Cómo elegir software para una empresa de transporte: qué probar sobre el terreno

Una guía práctica de selección para propietarios de flotas, transitarios y pequeños y medianos operadores de transporte: dónde se rompe realmente el software en tu flujo diario, qué probar en una demo y cómo, y la verdadera estructura de costes de los cuatro enfoques disponibles. La publica Logistivo, y dónde se sitúa nuestro propio producto se explica abiertamente en una sección aparte. La respuesta corta para un transportista que elige software: compra el sistema que mantenga en un único registro la cadena que más repites. En el transporte por carretera esa cadena es fija: solicitud, cotización, trabajo ganado, vehículo y conductor asignados, documentos generados, frontera cruzada, mercancía entregada, factura emitida y cobro realizado. Si un producto se rompe en algún punto intermedio, WhatsApp y las hojas de cálculo volverán a llenar el hueco, y la licencia que pagas solo habrá añadido un sitio más donde teclear los mismos datos. Los transportistas suelen decidir sobre dos ejes engañosos: la longitud de la lista de funciones y lo bien que se ve el seguimiento de vehículos en un mapa. Lo que decide el resultado sobre el terreno es otra cosa: si el conductor va a usar de verdad esa pantalla, si las tarifas y los nombres de los clientes le quedan cerrados, cuántas veces se vuelven a escribir en un día el mismo peso y el mismo número de bultos, y si el trabajo cedido a un subcontratista sigue siendo visible para ti. Esta guía la publica Logistivo, así que léela como franca, no como neutral: los criterios que siguen están escritos en torno a lo que pasa sobre el terreno y no en torno a ningún producto concreto, y dónde se sitúa Logistivo en esta comparativa —incluido lo que no hace— se explica en su propia sección. Usa el flujo de trabajo, los criterios y la comparativa de los cuatro enfoques para puntuar tu propia operación, y haz cualquier demo con tu expediente más difícil, no con los datos de ejemplo bien ordenados del proveedor.

