System zarządzania flotą a monitoring GPS: co ustalić, kogo uprzedzić, jak długo trzymać

Monitoring GPS pojazdów służbowych jest w Polsce „inną formą monitoringu" z art. 22³ § 4 Kodeksu pracy. Cele, zakres i sposób trzeba ustalić w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 22² § 6 k.p.), uprzedzić pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem (§ 7), a oznaczenie umieścić najpóźniej jeden dzień wcześniej (§ 9) — według poradnika UODO w postaci symbolu obrazkowego w widocznym miejscu w samochodzie. Trzymiesięczny limit przechowywania z art. 22² § 3 k.p. do GPS nie dociera, bo art. 22³ § 3 odsyła wyłącznie do art. 22² § 6–10; okres retencji wyznaczasz sam na zasadach RODO. Przetwarzanie danych lokalizacyjnych pracowników figuruje w wykazie operacji wymagających oceny skutków dla ochrony danych (M.P. 2019 poz. 666, poz. 12 załącznika).

Źródło: Kancelaria Sejmu RP / ISAP · Kancelaria Sejmu RP / API ELI · Monitor Polski / Kancelaria Sejmu RP · Urząd Ochrony Danych Osobowych. Ostatnia aktualizacja danych: 18 sierpnia 2026.

• Punkt GPS zapisany o 14:07 na A2 jest jednym faktem. Sięga po niego co najmniej pięć różnych aktów prawnych — i żaden nie sięga tą samą drogą. Kodeks pracy dociera do niego przez dwa odesłania i po drodze zostawia połowę własnych przepisów. Ustawa o tachografach nie podaje żadnej liczby, tylko wskazuje rozporządzenie unijne. Ustawa SENT w ogóle nie pyta o pracownika, bo mówi do przewoźnika, nie do pracodawcy.
• Ta strona nie porównuje systemów zarządzania flotą ani nie ocenia lokalizatorów. Pokazuje, którędy każdy z tych obowiązków do Ciebie dociera, co po drodze odpada i co wchodzi w puste miejsce po tym, co odpadło. Bo błąd, którego nie widać w żadnym przepisie, który ktoś Ci wskaże, bierze się z przepisu, który do Ciebie nigdy nie dotarł, albo z luki, którą zostawił ten, który nie dojechał.

Którędy przepis dociera do punktu GPS zapisanego przez Twój pojazd?

