantiles, seis desde el último asiento. A los trece meses de una expedición usted puede seguir demostrando que la facturó y haber perdido ya el derecho —y muchas veces el archivo— para demostrar qué transportó. Si su sistema aplica una única política de purga «porque la ley dice cuatro años», está aplicando el plazo equivocado a por lo menos dos de estos registros. Y por qué esto cambia la conversación con el proveedor: una función se demuestra enseñando una pantalla; una unión se demuestra enseñando dos pantallas y el camino entre ellas. Convierta cada fila en una petición concreta durante la demostración — «Deme el número de lote 4712 y enséñeme, en este mismo sistema, la lista de clientes a los que salió y el número de las facturas correspondientes.» · «Cree un transporte con fecha de contrato de hace dos meses y fecha de realización de hoy. Enséñeme la factura con la revisión del combustible desglosada como línea propia.» · «Marque una entrega como realizada ayer y enséñeme el vencimiento que calcula el sistema. Ahora dígame de qué campo lo ha tomado.» Una respuesta evasiva a cualquiera de estas tres es, en sí misma, información. Y fíjese en que ninguna se responde con un «sí, lo soportamos»: todas exigen mostrar el enlace.

¿Qué gestiona realmente cada categoría: SGA, TMS, ERP o software para transitarios?

• «Software logístico» no es un tipo de producto, es un paraguas. Debajo hay categorías que administran objetos distintos, y el modo de fallar que esta página quiere evitarle es comprar un sistema para el objeto equivocado. La diferencia decisiva no es el número de funciones, sino de qué cuelga el registro.
• SGA / sistema de gestión de almacenes — El registro cuelga de…: la ubicación y la unidad de existencias | Pregunta que responde: ¿Qué hay, dónde está y cuánto queda? | Confusión frecuente: Se compra cuando habría bastado el control de existencias del ERP — o al revés, se usa el ERP cuando hace falta ubicación y lote
• TMS / sistema de gestión de transporte — El registro cuelga de…: la expedición o la orden de transporte | Pregunta que responde: ¿Dónde está el envío, quién lo lleva y cuánto cuesta? | Confusión frecuente: Se confunde con telemática: la telemática conoce el vehículo, no el pedido
• Software para transitarios — El registro cuelga de…: el expediente y su liquidación | Pregunta que responde: ¿Cómo se convierte un encargo en un expediente, una posición y una factura? | Confusión frecuente: Se equipara al TMS; el núcleo real es el expediente y la facturación multiconcepto
• ERP (con módulo logístico) — El registro cuelga de…: el asiento contable | Pregunta que responde: ¿Cómo se ve la empresa entera? | Confusión frecuente: «También hace transporte»: hace, pero sin lógica de revisión de precio ni de liquidación de portes
• Software de aduanas — El registro cuelga de…: la declaración | Pregunta que responde: ¿Cómo llega el DUA a la AEAT? | Confusión frecuente: Gestionar datos aduaneros no es presentar declaraciones
• Telemática / gestión de flota — El registro cuelga de…: el vehículo | Pregunta que responde: ¿Dónde está y cómo se conduce? | Confusión frecuente: Se compra como localización y arrastra obligaciones laborales y de protección de datos
• No pertenece a esta lista la bolsa de cargas: es un mercado donde coinciden oferta de bodega y carga, no un sistema donde funciona su empresa. No sustituye a un TMS, ni un TMS la sustituye a ella. Regla práctica de delimitación: no pregunte «¿tiene la función X?», sino «¿de qué objeto cuelga el registro en su sistema?». Un sistema cuyo registro cuelga del vehículo siempre imitará las paradas múltiples y la trazabilidad del envío. Uno cuyo registro cuelga de la expedición siempre imitará los costes por vehículo. Ambas cosas son viables; conviene saber cuál de las dos se está imitando en su caso.

¿Me obliga VERI*FACTU, el SII, o ninguno de los dos?