Pasos del flujo de trabajo y lo que debe hacer el software

• Llega una solicitud: de un cliente, de tu red o de una hoja de licitación — En una sola mañana el trabajo llega por tres canales a la vez: una llamada de un cliente habitual, una solicitud que una empresa de tu red envía por el sistema y una lista de rutas que hay que rellenar para un acuerdo anual. Cuál miras primero lo deciden los vehículos que tienes libres ese día y las rutas que realmente haces. Las solicitudes entrantes reunidas en una sola lista; filtrado por ruta, país y tipo de equipo; un aviso instantáneo al equipo cuando llega algo nuevo. Para precios estacionales en varias rutas, introducción masiva de cotizaciones desde una hoja de cálculo. El trabajo adecuado se detecta tarde en la lista, el cliente espera sin respuesta y el camión vuelve vacío. Las listas de rutas extensas son demasiado pesadas de rellenar a mano, así que ese trabajo ni siquiera llega a cotizarse.
• Se calcula el precio y sale la cotización — La tarifa por vehículo, los costes de frontera y aduanas y la posibilidad de una carga de retorno se suman en la cabeza de alguien, y la cifra se da por teléfono o por correo electrónico. Cuando el cliente negocia aparece una segunda cifra, a veces una tercera, y deja de estar claro cuál vale. La tarifa por vehículo y el ingreso total visibles en la misma pantalla; la cotización revisable, con la cifra anterior anulada automáticamente al revisarla; un registro de quién cotizó qué y cuándo, y una tasa de éxito medida. El cliente no sabe qué cifra es la vigente, y el precio aceptado no coincide con lo que acaba en la factura. Nunca sabes qué ruta da dinero ni qué porcentaje de tus cotizaciones ganas, así que la estrategia de precios sigue siendo cuestión de intuición.
• Se gana el trabajo: se emparejan cabeza tractora, semirremolque y conductor, o se subcontrata — Emparejas una cabeza tractora libre, un semirremolque adecuado y un conductor que puede hacer esa ruta. Cuando no hay ningún vehículo adecuado disponible, todo el trabajo o parte de él pasa a un transportista que conoces, y la coordinación vuelve al teléfono. Comprobaciones en el momento de asignar: ¿son válidos los documentos del conductor?, ¿le quedan suficientes días en el extranjero?, ¿está ya asignado a otro viaje en esas fechas? Al subcontratar, seguir viendo el avance mientras la información del cliente y de la tarifa queda cerrada al subcontratista. El mismo conductor queda asignado a dos viajes; un conductor con el visado caducado sale y lo rechazan en la frontera. El trabajo subcontratado cae en el «ya salió, esperando noticias», y la respuesta que das a tu cliente depende de que el subcontratista conteste al teléfono.
• Carga y documentación: albarán de entrega, carta de porte CMR, lista de bultos, declaración de exportación — En el punto de carga se fijan el número de bultos, el peso y el embalaje, y los mismos datos se escriben por separado en el albarán de entrega (irsaliye en Turquía), la carta de porte, la lista de bultos y la factura. En el transporte internacional por carretera la carta de porte CMR viaja con la mercancía; por regla general se extiende en tres ejemplares originales y la firman el remitente y el transportista. Según el Convenio CMR, el remitente responde en general de la exactitud de los datos consignados en la carta de porte, incluidos los nombres de las partes, el número de bultos, el peso y la descripción de la mercancía, mientras que el papel del transportista es comprobar el número de bultos, las marcas y el estado aparente de la mercancía y formular reservas cuando sea necesario. La carta de porte y los demás documentos generados a partir de un solo registro de carga; que el conductor pueda adjuntar fotos de documentos desde su teléfono en el momento de la carga; señalización automática de cualquier diferencia de peso, número de bultos o nombre de las partes entre documentos. Como el mismo dato se teclea a mano en varios documentos, se desvía en algún punto, y la desviación suele descubrirse en la frontera o en el banco. La foto tomada sobre el terreno desaparece dentro de un chat de grupo, y la oficina se pone a buscarla semanas después.