• Poniżej siedem obowiązków dotyczących tej samej rzeczy: zapisu położenia firmowego pojazdu. Dla każdego podano cztery rzeczy — normę źródłową (gdzie treść jest napisana), tor dojścia (przez jakie odesłania trafia do Twojego przypadku), co dociera (w tym, czy słowo „odpowiednio" zmienia treść po drodze) i co zostaje po drodze wraz z tym, co wchodzi w powstałe puste miejsce.
• Czytaj kolumnę czwartą uważniej niż trzecią. To, co nie dojechało, jest w praktyce droższe niż to, co dojechało, ponieważ nie widać go w żadnym przepisie, który ktoś Ci wskaże.
• Cel, dla którego wolno Ci w ogóle zbierać lokalizację — Norma źródłowa: art. 22³ § 1 k.p. — monitoring wolno wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne „do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy". — Tor dojścia: art. 22³ § 4 k.p. → art. 22³ § 1 k.p. Paragraf 4 brzmi: „Przepisy § 1–3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1". GPS jest właśnie taką „inną formą monitoringu" — tak kwalifikuje go Prezes UODO w poradniku dla pracodawców, w rozdziale 4.3.3 zatytułowanym „Monitorowanie przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS". — Co dociera: dwa cele z art. 22³ § 1 — i tylko te dwa. Zwróć uwagę na konstrukcję: § 4 dopuszcza inne formy monitoringu wyłącznie wtedy, gdy są konieczne do realizacji celów z § 1. Cel nie jest tu przesłanką dodatkową, tylko warunkiem wejścia. — Co zostaje po drodze: katalog celów z art. 22² § 1 k.p. — bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji, zachowanie w tajemnicy informacji. Ten katalog należy do monitoringu wizyjnego i nie jest objęty odesłaniem z art. 22³ § 4. UODO opisuje dokładnie ten błąd: „Nie możemy bowiem wykorzystywać danych przy użyciu systemu GPS zamontowanego w użytkowanej przez nas flocie pojazdów w celu ochrony mienia, gdy tymczasem w regulaminie pracy pracodawca określił cel inny". I dalej: „cel wpisany w dokumentacji musi być tożsamy z celem wykorzystywania urządzenia i danych w ten sposób otrzymywanych". — Co wchodzi w puste miejsce
• Jak długo wolno trzymać zapis lokalizacji — Norma źródłowa: art. 22² § 3 k.p. — nagrania obrazu pracodawca „przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania". — Tor dojścia: żaden. Art. 22³ § 3 k.p. stanowi: „Przepisy art. 22² § 6–10 stosuje się odpowiednio". Zakres odesłania jest wyliczony przez numery. Paragrafy 1–5 art. 22² — a więc trzymiesięczny limit z § 3, jego wydłużenie na czas postępowania z § 4 i obowiązek zniszczenia nagrań z § 5 — poza tym zakresem pozostają. — Co dociera: nic. Kodeks pracy nie daje Ci dla danych GPS żadnej liczby. — Co zostaje po drodze — Co wchodzi w puste miejsce: zasada ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, która liczby nie podaje. Okres wyznaczasz sam i musisz go umieć uzasadnić celem z punktu 1. Warto zobaczyć, jak wygląda sąsiedztwo: dla nagrań obrazu ustawodawca dał 3 miesiące (art. 22² § 3 k.p.), dla danych geolokalizacyjnych w rejestrze SENT — nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia przewozu (art. 4 ust. 5 pkt 2 ustawy SENT), dla ewidencji czasu pracy kierowcy-pracownika — 10 lat (art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Trzy twarde liczby dookoła i żadna z nich nie jest Twoja.
• Procedura wdrożenia: instrument, uprzedzenie, oznaczenie — Norma źródłowa: art. 22² § 6–10 k.p. — Tor dojścia: dwa odesłania — art. 22³ § 4 k.p. → art. 22³ § 3 k.p. → art. 22² § 6–10 k.p. Oba zawierają słowo „odpowiednio". — Co dociera: komplet pięciu paragrafów. Instrument, w którym ustala się cele, zakres i sposób (§ 6). Uprzedzenie pracowników „nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem" (§ 7). Przekazanie informacji z § 6 w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (§ 8). Oznaczenie „nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem" (§ 9). Zastrzeżenie, że oznaczenie nie zastępuje obowiązków z art. 12 i 13 RODO (§ 10). — Co zostaje po drodze — Co wchodzi w puste miejsce — Co dociera zniekształcone: § 9 nakazuje oznaczyć „pomieszczenia i teren monitorowany". Ciężarówka nie jest ani pomieszczeniem, ani terenem. Całą pracę wykonuje tu słowo „odpowiednio", a UODO przekłada je na konkret: obowiązek „umieszczenia w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego oraz jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp".
• Kierowca na zleceniu, B2B albo samozatrudniony — Norma źródłowa: cała procedura z art. 22² i art. 22³ k.p. — Tor dojścia: nie ma go. Kodeks pracy ma przepis rozciągający część tego działu na osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy — art. 22¹h k.p. — ale wymienia w nim wyłącznie art. 22¹c–22¹f oraz przepisy wydane na podstawie art. 22¹g. Artykuł 22¹c to kontrola trzeźwości, 22¹e to kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu, 22¹d i 22¹f to niedopuszczenie do pracy po takim badaniu. Art. 22² i art. 22³ na tej liście nie występują. — Co dociera: z procedury monitoringu — nic. Znika też sam instrument: nie ustalisz zasad w regulaminie pracy wobec kogoś, kto pracownikiem nie jest, bo regulamin pracy z art. 104 k.p. dotyczy pracowników. — Co zostaje po drodze — Co wchodzi w puste miejsce: RODO w całości i bez pomocniczej instrukcji — podstawa przetwarzania, obowiązek informacyjny, test niezbędności. Ustawodawca uznał za potrzebne przeciągnąć na osoby spoza stosunku pracy kontrolę trzeźwości i nie przeciągnął monitoringu; z tego wyboru nie da się wywieść, że monitoring jest wobec nich swobodniejszy. — Dlaczego to boli akurat w transporcie: mieszany zespół kierowców oznacza, że ten sam lokalizator w tej samej naczepie działa w dwóch różnych reżimach prawnych, w zależności od tego, kto danego dnia siedzi za kierownicą. Jedna procedura wdrożeniowa nie obsłuży obu.
• Częstotliwość sczytywania danych z tachografu i z karty kierowcy — Norma źródłowa: art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach. — Tor dojścia: ustawa polska nie zawiera żadnego terminu. Odsyła w całości: podmiot wykonujący przewozy drogowe „zapewnia pobieranie danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców z częstotliwością określoną w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie maksymalnych okresów na wczytanie odpowiednich danych z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców". — Co dociera — Co zostaje po drodze: polski akt, który tę częstotliwość kiedyś podawał. Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców (Dz. U. 2007 nr 159 poz. 1128) ma w ISAP status „uznany za uchylony". Szukanie liczby dni w prawie polskim kończy się niczym: liczby krążące w obiegu (90 i 28 dni) nie mają dziś oparcia w polskim akcie — odczytaj je bezpośrednio z rozporządzenia 581/2010. — Co wchodzi w puste miejsce — Co dociera dodatkowo, a bywa pomijane: art. 48 ust. 2 nakazuje przechowywać pobrane dane w oryginalnym formacie, ust. 3 — zabezpieczyć je przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych oraz przechowywać tak, aby były czytelne i uporządkowane. Art. 49 zawęża cel: przetwarzanie danych osobowych w zakresie realizacji rozporządzenia (UE) nr 165/2014 „odbywa się wyłącznie do celów kontroli". Pliki z tachografu nie są więc dowolnym materiałem analitycznym dla działu operacyjnego. — Czego ta strona nie potwierdza: samych liczb dni z rozporządzenia 581/2010 — patrz sekcja o ograniczeniach na końcu.
• Okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy — Norma źródłowa: art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Pracodawca ewidencję czasu pracy „przechowuje przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego". — Tor dojścia — Co dociera — Co zostaje po drodze — Co wchodzi w puste miejsce — Tor dojścia dla kierowcy niebędącego pracownikiem: art. 26d ust. 3 — „Przepisy art. 25 stosuje się odpowiednio". Odesłanie tym razem działa: obowiązek prowadzenia ewidencji i jej zakres przechodzą. — Co dociera zmienione: liczba. Art. 26e ust. 1 stanowi, że ewidencję, o której mowa w art. 26d, „przechowuje się przez okres dwóch lat po zakończeniu okresu nią objętego". Ten sam rodzaj zapisu, dziesięć lat albo dwa, wyłącznie w zależności od podstawy współpracy kierowcy. Jest to najczystszy przykład tego, co robi tor dojścia: przepis przyjeżdża, ale z podmienioną liczbą, a podmiana siedzi w innym artykule niż ta, do której odesłano. — Kto prowadzi: art. 26d ust. 1 — przedsiębiorca osobiście wykonujący przewozy prowadzi ewidencję sam; ust. 2 — ewidencję osób z art. 1 pkt 1b prowadzi podmiot, na rzecz którego wykonywany jest przewóz. Art. 26e ust. 2 dokłada obowiązek wydania takiej osobie kopii ewidencji. — Co wchodzi do ewidencji: art. 25 ust. 2 wylicza wprost m.in. „wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego" oraz „pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego". Ewidencja i pobieranie danych z punktu 5 są więc jednym łańcuchem, mimo że siedzą w dwóch różnych ustawach.
• Geolokalizacja wymagana przez ustawę SENT — Norma źródłowa: art. 10a ust. 1 ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. — Tor dojścia: bezpośredni i do innego adresata. Przepis mówi do „przewoźnika", nie do „pracodawcy". Kodeks pracy w tym torze nie bierze udziału — a to znaczy, że ustalenie celów w regulaminie pracy nie ma tu nic do rzeczy, i odwrotnie: wykonanie obowiązku SENT nie zwalnia Cię z procedury z punktów 1–3 wobec pracowników. — Co dociera: obowiązek zapewnienia przekazywania aktualnych danych geolokalizacyjnych „w trakcie całej trasy przewozu towaru objętego zgłoszeniem" (ust. 1) oraz wyposażenia środka transportu w lokalizator (ust. 2), chyba że dane trafiają do rejestru z zewnętrznego systemu lokalizacji (ust. 3). Po stronie kierowcy: art. 10b nakazuje włączyć lokalizator przed rozpoczęciem przewozu i wyłączyć nie wcześniej niż z chwilą dostarczenia towaru do ostatniego miejsca dostarczenia na terytorium kraju. Art. 10c ust. 1 — przy niesprawności lokalizatora albo zewnętrznego systemu lokalizacji trwającej dłużej niż godzinę kierujący ma niezwłocznie zatrzymać się na najbliższym parkingu samochodowym lub w najbliższej zatoce postojowej. — Co zostaje po drodze — Co wchodzi w puste miejsce — Cena: kara pieniężna 10 000 zł nakładana na przewoźnika za niewywiązanie się z obowiązku z art. 10a ust. 1 (art. 22 ust. 2a). Art. 22 ust. 2b nakazuje odstąpić od kary, jeżeli niedopełnienie wynikało z niedostępności rejestru. — Retencja po stronie państwa: dane geolokalizacyjne przechowuje się w rejestrze nie dłużej niż 12 miesięcy od daty zakończenia przewozu towaru, chyba że przed upływem tego terminu wszczęto postępowanie administracyjne, w którym są niezbędne — wtedy do prawomocnego zakończenia postępowania (art. 4 ust. 5 pkt 2). — Czego ten tor nie obejmuje: Twojego systemu flotowego. Obowiązek wypełnia lokalizator spełniający wymogi techniczne ogłoszone przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych albo zewnętrzny system lokalizacji przekazujący dane do rejestru Szefa KAS (art. 4 ust. 8). Sam fakt, że widzisz pojazd na mapie u siebie, nie jest wykonaniem art. 10a.