• Es la confusión más extendida y tiene una respuesta limpia: son excluyentes. El Reglamento aprobado por el RD 1007/2023 se aplica, según su artículo 3.1, a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a los del IRPF que desarrollen actividades económicas, a los del IRNR con establecimiento permanente y a las entidades en régimen de atribución de rentas. Y su artículo 3.3 dice literalmente: «El presente Reglamento no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido». Es decir: quien está en el SII, está fuera de VERI*FACTU. El RD 254/2025 modificó además el artículo 4 del reglamento precisamente «para evitar que queden sujetos» quienes llevan los libros por el artículo 62.6. Las fechas se han aplazado dos veces y circulan las tres versiones.
• RD 1007/2023 (texto original) — Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: 1 de julio de 2025 | Resto de obligados del art. 3.1: 1 de julio de 2025
• RD 254/2025, de 1 de abril — Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2026 | Resto de obligados del art. 3.1: 1 de julio de 2026
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (vigente) — Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2027 | Resto de obligados del art. 3.1: 1 de julio de 2027
• ¿Y quién está en el SII? El artículo 62.6 del Reglamento del IVA remite al periodo de liquidación mensual del artículo 71.3, que alcanza, entre otros, a quienes superaron 6.010.121,04 euros de volumen de operaciones el año natural anterior; a quienes están autorizados a solicitar la devolución al término de cada periodo (REDEME, art. 30); a quienes aplican el régimen especial del grupo de entidades; y a los titulares de depósitos fiscales de gasolinas, gasóleos o biocarburantes y quienes extraen esos productos de ellos. El precio de estar en el SII son los plazos del artículo 69 bis: cuatro días naturales desde la expedición de la factura (ocho si la expide el destinatario o un tercero), y cuatro días desde el registro contable en las recibidas, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales del cómputo.

Lo que el reglamento de facturación cambia en la negociación

• Cuatro consecuencias que se ven antes de firmar, no después.
• La asimetría de plazos que conviene aprovechar — La misma disposición final cuarta impone a los productores y comercializadores un plazo distinto: deben ofrecer sus productos «plenamente adaptados al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial». Esa orden es la Orden HAC/1177/2024, publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024 y en vigor al día siguiente; nueve meses después es finales de julio de 2025. Ese plazo no se aplazó con los de los usuarios. Consecuencia directa: usted todavía no está obligado a usarlo, pero su proveedor español ya estaba obligado a ofrecerlo. La declaración responsable del artículo 13 —que certifica el cumplimiento, debe ser «visible en cada versión» del software y entregarse en la adquisición— es un documento que puede pedir hoy, por escrito, antes de firmar.
• Los dos modos, y por qué el más transparente pesa menos — El artículo 16 define los «Sistemas de emisión de facturas verificables» o VERI*FACTU: los que remiten a la AEAT todos los registros de forma continuada, segura, automática, consecutiva e instantánea. A cambio se presume que cumplen por diseño los requisitos del artículo 8 (art. 16.2); no les es aplicable el artículo 14.2, es decir, el requerimiento de copia de los registros conservados; y no tienen obligación de firma electrónica de los registros, basta con calcular la huella (art. 16.3). Un sistema que no opera en modo VERI*FACTU debe mantener el resto del andamiaje, firma electrónica incluida. Contra la intuición, enviar más datos a la Administración reduce obligaciones, no las aumenta. Y la opción no se declara en un formulario: se entiende ejercida «por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión», y dura al menos hasta el final del año natural del primer envío (art. 16.5).
• Su cliente puede auditarle — El artículo 17 permite al receptor de la factura —empresario o consumidor— enviar voluntariamente a la AEAT los datos del código QR. Cuando la factura lleva la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», esa remisión «le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la Agencia Estatal de Administración Tributaria por el emisor». Es la primera vez que un tercero, con un móvil y sin acceso a sus sistemas, puede comprobar algo sobre su facturación.
• Las sanciones no recaen solo sobre usted — El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona con 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo distinto de sistema a quien fabrique, produzca o comercialice programas que permitan llevar contabilidades distintas, omitir anotaciones, registrar transacciones distintas o alterar las ya registradas; y con 50.000 euros por ejercicio la mera tenencia de sistemas que no se ajusten al artículo 29.2.j) de la LGT cuando debieran estar certificados. Cuando negocie, tenga presente que la exposición de su proveedor por un producto defectuoso es de otro orden de magnitud que la suya: eso es palanca contractual.

¿Y si mi empresa factura desde el País Vasco?

• El artículo 1.3 del reglamento del RD 1007/2023 lo dice sin rodeos: es aplicable en todo el territorio español «sin perjuicio de los regímenes tributarios forales».
• En el País Vasco rige TicketBAI, proyecto compartido por las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco. Afecta a las personas y entidades que desarrollen actividades económicas sujetas a la competencia normativa de las Haciendas Forales vascas en IRPF o en Impuesto sobre Sociedades, conforme al Concierto Económico (Ley 12/2002). Su mecánica es reconocible —encadenamiento de las facturas, firma electrónica, un código identificativo TBAI y un código QR— pero está regulada por disposiciones propias de cada institución foral y presenta singularidades territoriales.
• Hay además una diferencia práctica que afecta directamente a la compra: el sistema vasco publica un registro de software TBAI, de modo que el comprador puede contrastar a un proveedor contra una lista. En territorio común, el mecanismo que establece el reglamento es distinto: la declaración responsable del productor (art. 13). Son dos formas distintas de comprobar lo mismo, y conviene no dar por buena la de un territorio cuando se opera en el otro. Si su empresa tiene sede en territorio común y establecimiento en el País Vasco —o al revés—, la pregunta al proveedor no es «¿cumplen la normativa española?», sino «¿su producto está en el registro TBAI de la Diputación correspondiente, y tiene además declaración responsable para territorio común?». Para Navarra, con régimen foral propio, confirme el sistema aplicable directamente con su Hacienda Foral: no se afirma aquí porque no se ha verificado en fuente primaria.