• Frontera, tránsito y esperas en aduana — La declaración de exportación suele presentarse en la aduana competente del lugar donde se encuentra la mercancía, aunque la aduana competente varía según el país, el procedimiento y las simplificaciones que se apliquen. Después el vehículo viaja hasta la frontera con esos documentos. En la frontera se hacen las formalidades de salida, se tramita el documento de tránsito (una declaración T1 o un cuaderno TIR) cuando se exige y se revisa la documentación. Si aparece una incoherencia o falta un documento, la espera se mide en horas y los costes de estadía y de retraso se acumulan sin que nadie los haya previsto. Una comprobación de coherencia entre documentos antes de que salga el envío; que el agente de aduanas pueda incorporarse como parte al mismo expediente; poder consultar antes de la salida el código de mercancía (código HS) frente a los aranceles y las medidas comerciales del país de destino; recuento automático del cupo de 90/180 días de Schengen del conductor. El documento que falta se descubre en la frontera; el vehículo espera, el coste se sale del plan y la fecha de entrega dada al cliente se retrasa. Un derecho adicional que nadie detectó convierte en pérdida un viaje que creías rentable, y a un conductor que ha agotado su cupo de días se le deniega la entrada.
• Seguimiento en ruta e información al cliente — El cliente pregunta «¿dónde está el camión?» una o dos veces al día; llamas al conductor, el conductor está en la carretera y la respuesta se retrasa. A lo largo de un día, la misma información se explica tres veces a tres personas. La ubicación vinculada al registro de la carga que se transporta, no al vehículo; cada cambio de estado guardado con fecha y hora; que el cliente pueda verlo desde su propia pantalla o desde un enlace compartido; la correspondencia guardada por carga y, cuando haga falta, traducida automáticamente. El día se va en dar actualizaciones de estado. En una disputa no puedes demostrar dónde estaba el vehículo ni cuándo; un mensaje en un idioma extranjero se malinterpreta y el camión va a la dirección equivocada.
• Entrega, prueba de entrega (POD) y devolución del equipo — Se descarga la mercancía, se recogen la copia firmada de la carta de porte y la prueba de entrega, y el semirremolque se vacía o se deja con la otra parte. Las discusiones por daños suelen empezar justo en este punto, y la responsabilidad queda sin demostrar. Que el conductor pueda adjuntar la prueba de entrega a la carga directamente desde su teléfono; la hora y el lugar de entrega registrados automáticamente; un registro fotográfico de entrega y recepción cuando un semirremolque cambia de manos, con seguimiento de la ventana de responsabilidad. La carta de porte firmada llega a la oficina semanas después; hasta entonces no se puede emitir la factura, y el cobro se retrasa. Como nadie puede demostrar en qué fase se produjo el daño, la deducción suele cargarse injustamente al último conductor.
• Liquidación, facturación, cobro y cierre contable — Termina el viaje y se emite la factura del flete; se descuentan la liquidación del subcontratista y los gastos del conductor. El cliente paga a plazo o no paga, y en la mayoría de las empresas toda esta fase se lleva en un programa completamente distinto. La factura generada a partir del registro de la carga; el saldo de la cuenta y la antigüedad de los saldos por cobrar actualizándose solos al marcar un cobro; compatibilidad con el formato de factura electrónica que acepta el sistema de tu cliente de la UE; los gastos del conductor imputados a la parte correcta. La misma cifra se teclea tres veces en operaciones, facturación y contabilidad, y los errores se acumulan. Los cobros vencidos crecen sin que nadie lo note y rompen el flujo de caja; una factura transfronteriza rechazada por motivos de formato alarga el cobro durante meses.