Czy do GPS w aucie służbowym stosuje się przepisy o monitoringu wizyjnym?

• Częściowo — i granica biegnie po numerach paragrafów, nie po intuicji.
• Kodeks pracy zna trzy warstwy. Art. 22² reguluje monitoring wizyjny. Art. 22³ § 1–3 reguluje monitoring służbowej poczty elektronicznej. Art. 22³ § 4 rozciąga tę drugą warstwę na „inne formy monitoringu" — i to jest miejsce, w którym mieści się lokalizacja pojazdów.
• Praktyczne skutki są dwa i oba wynikają z tego, że odesłania są wyliczone.
• Po pierwsze, art. 22³ § 3 przenosi z monitoringu wizyjnego tylko art. 22² § 6–10 — czyli czystą procedurę. Materialne ograniczenia z § 1–5 zostają: przesłanki wprowadzenia, wyłączenie pomieszczeń sanitarnych i szatni, trzymiesięczny limit przechowywania, wydłużenie na czas postępowania, obowiązek zniszczenia nagrań.
• Po drugie, art. 22³ § 4 rozciąga na inne formy monitoringu przepisy § 1–3 art. 22³ — a więc razem z celami z § 1 i z zakazem naruszania dóbr osobistych z § 2. Dopiero przez § 3 dołącza procedura z art. 22². Łańcuch ma zatem postać: art. 22³ § 4 → art. 22³ § 1–3 → art. 22² § 6–10. Wszystko, co próbujesz zaczerpnąć spoza tych numerów, wymaga własnego uzasadnienia i nie płynie z Kodeksu pracy.

W czym zapisać cele monitoringu — w regulaminie, układzie czy obwieszczeniu?

• Art. 22² § 6 k.p. wskazuje trzy instrumenty i uzależnia ostatni od warunku: „Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy".

• O tym, czy jesteś obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, decyduje art. 104 k.p.:
• co najmniej 50 pracowników — pracodawca wprowadza regulamin pracy, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (§ 1¹);
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników — pracodawca wprowadza regulamin, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że obowiązują postanowienia układu (§ 3);
• mniej niż 50 pracowników — pracodawca może wprowadzić regulamin (§ 2).

• Dwie rzeczy, które łatwo przeoczyć.
• Pierwsza: warunek dopuszczający obwieszczenie jest w tekście ustawy połączony spójnikiem „lub", nie „i". Literalnie wystarczyłoby więc spełnienie jednego z dwóch członów. Bezpieczniejsze wyjście jest proste — jeżeli masz układ zbiorowy albo regulamin pracy, wpisz zasady monitoringu tam, a obwieszczenie zostaw na sytuację, w której nie masz żadnego z tych dokumentów.
• Druga: tryb ustalania regulaminu jest związkowy. Art. 104² § 1 — regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową; § 2 — w razie nieuzgodnienia w ustalonym terminie oraz gdy organizacja związkowa u pracodawcy nie działa, regulamin ustala pracodawca. Ten etap trzeba zmieścić w harmonogramie przed dwutygodniowym biegiem terminów, nie po nim.

Ile czasu przed uruchomieniem trzeba uprzedzić kierowców?

• Biegną dwa niezależne zegary i oba mają po dwa tygodnie, ale liczą się od innych zdarzeń.
• Zegar pierwszy — informacja o monitoringu. Art. 22² § 7 k.p.: „Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem". Ten zegar biegnie zawsze, niezależnie od wybranego instrumentu.
• Zegar drugi — wejście w życie regulaminu pracy. Art. 104³ § 1 k.p.: „Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy". Ten zegar biegnie tylko wtedy, gdy instrumentem jest regulamin pracy. Przy obwieszczeniu go nie ma — i to jest jedyna praktyczna różnica terminowa między instrumentami.

• Do tego dwa terminy punktowe:
• Oznaczenie — art. 22² § 9 k.p.: nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem.
• Nowy kierowca — art. 22² § 8 k.p.: pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje, o których mowa w § 6. Jeżeli instrumentem jest regulamin, dokłada się art. 104³ § 2 — obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Ten obowiązek wraca przy każdym nowym zatrudnieniu, także wtedy, gdy monitoring działa od lat.

• UODO ujmuje to zbiorczo: pracodawca „obowiązany jest uprzedzić pracownika o stosowaniu urządzeń monitorujących samochód (GPS) przed przystąpieniem pracownika do pracy bądź na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu".