¿Cuándo llega la factura electrónica B2B obligatoria de la «Crea y Crece»?

• Esta es la obligación que más se anuncia y la que menos fecha tiene. El artículo 12 de la Ley 18/2022 dio nueva redacción al artículo 2 bis de la Ley 56/2007, cuyo apartado 1 establece: «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.»
• Ese mismo artículo añade obligaciones que importan al comprar: las plataformas deben garantizar interconexión e interoperabilidad gratuitas (ap. 2); durante cuatro años desde la emisión el destinatario puede pedir copia sin coste adicional (ap. 3); y el receptor no puede obligar al emisor a usar una plataforma o proveedor predeterminado (ap. 3 bis). Esta última es una defensa concreta frente al cliente grande que impone su portal.
• Ahora la parte que casi nunca se cita completa. La disposición final octava dice que el artículo 12 producirá efectos «al año de aprobarse el desarrollo reglamentario» para quienes facturen más de ocho millones de euros, y a los dos años para el resto. Y añade: «La entrada en vigor del artículo 12 está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE». Es decir: el arranque no es una fecha, es una función de dos hechos, y el segundo no dependía de España. Sobre ese segundo hecho hay novedad relevante: la Directiva (UE) 2025/516, de 11 de marzo de 2025, añadió un párrafo al artículo 218 por el que los Estados miembros «podrán solicitar a los sujetos pasivos establecidos en sus territorios la obligación de expedir facturas electrónicas», y otro al artículo 232 para que esa expedición «no esté sujeta a la aceptación del destinatario». Si eso satisface o deja sin objeto la condición de la disposición final octava es una cuestión jurídica que no corresponde resolver aquí; lo que sí es comprobable es que el reloj sigue sin arrancar mientras no se apruebe el reglamento.
• Dos precisiones que evitan errores de alcance. El apartado 4 del artículo 2 bis, con su mención específica a los servicios de transporte, se refiere a las relaciones con particulares, no al B2B: esas empresas solo están obligadas a emitir factura electrónica al particular «cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos». No es una exención del régimen B2B. Y el apartado 6 remite expresamente al artículo 29.2.j) de la LGT: los sistemas que gestionen la facturación y conserven facturas electrónicas deben respetar esos requisitos. Las dos obligaciones —VERI*FACTU y factura electrónica B2B— no se cancelan entre sí: una regula cómo se genera y conserva el registro; la otra, en qué formato viaja el documento.
• Qué preguntar hoy, con esta incertidumbre. No «¿están preparados para la factura electrónica B2B?» —todos lo dirán— sino: «¿qué sintaxis estructuradas generan y leen hoy, en producción?»; «¿cómo informan del estado de la factura, que es la parte específicamente española del artículo 2 bis.1?»; y «¿su interconexión con otras plataformas es gratuita, como exige el apartado 2, o va en una línea del presupuesto?».

¿Qué campos de mi TMS los decide la ley y no mi cliente?