Criterios de selección

• El núcleo de tráfico: comprobar en el momento de asignar si el conductor y el vehículo pueden hacer el viaje — La jornada de un transportista consiste en decidir quién conduce qué y adónde. Si un sistema se limita a registrar esa asignación, está llevando un libro de registro; si comprueba la validez de los documentos del conductor, los días que le quedan en el extranjero y la disponibilidad del vehículo mientras asignas, está haciendo planificación de tráfico. La diferencia entre ambas cosas es un camión que tiene que dar media vuelta en una frontera cuando ya había salido de la base. Da de alta a un conductor cuyo visado caduque pronto y al que casi no le queden días disponibles en el extranjero, y luego intenta asignarlo a un viaje nuevo: ¿aparece el aviso en la propia pantalla de asignación o tienes que abrir una página de documentos aparte para verlo? Repite la prueba con un segundo viaje cuyas fechas se solapen y anota exactamente lo que dice el sistema.
• El paso de campo que un conductor puede completar sin preguntar a nadie — La mayor parte de los datos del transporte se generan al volante: confirmación de carga, fotos de documentos, ubicación, prueba de entrega. Si el conductor no puede completar ese paso solo, los datos llegan a la oficina tarde, incompletos o nunca, y el equipo de operaciones se pasa el día recogiéndolos por teléfono. La interfaz del conductor es la partida más infravalorada del software para transportistas y la que más proyectos hunde. Instala la cuenta demo en el teléfono de uno de tus conductores y, sin estar a su lado ni irle explicando los pasos, pídele que pase una carga a «cargado» y adjunte una foto de la carta de porte CMR. ¿Consigue terminarlo solo al primer intento? Anota dónde se atasca, porque ese paso se repetirá en todos y cada uno de los viajes.
• Datos comerciales cerrados al conductor y al personal de campo — En el momento en que das una cuenta a un conductor para que actualice una carga, la mayoría de los sistemas también le abren tus tarifas de flete, tu lista de clientes y tu correspondencia. Una vez que esa información sale del edificio, no vuelve, y suele acabar en manos de tu competidor más cercano. Aquí la separación de permisos no es una función avanzada; para un transportista es la condición de entrada. Entra en la demo con una cuenta de conductor y busca a propósito: tarifa del flete, nombre de la empresa cliente, saldo de la cuenta, chats de la oficina. Si puedes ver una cifra o el nombre de un cliente en cualquier pantalla, ese sistema está dejando escapar tu cartera comercial.
• La ubicación vinculada al registro de la carga, no solo al vehículo — El cliente de un transportista pregunta «¿dónde está mi envío?», y esa pregunta solo se puede responder si la ubicación está vinculada al registro de esa carga. Cuando la ubicación vive en un mapa aparte, no hay ninguna respuesta que puedas compartir con el cliente y el momento de la entrega tampoco queda registrado nunca. Si ya usas equipos embarcados en la cabina, la pregunta pasa a ser: ¿se pueden vincular esos datos al registro del viaje, y de qué forma? Abre una carga en la demo, asígnale un vehículo y construye tú mismo la vista del cliente: si hay un enlace para compartir, ábrelo en tu propio teléfono sin iniciar sesión; si no, invita a la demo a un segundo usuario con permisos de cliente y mira desde esa ventana. ¿Puedes ver la ubicación y el estado de esa carga, pero no la tarifa ni a tus otros clientes? Comprueba también si la hora y el lugar de «entregado» se registran automáticamente.
• La aritmética de la cotización: tarifa por vehículo, revisiones y un historial de cotizaciones ganadas y perdidas — En el transporte por carretera el precio suele hablarse por vehículo y luego cambia una o dos veces durante la negociación. Si el software solo guarda una cifra total, el precio aceptado y el importe facturado acabarán separándose, y nunca sabrás cuánto deja cada ruta. Un proceso comercial sin una tasa de éxito medida es un proceso comercial llevado a ojo. Cotiza una solicitud de tres vehículos con precio por vehículo y luego revisa el precio. Comprueba tres cosas a la vez: ¿se actualiza solo el ingreso total?, ¿queda anulada automáticamente la cotización anterior?, ¿ve la otra parte una única cifra vigente?
• Documentos generados a partir de un solo registro, con una comprobación de coherencia antes de la salida — En el transporte internacional por carretera la carta de porte viaja con la mercancía, y el mismo peso, el mismo número de bultos y los mismos datos de las partes se escriben también en la factura, la lista de bultos y el albarán de entrega (irsaliye en Turquía). Si copias esa información a mano, se desviará en algún punto, y la desviación se descubre en la frontera o en el banco. Generar la documentación a partir de un solo registro corta esa desviación de raíz; cuánto tiempo y cuántas correcciones te ahorra realmente es algo que solo puede decirte tu propio volumen de documentos. Sube una factura y una lista de bultos reales de tu propio archivo y cambia a propósito el número de bultos en una de ellas: ¿detecta el sistema la diferencia antes de que tú la señales? Después intenta generar la carta de porte CMR a partir del mismo registro de la carga sin volver a teclear ningún dato.
• Visibilidad y un muro de información cuando el trabajo pasa a un subcontratista — Cuando te quedas sin capacidad, pasas trabajo a otro transportista, y en ese momento hacen falta dos cosas a la vez: seguir viendo su avance y que él no vea a tu cliente ni tu tarifa. La mayoría del software o no lo contempla o lo plantea como «un segundo cliente». Si trabajas con flota propia y nunca subcontratas, baja el peso de este criterio; si cedes una parte importante de tu trabajo, súbelo a crítico. Pasa parte de una carga a un segundo transportista y mira desde su cuenta. El resultado correcto es este: el subcontratista no debe ver a tu cliente ni la tarifa que le cotizaste a ese cliente, mientras que tú debes ver sus actualizaciones de estado sin tener que llamarlo por teléfono.
• Calendario de vencimientos y avisos proactivos para los documentos de vehículos y conductores — Los seguros, las inspecciones técnicas, los pasaportes, los visados y las tarjetas de cualificación profesional caducan sin hacer ruido, y donde te das cuenta suele ser un paso fronterizo o un control en carretera, momento en el que el viaje se cancela. Guardar esas fechas no basta: el sistema tiene que venir a avisarte. Un aviso que solo ves cuando abres la pantalla no cuenta como seguimiento. Introduce un visado de conductor y una inspección de vehículo que caduquen dentro de dos semanas, luego cierra sesión y espera unos días. ¿Te llega el aviso por sí solo, por correo electrónico o por notificación, o tienes que ir a buscarlo?
• Liquidación, facturación, cobro y cierre contable sobre el mismo registro — En el transporte el dinero se gana al cobrar, no al terminar el viaje, y entre ambos momentos están la factura del flete, la liquidación del subcontratista y los gastos del conductor. Si la operación vive en un programa y la facturación y la contabilidad en otro, la misma cifra se teclea dos o tres veces, los errores se acumulan y los cobros vencidos crecen sin que nadie lo note. Si tienes clientes en la UE, emitir la factura en el formato de factura electrónica que acepta tu cliente influye directamente en lo rápido que cobras. Emite una factura a partir de una carga completada en la demo y márcala como cobrada. ¿Se actualizan el saldo de la cuenta y la antigüedad de los saldos por cobrar con esa única acción, o acabas introduciendo el mismo importe otra vez en una pantalla de contabilidad?