Kalkulator: harmonogram uruchomienia monitoringu GPS we flocie

• Podaj planowaną datę uruchomienia lokalizacji pojazdów, a kalkulator wskaże instrument, w którym musisz ustalić cele i zakres, oraz najpóźniejsze daty uprzedzenia załogi i oznaczenia pojazdów. Kalkulator pokazuje przy każdej dacie, który przepis ją wyznaczył — bo dla kierowcy zatrudnionego na innej podstawie niż stosunek pracy cały ten kalendarz w ogóle nie działa i trzeba wejść w inny reżim.
• Liczby, terminy i progi użyte w tym kalkulatorze — wraz z podstawą prawną — Każda wartość, którą kalkulator podstawia do obliczenia, stoi poniżej z aktem i jednostką redakcyjną. Jeżeli jakiejś liczby tu nie ma, kalkulator jej nie używa — dotyczy to w szczególności maksymalnych okresów wczytywania danych z tachografu, które w prawie polskim nie występują.
• Uprzedzenie pracowników o wprowadzeniu monitoringu — najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem — art. 22² § 7 Kodeksu pracy, stosowany przez art. 22³ § 3 w zw. z art. 22³ § 4 k.p.
• Oznaczenie monitorowanego obszaru (przy GPS: pojazdu) — najpóźniej jeden dzień przed uruchomieniem — art. 22² § 9 k.p.; przełożenie na symbol obrazkowy w samochodzie — UODO, „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, rozdz. 4.3.3
• Przekazanie informacji o celach, zakresie i sposobie monitoringu nowemu pracownikowi — przed dopuszczeniem do pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej — art. 22² § 8 k.p.
• Wejście w życie regulaminu pracy — po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników — art. 104³ § 1 k.p.
• Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy — przed dopuszczeniem go do pracy — art. 104³ § 2 k.p.
• Regulamin pracy obowiązkowy — przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników (chyba że zakres pokrywa układ zbiorowy) — art. 104 § 1¹ k.p.
• Regulamin pracy obowiązkowy na wniosek związku — przy zatrudnieniu co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem — art. 104 § 3 k.p.
• Regulamin pracy fakultatywny — przy zatrudnieniu mniej niż 50 pracowników — art. 104 § 2 k.p.
• Instrumenty, w których ustala się cele, zakres i sposób monitoringu — układ zbiorowy pracy albo regulamin pracy albo obwieszczenie (obwieszczenie — jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy) — art. 22² § 6 k.p. — zwróć uwagę, że warunek dopuszczający obwieszczenie ustawa łączy spójnikiem „lub”
• Tryb ustalenia regulaminu pracy — w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową; przy braku uzgodnienia w ustalonym terminie lub braku organizacji — samodzielnie przez pracodawcę — art. 104² § 1 i § 2 k.p.
• Cel, dla którego wolno prowadzić monitoring GPS — zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy — art. 22³ § 1 w zw. z art. 22³ § 4 k.p.; UODO: cel wpisany w dokumentacji musi być tożsamy z celem faktycznego wykorzystywania urządzenia
• Cele z monitoringu wizyjnego (ochrona mienia, bezpieczeństwo, kontrola produkcji, tajemnica informacji) — nie są objęte odesłaniem dla innych form monitoringu — art. 22² § 1 k.p. — poza zakresem odesłania z art. 22³ § 3 (który obejmuje wyłącznie art. 22² § 6–10)
• Limit przechowywania nagrań obrazu — 3 miesiące od dnia nagrania (nie dotyczy danych GPS) — art. 22² § 3 k.p. — paragraf poza zakresem odesłania z art. 22³ § 3 k.p.
• Okres przechowywania danych lokalizacyjnych pracowników — brak terminu ustawowego — wyznacza go administrator i musi go uzasadnić — art. 5 ust. 1 lit. e RODO (zasada ograniczenia przechowywania); potwierdź swój okres w dokumentacji i w treści oznaczenia pojazdu
• Ocena skutków dla ochrony danych przy przetwarzaniu danych lokalizacyjnych pracowników — wymagana — komunikat Prezesa UODO z 17 czerwca 2019 r., załącznik poz. 12 (M.P. 2019 poz. 666), wydany na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych w zw. z art. 35 ust. 4 i 6 RODO
• Rozciągnięcie przepisów Kodeksu pracy na osoby pracujące na innej podstawie — obejmuje wyłącznie art. 22¹c–22¹f (kontrola trzeźwości i kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu) oraz przepisy wydane na podstawie art. 22¹g — art. 22¹h k.p. — art. 22² i art. 22³ k.p. nie są w tym odesłaniu wymienione
• Kara za nieprzekazywanie aktualnych danych geolokalizacyjnych w przewozie objętym SENT — 10 000 zł na przewoźnika; odstępuje się od kary, jeżeli niedopełnienie wynikało z niedostępności rejestru — art. 22 ust. 2a i ust. 2b ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi
• Przechowywanie danych geolokalizacyjnych w rejestrze SENT — nie dłużej niż 12 miesięcy od daty zakończenia przewozu towaru (dłużej, jeżeli wszczęto postępowanie administracyjne) — art. 4 ust. 5 pkt 2 ustawy SENT
• Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowcy-pracownika — 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego — art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców
• Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowcy niebędącego pracownikiem — 2 lata po zakończeniu okresu nią objętego — art. 26e ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców (mimo że art. 26d ust. 3 nakazuje stosować art. 25 odpowiednio)
• Częstotliwość pobierania danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy — określona w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 581/2010 — polska ustawa liczby nie podaje; odczytaj ją w tekście rozporządzenia i potwierdź w źródle urzędowym — art. 48 ust. 1 ustawy z 5 lipca 2018 r. o tachografach; wcześniejsze rozporządzenie Ministra Transportu z 23 sierpnia 2007 r. (Dz. U. 2007 nr 159 poz. 1128) ma status „uznany za uchylony”
• Zgłoszenie zmiany danych pojazdu do organu wydającego zezwolenie — nie później niż 28 dni od dnia powstania zmiany — art. 14 ust. 1 w zw. z art. 7a ustawy o transporcie drogowym
• Okresowe badanie techniczne — reguła ogólna — corocznie — art. 81 ust. 5 Prawa o ruchu drogowym
• Okresowe badanie techniczne — autobus — przed upływem roku od pierwszej rejestracji, a następnie co 6 miesięcy — art. 81 ust. 9 Prawa o ruchu drogowym
• Dane, o które pyta — Planowana data uruchomienia monitoringu GPS · Na jakiej podstawie pracuje kierowca, którego pojazd ma być monitorowany? · Liczba zatrudnionych pracowników · Czy jesteś objęty układem zbiorowym pracy? · Czy zakładowa organizacja związkowa wystąpiła o wprowadzenie regulaminu pracy? · Data dopuszczenia do pracy nowego kierowcy (opcjonalnie)
• Tor dojścia przepisów do Twojego przypadku (Którym łańcuchem odesłań procedura monitoringu (albo jej brak) dociera do wskazanej podstawy współpracy.) · Instrument, w którym ustalasz cele, zakres i sposób (Wraz z podstawą prawną, z której ten wybór wynika.) · Najpóźniejsza data ustanowienia instrumentu (Przy regulaminie pracy biegnie osobny, dwutygodniowy termin wejścia w życie — przy obwieszczeniu go nie ma.) · Najpóźniejsza data uprzedzenia pracowników (Art. 22² § 7 k.p. — 2 tygodnie przed uruchomieniem. Jeżeli data wypada w przeszłości, kalkulator poda najwcześniejszą możliwą datę uruchomienia.) · Najpóźniejsza data oznaczenia pojazdów (Art. 22² § 9 k.p. — jeden dzień przed uruchomieniem; według UODO w postaci symbolu obrazkowego w widocznym miejscu w samochodzie.) · Termin dla nowego kierowcy (Art. 22² § 8 k.p., a przy regulaminie pracy dodatkowo art. 104³ § 2 k.p.) · Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) (Wynika z wykazu ogłoszonego przez Prezesa UODO, a nie z Twojej własnej oceny ryzyka.) · Okres przechowywania danych GPS (Kodeks pracy nie dostarcza tu żadnej liczby — kalkulator pokazuje, dlaczego.)
• Kalkulator odtwarza wyłącznie terminy zapisane wprost w przepisach wymienionych w sekcji z podstawami prawnymi i nie zastępuje analizy prawnej Twojego przypadku. Nie obejmuje obowiązków wynikających z układu zbiorowego pracy, z porozumień z przedstawicielami pracowników ani z regulaminu korzystania z pojazdów służbowych do celów prywatnych. Maksymalnych okresów pobierania danych z tachografu i kwot zdolności finansowej celowo nie wprowadzono — te liczby leżą w rozporządzeniach unijnych i należy je odczytać w ich tekstach.

Czy trzeba oznaczyć pojazd, skoro przepis mówi o pomieszczeniach i terenie?