• En transporte por carretera, España sustituye lo pactado en varios puntos, y lo hace con nulidad expresa. Estos son campos que su software debe calcular o mostrar, no simplemente almacenar lo que alguien teclee.
• La revisión del precio por el combustible (art. 38 de la Ley 15/2009, en su redacción vigente desde el 16 de abril de 2026 por el Real Decreto-ley 9/2026). Cuando el precio del combustible varía entre la celebración del contrato y la realización del transporte, porteador y obligado al pago incrementarán o reducirán «de manera ineludible» el precio pactado según los criterios o fórmulas que tenga establecidos la Administración. «La variación respecto del precio inicialmente pactado se reflejará obligatoriamente en la factura de manera desglosada.» Se aplica «en todo caso y de forma automática» cuando la variación sea igual o superior al 5 %, salvo umbral menor pactado por escrito. En contratos de transporte continuado se revisa además coincidiendo con el periodo de facturación acordado, de forma automática, «independientemente del porcentaje en el que hubiera variado el precio». «El pacto en contrario a lo dispuesto en este artículo se considerará nulo.» Traducido a requisitos: el sistema necesita la fecha de contrato, la fecha de transporte, la fórmula vigente y una línea de factura propia.
• El plazo de pago (art. 41 de la Ley 15/2009). «En todo caso… el obligado al pago del transporte incurrirá en mora en el plazo de treinta días». Y cuando la fecha de recibo de la factura se preste a duda, o en todos los casos de autofacturación, esos treinta días se computan desde la fecha de entrega de las mercancías en destino. El pacto en contrario es nulo cuando tenga contenido abusivo en perjuicio del porteador, y carece de efecto si figura en condiciones generales que la otra parte solo puede aceptar o rechazar en bloque. Compárelo con la regla general de la Ley 3/2004: treinta días naturales en defecto de pacto (art. 4.1) y máximo sesenta por acuerdo de las partes (art. 4.3). Un ERP configurado con el vencimiento a 60 días porque «así lo permite la ley de morosidad» está calculando mal los intereses de sus portes.
• Y hay una vuelta de tuerca que suele sorprender: el artículo 141 de la LOTT tipifica como infracción grave «el incumplimiento del límite máximo legal de pago no dispositivo previsto en el artículo 4 de la Ley 3/2004… cuando el obligado al pago no sea un consumidor y el precio del transporte sea igual o inferior a 3.000 euros». Pagar tarde a un transportista pequeño no es solo un incumplimiento civil.
• La carta de porte con precio (art. 10 bis de la Ley 15/2009, añadido por el Real Decreto-ley 14/2022, en vigor desde el 2 de agosto de 2022). En los contratos celebrados con el porteador efectivo «deberá formalizarse una carta de porte, con efectos probatorios, por cada envío siempre que el precio del transporte sea superior a ciento cincuenta euros», con menciones obligatorias que incluyen la letra g): «Precio convenido del transporte, así como el importe de los gastos relacionados con el transporte previstos en el artículo 20, salvo que consten en otro documento contractual por escrito. El precio y los gastos relacionados con el transporte deberán cubrir el total de costes efectivos individuales incurridos o asumidos por el porteador para su prestación.» El mismo artículo obliga a conservarla un año (ap. 6). Y el artículo 141 de la LOTT tipifica como infracciones graves la no formalización de la carta de porte cuando sea obligatoria, la no inclusión del precio, y la falta de las menciones obligatorias — presumiendo responsables, salvo prueba en contrario, al cargador contractual y al transportista efectivo.
• Quién carga y descarga (art. 20.1 de la Ley 15/2009 y disposición adicional decimotercera de la LOTT). La carga corresponde al cargador y la descarga al destinatario «salvo que antes de la efectiva presentación del vehículo para su carga se haya pactado por escrito que corresponden al porteador contra el pago de un suplemento». Y remata: «En ausencia de formalización por escrito de dicho pacto, se presumirá no acordado». Si lo hace el porteador, «la contraprestación pactada deberá reflejarse en la factura de manera diferenciada respecto del precio del transporte». Por su parte, la disposición adicional decimotercera de la LOTT (vigente desde el 2 de septiembre de 2022) establece que los conductores de vehículos de más de 7,5 toneladas de masa máxima autorizada no podrán participar en las operaciones de carga o descarga, con una lista tasada de excepciones (mudanzas, cisternas, áridos y basculantes, portavehículos y grúas, carga fraccionada entre centro de distribución y punto de venta en determinadas condiciones, animales vivos en puestos de control, entre otras), y precisa que se aplica «a todas las operaciones de carga y descarga que se efectúen en territorio español».
• Consecuencia para el software: la carta de porte deja de ser un documento imprimible y pasa a ser un documento con importe, cuyo importe debe estar respaldado por un cálculo de coste. Es exactamente la quinta unión de la tabla anterior. Y para el pacto de carga: necesita fecha y sello anteriores a la presentación del vehículo, y el suplemento necesita línea de factura separada. Ninguna de las dos es una casilla; ambas son campos con reglas. Un TMS internacional que factura el precio del pedido no cumple el art. 38 aunque tenga cien funciones más.

¿Qué hace un SGA con los lotes que un simple control de existencias no hace?