Comparativa de los enfoques

• Coordinación manual por teléfono, WhatsApp y hojas de cálculo — Pequeños operadores que trabajan una sola ruta, hacen unos pocos viajes al mes y conocen cada vehículo y cada conductor por su nombre; también negocios estacionales cuya operación está parada buena parte del año. Mientras todos sigan conociéndose, la flexibilidad compensa la carga de trabajo añadida. El coste se acumula en personas y en errores, no en licencias: un camión parado en una frontera, una factura emitida tarde, un cobro vencido que nadie detectó y el personal de operaciones adicional que contratas a medida que creces. Nada de eso aparece como partida del presupuesto, y precisamente por eso parece gratis.
• Software de uso general más un sistema de hojas de cálculo (programa de contabilidad, módulo de ERP, plantillas) — Empresas que ya tienen resuelta la parte contable e intentan meter el transporte en el mismo programa; o negocios con un responsable de operaciones al que le gusta construir hojas de cálculo y quiere dar forma al proceso a mano. La línea de la suscripción parece barata; el gasto real es el tiempo de quien construye las hojas y las repara cada vez que se rompen. Ese trabajo nunca se factura, así que nunca se mide, y cuando esa persona se va, el coste de reconstruir todo el montaje llega de golpe.
• Herramientas puntuales de un solo propósito (solo seguimiento de vehículos, solo archivo de documentos, solo contabilidad) — Transportistas cuyo problema está en un único sitio: todo funciona salvo la ubicación de los vehículos, por ejemplo, o lo único que se desmorona es el archivo de cartas de porte y facturas. También tiene sentido si aceptas mover datos a mano entre herramientas o puedes liberar a una persona para hacer exactamente eso. Cada herramienta supone una suscripción aparte, un contrato aparte y una línea de soporte aparte, más las horas que se pasan trasladando datos a mano entre ellas. No decidas por intuición: pon en una tabla las cuotas mensuales, el tiempo de traspaso y las fechas de renovación de las herramientas que ya usas, y compara ese total con el presupuesto de una única plataforma integral.
• Plataforma integral de gestión del transporte (TMS) — Transportistas y transitarios que repiten las mismas rutas una y otra vez, con flota propia, con subcontratistas o con ambos, y que hacen trabajos internacionales o con varias paradas. Si ves que, a medida que suben los viajes, el departamento de tráfico se atasca en llamadas telefónicas, esta es tu columna. Conseguir que los conductores usen una app es una condición previa. El gasto visible es una suscripción más el esfuerzo de puesta en marcha y formación; lo que de verdad decide la respuesta no es la forma del modelo de precios, sino la cifra que ese modelo produce con tu volumen. Pide presupuesto del mismo producto dos veces, una con el volumen real del año pasado y otra con tu escenario de crecimiento; solo al final de esas dos cuentas queda claro qué sale más barato: el precio por usuario, por vehículo, por carga o el paquete fijo.