• Przepis, który do Ciebie dociera, mówi: pracodawca „oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych" (art. 22² § 9 k.p.). Kabina ciężarówki nie jest żadną z tych dwóch rzeczy, a odesłanie z art. 22³ § 3 każe stosować ten przepis „odpowiednio".
• Poradnik UODO tłumaczy to na konkret i idzie dalej niż sama tabliczka. Obowiązek obejmuje umieszczenie w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będą monitorowane, „oraz jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp".
• Zauważ, że pytanie „jak długo przechowywane" wraca tu jako element oznaczenia — a Kodeks pracy, jak pokazano w punkcie 2 wyżej, żadnej liczby dla GPS nie dostarcza. Wypełnienie tego pola jest więc decyzją, którą podejmujesz Ty i którą musisz umieć obronić.
• Art. 22² § 10 k.p. dopowiada, że oznaczenie „nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679" — czyli nie zastępuje klauzuli informacyjnej. To dwa osobne obowiązki, wykonywane w dwóch różnych formach.

Co z lokalizacją poza godzinami pracy i przy jeździe prywatnej?

• To najbardziej ryzykowny obszar, bo dane zbierają się same, a granica przebiega w czasie, nie w technice.
• UODO opisuje mechanizm wprost: „Niejednokrotnie w trakcie monitorowania przy pomocy urządzeń lokalizujących pojazd pracodawca może uzyskać także dane o tym, jakim stylem jazdy porusza się dany kierowca, gdzie się zatrzymuje, gdzie tankuje, gdzie je. Istnieje zatem ryzyko, że za pomocą monitorowania lokalizującego pracodawca może uzyskać więcej informacji niż tego potrzebuje".
• I dalej, o pojeździe używanym także prywatnie: „W takiej sytuacji zbierając dane o pojeździe jednocześnie pracodawca pozyskuje informacje o pracowniku np. gdzie obecnie przebywa. Pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania takich danych chyba, że mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową np. z kradzieżą samochodu lub koniecznością ustalenia odpowiedzialności pracownika za uszkodzenie pojazdu".
• Rozwiązanie, które wskazuje organ, jest organizacyjne, nie techniczne: precyzyjne określenie, że samochód służbowy używany jest tylko do celów służbowych. „W innym wypadku należy dostosować lub zmienić regulamin wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. W takiej sytuacji należy uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie tych danych oraz wypełnić wobec niego obowiązek informacyjny".
• Warto zauważyć, na czym polega tu asymetria. Zgoda pracownika pojawia się dopiero jako łatka na sytuację, w której sam dopuściłeś jazdy prywatne. Prostszy tor — zakaz użytku prywatnego zapisany w polityce flotowej — usuwa problem, zanim powstanie, i nie opiera się na zgodzie, która w stosunku pracy bywa kwestionowana z powodu nierównowagi stron.

Czy monitoring lokalizacji kierowców wymaga oceny skutków (DPIA)?

• Tak, i nie jest to kwestia oceny własnej.
• Prezes UODO ogłosił, na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych w związku z art. 35 ust. 4 i 6 RODO, wykaz rodzajów operacji przetwarzania wymagających oceny skutków dla ochrony danych — komunikat z dnia 17 czerwca 2019 r., ogłoszony w Monitorze Polskim z 8 lipca 2019 r. pod poz. 666.
• W załączniku do komunikatu, pod pozycją 12 „Przetwarzanie danych lokalizacyjnych", wśród przykładów wymieniono wprost „Przetwarzanie danych lokalizacyjnych pracowników". Pozycja 3 wykazu brzmi węziej, niż bywa cytowana: dotyczy systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie z wykorzystaniem rozpoznawania cech lub właściwości obiektów — wśród jej przykładów wymieniono jednak wprost „Systemy monitorowania czasu pracy pracowników". Skrócenie tego nagłówka do samego „systematycznego monitorowania na dużą skalę" usuwa warunek miejsca publicznie dostępnego i rozszerza pozycję w wykazie, który ma skutki prawne. Podstawą dla floty jest pozycja 12.
• Praktyczna konsekwencja: ocenę skutków przeprowadza się przed rozpoczęciem przetwarzania, a nie po pierwszym incydencie. Przy harmonogramie z dwutygodniowym uprzedzeniem oznacza to, że DPIA musi być gotowa wcześniej niż komunikat do załogi — bo jednym z jej wyników może być ograniczenie zakresu, o którym ten komunikat ma informować.

Kto odpowiada, jeśli za kierownicą siądzie osoba bez uprawnień?

• Kodeks wykroczeń rozkłada tę odpowiedzialność na trzy różne osoby i trzy różne widełki, a najwyższa kwota trafia w miejsce, którego mało kto się spodziewa.
• Kierowca. Art. 94 § 1 k.w. — kto prowadzi pojazd mechaniczny, nie mając do tego uprawnienia, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny „nie niższej niż 1500 złotych". Górny pułap wynika z art. 24 § 1a k.w., który dla art. 94 § 1 przewiduje grzywnę do 30 000 zł. Art. 94 § 3 dokłada obligatoryjny zakaz prowadzenia pojazdów.
• Ten, kto dopuścił. Art. 96 § 1 pkt 2 k.w. — właściciel, posiadacz, użytkownik lub prowadzący pojazd, który dopuszcza do prowadzenia pojazdu osobę niemającą wymaganych uprawnień, podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny „nie niższej niż 1000 złotych". Tu art. 24 § 1a nie ma zastosowania, więc górną granicą pozostaje 5000 zł z art. 24 § 1 k.w.
• Dyspozytor — i to również nieumyślnie. Art. 96 § 2 k.w. rozciąga tę samą karę za czyny z § 1 pkt 1 i 3–6 oraz za nieumyślne dopuszczenie do prowadzenia pojazdu przez osobę bez wymaganych uprawnień na „dyspozytora pojazdu lub osobę, do której obowiązków należą jego czynności, a jeżeli takiej osoby nie wyznaczono – kierownika jednostki dysponującej pojazdem". Adresat jest tu ustalany łańcuchem, którego ostatnie ogniwo działa domyślnie: brak wyznaczonej osoby nie oznacza braku odpowiedzialnego, tylko przesuwa ją na kierownika.
• Ten, kto nie umie wskazać kierowcy. Art. 96 § 3 k.w. — kto wbrew obowiązkowi nie wskaże na żądanie uprawnionego organu, komu powierzył pojazd do kierowania lub używania w oznaczonym czasie, podlega karze grzywny. Art. 24 § 1a k.w. wymienia art. 96 § 3 wśród wykroczeń, za które grzywnę wymierza się w wysokości do 30 000 zł.
• Zestaw tych czterech norm obok siebie i zobacz, gdzie leży najwyższa kwota. Nie przy dopuszczeniu nieuprawnionego kierowcy (do 5000 zł), tylko przy niemożności odpowiedzi na pytanie, kto prowadził dany pojazd w danym czasie (do 30 000 zł). To jest dokładnie ten rekord, który powstaje albo nie powstaje w systemie zarządzania flotą — przypisanie kierowcy do pojazdu w oknie czasowym.

Jak często ciężarówka musi przechodzić badanie techniczne?