• Aquí está la diferencia real entre «llevar existencias» y «gestionar un almacén», y en España la marca la seguridad alimentaria. El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 exige asegurar la trazabilidad «en todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución», y concreta dos deberes simétricos: identificar a cualquier persona que le haya suministrado un alimento o pienso (ap. 2) e identificar a las empresas a las que usted haya suministrado sus productos (ap. 3). En ambos casos, «pondrán en práctica sistemas y procedimientos que permitan poner esta información a disposición de las autoridades competentes si estas así lo solicitan». Léalo como especificación de compra y aparecen tres exigencias que un control de existencias corriente no satisface.
• La unidad no es el SKU, es el lote — Un sistema que sabe que tiene 480 cajas del producto P sabe algo inútil para una retirada. Necesita saber que 120 son del lote L-2611.
• El registro tiene que ser bidireccional — Un paso atrás (proveedor) y un paso adelante (cliente empresa). Muchos sistemas hacen bien el primero, porque nace de la recepción, y dejan el segundo en el albarán.
• Tiene que poder extraerse a petición — No basta con que el dato exista: tiene que salir en un formato entregable a la autoridad, sin depender de que alguien recuerde una consulta.
• La prueba de aceptación no es una función, es un simulacro: «deme, ahora, la lista completa de destinatarios del lote L-2611 y el documento con el que salió». Cronométrelo. Ese cronómetro es su criterio de selección, y es también la primera unión de la tabla de este documento.

¿Cuántos de mis sistemas pueden emitir una factura?

• Pregunta incómoda y sorprendentemente productiva, porque el reglamento define el ámbito por capacidad, no por nombre del producto. El artículo 1.2 del reglamento del RD 1007/2023 incluye en el término factura tanto la completa como la simplificada, y considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante admitir, conservar y procesar información de facturación. Un terminal punto de venta del almacén, un módulo que imprime tiques de salida, una hoja de cálculo con macros: si expide facturas, entra.
• Y el registro delata su origen. El artículo 10.1 exige que cada registro de alta contenga, en su letra ñ), el número, serie y fecha del registro inmediatamente anterior generado por ese sistema informático, con parte de su huella — es decir, la cadena es por sistema; y en su letra o), «El código de identificación del sistema informático utilizado… junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático».
• De ahí salen dos consecuencias que conviene ver antes de comprar y no después. Primera: si dos programas de su empresa expiden facturas, hay dos cadenas, y cada una debe cumplir por separado. Segunda: cada registro nombra a su fabricante, de modo que la trazabilidad hacia el proveedor está incorporada al propio dato. La consecuencia práctica del inventario de sistemas es que la migración a un sistema único deja de ser una preferencia estética y pasa a ser una reducción del número de cadenas que hay que sostener, declarar y conservar.

¿Qué preguntas hacen sudar de verdad a un proveedor?

• Las preguntas estándar producen respuestas estándar. Estas están construidas para que una respuesta evasiva sea ya informativa.
• «Enséñeme su declaración responsable del art. 13 del RD 1007/2023, en esta versión del producto.» — El plazo del productor venció mucho antes que el suyo. O existe el documento, o no.
• «¿Su sistema opera en modo VERI*FACTU o no? Si no, enséñeme cómo firma electrónicamente los registros.» — Los dos modos tienen obligaciones distintas (arts. 16.2 y 16.3). Quien no sabe en cuál está, no ha implementado ninguno.
• «¿Cuántas cadenas de registros genera mi empresa hoy con lo que ya tiene instalado?» — Obliga a inventariar todo lo que expide facturas, incluido lo que nadie llama «facturación».
• «Deme el lote L-2611 y su lista de destinatarios con las facturas.» — Es una unión, no una función: no se responde con una pantalla.
• «Cree un transporte con contrato de hace dos meses y realización hoy: quiero ver la revisión del combustible desglosada en la factura.» — Comprueba el art. 38 de la Ley 15/2009 como cálculo, no como campo de texto.
• «Enséñeme de qué campo toma el sistema la fecha para el vencimiento a treinta días.» — Distingue «fecha de factura» de «fecha de entrega en destino» (art. 41.2).
• «Enséñeme una carta de porte con precio y dígame de dónde sale el coste que lo respalda.» — Une el art. 10 bis.1.g) con la contabilidad. La unión rara vez está resuelta por una razón estructural: el precio vive en el TMS y el coste efectivo en el libro mayor o en el ERP.
• «Rescindo hoy. ¿Qué me entrega, en qué formato, y sigue siendo legible sin su software dentro de seis años?» — Contrasta la duración del contrato con los seis años del art. 30.1 del Código de Comercio.
• «¿En qué país están la base de datos, el almacén de archivos y las copias de seguridad — cada uno por separado?» — Tres respuestas distintas es lo normal. Que se lo digan por escrito.
• «¿Qué funcionalidad han retirado en los últimos doce meses por un cambio normativo?» — Comprueba si el mantenimiento sigue a la norma o solo suma funciones. No espere una respuesta dramática: basta un ejemplo con norma y fecha.