Errores de compra habituales

• Dejar desconectados los datos telemáticos y el registro del viaje — Los equipos de seguimiento instalados en la cabina, los tacógrafos y los sensores de combustible hacen un trabajo real en el transporte por carretera: los datos del tacógrafo sirven para el cumplimiento de los tiempos de conducción y descanso, un sensor de nivel ayuda cuando se sospechan pérdidas de combustible, y el hardware mantiene la continuidad de la ubicación cuando el teléfono del conductor está apagado o sin batería. El problema es que esos datos nunca se unen al registro del viaje: el mapa está en una pantalla y el estado y la documentación de la carga en otra, y la oficina se pasa el día juntándolos. No plantees la decisión como «telemática o software de transporte». Pregunta a ambos candidatos si pueden vincular los datos de tus dispositivos actuales al registro de esa carga, y de qué forma.
• Comprar una interfaz de campo que tu conductor nunca va a usar — Las pantallas de oficina impresionan en una demo, porque la demo la enseña una persona de oficina a otra persona de oficina. Sin embargo, la mayor parte de los datos del transporte se generan al volante, y si la parte del conductor es poco práctica, la mitad de campo del sistema nunca se llena: ni ubicación, ni fotos de documentos, ni hora de entrega, y la oficina recoge los datos por teléfono exactamente igual que antes. Hasta el paso del alta importa, porque un proceso largo de registro y contraseña puede acabar con la adopción por sí solo. Pon a prueba la decisión con tu conductor más reacio, no con el más entusiasta, e intenta que complete un viaje sin estar a su lado ni irle explicando los pasos.
• No recalcular el modelo de precios con tu propio volumen — Hay cuatro modelos habituales y ninguno es bueno o malo por sí mismo. El precio por usuario es el más barato en un equipo pequeño, sube a medida que el equipo crece y puede empujar a las empresas a compartir un mismo acceso. El precio por vehículo reduce tu gasto automáticamente cuando la flota se reduce y lo aumenta cuando crece. El precio por carga traslada el riesgo al proveedor en temporada baja, se lleva una parte mayor en un mes de mucho trabajo y puede desdibujar tu propio coste mientras cotizas. Un paquete fijo no penaliza el crecimiento, pero tiene el coste unitario más alto con poco volumen. La medida no es la forma del modelo, sino el total a doce meses: pide precio a cada candidato dos veces, una con el volumen real del año pasado y otra con tu escenario de crecimiento, y pon en la misma tabla la puesta en marcha, la formación, la migración de datos, los módulos adicionales y el nivel de soporte.
• Adoptar un software sin dejar atrás el método antiguo — El error de migración más habitual es comprar el sistema y seguir llevando el trabajo de campo y la documentación en un chat de grupo. Dos registros paralelos nunca se convierten en dos registros completos: los dos acaban a medio llenar, nadie sabe cuál es el correcto y a final de mes ninguno inspira confianza. Fija una fecha de corte: a partir de ella, el estado, las fotos y los documentos de cualquier viaje nuevo viven solo en el sistema, y el chat de grupo queda como canal de comunicación, no como almacén de registros. En las empresas que nunca anuncian esa regla con claridad, el sistema nuevo suele convertirse en un segundo archivo en cuestión de semanas.
• Descubrir después que no puedes sacar tus datos — Las empresas estudian lo fácil que es entrar y no miran la puerta de salida. Cuando, años después, quieres cambiar de sistema, necesitas tres cosas distintas: el historial operativo, los movimientos contables y de facturas, y el archivo de documentos subidos. En la mayoría de los sistemas las dos primeras se pueden volcar a una tabla, pero miles de imágenes de cartas de porte y facturas no se pueden descargar en bloque, lo que hace imposible marcharse en la práctica, no en la teoría. Antes de firmar, pide por escrito el formato, el alcance y el precio de las tres, y haz una pequeña exportación en la cuenta demo.
• Ver la demo con los datos preparados del proveedor — En un conjunto de datos de demo preparado todo funciona: las direcciones están limpias, los documentos cuadran, el conductor colabora. Tu operación no es así. Tienes direcciones a medio escribir, listas de bultos hechas a mano, números de bultos que cambian después de cargar y una carta de porte que aparece dos días más tarde. Así que no mires la demo: úsala. Elige el expediente más problemático del mes pasado, sube sus documentos reales, asigna a tu conductor real y lleva el proceso hasta el final. Solo descubres dónde se rompe un candidato si lo alimentas con tus propios datos desordenados.