• Prawo o ruchu drogowym ustawia regułę ogólną, a potem robi wyjątek dla pojazdów lekkich — nie odwrotnie, jak często się zakłada.
• Reguła. Art. 81 ust. 5: okresowe badanie techniczne przeprowadza się corocznie, z zastrzeżeniem ust. 6–10.
• Wyjątek dla pojazdów lekkich. Art. 81 ust. 6 — schemat „3 lata, potem 5 lat, potem co 2 lata, potem co rok" dotyczy wyłącznie samochodu osobowego, samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, motocykla oraz przyczepy o DMC nieprzekraczającej 3,5 t. Ciężarówka powyżej 3,5 t nigdy w ten schemat nie wchodzi.
• Wyjęci z wyjątku. Ten sam ust. 6 wyłącza ze schematu, mimo mieszczenia się w limicie masy, m.in. pojazd przewożący towary niebezpieczne, taksówkę, pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu od 5 do 9 osób wykorzystywany do zarobkowego transportu drogowego osób, pojazd zasilany gazem, pojazd uprzywilejowany oraz pojazd używany do nauki jazdy lub egzaminu państwowego — te podlegają corocznym badaniom.
• Autobus. Art. 81 ust. 9: badanie przed upływem roku od dnia pierwszej rejestracji, a następnie co 6 miesięcy.
• Bez badań okresowych. Art. 81 ust. 10: przyczepa lekka, pojazd zabytkowy oraz samochód osobowy przeznaczony do zawodów sportowych. Pojazd zabytkowy wykorzystywany do zarobkowego transportu drogowego wraca jednak do badań corocznych.
• Termin badania jest jednym z tych, które w firmowym rejestrze pojazdów sąsiadują z terminem ważności polisy i legalizacji tachografu — i jedynym, który zmienia częstotliwość w zależności od DMC i przeznaczenia pojazdu, a nie od jego wieku.

Co zgłaszasz organowi, gdy dokładasz pojazd do floty?

• Ustawa o transporcie drogowym wiąże skład floty z uprawnieniem przewozowym, a termin jest krótszy, niż wynikałoby z rytmu pracy działu administracji.
• Wykaz pojazdów. Art. 7a ust. 7 u.t.d. — po uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego przedsiębiorca przedkłada organowi wykaz pojazdów zawierający: markę i typ, rodzaj/przeznaczenie, numer rejestracyjny, kraj rejestracji, numer VIN, wskazanie rodzaju tytułu prawnego do dysponowania pojazdem, dopuszczalną masę całkowitą oraz — to ostatni punkt i najbardziej podchwytliwy — „oświadczenie o wykorzystaniu pojazdu wyłącznie do transportu drogowego rzeczy pojazdem lub zespołem pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w przypadku gdy zgłoszonym pojazdem będzie wykonywany wyłącznie tego rodzaju transport".
• Słowo „wyłącznie" pada dwa razy w jednym punkcie i nie jest ozdobnikiem. Oświadczenie dotyczy pojedynczego, zgłoszonego pojazdu i tylko wtedy, gdy ten pojazd nie wykonuje transportu innego rodzaju. Flota mieszana nie jest tu przypadkiem trudnym — jest przypadkiem, w którym tego oświadczenia po prostu nie składasz dla pojazdów, które robią coś jeszcze.
• Termin na zmiany: 28 dni. Art. 14 ust. 1 u.t.d. — o zmianie danych, o których mowa w art. 7a (a więc i danych z wykazu pojazdów), przedsiębiorca zawiadamia organ „nie później niż w terminie 28 dni od dnia ich powstania". Zmiana numeru rejestracyjnego, VIN-u, tytułu prawnego czy DMC uruchamia ten sam zegar co zakup nowej ciężarówki.
• Zdolność finansowa liczona od pojazdu. Art. 14 ust. 3 u.t.d. — jeżeli zmiana polega na zwiększeniu liczby pojazdów, przedsiębiorca „jest obowiązany udokumentować zdolność finansową dla każdego zgłoszonego pojazdu samochodowego, zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009". Polska ustawa kwot nie podaje — art. 7b u.t.d. wskazuje jedynie, w jaki sposób dokumentuje się zdolność finansową i kto jest uprawniony do poświadczenia sprawozdań. Same kwoty w euro trzeba odczytać w art. 7 rozporządzenia 1071/2009 i tam też sprawdzić, czy niższa stawka dla pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 t obejmuje Twój przypadek. Ta strona tych kwot nie potwierdza — patrz sekcja o ograniczeniach.
• Sprawozdanie roczne do 31 marca. Art. 7a ust. 8 u.t.d. — po uzyskaniu zezwolenia przedsiębiorca przedkłada corocznie, w terminie do dnia 31 marca roku następnego, oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, bez względu na formę zatrudnienia, oraz informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych, bez względu na formę zatrudnienia, wykonujących operacje transportowe w roku poprzedzającym. Oświadczenia z ust. 3 pkt 3, 7 i 8, ust. 7 pkt 7 oraz ust. 8 pkt 1 składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (art. 7a ust. 6).

Czego wymaga od systemu zarządzania flotą każdy z tych obowiązków?

• Do tej pory strona pokazywała, którędy przepis dociera. Ta sekcja robi przekład, którego brakuje: każdy wiersz powyższej tabeli stawia systemowi jedno konkretne wymaganie — i to ono, a nie lista funkcji, decyduje przy wyborze. Wymagania wyprowadzone są wprost z tego, co odpada po drodze i co wchodzi w puste miejsce.
• Cele i zakres monitoringu (art. 22² § 6 k.p.) — Czego wymaga od systemu: Zapis daty i treści instrumentu, w którym ustalono cele — z wersjonowaniem | Co kosztuje jego brak: Przy sporze trzeba wykazać, co obowiązywało w dniu zdarzenia, a nie co obowiązuje dziś
• Uprzedzenie załogi (§ 7) i uruchomienie (§ 8) — Czego wymaga od systemu: Rejestr daty uprzedzenia per pracownik, oddzielony od daty startu zbierania danych | Co kosztuje jego brak: Dwa tygodnie liczy się od uprzedzenia konkretnej osoby; nowy kierowca w połowie wdrożenia ma własny termin (§ 9)
• Oznaczenie (§ 9 »odpowiednio«) — Czego wymaga od systemu: Rejestr oznaczenia per pojazd, z datą | Co kosztuje jego brak: Oznaczenie jest czynnością na rzeczy, nie na dokumencie: bez rejestru nie da się wykazać, że kabina była oznaczona przed startem
• Kierowca spoza stosunku pracy (art. 22¹h k.p.) — Czego wymaga od systemu: Rozdzielenie kierowców etatowych i B2B w polityce dostępu do danych | Co kosztuje jego brak: Cała procedura Kodeksu pracy do takiej osoby nie dociera; stosowanie jej „na wszelki wypadek" nie zastępuje podstawy z RODO
• Retencja (RODO art. 5 ust. 1 lit. e) — Czego wymaga od systemu: Konfigurowalny okres retencji per kategoria danych, nie jeden sztywny dla wszystkiego | Co kosztuje jego brak: Ten sam zapis może podlegać dwóm różnym terminom: jako dana lokalizacyjna i jako element ewidencji czasu pracy
• Powierzenie pojazdu (art. 96 § 3 k.w.) — Czego wymaga od systemu: Przypisanie kierowcy do pojazdu w oknie czasowym, nie „aktualny kierowca" | Co kosztuje jego brak: Odpowiedzialność dotyczy chwili powierzenia; pole z bieżącym przypisaniem nie odtwarza stanu sprzed pół roku
• Badanie techniczne (art. 81 P.r.d.) — Czego wymaga od systemu: Termin liczony od pierwszej rejestracji, z odrębną regułą dla pojazdów ciężarowych | Co kosztuje jego brak: Jeden wspólny cykl dla całej floty wygeneruje albo zbędne badania, albo przeterminowany pojazd
• Wykaz pojazdów (KREPTD) — Czego wymaga od systemu: Rozdzielenie floty zgłoszonej i eksploatowanej | Co kosztuje jego brak: Pojazd dostawiony i niezgłoszony jest w systemie widoczny jako normalny, a w rejestrze nie istnieje