¿Cuánto cuesta, y por qué el precio no se compara bien?

• Aquí no encontrará una horquilla de precios de mercado. No disponemos de una fuente primaria fiable de precios para el mercado español, y los importes publicados en portales de comparación suelen diferir de las condiciones negociadas. Pídalos directamente y exija por escrito la base de cálculo. Lo que sí se puede estructurar es esa base, que es donde se producen las sorpresas.
• por usuario nominal — Duele en…: empresas con muchos usuarios a tiempo parcial | Trampa habitual: dos licencias para un puesto que se usa a turnos
• por usuario concurrente — Duele en…: empresas con turnos | Trampa habitual: los picos de media mañana revientan el cupo
• por vehículo — Duele en…: flotas | Trampa habitual: remolques, semirremolques, alquilados y de subcontratistas: ¿cuentan?
• por expedición o transacción — Duele en…: empresas que crecen | Trampa habitual: el precio sube justo cuando el negocio funciona
• por módulos — Duele en…: todas | Trampa habitual: la función obligatoria vive en el módulo más caro
• Y añada las partidas que rara vez figuran en la oferta: migración de datos del sistema anterior, interfaces con clientes y con la Administración, formación, funcionamiento en paralelo durante la transición, y la salida al final. Esa última tiene número propio en España: seis años de conservación de libros y justificantes desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) y cuatro años de prescripción tributaria (art. 66 de la LGT) que su contrato de software casi con seguridad no cubre. Dónde fracasan las implantaciones —lo siguiente no es una estadística sino un conjunto de patrones recurrentes; trátelo como lista de comprobación, no como prueba: los datos maestros (direcciones, clientes y códigos arancelarios del sistema antiguo casi nunca están tan limpios como se supone, y eso lo destapa la migración, no las pruebas); la facturación dejada para el final, que es la parte que duele y se prueba con prisa; dos sistemas en paralelo para siempre, cuando el antiguo se queda «para el resto»; y que nadie sea responsable dentro de casa, porque sin una persona con capacidad de decisión y tiempo liberado cada proyecto se alarga lo que tarden en contestar los demás.

¿Dónde encaja Logistivo en este mapa, y dónde no?

• Por coherencia: si esta página propone un criterio, es justo pasar por él el producto propio, incluidas las casillas donde no aparece. Logistivo es una plataforma logística para transporte internacional por carretera y RoRo, con back office web, portales para clientes, transportistas y agentes de aduanas, y aplicaciones nativas de conductor para iOS y Android.
• Lectura determinista de facturas electrónicas entrantes — Sin llamada a IA: XML UBL y CII, paquetes ZIP y XML incrustado en PDF Factur-X. Si el archivo no es un XML válido de factura electrónica, el proceso no se rompe: cae en la vía documental normal.
• Emisión — En UBL BIS 3.0 y Factur-X (CII EN 16931 con incrustación en PDF/A-3).
• Existencias con lote y fecha de caducidad — El «hueco» de existencias es la combinación de producto × almacén × zona × palé × lote × caducidad, y el libro de movimientos es inmutable —sin edición ni borrado: una corrección es un movimiento inverso, con el saldo posterior guardado en cada línea. Ese es el patrón que exige un registro que deba sostenerse ante un tercero.
• Paradas múltiples por orden de transporte — Con optimización de las de recogida y entrega y puntos de aduana como anclas fijas que no se reordenan.
• Gastos del conductor — Capturados en el móvil y leídos automáticamente, con una distinción relevante para transporte: efectivo y tarjeta del conductor se le reembolsan; las tarjetas de carburante (DKV, UTA) las factura el proveedor a la empresa y no se anotan como deuda del conductor.
• Datos de posición y archivos — Posición en una base de datos separada, dimensionada para escritura de alta frecuencia. Archivos en almacenamiento compatible con S3 con extremo en Helsinki, es decir, dentro de la Unión Europea. Es la respuesta a la pregunta que debería hacer a todos sus proveedores, nosotros incluidos.
• No generamos registros de facturación conforme al RD 1007/2023 — Ni disponemos de declaración responsable del artículo 13. No hay código VERI*FACTU en el producto. Para facturar desde España en el ámbito de ese reglamento necesitará otro sistema, y ese otro sistema tendrá su propia cadena. Tampoco generamos Facturae, ni existe integración con el SII ni con TicketBAI.
• XRechnung solo parcialmente — Se produce la estructura CII con el identificador de personalización ajustado, pero no está implementada la validación Schematron nacional. No lo presentamos como suficiente para destinatarios públicos alemanes, porque no lo es.
• La contabilidad está construida sobre el plan de cuentas único turco — No sobre el Plan General de Contabilidad español.
• El módulo de almacén está limitado al rol de cliente (cargador) — Las rutas de creación de almacenes viven solo en el espacio de ese rol; y como una línea de existencias exige obligatoriamente un almacén, un transportista o un operador logístico no puede llevar existencias propias hoy. La apertura a transportistas está en la hoja de ruta y no está hecha.
• El libro de movimientos de existencias no guarda la contraparte — Tiene lote, caducidad, saldo posterior y un vínculo polimórfico al documento de origen, pero no un campo de proveedor o cliente. Dicho con el vocabulario de esta página: la primera unión de la tabla no la resuelve nuestro producto de forma nativa. Preferimos decirlo aquí que dejar que lo descubra en una retirada.
• No hay eCMR con firma digital — Está planificado, no construido; no existe modelo de datos de firma.
• El idioma de la interfaz es turco e inglés — No hay interfaz en español. Esta página está en español; el producto no lo está.
• El módulo arancelario está centrado en Turquía — Cubre el régimen de importación turco y consultas antidumping para países de destino, y funciona por créditos. Para una operación exclusivamente peninsular no es un motivo de compra.
• Precios, por rol — Mensuales, en euros, tal y como figuran en el panel: el panel de cliente (cargador) arranca en 9 € al mes; el panel de transportista y el de agente de aduanas comparten catálogo y arrancan en 99 € al mes. La diferencia no es que un panel sea más caro: los tres escalones altos son idénticos en ambos (99, 229 y 499 €); lo que ocurre es que el panel de transportista no tiene los tres escalones de entrada más baratos.
• Si esta sección se compone sobre todo de límites, es a propósito. Nosotros preferimos publicar esta lista antes de que usted la descubra en una implantación. Pida la equivalente a cualquier proveedor; si no existe, pídala por escrito.