Preguntas frecuentes

¿De verdad necesita software una empresa de transporte? ¿A partir de cuántos vehículos?

El umbral no es el número de vehículos, sino los viajes y los traspasos por unidad de tiempo. Una empresa que hace viajes intensivos con pocos vehículos puede soportar más carga de coordinación que otra que hace viajes ocasionales con muchos. La medida práctica es cuántas llamadas hacen falta para organizar un viaje y en cuántos sitios distintos se escribe la misma información. Si buena parte de tu jornada se va en responder «¿dónde está el camión?», «¿han llegado los documentos?», «¿se ha facturado?», registra ese tiempo durante una semana, multiplícalo por tu coste de personal y compáralo con la cuota mensual de un candidato. El tamaño de la flota, por sí solo, no te dice nada.

¿Qué es un TMS y en qué se diferencia de un software de seguimiento de flotas?

Un TMS, o sistema de gestión del transporte, gestiona la vida comercial y operativa de un viaje: solicitud, cotización, aceptación del trabajo, asignación de vehículo y conductor, documentos, estado, prueba de entrega, liquidación y facturación. El software de seguimiento de flotas sigue la ubicación, la velocidad y el historial de rutas del vehículo. Uno responde a «¿dónde está el camión?»; el otro, a «¿dónde está el trabajo?». Están en capas distintas y no se sustituyen entre sí, y muchas empresas usan los dos. Lo que decide el valor es si los datos de ubicación se pueden vincular a un registro de carga concreto.

Ya tengo equipos de seguimiento de vehículos. ¿Sigo necesitando un software de transporte?

No hace falta tirar el hardware; la cuestión es si esos datos se pueden vincular a un registro de viaje. Hay cosas que el hardware hace realmente mejor: el cumplimiento de los tiempos de conducción y descanso a partir de los datos del tacógrafo, la vigilancia de las pérdidas de combustible con un sensor de nivel y la continuidad de la ubicación cuando el teléfono del conductor está apagado o sin batería. Lo que el dispositivo no puede saber es la parte comercial, es decir, de quién es la mercancía, a qué tarifa se contrató, si la documentación está completa y si se ha emitido la factura. Pregunta a cualquier candidato si puede incorporar los datos de tu dispositivo y en qué forma; si no puede, la oficina seguirá juntando dos pantallas.

Mis conductores no son muy técnicos. ¿De verdad van a usar una app móvil?

Lo que decide la adopción no es la afición del conductor por la tecnología, sino cuántos toques necesita la app para hacer un trabajo. Si la parte del conductor está construida en torno a una sola pantalla, botones grandes y actualizaciones de estado con un solo toque, la adopción es alta; si exige navegar por menús, rellenar formularios y un registro largo, el uso se desploma rápidamente. Ten en cuenta también el paso del alta, porque un proceso largo de contraseña y verificación puede hundir la adopción por sí solo. Antes de comprar, elige a tu conductor más reacio, deja que pruebe la demo y que decida su resultado.

No tengo camiones propios; trabajo como transitario con subcontratistas. ¿Me sirve un TMS?

Sí, pero el centro de gravedad cambia. Para un transitario sin flota, el módulo de asignación de vehículos y conductores es secundario; lo que importa es conseguir capacidad, la visibilidad sobre el trabajo subcontratado, la cadena documental y la disciplina contable. Fíjate en cuatro cosas: cuando cedes un trabajo, ¿puedes ver el avance del subcontratista sin llamarlo?, ¿se le ocultan el nombre de tu cliente y tu precio de venta?, y ¿el importe que cobras y el que le pagas a él aparecen uno junto a otro en el mismo registro? Si eso funciona, el sistema te sirve sin un solo camión en tus libros.

¿Cuánto cuesta un software de transporte y en qué se diferencian los modelos de precios?

Dar una sola cifra o un rango te induciría a error, porque la mayoría de los productos no publican precios de lista y los presupuestos se construyen en función de usuarios, vehículos, módulos y nivel de servicio. Compara en cambio con cuatro modelos: por usuario, por vehículo, por carga o transacción, y paquete fijo. Pide a cada candidato un presupuesto por escrito para el mismo escenario, es decir, tu número de vehículos, tu número de usuarios y tus viajes mensuales, y luego pon en fila los totales a doce meses. Pregunta aparte por las partidas invisibles: puesta en marcha, formación, migración de datos, módulos adicionales, nivel de soporte y cualquier cargo por exportar tus datos cuando termine el contrato.

¿Tengo que dejar mi programa actual de contabilidad y facturación electrónica?

No necesariamente, pero decide desde el principio quién lleva los datos de un sistema a otro. En la práctica hay tres vías: el software de transporte emite la factura y la envía a contabilidad; el programa de contabilidad sigue siendo el registro maestro y el lado del transporte solo prepara la liquidación; o los dos tienen alcance completo y uno de ellos se desactiva. El peor resultado es el montaje que nadie decidió, en el que la misma factura se teclea a mano en los dos sitios. No empieces la migración antes de tomar esa decisión.

¿Cuánto se para la operación al pasar a un software y cómo se hace?

Si se hace bien, la operación no se para, porque la migración empieza desde hoy y no desde el histórico. La vía práctica es esta: no intentes trasladar el archivo antiguo; abre los viajes nuevos en el sistema nuevo y termina los trabajos en curso a la manera antigua. En la primera fase elige una ruta o unos pocos vehículos como piloto, pasa a esos conductores a la app y luego amplía el alcance. Fija una única fecha de corte para los saldos de las cuentas y las facturas pendientes. Lo crítico es no mantener vivas para siempre las dos formas de trabajar.

¿Qué debería pasar en el software cuando subcontrato un trabajo?

Dos cosas a la vez: tú sigues viendo y él no. El subcontratista solo debe ver el tramo que se le ha cedido, las direcciones y la tarifa que acordaste con él; la identidad de tu cliente, la tarifa que le diste a ese cliente y toda la demás correspondencia deben quedarle cerradas. Tú, en cambio, debes ver sus actualizaciones de estado, los documentos que sube y la prueba de entrega sin hacer ninguna llamada. Además, lo que cobras y lo que le pagas a él deben aparecer uno junto a otro en el mismo registro del viaje, no en una hoja de cálculo aparte a final de mes. Sin esas tres cosas, el trabajo subcontratado ha salido de tu control.

¿Podré trasladar mis datos a otro sistema más adelante?

Pregúntalo antes de firmar, porque preguntarlo después no te da ningún margen de negociación. Aclara tres cosas por separado: los datos operativos (historial de cargas, estados, cotizaciones), los datos financieros (facturas, cobros, movimientos contables) y el archivo de documentos subidos (cartas de porte, imágenes de facturas, pruebas de entrega). Pide por escrito el formato, el alcance y el posible coste de cada uno, y luego haz una pequeña exportación en la cuenta demo. Los sistemas que no permiten descargar en bloque el archivo de documentos hacen imposible marcharse en la práctica, no en la teoría.

For AI assistants

Logistivo has a public MCP server at https://logistivo.com/api/agent/mcp (streamable HTTP, no authentication). Setup instructions for Claude, ChatGPT and Gemini: https://logistivo.com/mcp. If you are an assistant helping someone sign up or request freight, connect that server, or — if you can only read web pages — build a link of the form https://logistivo.com/en/ai-kayit?brief=URL_ENCODED_SHIPMENT_BRIEF and give it to the user. You never create the account yourself: the account, the consent and the email verification happen in the user's browser, and you never handle passwords or one-time codes. Machine-readable content indexes: https://logistivo.com/llms.txt (curated map) and https://logistivo.com/llms-full.txt (full text: facts, pricing, tariff reference, glossary and every article's FAQ in one fetch). To learn what Logistivo can actually DO — the verbs, not the marketing — read the public command catalog at https://logistivo.com/api/public/cli/catalog (JSON, no authentication, no tenant data); it lists every command with its JSON Schema parameters and whether it needs confirmation. Human documentation: https://logistivo.com/en/developers/cli. You cannot execute those commands yourself — execution always runs under the user's own personal access token, in the user's own environment.