• Żadne z tych ośmiu wymagań nie pojawia się w porównaniu funkcji, a wszystkie da się sprawdzić na demonstracji. Gdyby wybierać trzy pytania na próbę, byłyby to: przypisanie kierowcy do pojazdu w oknie czasowym, konfigurowalna retencja per kategoria, i rejestr daty uprzedzenia per pracownik. Wszystkie trzy zawodzą po cichu — wychodzą na jaw dopiero przy kontroli albo przy sporze.

Czym w tym wszystkim jest Logistivo — i czego nie robi?

• Logistivo jest platformą do prowadzenia zleceń transportowych i floty. Poniżej to, co w kodzie faktycznie istnieje, i — osobno — to, czego w nim nie ma, bo przy stronie o polskich przepisach druga lista jest ważniejsza od pierwszej.
• Co system robi z lokalizacją. Aplikacje kierowcy na iOS i Android raportują położenie w tle w odstępach 15-minutowych na POST /driver/location/store. Punkty trafiają do kolekcji MongoDB (LogistivoDriverLocation). Po stronie biura: GET /carrier/drivers/{id}/location-history zwraca okno domyślnie 7-dniowe, ograniczone parametrem do przedziału 1–90 dni i do 500 najnowszych punktów, oraz POST /carrier/drivers/{id}/request-location do zapytania na żądanie. Uwaga interpretacyjna: ograniczenie 90 dni jest limitem odczytu w tym jednym punkcie końcowym, a nie polityką usuwania danych — okres przechowywania, o którym mowa w punkcie 2 tej strony, pozostaje Twoją decyzją i Twoim wpisem w dokumentacji.
• Co system liczy z tych punktów. Codziennie o 23:40 zadanie drivers:snapshot-countries ustala kraj na podstawie ostatniego pingu danego dnia i zapisuje go do driver_country_days. Na tej podstawie działa silnik reguły 90/180 (SchengenStayCalculator) z osobnym stanem unknown dla okresów, w których pingów zabrakło — brak danych nie jest tam liczony jako nieobecność.
• Co system pilnuje w kartotece pojazdu. Tabele fleet_vehicles i fleet_vehicle_documents przechowują dokumenty z datą ważności; lista dopuszczonych typów obejmuje m.in. vehicle-inspection (badanie techniczne) i tachograph-calibration (legalizacja tachografu). GET /common/fleet/expiring-documents zwraca dokumenty wygasające w oknie domyślnie 120-dniowym (parametr 1–730 dni), a zadanie fleet:expiry-report wysyła co dwa tygodnie w poniedziałek e-mail z załącznikiem Excel. Zadania cykliczne są zaplanowane w strefie Europe/Istanbul.

• Czego system nie robi — i co przy polskich przepisach trzeba powiedzieć wprost:
• Nie pobiera ani nie analizuje danych z tachografu — W kodzie nie ma pobierania plików z karty kierowcy ani z jednostki pojazdowej, nie ma też liczenia czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków z rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Tachograf występuje wyłącznie jako typ dokumentu z datą ważności. Obowiązek z art. 48 ust. 1 ustawy o tachografach realizujesz poza tym systemem.
• Nie prowadzi ewidencji czasu pracy kierowcy — w rozumieniu art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców.
• Nie ma integracji z rejestrem SENT — W kodzie nie występuje przekazywanie danych geolokalizacyjnych do rejestru Szefa KAS, więc obowiązek z art. 10a ustawy SENT wypełnia osobny lokalizator albo zewnętrzny system lokalizacji.
• Nie wytwarza dokumentacji wdrożenia monitoringu — Nie ma generatora regulaminu pracy, obwieszczenia ani oceny skutków; warstwa dokumentów prawnych w konfiguracji jest zbudowana wokół tureckiego reżimu KVKK, nie wokół polskich wymogów z art. 22² i 22³ k.p.
• Nie prowadzi rejestru uprzedzeń i oznaczeń — Nie ma pola „data uprzedzenia pracownika" ani „data oznaczenia pojazdu", a to są dokładnie te dowody, które przydają się przy kontroli PIP.
• Plan kont jest turecki — Warstwa księgowa opiera się na tureckim Jednolitym Planie Kont; generatory e-faktur obejmują UBL BIS 3.0 / Peppol, Factur-X, FatturaPA oraz częściowo XRechnung (bez krajowej walidacji schematronem), a polskiego KSeF w kodzie nie ma.
• Interfejs jest tylko po turecku i po angielsku — Katalogi tłumaczeń zawierają wyłącznie tr i en. Ta strona jest po polsku, produkt nie jest.

• Cennik zależy od panelu, w którym się rejestrujesz, a różnica między panelami jest duża. Przewoźnik i agencja celna rejestrują się w panelach, dla których pakiety zaczynają się od 99 EUR miesięcznie, a dalej wynoszą 229 i 499 EUR. Zleceniodawca (właściciel ładunku) rejestruje się w panelu klienta, gdzie pakiety zaczynają się od 9 EUR miesięcznie. Rozliczenie jest miesięczne albo roczne, a okresy przesuwają się o miesiące kalendarzowe, nie o cykle 30-dniowe. Po stronie przewoźnika działa dodatkowo odliczenie zużyciowe: w chwili przyjęcia oferty pobiera się jeden kredyt za każdy pojazd (credit_charged = number_of_vehicle_needed).
• Powiązane strony w tym samym języku: giełda transportowa a weryfikacja przewoźnika oraz system WMS i system TMS.
• Stan prawny: sierpień 2026 r., na podstawie tekstów jednolitych udostępnianych przez Kancelarię Sejmu RP oraz publikacji Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Maksymalnych okresów wczytywania danych z rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010 oraz kwot zdolności finansowej z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 to opracowanie nie weryfikowało przy źródle — potwierdź je w tekstach tych rozporządzeń. To opracowanie nie jest poradą prawną.