Los dos lados están regulados. El segmento entre ellos, no

• Antes de la próxima demostración, elija dos de los cinco enlaces y pida que se los enseñen recorriéndolos, no describiéndolos. Es la única parte del sistema que ninguna norma le obliga a tener — y la única que le van a pedir cuando algo salga mal.

Fuente

• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre — Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, por el que se modifica el Real Decreto 1007/2023 — https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2025-6600
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre — especificaciones técnicas de los sistemas informáticos de facturación — https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2024-22138
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Real Decreto 1624/1992 — Reglamento del IVA, arts. 62.6, 69 bis y 71.3 (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28925
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Ley 58/2003, General Tributaria — arts. 29.2.j), 66 y 201 bis (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas — art. 12, art. 2 bis de la Ley 56/2007 y disposición final octava — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre de mercancías — arts. 10, 10 bis, 14, 20, 38 y 41 (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2009-18004
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Ley 16/1987 de Ordenación de los Transportes Terrestres — art. 141 y disposición adicional decimotercera (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1987-17803
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales — art. 4 (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-21830
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Estatuto de los Trabajadores — art. 34.9, registro diario de jornada (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado — Código de Comercio — art. 30.1, conservación durante seis años (texto consolidado) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627
• EUR-Lex, Oficina de Publicaciones de la Unión Europea — Reglamento (CE) 178/2002 — art. 18, trazabilidad (versión consolidada) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:02002R0178-20220701
• EUR-Lex, Oficina de Publicaciones de la Unión Europea — Reglamento (CE) 561/2006 — art. 2.1.a bis), vehículos de más de 2,5 t desde el 1 de julio de 2026 (versión consolidada) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:02006R0561-20240522
• EUR-Lex, Oficina de Publicaciones de la Unión Europea — Reglamento (UE) 165/2014 — tacógrafos, art. 3 (versión consolidada) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:02014R0165-20200820
• EUR-Lex, Oficina de Publicaciones de la Unión Europea — Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, de 11 de marzo de 2025 — modificación de los arts. 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:32025L0516
• Gobierno Vasco / Eusko Jaurlaritza — Programa TicketBAI — Departamento de Hacienda y Finanzas — https://www.euskadi.eus/ticketbai/
• Agencia Estatal de Administración Tributaria — Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU — https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html
• Capterra España — Software de gestión de almacenes — categoría (observación puntual sobre ejes de comparación) — https://www.capterra.es/directory/30390/warehouse-management/software

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a VERI*FACTU si ya presento el SII?

No. El artículo 3.3 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023 establece que no se aplicará «a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido», es decir, quienes están en el SII. El RD 254/2025 modificó además el artículo 4 del reglamento con ese objetivo declarado. Son regímenes excluyentes, no acumulativos.

¿Cuáles son hoy las fechas de VERI*FACTU?

Tras dos aplazamientos, la disposición final cuarta del RD 1007/2023 en su redacción vigente —dada por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre— fija el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1. El texto original fijaba el 1 de julio de 2025 y el RD 254/2025 lo llevó a 1 de enero y 1 de julio de 2026.

¿Desde cuándo tenía que estar preparado mi proveedor de software?

La misma disposición final cuarta impone a productores y comercializadores ofrecer sus productos plenamente adaptados «en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial». Esa orden es la Orden HAC/1177/2024, publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024 y en vigor al día siguiente. Ese plazo no se aplazó junto con los de los usuarios, de modo que la declaración responsable del artículo 13 es un documento que puede exigir hoy por escrito.

¿Cuál es el plazo de pago legal de un transporte por carretera en España?

El artículo 41 de la Ley 15/2009 establece que «en todo caso… el obligado al pago del transporte incurrirá en mora en el plazo de treinta días». Cuando la fecha de recibo de la factura se preste a duda, o en todos los casos de autofacturación, esos treinta días se computan desde la fecha de entrega de las mercancías en destino. El pacto en contrario es nulo cuando tenga contenido abusivo en perjuicio del porteador. La regla general de la Ley 3/2004 (treinta días en defecto de pacto, máximo sesenta por acuerdo) no sustituye a esta.

¿Tiene que aparecer la revisión del gasóleo en la factura de transporte?

Sí. El artículo 38 de la Ley 15/2009, en su redacción vigente desde el 16 de abril de 2026, obliga a revisar el precio «de manera ineludible» según las fórmulas de la Administración y establece que «la variación respecto del precio inicialmente pactado se reflejará obligatoriamente en la factura de manera desglosada». Se aplica de forma automática cuando la variación es igual o superior al 5 %, y en contratos de transporte continuado en cada periodo de facturación con independencia del porcentaje. El pacto en contrario es nulo.

¿Cuánto tiempo hay que conservar cada registro logístico en España?

Los plazos no coinciden y esa es la trampa: la carta de porte del artículo 10 bis de la Ley 15/2009 se conserva un año (apartado 6); el registro diario de jornada, cuatro años (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores); los libros, correspondencia, documentación y justificantes mercantiles, seis años desde el último asiento (artículo 30.1 del Código de Comercio), con una prescripción tributaria de cuatro años (artículo 66 de la LGT). Una política de purga única aplica el plazo equivocado a varios de ellos.

¿Puede un conductor participar en la carga y descarga?

La disposición adicional decimotercera de la LOTT establece que los conductores de vehículos de transporte de mercancías de más de 7,5 toneladas de masa máxima autorizada no podrán participar en las operaciones de carga o descarga, con una lista tasada de excepciones (mudanzas, cisternas, áridos y basculantes, portavehículos y grúas, carga fraccionada entre centro de distribución y punto de venta en determinadas condiciones, entre otras). Se aplica a todas las operaciones efectuadas en territorio español. Además, el artículo 20.1 de la Ley 15/2009 atribuye la carga al cargador y la descarga al destinatario salvo pacto por escrito anterior a la presentación del vehículo; sin ese escrito, se presume no acordado.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B de la Ley 18/2022?

No hay fecha cerrada. La disposición final octava de la Ley 18/2022 hace que el artículo 12 produzca efectos «al año de aprobarse el desarrollo reglamentario» para quienes facturen más de ocho millones de euros y a los dos años para el resto, y añade que su entrada en vigor «está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE». La Directiva (UE) 2025/516 modificó esos dos artículos para permitir a los Estados miembros imponer la factura electrónica a los sujetos pasivos establecidos en su territorio sin aceptación del destinatario. El reloj sigue sin arrancar mientras no se apruebe el reglamento; confirme su estado en fuente oficial.

¿Qué debe tener un SGA para cumplir la trazabilidad alimentaria?

El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 exige identificar a quien le ha suministrado (apartado 2) y a las empresas a las que usted ha suministrado (apartado 3), y poner en práctica sistemas y procedimientos que permitan facilitar esa información a las autoridades si la solicitan. En términos de software eso significa tres cosas: que la unidad de registro sea el lote y no solo el SKU, que el rastro sea bidireccional, y que se pueda extraer a petición. La prueba de aceptación es un simulacro cronometrado: pedir la lista completa de destinatarios de un lote concreto y el documento con el que salió.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).