Źródło

• Kancelaria Sejmu RP / ISAP — Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst ujednolicony, stan na 2026-07-28) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / ISAP — Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (tekst ujednolicony, stan na 2026-05-05) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19710120114/U/D19710114Lj.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / ISAP — Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (tekst ujednolicony, stan na 2026-03-03) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19970980602/U/D19970602Lj.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / ISAP — Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst ujednolicony, stan na 2026-04-17) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040920879/U/D20040879Lj.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / ISAP — Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst ujednolicony, stan na 2026-07-23) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20011251371/U/D20011371Lj.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / API ELI — Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach – tekst jednolity (Dz. U. 2024 poz. 1037) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1037/text.pdf
• Kancelaria Sejmu RP / API ELI — Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi – tekst jednolity (Dz. U. 2024 poz. 1218) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1218/text.pdf
• Monitor Polski / Kancelaria Sejmu RP — Komunikat Prezesa UODO z dnia 17 czerwca 2019 r. w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony (M.P. 2019 poz. 666) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/MP/2019/666/text.pdf
• Urząd Ochrony Danych Osobowych — Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców – rozdz. 4.3.3 „Monitorowanie przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS” — https://uodo.gov.pl/pl/file/1469
• Kancelaria Sejmu RP / API ELI — Status aktu: Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców (Dz.U. 2007 nr 159 poz. 1128) – „uznany za uchylony” — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/search?title=tachograf

Najczęściej zadawane pytania

Czy monitoring GPS pojazdu służbowego wymaga zgody pracownika?

Kodeks pracy nie buduje monitoringu na zgodzie. Art. 22³ § 4 k.p. dopuszcza inne formy monitoringu niż wizyjny i pocztowy, jeżeli są konieczne do realizacji celów z art. 22³ § 1 — organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania narzędzi. Zgoda pojawia się dopiero w sytuacji opisanej przez UODO: gdy samochód służbowy jest używany także prywatnie, a pracodawca chce przetwarzać dane z czasu wolnego. Prostszym torem jest zapisanie, że pojazd służy wyłącznie celom służbowym.

Ile czasu przed uruchomieniem GPS trzeba uprzedzić kierowców?

Najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem (art. 22² § 7 k.p., stosowany przez art. 22³ § 3 i § 4). Jeżeli zasady wpisujesz do regulaminu pracy, biegnie drugi, niezależny termin: regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 k.p.). Oznaczenie umieszczasz najpóźniej jeden dzień przed uruchomieniem (art. 22² § 9 k.p.).

Czy dane GPS trzeba usunąć po trzech miesiącach, tak jak nagrania z monitoringu?

Nie — i to jest częste nieporozumienie. Trzymiesięczny limit siedzi w art. 22² § 3 k.p., a art. 22³ § 3 k.p. odsyła wyłącznie do art. 22² § 6–10. Paragraf 3 nie jest objęty tym odesłaniem, więc do danych lokalizacyjnych nie dociera. Okres przechowywania wyznaczasz sam na podstawie zasady ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO i musisz go umieć uzasadnić celem monitoringu.

Czy przepisy o monitoringu z Kodeksu pracy dotyczą kierowcy na B2B lub na zleceniu?

Nie. Art. 22¹h k.p. rozciąga na osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy wyłącznie art. 22¹c–22¹f (kontrola trzeźwości i kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu) oraz przepisy wydane na podstawie art. 22¹g. Art. 22² i art. 22³ na tej liście nie występują. Wobec takiego kierowcy działa samo RODO, a instrument z art. 22² § 6 k.p. odpada, bo regulamin pracy dotyczy pracowników.

Czy monitoring lokalizacji kierowców wymaga oceny skutków dla ochrony danych?

Tak. W wykazie ogłoszonym komunikatem Prezesa UODO z 17 czerwca 2019 r. (M.P. 2019 poz. 666), wydanym na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych w związku z art. 35 ust. 4 i 6 RODO, pozycja 12 obejmuje przetwarzanie danych lokalizacyjnych i wskazuje wprost przykład „Przetwarzanie danych lokalizacyjnych pracowników”. Ocenę przeprowadza się przed rozpoczęciem przetwarzania.

Gdzie w polskim prawie znajdę, jak często sczytywać dane z tachografu?

Nigdzie — polska ustawa liczby nie podaje. Art. 48 ust. 1 ustawy z 5 lipca 2018 r. o tachografach odsyła do rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010. Wcześniejsze rozporządzenie Ministra Transportu z 23 sierpnia 2007 r. (Dz. U. 2007 nr 159 poz. 1128), które te okresy zawierało, ma w ISAP status „uznany za uchylony”. Maksymalne okresy odczytaj bezpośrednio z rozporządzenia 581/2010.

Kto odpowiada, jeśli kierowca bez uprawnień wyjedzie firmowym pojazdem?

Kierowca odpowiada z art. 94 § 1 k.w. — grzywna nie niższa niż 1500 zł, do 30 000 zł na podstawie art. 24 § 1a k.w., z obligatoryjnym zakazem prowadzenia pojazdów. Ten, kto dopuścił, odpowiada z art. 96 § 1 pkt 2 k.w. — grzywna nie niższa niż 1000 zł, do 5000 zł. Art. 96 § 2 k.w. obejmuje także nieumyślne dopuszczenie i wskazuje dyspozytora pojazdu, osobę, do której obowiązków należą jego czynności, a gdy takiej osoby nie wyznaczono — kierownika jednostki dysponującej pojazdem.

Jak długo przechowuje się ewidencję czasu pracy kierowcy?

Zależy od podstawy współpracy. Dla kierowcy-pracownika art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców przewiduje 10 lat po zakończeniu okresu objętego ewidencją. Dla przedsiębiorców z art. 1 pkt 1a i osób z art. 1 pkt 1b art. 26d ust. 3 nakazuje stosować art. 25 odpowiednio, ale art. 26e ust. 1 skraca okres do dwóch lat. Ten sam rodzaj zapisu, dwie różne liczby.

Jak często ciężarówka powyżej 3,5 t przechodzi badanie techniczne?

Corocznie. Reguła ogólna z art. 81 ust. 5 Prawa o ruchu drogowym przewiduje badanie co rok, a łagodniejszy schemat z ust. 6 (3 lata, potem 5 lat, potem co 2 lata, potem co rok) dotyczy wyłącznie samochodu osobowego, samochodu ciężarowego o DMC do 3,5 t, motocykla i przyczepy do 3,5 t. Autobus podlega badaniu przed upływem roku od pierwszej rejestracji, a następnie co 6 miesięcy (art. 81 ust. 9).

W jakim terminie zgłasza się dołożenie pojazdu do floty?

Nie później niż w terminie 28 dni od dnia powstania zmiany (art. 14 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym), bo dane pojazdu należą do wykazu z art. 7a. Przy zwiększeniu liczby pojazdów dochodzi obowiązek udokumentowania zdolności finansowej dla każdego zgłoszonego pojazdu zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 (art. 14 ust. 3).

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch).